Microsoft a retiré la licence Office 365 E2 pour les organismes à but non lucratif. Découvrez comment migrer vos utilisateurs vers Microsoft 365 Business Basic sans coupure de service, sans perte de données et avec un minimum d’effort opérationnel.
Pourquoi Office 365 E2 disparaît‑il ?
La fin de vie d’Office 365 E2 s’inscrit dans la stratégie de Microsoft consistant à homogénéiser son catalogue et à encourager l’adoption des suites Microsoft 365. Même si la licence E2 était gratuite, Microsoft préfère désormais proposer Business Basic, plus simple à gérer et à monétiser, tout en conservant les briques Exchange Online, OneDrive, SharePoint et Teams nécessaires aux associations, fondations et ONG.
Impacts fonctionnels : quelles différences entre E2 et Business Basic ?
| Composant | Office 365 E2 | Microsoft 365 Business Basic | Conséquence pour l’utilisateur |
|---|---|---|---|
| Exchange Online | Plan 1 (50 Go) | Plan 1 (50 Go) | Aucun changement de boîte mail ou de quota. |
| OneDrive | 1 To | 1 To | Aucun impact sur les fichiers stockés ni sur la synchronisation. |
| SharePoint Online | Sites d’équipe classiques | Sites d’équipe modernes | Fonctionnalité identique ; possibilités accrues avec les sites modernes. |
| Teams | Inclus | Inclus | Messages, canaux et fichiers préservés. |
| Office (desktop) | Non inclus | Non inclus | Pas d’applications Office installées ; prévoir un autre SKU (Business Standard, E3…) si vos utilisateurs ont besoin des versions locales. |
| Skype for Business P2 | Oui | Retiré | Service obsolète ; Teams couvre l’ensemble des besoins. |
| Archivage Exchange | Non | Oui* | Possibilité d’activer la boîte d’archive online si nécessaire. |
*Disponible sans coût supplémentaire mais désactivé par défaut ; vérifiez vos stratégies de conservation.
Principes de migration sans interruption
La règle d’or est simple : toujours ajouter la nouvelle licence avant de retirer l’ancienne. De cette façon, l’utilisateur n’est jamais en état « non licencié », ce qui évite :
- la suspension des services (Outlook Web, Teams, OneDrive …)
- la mise en lecture seule des données SharePoint/OneDrive
- le déclenchement involontaire de purges de boîtes aux lettres au bout de 30 jours
Microsoft décrit ce modèle dans sa documentation interne « Move users to a different subscription ». Nous l’appliquons ici étape par étape.
Checklist de préparation
- Inventaire : exportez la liste des titulaires E2 via le Centre d’administration ou PowerShell (
Get-MsolUser -All -LicenseAssignment "tenant:E2"). - Achat/activation : commandez un nombre égal ou supérieur de licences Business Basic.
- Group‑based licensing : si vous utilisez Azure AD groups, dupliquez le groupe E2 et remplacez simplement le SKU.
- Validation des besoins : vérifiez que personne n’utilise d’applications Office pour ordinateur. Si c’est le cas, planifiez un passage vers Business Standard ou Microsoft 365 E3.
- Fenêtre de maintenance : prévoyez la bascule hors pics d’activité ; la propagation peut durer jusqu’à 24 h.
- Communication : envoyez un message anticipé aux utilisateurs pour prévenir d’une possible reconnexion à Outlook/Teams.
Procédure détaillée en quatre phases
1. Préparer
- Se connecter au Centre d’administration Microsoft 365 > Facturation > Vos produits.
- Ajouter les licences Business Basic (gratuit ou tarif ONG).
- Exporter le rapport Utilisateurs par produit afin d’identifier les comptes E2.
2. Migrer
Deux méthodes s’offrent à vous :
Interface graphique
- Dans Utilisateurs actifs, sélectionner un utilisateur E2.
- Onglet Licences et applications : cocher Microsoft 365 Business Basic.
- Enregistrer, puis revenir et décocher Office 365 E2.
- Répéter ou utiliser la sélection multiple.
PowerShell (recommandé pour >50 comptes)
# Connexion :
Connect-MsolService
# Variables :
\$oldSku = "tenant\:OFFICE365\_E2"
\$newSku = "tenant\:O365\_BUSINESS\_BASIC"
# Sélection des comptes E2 :
\$users = Get-MsolUser -All | Where-Object { $\_.Licenses.AccountSkuId -contains \$oldSku }
foreach (\$u in \$users) {
\# 1. Ajouter Business Basic
Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName \$u.UserPrincipalName -AddLicenses \$newSku
\# 2. Retirer E2
Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName \$u.UserPrincipalName -RemoveLicenses \$oldSku
Write-Host "\$(\$u.UserPrincipalName) migré."
} 3. Contrôler
- Dans Rapports > Utilisation, filtrer sur « Non licencié » : le nombre doit rester à 0.
- Vérifier un échantillon d’utilisateurs : connexion Outlook Web, Teams, partage OneDrive.
- Comparer les Plans de service : Exchange Online, SharePoint, Teams, Yammer demeurent actifs.
- Confirmer que les quotas de boîte de réception (50 Go) n’ont pas changé.
4. Surveiller
- Délai de réplication : jusqu’à 24 h. La plupart des changements sont visibles en <15 min.
- Alertes d’activité suspecte : si vous utilisez Microsoft Defender for Cloud Apps, configurez une alerte sur tout changement massif de licences.
- Rapports d’usage : au bout de 48 h, exportez l’activité Exchange/Teams ; vérifiez qu’aucun pic d’erreurs d’authentification n’apparaît.
Bonnes pratiques et points de vigilance
| Point | Recommandations |
|---|---|
| Contingence | Conservez un lot de 5‑10 % de licences E2 jusqu’à la fin de la phase de vérification pour pallier tout oubli. |
| Gestion des invités | Les comptes B2B (invités) n’ont pas besoin de licence ; ne gaspillez pas vos Business Basic. |
| Archivage & rétention | Si votre politique prévoit l’archivage illimité, activez la boîte d’archive Exchange dès la fin de la migration pour rester conforme. |
| Automatisation | Planifiez un script récurrent pour tout nouvel arrivant : attribution directe de Business Basic. |
| Documentation interne | Mettez à jour vos procédures RH/IT pour refléter la nouvelle offre. |
| Audit post‑migration | Exportez les Sign‑in logs Azure AD et comparez les codes d’état avant/après. |
Quels coûts prévoir ?
Pour les associations éligibles, Business Basic reste gratuit jusqu’à 300 utilisateurs. Au‑delà, prévoyez environ 4,20 € HT/licence/mois (tarif ONG 2025). Pensez également :
- à la possible montée en gamme (Business Standard) pour les collaborateurs devant utiliser les applications Office de bureau ;
- à l’option Exchange Online Archiving si vous souhaitez dépasser 50 Go par boîte ;
- à la sauvegarde tierce (Veeam, AvePoint…) si votre politique interne l’exige.
Questions fréquentes
Dois‑je migrer mes boîtes d’archive manuellement ?
Non. La licence Business Basic comprend Exchange Online Plan 1. Les archives liées à une boîte sont automatiquement associées dès que la nouvelle licence est appliquée.
Les workflows Power Automate sont‑ils impactés ?
Ils continuent de fonctionner car Power Automate consomme des quotas via le tenant, pas via la licence E2. Vérifiez toutefois les connecteurs premium.
Puis‑je revenir à E2 si nécessaire ?
Microsoft n’autorise plus l’attribution de nouvelles licences E2 ; le rollback n’est donc pas possible. Gardez quelques E2 « en stock » avant suppression complète pour une courte période de grâce.
Conclusion
En suivant la stratégie ajouter puis retirer, la migration d’Office 365 E2 vers Microsoft 365 Business Basic est transparente. Vous maintenez l’accès aux services clés tout en sécurisant vos données et en simplifiant vos opérations IT. Centralisez la communication, automatisez via PowerShell et prévoyez une courte phase de surveillance : votre organisation à but non lucratif profitera alors pleinement d’une plateforme moderne, soutenue par Microsoft pour les années à venir.