Besoin d’un bouton SharePoint qui ouvre directement le dossier « Fichiers » d’une équipe Teams ? Voici une méthode simple et validée, puis des alternatives plus robustes (lien direct, webpart, navigation), avec bonnes pratiques de permissions, gouvernance et dépannage pas‑à‑pas.
Créer un accès simple depuis SharePoint vers un dossier « Fichiers » d’une équipe Teams
Vue d’ensemble de la question
Objectif : offrir au management, depuis un site SharePoint existant (ex. WHS), un accès direct au dossier Files d’un canal Teams (documents, modèles, OneNote, etc.). Le blocage habituel : on peut créer un raccourci dans OneDrive personnel (« Ajouter un raccourci à OneDrive »), mais on ne sait pas toujours l’intégrer facilement dans SharePoint pour tous les utilisateurs.
Réponse & solution (proposée et validée)
Procédé fonctionnel (via OneDrive + lien sur SharePoint)
- Dans Teams > onglet Fichiers du canal concerné > Ouvrir dans SharePoint.
- Dans la bibliothèque SharePoint (souvent « Documents »), sélectionner le ou les dossiers souhaités > Ajouter un raccourci à OneDrive.
- Ouvrir OneDrive (en ligne), repérer le dossier lié > Partager > Copier le lien (paramétrer l’audience selon le besoin).
- Sur le site SharePoint cible (ex. WHS) :
- Dans une page : ajouter le composant Liens rapides > À partir d’un lien > coller l’URL > nommer (ex. « Accès – Dossiers WHS du Comité ») > publier.
- OU dans une bibliothèque de documents : + Nouveau > Lien > coller l’URL > nommer > enregistrer.
Résultat : un bouton/lien simple, accessible depuis SharePoint, qui ouvre directement le dossier du canal Teams.
Limite : ce lien reste un lien de partage OneDrive personnel ; il dépend de l’expiration du partage et de l’existence du raccourci/compte de la personne qui l’a créé.
Recommandations pour une solution plus robuste (éviter la dépendance au OneDrive personnel)
Option A — Utiliser le lien SharePoint direct (préféré)
Plutôt que de passer par OneDrive, créez un lien directement depuis la bibliothèque du site Teams.
- Depuis la bibliothèque du site d’équipe SharePoint (ouverte via « Ouvrir dans SharePoint ») : sélectionner le dossier > Copier le lien.
- Choisir une audience adaptée : Personnes de votre organisation ou Personnes spécifiques.
- Sur le site SharePoint cible :
- Liens rapides (dans une page) OU + Nouveau > Lien (dans une bibliothèque), mais cette fois avec l’URL SharePoint du dossier (pas un lien OneDrive).
Avantage : le lien pointe vers le site d’équipe (SharePoint), pas vers le OneDrive d’une personne. Il ne disparaît pas si le créateur quitte l’entreprise.
Option B — Afficher le dossier directement dans la page
- WebPart « Bibliothèque de documents » : insérez la bibliothèque du site Teams (souvent « Documents »), ciblez le sous‑dossier voulu, choisissez (ou créez) une vue adaptée, puis publiez.
- WebPart « Contenu en surbrillance » : pointez vers le site/bibliothèque, filtrez sur le chemin du dossier ou sur des métadonnées (type, étiquettes, propriétés).
Avantage : les fichiers sont visibles et navigables sans quitter la page SharePoint du management.
Option C — Navigation du site
Ajoutez un lien vers le dossier dans la navigation (latérale et/ou supérieure) du site SharePoint (ou de l’hub), en utilisant l’URL SharePoint du dossier. Nommez-le de façon explicite (ex. « Comité – Dossiers WHS »).
Comparatif rapide des options
| Option | Pérennité | Expérience utilisateur | Maintenance | Quand l’utiliser |
|---|---|---|---|---|
| OneDrive + lien | Moyenne (dépend d’une personne) | Très simple (bouton/lien) | Faible à moyenne | Solution rapide, pilote, besoin urgent |
| Lien SharePoint direct | Élevée | Simple et fiable | Faible | Accès pérenne pour des équipes internes |
| WebPart « Bibliothèque » | Élevée | Intégré à la page, vues, colonnes, tri | Moyenne (configurer les vues) | Portail interne, besoin de naviguer/filtrer |
| WebPart « Contenu en surbrillance » | Élevée | Listes dynamiques, cartes, vignettes | Moyenne (règles, filtres) | Consolidation multi‑emplacements, dynamisme |
| Lien dans la navigation | Élevée | Disponible partout sur le site | Faible | Accès récurrent visible partout |
Permissions (à ne pas oublier)
- Un lien n’octroie pas l’accès : assurez les droits sur le dossier source (site Teams) via Gérer l’accès.
- Attribuez des droits au groupe du management (Lecture ou Modification), pas à des individus. Idéal : un groupe Microsoft 365 ou un groupe de sécurité (ex. « WHS‑Management »).
- Limitez les ruptures d’héritage ; si nécessaire, documentez qui a accès, à quel endroit, et pourquoi.
Quel droit pour quel besoin ?
| Besoin | Niveau de droit | Configuration recommandée |
|---|---|---|
| Lecture seule | Lecture | Groupe « WHS‑Management‑Lecteurs » affecté au dossier |
| Co‑édition | Modification | Groupe « WHS‑Management‑Éditeurs » avec Check‑in/out désactivé |
| Accès très restreint | Personnes spécifiques | Partager à des membres nommés, expirer les liens |
| Gestion du cycle de vie | Propriétaire | Restreint aux administrateurs métier/IT |
Pas à pas détaillé pour chaque option
Méthode « OneDrive + Lien » (rapide)
- Teams > Canal > Fichiers > Ouvrir dans SharePoint.
- Bibliothèque « Documents » > Ajouter un raccourci à OneDrive sur le dossier.
- OneDrive (web) > repérer le dossier > Partager > Copier le lien (audience = « Personnes de votre organisation » si possible).
- SharePoint cible > Liens rapides (ou + Nouveau > Lien dans une bibliothèque) > coller l’URL.
À connaître : si le créateur du lien quitte l’organisation ou supprime le raccourci, le lien peut cesser de fonctionner. Pensez à migrer ensuite vers un lien SharePoint direct.
Méthode « Lien SharePoint direct » (recommandée)
- Teams > Fichiers > Ouvrir dans SharePoint.
- Dans la bibliothèque, sélectionner le dossier cible > Copier le lien > choisir Personnes de votre organisation (ou Personnes spécifiques).
- Sur le site cible : Liens rapides ou + Nouveau > Lien > coller l’URL.
Astuce SEO interne / UX : nommez le lien avec le contexte et l’action, par ex. « Accéder aux Dossiers du Comité (WHS) », pour une recherche plus efficace dans le site.
Méthode « WebPart » (affichage dans la page)
- Éditez la page > Ajouter un composant > Bibliothèque de documents.
- Choisissez la bibliothèque « Documents » du site Teams > parcourez jusqu’au sous‑dossier voulu.
- Optionnel : créez une vue dédiée (colonnes, tri, regroupement) et définissez‑la par défaut pour ce webpart.
- Publiez.
Alternative : Contenu en surbrillance pour des listes dynamiques (filtre par chemin, type, propriété). Idéal pour exposer les derniers fichiers du dossier sans navigation complète.
Ajouter le lien dans la navigation du site
- Paramètres du site > Navigation (haut et/ou latérale).
- Ajouter un lien > Nom : « Comité – Dossiers WHS » > URL : lien SharePoint direct.
- Enregistrez. Le lien est visible depuis toutes les pages du site.
Paramètres de lien : bien choisir l’audience
| Paramètre d’audience | Effet | Cas d’usage | Risques |
|---|---|---|---|
| Personnes de votre organisation | Accessible à tous les comptes internes authentifiés | Contenu non sensible, destiné à un large public interne | Trop large pour des informations restreintes |
| Personnes spécifiques | Accessible uniquement aux destinataires nommés | Groupes fermés (management), documents sensibles | Nécessite une gestion fine des destinataires |
| Liens anonymes (si autorisés) | Pas d’authentification requise | À éviter pour des données internes | Risque de diffusion non contrôlée |
Variantes & cas particuliers
Canaux privés et canaux partagés
- Canal privé : stocke ses fichiers dans un site SharePoint distinct. Le lien doit pointer vers la bibliothèque de ce site dédié. Les permissions sont indépendantes du site d’équipe principal.
- Canal partagé : peut impliquer des utilisateurs externes selon la configuration. Vérifiez les stratégies de partage avant de publier un lien sur un site interne.
Renommage ou déplacement du dossier
Les liens modernes SharePoint sont résilients aux renommages simples, mais pas toujours à des déplacements profonds ou à des suppressions. Documentez le chemin cible et évitez des réorganisations fréquentes de la structure.
Colonnes et métadonnées
Pour une expérience riche dans un webpart « Bibliothèque », exposez les colonnes utiles (propriétaire, statut, échéance, étiquette de confidentialité). Les vues par rôle (Managers, Assistants) améliorent la découvrabilité.
Gouvernance, sécurité & conformité
- Étiquettes de confidentialité : appliquez‑les au site et/ou aux bibliothèques selon la sensibilité.
- Durées de rétention : vérifiez que la stratégie de rétention ne bloque pas les opérations (ex. suppression/renommage) attendues par les équipes.
- Partage externe : désactivez‑le au niveau du site si vous publiez des liens sur un portail interne réservé (management).
- Journaux d’accès : si nécessaire, exploitez les rapports d’utilisation du site pour vérifier l’adoption.
- Nommer clairement les liens et sections : par exemple, préfixer les liens liés au Comité par « Comité – » afin de faciliter la recherche.
Dépannage (problèmes fréquents & correctifs)
Je ne vois pas « Ajouter un raccourci à OneDrive ». Vérifiez vos droits sur la bibliothèque. Cette action peut être restreinte par la stratégie. Utilisez à la place un lien SharePoint direct. Le lien « Liens rapides » renvoie à la racine de la bibliothèque. Recréez le lien depuis Copier le lien du dossier cible (pas depuis la bibliothèque). Contrôlez que l’URL contient un identifiant d’élément et non la seule URL de la bibliothèque. Impossible d’ajouter le webpart Bibliothèque/Contenu en surbrillance. Vérifiez que la page est un modèle moderne et que votre rôle autorise la modification. Certaines dispositions de pages classiques n’acceptent pas ces webparts. Les utilisateurs reçoivent un message d’accès refusé. Le lien ne suffit pas : attribuez des permissions sur le dossier (ou un niveau supérieur) à un groupe qui contient vos utilisateurs cibles. Le lien OneDrive ne fonctionne plus. Le créateur a peut‑être quitté l’organisation ou le lien a expiré. Remplacez par un lien SharePoint direct et mettez à jour les emplacements où il est affiché (page, navigation, bibliothèque). Le nom du lien n’est pas clair pour les utilisateurs. Renommez vos cartes « Liens rapides » avec action + contexte (ex. « Accéder aux Dossiers WHS – Comité »). Évitez les noms techniques.
Exemples de configuration (pas à pas illustrés)
Exemple A — Lien SharePoint direct vers « Modèles »
- Teams > Canal « Comité » > Fichiers > Ouvrir dans SharePoint.
- Ouvrez Documents > entrez dans le dossier Modèles > Copier le lien > Personnes de votre organisation.
- SharePoint (WHS) > page « Accueil Management » > Modifier > ajouter Liens rapides > collez l’URL > nommez « Modèles – Comité » > Publier.
Exemple B — WebPart « Bibliothèque » ciblant un sous‑dossier
- Éditez la page du site WHS.
- Insérez Bibliothèque de documents > choisissez le site Teams > « Documents ».
- Dans les options du webpart, définissez le chemin du sous‑dossier (ex. Comité/WHS), sélectionnez une vue (liste, tuiles) et limitez l’affichage à 100 éléments.
- Enregistrez et publiez.
Exemple C — Lien dans la navigation latérale
- Paramètres > Navigation > Ajouter un lien.
- Nom : « Comité – Dossiers WHS » > URL : lien SharePoint direct du dossier > Enregistrer.
Modèle de communication aux utilisateurs
Objet : Accès aux dossiers du Comité WHS
Bonjour,
Vous pouvez désormais accéder aux documents du Comité WHS directement depuis le site Management : utilisez le bouton « Accéder aux Dossiers WHS – Comité » situé en haut de la page d’accueil. Les permissions ont été appliquées à votre groupe. Pour tout souci d’accès, contactez l’équipe support.
Merci,
L’équipe projet
Arbre de décision (quelle option choisir ?)
- Besoin immédiat, provisoire → OneDrive + lien.
- Accès durable, interne → Lien SharePoint direct.
- Expérience riche dans la page → WebPart Bibliothèque.
- Accès omniprésent dans le site → Lien dans la navigation.
- Canal privé ou partagé → vérifier le site cible et les stratégies avant publication.
Check‑list de mise en production
- ✅ Le chemin du dossier est stabilisé et documenté.
- ✅ Les permissions sont attribuées au bon groupe (lecture/modification).
- ✅ Le lien (page, navigation, bibliothèque) est testé avec un compte test non administrateur.
- ✅ Les labels de confidentialité et la rétention sont en place si requis.
- ✅ Un propriétaire opérationnel est identifié pour la maintenance (mise à jour des liens, vues, permissions).
À retenir
- La méthode via OneDrive fonctionne mais dépend du compte de la personne qui crée le lien.
- Pour un accès pérenne et administrable, créez un lien SharePoint direct vers le dossier Teams ou intégrez la bibliothèque/le dossier via un webpart.
- Assurez‑vous que les permissions sur le dossier source couvrent bien le public visé (groupes > individus).
FAQ
Q : Puis‑je donner un accès lecture seule au management tout en laissant l’équipe éditer ?
R : Oui. Laissez l’équipe avec Modification sur la bibliothèque, et attribuez au groupe « Management » un droit Lecture au niveau du dossier ciblé.
Q : Que se passe‑t‑il si je renomme le dossier ?
R : Les liens modernes tolèrent le renommage, mais toute restructuration profonde (déplacement vers un autre chemin) peut casser les liens. Mieux vaut fixer le chemin dès le départ.
Q : Faut‑il préférer « Personnes spécifiques » ?
R : Pour un contenu management sensible, oui. Sinon, « Personnes de votre organisation » suffit et simplifie le partage, tant que les permissions sous‑jacentes sont correctes.
Q : Le webpart « Contenu en surbrillance » affiche parfois trop/peu de fichiers, pourquoi ?
R : Vérifiez le filtre (site, bibliothèque, chemin) et les conditions (type, propriétés). Un filtre par chemin du dossier est souvent le plus fiable.
Q : Puis‑je exposer plusieurs canaux dans une même page ?
R : Oui, via plusieurs webparts « Bibliothèque » (un par dossier) ou via un « Contenu en surbrillance » avec règles adaptées. Attention à la lisibilité de la page.
Résumé exécutable (mode opératoire court)
- Option rapide : OneDrive > partager le raccourci > ajouter un « Lien rapide » dans SharePoint.
- Option robuste : depuis le site Teams, « Copier le lien » du dossier > coller dans « Liens rapides » ou « + Nouveau > Lien ».
- Option intégrée : insérer un webpart « Bibliothèque » ou « Contenu en surbrillance » pointant vers le sous‑dossier.
- Always on : placer le lien dans la navigation du site et vérifier les permissions.
Avec ces options et bonnes pratiques, vous offrez au management un accès fiable, clair et durable aux documents du canal Teams, sans dépendance au OneDrive d’un individu, et en conservant une gouvernance maîtrisée.