Obtenir des factures Microsoft 365 par région et en devise locale sans perdre la flexibilité des licences : faut‑il rester sous MOSA ou basculer vers le MCA ? Découvrez les impacts financiers, contractuels et techniques pour faire le bon choix.
Faut‑il passer du contrat MOSA au contrat MCA pour obtenir des factures régionales ?
Vue d’ensemble de la question
Une organisation disposant d’un tenant Microsoft 365 sous contrat MOSA (Microsoft Online Subscription Agreement) – avec notamment 100 licences gratuites issues du programme partenaires – souhaite :
- recevoir des factures distinctes par région ou pays pour simplifier l’audit comptable ;
- payer ces factures dans la devise locale afin d’éviter les pertes de change et faciliter la réconciliation bancaire ;
- comprendre si l’absence de l’option « Profils de facturation » dans le Centre d’administration est une limitation intrinsèque à MOSA et s’il faut impérativement migrer vers le Microsoft Customer Agreement (MCA).
Enfin, un point d’attention a été soulevé : sous MCA et son modèle New Commerce Experience (NCE), la suppression de licences peut‑elle toujours se faire à tout moment ?
Réponse et solutions proposées
| Sujet | MOSA (contrat actuel) | MCA (après transition) | Points à considérer |
|---|---|---|---|
| Profils de facturation | Non disponible ; une seule facture globale. | Disponible : création de plusieurs profils pour émettre une facture par région, chacun avec ses propres coordonnées et mode de paiement. | Fonction répondant directement au besoin exprimé. |
| Devise de paiement | Déterminée par l’emplacement de facturation du tenant ; pas d’option multi‑devise. | Chaque profil de facturation peut être rattaché à une devise locale (si prise en charge par Microsoft dans ce pays). | Vérifier la liste des devises effectivement disponibles. |
| Gestion des licences | Ancienne expérience : réduction possible à tout moment pour les abonnements mensuels. | Passage au NCE : engagement annuel ou mensuel. Réduction du nombre de licences uniquement : – dans les 7 jours suivant l’achat ou le renouvellement, – ou à la date anniversaire de l’abonnement. | Risque de payer des licences inutilisées jusqu’à 12 mois ; prévoir une marge ou choisir des offres mensuelles (+20 %) pour garder de la flexibilité. |
| Processus de transition | – | Signature électronique du MCA dans le Centre d’administration ; reprise automatique des abonnements existants. | Impose une revue contractuelle interne ; impact neutre sur les données utilisateur. |
| Licences gratuites partenaires | Conservées tant que le partenariat reste actif. | Normalement conservées, mais à confirmer avec le gestionnaire partenaire. | S’assurer que la migration ne modifie pas l’accord partenaire. |
| Support Microsoft | Communauté et support standard. | Identique, avec en plus un support facturation capable de configurer ou corriger les profils régionaux. | Ouvrir un ticket avant la migration pour valider le plan. |
Recommandation synthétique
- Oui, le MCA est le seul moyen natif d’obtenir plusieurs factures régionales et de payer dans la devise locale.
- Cependant, le passage au New Commerce Experience limite la diminution de licences : anticipez votre volumétrie et votre turnover.
- Avant de signer, comparez le surcoût des abonnements mensuels NCE avec l’économie opérationnelle ; sollicitez le support Billing pour confirmer l’éligibilité multi‑devise et planifier la transition.
- Informez l’équipe financière qu’une migration prend effet dès la signature ; choisissez une période de facturation creuse pour limiter l’impact sur la clôture mensuelle.
Alternatives si vous restez sous MOSA
- Ventilation comptable interne : continuer à recevoir une seule facture puis répartir manuellement les montants dans votre ERP ou votre outil de BI.
- Revendeur CSP distinct par région : chaque revendeur émet sa propre facture ; vous obtenez la ventilation désirée mais complexifiez la gestion et perdez la vision consolidée.
- Automatisation Power BI ou Excel : exploiter l’API de facturation MOSA pour générer des rapports segmentés par région ou unité d’affaires.
Informations complémentaires utiles
- Depuis 2024, toutes les nouvelles souscriptions Microsoft 365 basculent automatiquement en NCE ; rester sous MOSA n’est possible que tant que vos abonnements historiques ne sont pas modifiés.
- Les profils de facturation sous MCA se créent dans : Centre d’administration > Facturation > Profils de facturation. Chaque profil possède son propre GUID, permettant des accès API distincts.
- La migration n’interrompt pas les services : seules les conditions contractuelles et les modalités de facturation changent.
- Les licences gratuites « Action Pack/Competency » restent liées au statut partenaire ; vérifiez la date d’expiration et renouvelez votre compétence à temps.
Étapes détaillées pour signer le MCA
- Audit interne : listez toutes les souscriptions actives, leurs dates d’anniversaire et la région du titulaire de la carte.
- Simulation financière : calculez le ratio licences annuelles vs mensuelles pour maintenir un taux d’inoccupation cohérent (souvent 5‑10 %).
- Validation juridique : faites relire le MCA par votre service légal, notamment les clauses de transfert de données et de juridiction.
- Signature électronique : dans le Centre d’administration, ouvrez Paramètres > Contrat de client Microsoft et suivez l’assistant.
- Création des profils : pour chaque région/pays, renseignez raison sociale, devise, contacts et moyen de paiement.
- Réaffectation des abonnements : attribuez chaque abonnement au profil adéquat ; opération transparente pour les utilisateurs.
- Test de facturation : lors de la prochaine clôture, vérifiez la conformité des nouvelles factures (devise, TVA, centre de coût).
Bonnes pratiques pour piloter le portefeuille de licences sous NCE
- Marge tampon : conservez 3‑5 % de licences en réserve pour les arrivées imprévues et ajustez‑les durant la fenêtre de 7 jours.
- Suivi mensuel : exportez le Microsoft 365 Usage Report et comparez‑le aux dossiers RH pour identifier les comptes inactifs.
- Automatisation : mettez en place un script PowerShell ou Graph API qui alerte lorsqu’un utilisateur n’a pas activé sa licence depuis 30 jours.
- Ségrégation des rôles : restreignez la création/suppression de licences à un petit groupe d’administrateurs et consignez chaque modification.
- Review semestriel : réalignez vos engagements annuels NCE sur la moyenne réelle d’utilisation observée.
Impacts sur la gouvernance et la conformité
Le basculement vers le MCA n’affecte pas la localisation des données ni les certifications (ISO 27001, SOC 1/2, RGPD). En revanche, disposer de factures segmentées par profil facilite la traçabilité comptable et le respect des contrôles internes, notamment pour les entreprises soumises à la loi Sarbanes‑Oxley ou opérant dans des juridictions exigeant une facture locale.
Pour les pays à réglementation stricte (Brésil, Inde, Corée), une facture en devise locale émise par Microsoft simplifie la déductibilité fiscale et accélère la récupération de la TVA ou du GST. Le MCA peut donc représenter un avantage concurrentiel dans ces marchés.
Questions fréquentes (FAQ)
- Puis‑je revenir en arrière après la signature du MCA ?
Non. Le passage est irréversible car Microsoft supprime l’option MOSA pour votre tenant. - Les remises négociées via un revendeur sont‑elles conservées ?
Oui, si le revendeur reste l’Partner of Record. Sinon, renégociez avant la transition. - Créer plusieurs profils de facturation a‑t‑il un coût ?
Non. La fonctionnalité est incluse dans le MCA. - Un même profil peut‑il gérer plusieurs devises ?
Non. La devise est liée à la localisation fiscale du profil. Créez un profil par devise si nécessaire. - Le MCA couvre‑t‑il Azure ?
Oui. Le contrat unifie également la facturation Azure, vous permettant de centraliser ou de segmenter selon la même logique.
Conclusion
Migrer vers le MCA est le moyen officiel d’obtenir une facturation multi‑régions et en devise locale dans Microsoft 365. Cette évolution contractuelle s’accompagne toutefois des règles plus strictes de la New Commerce Experience. En préparant vos effectifs, vos budgets et vos processus (profils, automatisations, suivi d’usage), vous maximisez les bénéfices : conformité, visibilité financière et gouvernance renforcée, sans compromettre la productivité des utilisateurs.