Après l’expiration d’un EA, le Microsoft 365 Admin Center peut afficher « 0 » pour Windows Server, SQL Server et CAL perpétuels. Voici une méthode fiable et vérifiable pour connaître — et prouver — le nombre exact de licences toujours valides.
Vue d’ensemble de la question
Votre organisation a laissé expirer un contrat Enterprise Agreement (EA) en conservant des produits perpétuels (Windows Server Datacenter, SQL Server, CAL Utilisateur/Device). Depuis, le compteur affiché dans le Microsoft 365 Admin Center est retombé à 0. Comment retrouver le nombre réel de licences perpétuelles encore valides pour la dernière version acquise ?
La réponse courte : le Microsoft 365 Admin Center est focalisé sur les abonnements actifs. Pour les droits perpétuels issus d’un EA, les sources de vérité restent le VLSC (Volume Licensing Service Center) et le MLS (Microsoft License Statement). En cas de doute d’affichage, il faut escalader au support Volume Licensing. Ci‑dessous, la méthode complète, pas à pas, avec des conseils d’inventaire et d’audit.
Réponse & solutions proposées
| Objectif | Démarche recommandée | Détails utiles |
|---|---|---|
| Vérifier les droits « perpétuels » | Se connecter au Volume Licensing Service Center (VLSC) → Licenses > License Summary. | Le VLSC reste la source officielle pour toutes les licences acquises sous EA, même après expiration du contrat. Vous y retrouvez produits, éditions, quantités et droits associés (dont le downgrade). |
| Obtenir un état consolidé | Demander le Microsoft License Statement (MLS) via votre revendeur ou depuis la rubrique Relationship Summary du VLSC. | Le MLS récapitule l’historique complet de vos achats (perpétuels et abonnements). C’est le document de référence en cas d’audit ou de rapprochement contractuel. |
| Afficher les licences dans l’Admin Center | Ouvrir un ticket de support « Volume Licensing » depuis Microsoft 365 Admin Center > Support > Nouvelle demande (ou appeler le numéro régional dédié). | Les modérateurs/communautés ne voient pas votre facturation. Seul le support Volume Licensing peut confirmer l’inventaire et, selon les cas, expliquer/ajuster l’affichage attendu. |
| Conserver la visibilité interne | Tenir un inventaire local (CMDB, outil SAM) et y archiver reçus EA, MLS et captures VLSC. | Pratique indispensable pour combler l’écart entre portails cloud (axés abonnements) et droits perpétuels (on‑premises). Pensez à tracer versions, éditions, métriques (Core, Server, CAL). |
Pourquoi le compteur tombe à 0 dans l’Admin Center ?
Le Microsoft 365 Admin Center a été conçu pour gérer la consommation des services cloud par utilisateurs (Microsoft 365, Dynamics, etc.). Les produits perpétuels on‑premises issus d’un EA (Windows Server, SQL Server, CALs) ne sont ni provisionnés ni suivis comme des « sièges » cloud. Lorsque l’EA ou la Software Assurance expire, la surface d’affichage se recentre sur vos abonnements actifs. Le passage à « 0 » ne reflète donc pas une perte de droits, mais un changement de périmètre d’affichage.
- Droits perpétuels : valides à vie pour la dernière version acquise, indépendamment de l’expiration de l’EA.
- Software Assurance (SA) : si elle n’est pas renouvelée, vous perdez l’accès aux nouvelles versions (upgrade), au support qualifié associé et à certains avantages, mais vos licences perpétuelles existantes restent valides.
- Admin Center : privilégie la visibilité des abonnements en cours (Microsoft 365 E3/E5, etc.). Les produits perpétuels peuvent ne pas s’y refléter, ou apparaître à « 0 » après expiration/transition.
Procédure détaillée : obtenir le nombre exact de licences perpétuelles
Étape 1 — Vérification dans le VLSC
- Connectez‑vous au VLSC avec un compte associé à votre EA.
- Accédez à Licenses > License Summary.
- Filtrez par produit (ex. : Windows Server Datacenter, SQL Server Standard/Enterprise, CAL User/Device).
- Notez pour chaque référence : édition, version, métrique (ex. cores pour Windows/SQL, CALs par utilisateur ou par appareil), et quantité.
- Exportez le résumé (CSV/PDF si disponible) et enregistrez‑le dans votre coffre documentaire (dossier d’audit, CMDB).
Astuce : dans Downloads & Keys, sauvegardez les ISOs et clés des versions auxquelles vous avez droit. Après la fin de l’EA, l’accès peut devenir restreint : ne tardez pas.
Étape 2 — Récupération du MLS (Microsoft License Statement)
- Demandez le MLS via votre revendeur LSP ou, si éligible, depuis Relationship Summary dans le VLSC.
- Vérifiez que le MLS liste l’ensemble des achats (perpétuels et abonnements) sur la période concernée.
- Conciliez le MLS avec le License Summary du VLSC : les quantités doivent s’additionner correctement (y compris les Step‑Up, True‑Up, achats ponctuels).
Le MLS est votre preuve formelle en cas d’audit. Il documente le droit d’usage, même si le portail cloud n’en affiche pas le détail.
Étape 3 — Ouverture d’un ticket « Volume Licensing » depuis l’Admin Center
- Dans le Microsoft 365 Admin Center, ouvrez Support > Nouvelle demande.
- Choisissez la thématique Licences & Facturation, puis précisez « Volume Licensing / VLSC ».
- Joignez vos pièces : captures VLSC, extrait du MLS, limites constatées dans l’Admin Center (compteur à 0, produits manquants, etc.).
- Demandez explicitement : « confirmation officielle des quantités perpétuelles encore valides pour la dernière version achetée » et, si applicable, « motif fonctionnel de la non‑affichage dans l’Admin Center ».
Le support peut : (1) confirmer les données de référence, (2) expliquer un comportement d’affichage « by design », (3) orienter vers une ré‑exposition partielle si un mécanisme existe dans votre tenant.
Étape 4 — Pérenniser la visibilité en interne
Pour éviter qu’un changement de portail ou de contrat ne fasse « disparaître » l’information, maintenez une source de vérité interne.
- CMDB / outil SAM : créez des objets « Licence perpétuelle » avec champs clés (éditeur, produit, édition, version, métrique, quantité, ID de contrat, date d’achat, SA incluse ? période, droit au downgrade, fichiers/clefs archivés).
- Procédure d’archivage : déposez VLSC exports, MLS, factures, bons de commande, certificats de licence et historiques de tickets de support dans un espace avec versioning.
- Rapprochement annuel : refaites le point lors du bilan IT/financier, surtout après des fusions/scissions.
Où chercher quelle information ?
| Type d’information | Admin Center | VLSC | MLS |
|---|---|---|---|
| Abonnements actifs (M365, Dynamics) | Oui, affichage par utilisateurs/sièges | Non pertinent | Historique consolidé |
| Licences perpétuelles on‑prem (Windows/SQL/CAL) | Souvent non affichées ou « 0 » | Source de vérité | Preuve consolidée |
| Clés produits & ISO | Non | Oui (Downloads & Keys) | Non |
| Droits de version (upgrade/downgrade) | Partiel/Non | Oui (via contrats/SA) | Oui (via historique) |
| Justificatifs d’audit | Limité aux abonnements | Exports possibles | Référence d’audit |
Points clés à retenir
- Une licence perpétuelle reste valide à vie pour la version achetée, même si elle n’apparaît plus dans l’Admin Center.
- La disparition du compteur perpétuel dans l’Admin Center ne signifie pas la perte des droits, mais une limite d’affichage.
- Pour toute incohérence, escaladez vers le support Volume Licensing : seul ce canal peut confirmer l’inventaire officiel.
- VLSC et MLS sont vos deux références contractuelles pour prouver et suivre les licences perpétuelles.
Informations complémentaires utiles
- Rétrocompatibilité (downgrade) : vous conservez le droit de déployer les versions antérieures de la version acquise, dans le respect des termes de licence.
- Sauvegardez vos clés et ISO : faites‑le avant la fin de l’EA pour éviter toute difficulté d’accès ultérieure.
- Gestion future : envisagez une solution SAM centralisée pour agréger VLSC, MLS, portails cloud et inventaires sur site.
Foire aux questions (FAQ)
Quelle différence entre licence perpétuelle et Software Assurance ?
La licence perpétuelle vous donne un droit d’usage illimité pour une version donnée. La Software Assurance est un abonnement qui ajoute des avantages (accès aux mises à niveau, support avancé, migration, etc.). Sans SA, votre licence perpétuelle reste valide, mais vous n’avez plus droit aux nouvelles versions publiées après l’expiration.
Comment compter correctement mes licences Windows Server et SQL Server ?
- Windows Server Datacenter : métrique par cœurs, avec minimum par serveur et par processeur (suivez le guide de calcul historique lié à la version achetée).
- SQL Server : soit par cœurs (Core‑based), soit Server + CAL. Vérifiez que votre MLS/VLSC indique l’édition (Standard/Enterprise) et la métrique correcte.
- CAL (User vs Device) : ne mélangez pas. Documentez le type acquis et son périmètre (Windows Server CAL, RDS CAL, SQL CAL, etc.).
Le support peut‑il « réactiver » l’affichage perpétuel dans l’Admin Center ?
Le plus souvent, l’Admin Center ne reflète pas les produits perpétuels par conception. Le support Volume Licensing peut cependant confirmer vos quantités et documenter l’écart d’affichage pour vos audits internes.
Que faire si mes environnements ont évolué (fusion, carve‑out, hébergement) ?
Assurez un rapprochement contractuel : transferts d’affiliation, nouvelles entités, attributions de droits. Mettez à jour votre CMDB, et demandez un MLS actualisé couvrant le nouveau périmètre juridique.
Guide pas à pas : consolider & prouver votre inventaire
1) Préparer la collecte
- Rassemblez : numéros d’accord EA, identifiants VLSC, anciens bons de commande, contacts LSP.
- Créez un dossier « Audit‑Licences‑Perpétuelles‑<Année> » avec sous‑dossiers VLSC, MLS, Factures, Tickets, Captures.
2) Extraire depuis VLSC
- Capturez License Summary (écran complet + export).
- Capturez Downloads & Keys pour les produits clés (Windows Server, SQL Server).
3) Obtenir et archiver le MLS
- Demandez au LSP un MLS couvrant toute la période EA.
- Vérifiez alignement quantités/produits vs VLSC.
4) Ouvrir un ticket « Volume Licensing »
- Objet type : « Confirmation des licences perpétuelles & comportement d’affichage Admin Center ».
- Pièces jointes : export VLSC, MLS, captures Admin Center, contexte (EA expiré au JJ/MM/AAAA).
5) Normaliser dans la CMDB
| Champ CMDB recommandé | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Produit | Nom commercial + édition | Windows Server Datacenter |
| Version | Dernière version acquise (ou déployée avec droit au downgrade) | 2019 (droit au downgrade 2016/2012R2) |
| Métrique | Unité de mesure de licence | Core‑based (minimums inclus) |
| Quantité | Nombre de droits acquis | 192 cœurs |
| Contrat | Référence EA / Enrollment | EA‑1234567 |
| SA | Couverture Software Assurance (dates) | SA expirée le 30/06/2025 |
| Preuves | Liens vers fichiers | MLS_2025.pdf, VLSC_Export_2025.csv |
Pièges fréquents et comment les éviter
| Piège | Symptôme | Prévention/Correctif |
|---|---|---|
| Confondre « 0 » affiché et droit légal | Le compteur Admin Center tombe à 0 | Appuyez‑vous sur VLSC/MLS. Ouvrez un ticket Volume Licensing pour une confirmation officielle. |
| Mauvaise métrique | Comptage par serveur au lieu de cœurs | Vérifiez la métrique dans VLSC/MLS et les règles applicables à la version. |
| Mélange CAL Utilisateur vs Appareil | Sur‑ ou sous‑comptage | Inventoriez séparément, alignez avec votre stratégie d’accès. |
| Perte d’accès aux ISOs/clés | EA expiré, téléchargement impossible | Téléchargez et archivez avant la fin de l’EA. Documentez l’empreinte SHA et la clé correspondante. |
| Évolutions organisationnelles | Fusion/scission non répercutée | Demandez un MLS actualisé et mettez à jour la CMDB/contrats. |
Exemple de message à votre revendeur (LSP)
Objet : Demande de Microsoft License Statement (MLS) – <Nom de l’entreprise> Bonjour, Suite à l’expiration de notre EA , nous souhaitons obtenir un MLS à jour couvrant l’ensemble de nos achats (perpétuels et abonnements), incluant Windows Server, SQL Server et CALs. Merci de confirmer : * Les quantités perpétuelles par produit/édition/version/métrique * La dernière version éligible par produit (fin de SA le JJ/MM/AAAA) * Les droits de downgrade associés Cordialement,
Modèle de note interne d’audit
Contexte - EA expiré le JJ/MM/AAAA ; certaines licences perpétuelles conservées. Sources * VLSC : License Summary exporté le JJ/MM/AAAA * MLS : fourni par LSP le JJ/MM/AAAA * Admin Center : compteur perpétuel à 0 (captures jointes) Conclusion * Droits perpétuels confirmés : * Affichage Admin Center : non représentatif par conception * Actions : ticket Volume Licensing # ; CMDB mise à jour
Checklist rapide
- ✅ VLSC License Summary exporté et archivé
- ✅ MLS reçu et rapproché
- ✅ Ticket Volume Licensing ouvert et clôturé avec confirmation
- ✅ ISOs & clés téléchargées et sécurisées
- ✅ CMDB/outil SAM mis à jour (produit, version, métrique, quantités, preuves)
Cas d’usage : lecture d’un inventaire typique
À titre d’illustration, voici comment lire un inventaire perpétuel après EA :
| Produit | Édition / Version | Métrique | Quantité | Remarques |
|---|---|---|---|---|
| Windows Server | Datacenter 2019 | Cœurs | 192 | Droit au downgrade 2016/2012R2 ; SA expirée 06/2025 |
| SQL Server | Enterprise 2019 | Cœurs | 64 | Pas de droit à SQL 2022 (SA expirée) |
| Windows Server CAL | — | User CAL | 600 | Couverture RDS séparée |
| RDS CAL | — | User CAL | 300 | Associer aux UPN concernés |
Bonnes pratiques de gouvernance
- Traçabilité : gardez un lien univoque entre chaque ligne d’inventaire et sa preuve (fichier MLS/VLSC).
- Séparation des périmètres : distinguez on‑prem perpétuel et cloud abonnement. Les règles de conformité et de déploiement diffèrent.
- Cycles de vie : alignez vos versions déployées avec les droits (downgrade oui, upgrade non sans SA).
- Sécurité documentaire : clés/ISOs en coffre chiffré, accès restreint, journalisé.
En résumé
Pour afficher le nombre de licences perpétuelles non renouvelées (ou plutôt, pour le retrouver avec exactitude), ne vous fiez pas au compteur du Microsoft 365 Admin Center. Passez par le VLSC pour l’état opérationnel et par le MLS pour la preuve consolidée. En cas d’écart d’affichage, ouvrez un ticket Volume Licensing. Enfin, pérennisez votre visibilité via une CMDB/outil SAM et une discipline documentaire d’audit.