Microsoft To Do est pratique pour établir un tableau de bord quotidien, mais deux limitations majeures (gestion des tâches récurrentes et tri horaire) viennent brouiller la vue d’ensemble. Cet article décortique les problèmes, présente des solutions concrètes et propose des pistes d’amélioration.
Apparition des tâches récurrentes dans « My Day »
Le comportement actuel et ses conséquences
Dans Microsoft To Do, une tâche récurrente fonctionne comme une série d’« instances » successives. Tant que l’instance courante n’est pas marquée Terminée, le service considère qu’elle reste d’actualité ; aucune nouvelle occurrence n’est générée. Sur le papier, la logique paraît saine : elle évite d’inonder la liste avec plusieurs copies d’une même habitude. Dans la pratique, cela crée un point mort dès que l’on omet la tâche pour cause de maladie, de vacances ou tout simplement d’oubli.
Résultat : le lendemain, My Day reflète encore la tâche de la veille, affiche un badge « En retard », mais ne propose pas la nouvelle occurrence. Ceux qui utilisent To Do comme un tableau Kanban quotidien perdent alors le fil ; l’historique n’indique plus clairement quand la tâche a réellement été manquée, et la planification se décale d’autant de jours que dure l’oubli.
Illustration chiffrée
Imaginez une tâche récurrente Pilule vitamine D réglée sur « Chaque jour » :
- Lundi : la tâche apparaît, reste cochée « À faire ».
- Mardi : l’utilisateur, souffrant, n’ouvre pas l’application. Aucune nouvelle occurrence n’est créée.
- Mercredi : la pilule est prise, la tâche est cochée Terminée. L’application crée alors l’occurrence de… mercredi. Le suivi souffre d’un trou de 24 h, ce que ne souhaitait pas l’utilisateur.
Cette rigidité est particulièrement problématique pour les suivis médicaux, l’apprentissage (réviser une langue) ou les routines ménagères où la notion de régularité prime.
Solutions et contournements existants
| Approche | Principe | Avantages | Limites |
|---|---|---|---|
| Marquer « Terminé » même si la tâche n’a pas été faite | Force la création de l’occurrence suivante | Ultra‑rapide | Fausse l’historique, supprime toute trace du retard |
| Choisir « Won’t do / Ne sera pas faite » (sur mobile) | Abandonne l’occurrence en cours | Préserve l’ordre chronologique | Ne permet pas de distinguer ignoré d’un échec involontaire |
| Replanifier manuellement (menu … → Modifier la date) | Décale l’instance d’un jour | Historique fidèle | Fastidieux quand plusieurs tâches sont concernées |
| Passer à une autre application (TickTick, Todoist…) | Ces apps proposent une action « Reporter/Skip » native | Flux plus fluide, UX moderne | Fracture d’écosystème, perte éventuelle de données |
Pistes d’amélioration côté Microsoft
Depuis 2022, une centaine de messages dans Feedback Hub réclament le retour du bouton Skip/Reporter présent dans Wunderlist ou dans les premières preview de To Do. Une implémentation moderne pourrait :
- Ajouter une action « Reporter au jour suivant » accessible au même niveau que « Terminé » et « Won’t do ».
- Conserver un état distinct « Reporté » dans l’historique — idéal pour les analyses d’habitudes.
- Offrir une préférence globale (Créer la prochaine occurrence même si la précédente est en retard) pour les utilisateurs de routines strictes.
Automatiser soi‑même un bouton « Skip »
En attendant, les utilisateurs avancés peuvent construire un flux Power Automate :
- Déclencheur : « Lorsque ma tâche est mise à jour ».
- Condition : Tâche contient le mot‑clé « #skip ».
- Action : Modifier la date d’échéance à
utcNow('yyyy-MM-dd')+ 1. - Action : Supprimer le mot‑clé pour éviter la boucle infinie.
Le flux ajoute la flexibilité voulue, au prix d’une configuration initiale de dix minutes.
Ordre d’affichage des tâches par heure
Comportement observé
Un second irritant touche le tri interne de la vue Planifié. Lorsqu’on choisit « Date d’échéance », on s’attend à voir une progression chronologique : 6 h, 9 h, 14 h, 21 h… En pratique, des occurrences planifiées à 21 h se faufilent parfois avant celles de 6 h. Ce décalage brouille la liste, surtout chez les adeptes du time‑blocking.
Origine probable du bug
Les forums techniques laissent penser à un défaut d’alignement entre deux champs :
- Date d’échéance (stockée en UTC minuit)
- Heure de rappel (stockée en heure locale)
Lorsque la date bascule, UTC et heure locale se mélangent ; le moteur de tri interprète l’occurrence de 21 h comme « +1 jour, 21 h », donc la place avant 6 h. Microsoft a reconnu le problème mi‑2024 sans publier de correctif à ce jour.
Contournements efficaces
- Changer l’heure de rappel : passer temporairement toutes les tâches du soir à 23 h, puis revenir à 21 h après tri.
- Ajouter un tri secondaire « Par ordre de création » — disponible dans les paramètres d’affichage avancés (desktop uniquement).
- Créer des sections par heure (Today – Morning, Today – Evening) et glisser‑déposer les tâches. Méthode artisanale mais stable.
Alternatives et bonnes pratiques complémentaires
Applications offrant un « Reporter » natif
- TickTick : propose Postpone d’un swipe. L’occurrence non terminée reste rouge, la suivante apparaît quand on le décide.
- Todoist : la commande « p / tomorrow » reporte la tâche et crée la prochaine occurrence si l’option reschedule = true est activée.
- Habitica : particulièrement adaptée aux routines avec gamification, la tâche quotidienne reste active jusqu’à réussite.
Synchroniser To Do avec Outlook ou Google Calendar
Pour contourner les limites horaires, il est possible de :
- Activer la connexion Outlook Tasks. Les tâches apparaissent alors comme des rendez‑vous dont l’heure respecte le fuseau.
- Créer une vue Calendar dans Outlook pour voir immédiatement les doublons d’heure.
- Ou, côté Android, utiliser l’appli Tasks.org pour afficher la base To Do via la norme CalDAV (lecture seule).
Structurer ses récurrences intelligemment
Même si Microsoft ajoute un bouton « Skip », quelques règles d’hygiène restent utiles :
- Limiter le nombre de récurrences quotidiennes (5‑7 max). Au‑delà, le bruit visuel dépasse le signal.
- Préciser l’action dans le titre (Boire 500 ml d’eau vs. Eau), afin de se passer d’un sous‑titre.
- Taguer les tâches d’entretien (#ménage, #santé) pour les filtrer dans la vue Planifié.
- Examiner l’historique chaque semaine : dans l’onglet Comptes → Exporter l’activité, un CSV détaille les dates de complétion.
Recommandations stratégiques
Pour les utilisateurs individuels : si votre flux d’habitudes nécessite un vrai bouton « Reporter », envisagez TickTick ou la construction d’un Power Automate comme solution transitoire. Conservez néanmoins un œil sur la roadmap Microsoft 365 ; la fonctionnalité figure dans la liste Backlog – Under Review.
Pour les PME et équipes : centraliser la gestion des tâches dans Planner ou dans Teams peut contourner les limites de To Do. Le connecteur Planner ↔ To Do assure déjà le suivi des affectations ; il manque encore la synchro des récurrences, mais Microsoft laisse entendre qu’elle est à l’étude.
Pour les responsables IT : poussez le pack Microsoft Feedback sur vos terminaux et incitez vos collaborateurs à voter pour les tickets 141872 (Skip recurring task) et 158014 (Sort by due time). Un score élevé accélère souvent la priorisation chez Microsoft.
Conclusion
La puissance de Microsoft To Do repose sur son intégration native dans l’écosystème 365, mais les lacunes autour des récurrences et du tri horaire peuvent saper la fiabilité de l’outil, surtout pour ceux qui utilisent My Day comme cockpit quotidien. En l’état, les solutions se résument à :
- Des manipulations manuelles (Terminé, Won’t do, replanification).
- Le développement d’automatisations (Power Automate).
- Le recours à une application tierce qui gère nativement le report.
La communauté d’utilisateurs réclame donc que Microsoft 365 réintroduise une fonction de report automatique des occurrences non réalisées et corrige enfin l’algorithme de tri par heure. Ces deux évolutions rendraient To Do véritablement apte à soutenir la discipline quotidienne, un volet essentiel de la productivité moderne.