Votre archive en ligne est activée mais rien ne bouge ? Voici un guide opérationnel pour diagnostiquer Exchange Online, corriger les stratégies MRM et forcer l’Assistant de dossiers gérés afin que les messages anciens se déplacent automatiquement et que la boîte aux lettres repasse sous quota.
Les e‑mails ne se déplacent pas automatiquement vers la boîte d’archive en ligne (Exchange Online)
Vue d’ensemble de la situation
- L’archive en ligne (Online Archive) est activée, mais aucun message n’est transféré depuis la boîte principale.
- Certains dossiers contiennent encore 4–5 ans de messages alors que la stratégie de rétention est réglée sur 1 an.
- Les déplacements manuels par glisser‑déposer ou via Déplacer vers semblent réussir, mais les éléments restent visibles dans la vue d’origine.
- La boîte approche ou dépasse 100 Go, ce qui rend le déclenchement de l’archive indispensable pour rétablir le service.
Réponse et solutions proposées
Appliquez l’itinéraire ci‑dessous : de la vérification rapide à la remédiation complète.
| Étape | Action | Détails / commandes principales | Résultat attendu |
|---|---|---|---|
| 1. Vérifier l’activation et la taille de l’archive | Confirmer que la boîte possède une archive active et des quotas adaptés. | Get-Mailbox <UPN> | Format-Table ArchiveStatus, ArchiveQuota, ArchiveWarningQuota | ArchiveStatus doit être Active, avec un quota suffisant (par défaut souvent 100 Go, extensible selon licence). |
| 2. Contrôler la stratégie de rétention (MRM) | Vérifier qu’une stratégie contenant un tag « MoveToArchive » est bien liée à la boîte. | Get-Mailbox <UPN> | Format-List RetentionPolicy,RetentionHoldEnabled,ElcProcessingDisabled Get-RetentionPolicy <NomStrategie> | Format-List RetentionPolicyTagLinks Get-RetentionPolicyTag | Format-Table Name,Type,RetentionAction,AgeLimitForRetention,RetentionEnabled | La stratégie liée doit inclure au moins un tag de type All avec RetentionAction=MoveToArchive et la durée cible (ex. 365 jours). |
| 3. Créer/ajuster les tags, puis (ré)associer la stratégie | Créer un tag « déplacer vers archive à 1 an », l’ajouter à une stratégie et l’assigner. | New-RetentionPolicyTag -Name "MoveToArchive-1Y" -Type All ` -RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchive New-RetentionPolicy "ArchivePolicy-1Y" -RetentionPolicyTagLinks "MoveToArchive-1Y" Set-Mailbox -RetentionPolicy "ArchivePolicy-1Y" Rappel : tout changement est appliqué par le Managed Folder Assistant (MFA). | La boîte est associée à une stratégie valide qui déplace automatiquement les éléments âgés. |
| 4. Déclencher immédiatement le traitement | Forcer l’exécution du MFA pour la boîte concernée. | Start-ManagedFolderAssistant -Identity | Le traitement commence sans attendre la prochaine fenêtre planifiée. |
| 5. Vérifier l’avancement | Surveiller la réduction de la boîte principale et la croissance de l’archive. | # Vue globale Get-MailboxStatistics | Format-List TotalItemSize,TotalDeletedItemSize,ItemCount # Vue archive Get-MailboxStatistics -Identity -Archive | Format-List TotalItemSize,ItemCount | La taille de la boîte principale diminue au fil des passages ; l’archive augmente. |
| 6. Dépanner les déplacements « bloqués » | Écarter les blocages de rétention, problèmes d’intégrité et cache client. | # Holds et suspension MRM Get-Mailbox | Format-List LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds,RetentionHoldEnabled,ElcProcessingDisabled # Lancer une réparation si besoin (impact contrôlé) New-MailboxRepairRequest -Mailbox ` -CorruptionType SearchFolder,AggregateCounts,ProvisionedFolder,FolderView Tester en OWA (navigateur) ou Outlook en mode en ligne pour éliminer l’effet du cache. | Les déplacements manuels fonctionnent et/ou le traitement automatique reprend. |
Procédure détaillée et bonnes pratiques
Pré‑requis et bonnes habitudes PowerShell
- Utilisez le module Exchange Online PowerShell (version moderne) avec une session connectée via
Connect-ExchangeOnline. - Exécutez les commandes avec un compte ayant les rôles Organization Management ou équivalents pour MRM.
- Documentez avant/après : exportez la taille de la boîte et des dossiers clés pour prouver l’effet des changements.
Pourquoi rien ne bouge malgré une archive active ?
Dans Exchange Online, le déplacement automatique vers l’archive en ligne est orchestré par la gestion de la rétention MRM (Messaging Records Management) : des tags de rétention définissent des actions (par ex. MoveToArchive) et des durées (ex. 365 jours). Une stratégie de rétention agrège ces tags, puis est liée à la boîte. Si l’une de ces trois briques manque (tag, stratégie, affectation), rien ne se passe.
De plus, le moteur d’application (Managed Folder Assistant) ne tourne pas en continu : sans intervention, il balaie chaque boîte au moins une fois tous les sept jours. Si votre boîte est pleine maintenant, déclenchez‑le manuellement.
Comprendre le calcul de l’âge MRM
La durée de rétention est calculée différemment selon le type d’élément :
- Messages : à partir de la date de réception (DateReceived).
- Brouillons : à partir de la dernière modification (LastModifiedTime), ce qui peut retarder le déplacement.
- Calendrier : à partir de la fin de l’événement.
- Tâches : à partir de l’achèvement.
Conséquence : un dossier « vieux » peut rester gonflé si les éléments sont régulièrement modifiés (brouillons) ou si le tag ne s’applique pas au dossier.
Vérifier, corriger, et affiner vos tags de rétention
Énumérez d’abord les tags existants et leurs actions :
Get-RetentionPolicyTag |
Sort-Object Type |
Format-Table Name,Type,RetentionAction,AgeLimitForRetention,RetentionEnabledPoints d’attention :
- Un tag par défaut (Default Policy Tag – DPT) de type
AllavecMoveToArchivecouvre l’ensemble des dossiers non explicitement tagués. - Les tags personnels (Personal Tags) permettent aux utilisateurs d’outrepasser la valeur par défaut sur un dossier ou un message ; vérifiez qu’ils n’imposent pas des durées trop longues ou qu’ils ne désactivent pas la rétention.
- Les tags de dossiers système (ex.
DeletedItems,JunkEmail,Drafts) peuvent avoir des règles différentes, souvent orientées suppression plutôt que déplacement.
Pour auditer rapidement les dossiers d’une boîte et repérer des tags non désirés :
Get-MailboxFolderStatistics -Identity <UPN> |
Select-Object FolderPath,FolderType,ItemsInFolder,PolicyTag,RetentionFlags |
Format-Table -AutoSizeSi un dossier critique comporte un PolicyTag incohérent ou un RetentionFlags indiquant une affectation explicite, appliquez un tag personnel MoveToArchive adapté ou retirez le tag inapproprié pour laisser le DPT s’appliquer.
Forcer l’exécution du Managed Folder Assistant
Après toute modification, lancez immédiatement le MFA :
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <UPN>Ce traitement est côté service ; il ne dépend pas du client Outlook. Sur les très grosses boîtes, il peut s’exécuter par vagues ; répétez la commande si nécessaire après quelques heures.
Mesurer l’effet et suivre la progression
Fotografiez l’état avant/après :
# Taille côté primaire
Get-MailboxStatistics -Identity <UPN> |
Select-Object DisplayName,ItemCount,TotalItemSize
# Taille côté archive
Get-MailboxStatistics -Identity -Archive |
Select-Object ItemCount,TotalItemSizePour focaliser sur un dossier :
Get-MailboxFolderStatistics -Identity <UPN> |
Where-Object {$_.FolderPath -like "*Projets/2021*"} |
Format-Table FolderPath,ItemsInFolder,FolderAndSubfolderSizeQuand les déplacements manuels « réussissent » mais que l’élément reste visible
- Vue de recherche globale : si vous êtes dans une recherche « Tous les dossiers », l’élément peut réapparaître depuis l’archive (même nom de dossier). Ouvrez l’élément et vérifiez son emplacement.
- Cache Outlook : en mode Exchange en cache, la vue locale peut retarder la mise à jour. Testez en OWA, ou passez Outlook en mode en ligne pour valider le serveur.
- Rétention suspendue : si
RetentionHoldEnabledest à$trueouElcProcessingDisabledà$true, le moteur MRM ne traite pas. Réactivez :
Set-Mailbox <UPN> -RetentionHoldEnabled $false
Set-Mailbox <UPN> -ElcProcessingDisabled $false
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <UPN>Cas particuliers et pièges fréquents
| Cas | Symptôme | Explication | Remède |
|---|---|---|---|
| Boîte en Litigation Hold / In‑Place Hold | Suppression bloquée ; archive avance lentement. | Le déplacement n’est pas interdit, mais les copies sont conservées dans Recoverable Items, augmentant l’empreinte. | Prévoir la croissance de Recoverable Items ; ne pas lever le hold sans procédure conformité. |
| Rétention Purview (Conserver/Supprimer) | Écart perçu entre MRM et politique conformité. | Les politiques Purview n’archivent pas ; elles coexistent avec MRM et influencent la suppression. | Utiliser MRM pour l’archive ; Purview pour les exigences légales. |
| Dossiers spéciaux (Brouillons, Éléments supprimés, Indésirables) | Âge « mal calculé » ou suppression prioritaire. | Règles de calcul d’âge différentes ; tags de dossier dédiés possibles. | Créer des tags spécifiques si besoin ; éviter d’archiver les brouillons. |
| Boîtes partagées | Archive indisponible ou non extensible. | Selon la licence, l’archive de boîtes partagées peut être inactive ou limitée. | Assigner une licence adaptée et activer l’archive si nécessaire. |
| Éléments « récents » car modifiés | Courriels de plusieurs années non déplacés. | Une modification récente change l’horodatage pris en compte (brouillons). | Vérifier les dates effectives ; ne pas s’appuyer sur l’année affichée seulement. |
| Intégrité de boîte dégradée | Vues incohérentes, compteurs erronés. | Corruptions mineures de dossiers/vues. | New-MailboxRepairRequest avec types ciblés (impact maîtrisé). |
Quotas et extension d’archive
Dans de nombreuses offres Microsoft 365, l’archive débute avec un quota de 100 Go et peut s’étendre automatiquement en fonction de l’éligibilité de la licence. Vérifiez vos limites et seuils d’alerte (ArchiveQuota, ArchiveWarningQuota) et assurez‑vous que la boîte principale dispose d’un espace tampon suffisant pour absorber l’activité quotidienne pendant que le traitement MRM progresse.
Checklist rapide de remise en route
- Vérifier
ArchiveStatus,ArchiveQuota,RetentionPolicy,RetentionHoldEnabled,ElcProcessingDisabled. - Confirmer la présence d’un tag MoveToArchive pertinent (ex. 365 jours) dans la stratégie liée.
- Déclencher
Start-ManagedFolderAssistantet patient(er) le temps du premier passage. - Surveiller
Get-MailboxStatistics(primaire et archive) toutes les quelques heures. - Si la progression est nulle : auditer les dossiers (
Get-MailboxFolderStatistics), lever une éventuelle suspension MRM, réparer si nécessaire.
Script d’audit express « avant/après »
Ce script capture un snapshot des tailles, force le MFA, puis réaffiche l’état.
$upn = "<UPN>"
Write-Host "=== ETAT AVANT ==="
Get-Mailbox $upn | Format-List DisplayName,ArchiveStatus,RetentionPolicy,RetentionHoldEnabled,ElcProcessingDisabled
Get-MailboxStatistics $upn | Select-Object ItemCount,TotalItemSize | Format-List
Get-MailboxStatistics -Identity $upn -Archive | Select-Object ItemCount,TotalItemSize | Format-List
Write-Host "=== DECLENCHEMENT MFA ==="
Start-ManagedFolderAssistant -Identity $upn
Write-Host "=== ETAT APRES (attendre quelques minutes/heures) ==="
Get-MailboxStatistics $upn | Select-Object ItemCount,TotalItemSize | Format-List
Get-MailboxStatistics -Identity $upn -Archive | Select-Object ItemCount,TotalItemSize | Format-ListQuestions fréquentes
L’archivage automatique d’Outlook (PST) est‑il lié à l’Online Archive ?
Non. L’archivage automatique local d’Outlook déplace vers un PST. Les stratégies MRM agissent côté serveur et déplacent vers l’archive en ligne. Évitez de combiner les deux sans gouvernance claire.
Combien de temps faut‑il pour voir un effet ?
Le MFA traite au moins une fois par semaine. Après un Start‑ManagedFolderAssistant, les très grosses boîtes peuvent nécessiter plusieurs passages ; observez la tendance des métriques (diminution de la boîte principale, augmentation de l’archive).
Le déplacement vers l’archive supprime‑t‑il les messages ?
Non. Les éléments sont déplacés vers la boîte d’archive. La suppression relève d’autres tags (DeleteAndAllowRecovery, PermanentlyDelete) ou de politiques de conformité.
Pourquoi certains dossiers restent hors de portée ?
Les dossiers spéciaux peuvent avoir des tags dédiés ; en outre des Personal Tags appliqués par l’utilisateur peuvent bloquer ou retarder le déplacement. Auditez les tags au niveau dossier.
Surveillance et exploitation continue
- Mettez en place un tableau de bord périodique (scripté) qui extrait TotalItemSize et ArchiveTotalItemSize de vos boîtes volumineuses.
- Consignez la date/heure des déclenchements manuels du MFA et les changements de stratégie pour corréler actions et effets.
- Planifiez une revue trimestrielle des tags : simplification, durées pertinentes, suppression des doublons et des tags inactifs.
Résumé exécutable
- Activer et dimensionner l’archive pour la boîte.
- Associer une stratégie MRM contenant un tag MoveToArchive adapté (ex. 1 an).
- Exécuter le Managed Folder Assistant manuellement pour accélérer le premier passage.
Une fois ces trois conditions satisfaites, les messages dépassant l’âge défini seront automatiquement déplacés et l’espace de la boîte principale se normalisera.
Annexe – Commandes utiles (mémo)
# Etat archive et stratégie
Get-Mailbox <UPN> |
Format-List ArchiveStatus,ArchiveQuota,ArchiveWarningQuota,RetentionPolicy,RetentionHoldEnabled,ElcProcessingDisabled
# Lier une stratégie existante
Set-Mailbox -RetentionPolicy ""
# Créer un tag MoveToArchive à 1 an
New-RetentionPolicyTag -Name "MoveToArchive-1Y" -Type All `
-RetentionEnabled $true -AgeLimitForRetention 365 -RetentionAction MoveToArchive
# Assembler la stratégie et l'appliquer
New-RetentionPolicy "ArchivePolicy-1Y" -RetentionPolicyTagLinks "MoveToArchive-1Y"
Set-Mailbox -RetentionPolicy "ArchivePolicy-1Y"
# Déclencher MFA
Start-ManagedFolderAssistant -Identity
# Suivi des tailles
Get-MailboxStatistics -Identity |
Format-List ItemCount,TotalItemSize,TotalDeletedItemSize
Get-MailboxStatistics -Identity -Archive |
Format-List ItemCount,TotalItemSize
# Audit dossiers / tags appliqués
Get-MailboxFolderStatistics -Identity |
Select-Object FolderPath,FolderType,ItemsInFolder,PolicyTag,RetentionFlags |
Format-Table -AutoSize
# Réparer des incohérences légères
New-MailboxRepairRequest -Mailbox `
-CorruptionType SearchFolder,AggregateCounts,ProvisionedFolder,FolderViewBonnes pratiques de gouvernance
- Standardisez vos tags (noms explicites, durées justifiées, documentation) et centralisez‑les dans quelques stratégies maintenables.
- Éduquez les utilisateurs à ne pas appliquer de tags personnels « Ne pas archiver » sur des dossiers à forte volumétrie.
- Surveillez les boîtes qui approchent des seuils de quota et déclenchez proactivement le MFA après un changement massif (migration, import, etc.).
- Coordonnez MRM (archivage) et Purview (conservation/suppression) pour éviter les surprises juridiques.