Entre les messages marketing et la réalité de terrain, il peut être difficile de savoir exactement combien d’adresses e‑mail l’offre Microsoft 365 Business Basic vous autorise à gérer, et surtout à quel coût. Ce guide détaille, point par point, toutes les limites officielles et les bonnes pratiques pour que votre petite entreprise, association ou activité solo exploite pleinement la plate‑forme Exchange Online sans se ruiner.
Pourquoi cette question revient-elle sans cesse ?
Microsoft change régulièrement le nom et le contenu de ses abonnements. Business Basic s’est autrefois appelé « Office 365 Business Essentials » puis « Basic Business Plan ». Par ailleurs, la licence par utilisateur peut prêter à confusion : on parle d’utilisateur dans le portail d’administration, mais en français courant on dira plutôt « boîte aux lettres » ou « compte ». D’où la tentation de croire qu’un seul abonnement pourrait servir à créer des dizaines de boîtes indépendantes. La réalité est plus nuancée.
Rappel : qu’inclut exactement Business Basic ?
- Exchange Online (boîte aux lettres 50 Go + calendrier + contacts)
- OneDrive (1 To)
- SharePoint, Teams, Planner, Lists, etc.
- Applications Office web uniquement (Word, Excel, PowerPoint dans le navigateur)
- Jusqu’à 300 licences maximum dans le même tenant
Chaque licence est attribuée à un utilisateur unique, c’est‑à‑dire un compte qui possède son propre nom d’utilisateur et son mot de passe. C’est la règle clé à retenir.
Tableau récapitulatif des options de messagerie
| Besoin | Solution / >Limite | Détails pratiques |
|---|---|---|
| Plusieurs boîtes aux lettres indépendantes | Une licence Business Basic par utilisateur | Chaque boîte ayant son propre couple identifiant/mot de passe nécessite une licence ; jusqu’à 300 utilisateurs par tenant. |
| Plusieurs adresses vers la même boîte | Alias gratuits | Jusqu’à 400 alias par utilisateur. Aucune authentification distincte ; tous les mails arrivent dans la même boîte. |
| Adresse collective sans licence | Boîte partagée (shared mailbox) | Stockage 50 Go. Pas de login direct ; accès via un compte licencié membre de la boîte partagée. |
| Utilisation sur Mac | Compatibilité native | Outlook pour macOS, Apple Mail, MailMate, navigateur web. Support Exchange/IMAP/ActiveSync. |
| PME unipersonnelle avec multiples rôles | Alias ou boîte partagée | Un seul compte licencié « owner@ » + alias « contact@ », « facturation@ » ; ou bien ajouter une boîte partagée « support@ » si besoin de séparer les dossiers. |
| Boîte supplémentaire sans apps Office | Exchange Online Plan 1 | Moins cher qu’une seconde Business Basic et suffit si le collaborateur n’a besoin que de la messagerie. |
Licences, alias, boîtes partagées : définitions claires
Licence d’utilisateur
C’est le sésame donnant droit à :
- une authentification personnelle (login + MFA éventuellement)
- un quota de stockage propre (50 Go)
- un ensemble de services liés (Teams, OneDrive…) même si vous ne les utilisez pas.
Alias
Un alias est une simple . L’utilisateur « jean.dupont@ » peut recevoir aussi « ventes@ », « info@ », etc. Tous les alias aboutissent à la même boîte ; en revanche, il est possible de répondre avec l’adresse de l’alias depuis Outlook (paramètre « De : ») pour conserver une présentation professionnelle.
Boîte partagée
Concept hybride entre alias et licence. Elle possède sa propre boîte de réception et ses propres dossiers, mais n’a pas de mot de passe. Les membres (utilisateurs licenciés) y accèdent via leur compte, en lecture et/ou écriture. Idéal pour un service client où plusieurs personnes doivent suivre les mêmes conversations.
Procédure express pour ajouter licences et adresses
- Achetez le nombre de Business Basic souhaité dans le Centre de facturation.
- Dans Centre d’administration Microsoft 365 → Utilisateurs → Utilisateurs actifs → Ajouter un utilisateur. Renseignez prénom, nom, adresse, puis cochez la licence.
- Pour un alias : ouvrez la fiche de l’utilisateur → Adresses e‑mail → Ajouter un alias → validez.
- Pour une boîte partagée : Groupes → Boîtes aux lettres partagées → Ajouter → définissez l’adresse, puis ajoutez les membres.
Bonnes pratiques budgétaires
Ne sous‑louez pas de licences inutiles. Avant tout recrutement :
- Listez les adresses réellement indépendantes (nécessitant un mot de passe unique).
- Déterminez celles qui pourraient n’être que des alias (pas de boîte dédiée).
- Évaluez si une boîte partagée répond au besoin (support, info, contact…).
- Comparez le prix Business Basic vs Exchange Online Plan 1 (mail only).
Exemple chiffré
Une petite boutique en ligne avec trois personnes :
- Le gérant : compte licencié Business Basic (Owner).
- Un agent support : compte licencié Business Basic (Support1).
- Une stagiaire marketing : Exchange Online Plan 1 (email seulement).
Adresses externes visibles : contact@, support@, factures@, toutes gérées via une boîte partagée 50 Go. Coût mensuel : deux Business Basic + un Exchange P1.
Sécurité et conformité
- MFA : activez l’authentification multifacteur sur tous les comptes licenciés pour réduire 99 % des risques de compromission.
- Audit : les boîtes partagées conservent un journal d’audit ; pratique pour savoir qui a répondu au nom de « support@ ».
- RGPD : les alias partagent la même boîte, donc mêmes règles de conservation et même DLP.
Croissance et passage à Business Standard
La transition est sans friction. Au besoin, basculez une licence Business Basic vers Business Standard en un clic ; l’utilisateur conserve ses données : mails, OneDrive, Teams. Il gagne simplement le droit d’installer les apps Office PC/Mac/iOS/Android.
Cas d’usage détaillés
Entreprise unipersonnelle : multitâche sans coûts supplémentaires
Jean, graphiste freelance, gère la comptabilité, le commercial et la production. Une seule licence Business Basic suffit :
- Compte principal :
jean@studio-design.fr - Alias gratuits :
devis@,facturation@,contact@ - Boîte partagée : non nécessaire.
PME de 15 salariés : rationalisation des licences
Cas réel observé : la société avait créé 25 comptes payants pour autant d’adresses externes différentes, mais seulement 15 collaborateurs. Après audit :
- 15 licences Business Basic maintenues (15 utilisateurs humains).
- 5 boîtes partagées créées (support, info, compta, RH, recrutement).
- Plusieurs alias pour les variantes orthographiques d’adresse.
Économie : –40 % sur la facture mensuelle, tout en améliorant la traçabilité.
Limites techniques à connaître
- Taille d’une boîte partagée : 50 Go, extensible à 100 Go si au moins une licence Exchange P2 est présente dans le tenant, mais pas avec Business Basic seul.
- Nombre d’alias : 400 maximum par boîte, impossible d’y recevoir plus de 10 000 messages ex / jour sans risque de throttling.
- Envoi en masse : Business Basic limite à 10 000 destinataires uniques/jour par boîte licenciée. Les boîtes partagées se conforment à la limite du delegate.
- Mappage IMAP : si vous tenez à Apple Mail mais que vous voulez utiliser une boîte partagée, configurez‑la dans Outlook web et déléguez‑la ; Apple Mail ne gère pas les boîtes partagées Exchange en IMAP.
Foire aux questions (FAQ)
Puis‑je créer une adresse « noreply@ » sans licence ?
Oui : faites‑en un alias ou une boîte partagée. Souvent un alias suffit puisque personne ne se connecte avec cette adresse.
Combien de temps pour que l’alias soit actif ?
L’alias est opérationnel quasi immédiatement pour l’envoi ; la réception peut prendre jusqu’à 15 minutes le temps que la réplique s’effectue sur tous les nœuds Exchange.
Les boîtes partagées consomment‑elles OneDrive ?
Non. Elles ne disposent pas d’espace OneDrive ; seul l’email (Exchange) est concerné.
Est‑il légal de partager un mot de passe entre plusieurs personnes pour économiser ?
Non seulement déconseillé, mais contraire aux Conditions de service Microsoft 365 et aux bonnes pratiques RGPD ; vous perdez la traçabilité et encourez une résiliation de licence en cas d’audit.
Quelle différence avec Google Workspace Business Starter ?
Google impose également une licence par utilisateur, mais ne propose pas l’équivalent de la boîte partagée Exchange — il faut recourir à des groupes ou à l’alias « catch‑all », moins puissant.
Checklist avant de souscrire ou de migrer
- Comptez les personnes réelles ; multipliez par le prix Business Basic.
- Dressez la liste exhaustive des adresses publiques et classez‑les : personnelles, alias, boîtes partagées.
- Définissez la rétention légale (email archiving, litigation hold) ; si archive > 50 Go, prévoyez Exchange Online Plan 2 pour le compte concerné.
- Planifiez l’activation MFA, la surveillance Azure AD Sign‑In et les alertes d’activité suspecte.
- Mettez à jour vos DNS (MX, SPF, DKIM, DMARC).
Conclusion
En résumé, Microsoft 365 Business Basic est parfaitement adapté aux TPE/PME qui veulent une messagerie professionnelle sans devoir installer Office sur chaque poste. Gardez toutefois en tête la règle simple : une licence par personne. Tout le reste — adresses génériques, variantes orthographiques, services clients partagés — peut être géré gratuitement via les alias et les boîtes partagées. En appliquant rigoureusement ces distinctions, vous contrôlez vos coûts tout en garantissant sécurité et évolutivité.