Dans SharePoint, l’icône représentant deux silhouettes signale qu’un fichier ou un dossier est partagé ou doté d’autorisations uniques. Comprendre sa logique permet de sécuriser vos contenus et d’éviter les surprises lors d’audits ou de migrations.
Que signifie exactement l’icône « personnes » ?
La colonne État du partage d’une bibliothèque affiche trois pictogrammes :
- Cadenas : l’élément hérite des droits du site ou de la bibliothèque et n’est partagé avec personne en dehors de ce périmètre.
- Personnes : l’élément possède des autorisations supplémentaires (internes ou externes) qui le distinguent de l’héritage.
- Globe : un lien « Toute personne disposant du lien » permet un accès anonyme ou externe.
L’icône Personnes apparaît donc dès qu’un seul droit diffère : membre ajouté manuellement, lien spécifique, ou groupe accordé à un niveau inférieur ou supérieur à la bibliothèque.
Architecture des autorisations SharePoint : rappel éclair
Dans SharePoint Online, les droits se propagent par héritage : un sous‑site hérite du site père, une bibliothèque hérite du site, et chaque élément hérite de la bibliothèque. Rompre cet héritage crée des autorisations uniques. Une fois qu’au moins une permission est unique, SharePoint considère l’élément comme partagé et appose l’icône. Autrement dit, l’icône reflète la
structure réelle de sécurité, pas uniquement l’existence d’un lien de partage actif.
Tableau récapitulatif des constats, explications et actions
| Constat | Explication | Action recommandée |
|---|---|---|
| Icône « personnes » visible | L’élément contient un jeu d’autorisations unique (droits supplémentaires ou héritage rompu). | Sélectionner l’élément ► Gérer l’accès pour lister liens, utilisateurs et groupes ; supprimer ou modifier selon la politique interne. |
| Aucun partage manuel mais icône présente | Héritage : la bibliothèque elle‑même est partagée avec un groupe. Liens expirés : droits restés en base après expiration du lien. Anomalie visuelle après restauration ou migration. | Dans Gérer l’accès, supprimer liens inutiles ou rétablir l’héritage. Via Paramètres avancés ► Vérifier les autorisations, tester l’utilisateur concerné pour trouver la source du droit. Si l’icône persiste : rompre puis restaurer l’héritage ou lancer une ré‑indexation de la bibliothèque. |
| Audit global nécessaire | Inventorier l’ensemble des éléments possédant des autorisations uniques pour limiter les risques de fuite. | Administrateur : utiliser PowerShell PnP (Get-PnPItemSharingInformation) ou le Centre de conformité Microsoft 365 pour exporter la liste, puis corriger en masse. |
Pourquoi l’icône apparaît‑elle « toute seule » ?
Plusieurs scénarios automatiques déclenchent la création d’autorisations uniques :
- Dossier parent partagé : tout élément créé à l’intérieur hérite immédiatement de cette configuration.
- Copie ou déplacement : SharePoint conserve par défaut les autorisations source, même si la cible n’est pas encore partagée.
- Restitution depuis la Corbeille : la restauration réactive les droits historiques.
- Demandes d’accès approuvées : lorsqu’un propriétaire accepte la demande d’un collègue, SharePoint ajoute ce compte directement sur l’élément.
- Fonctionnalités d’IA ou de synchronisation OneDrive : certaines recommandations « Partager avec votre équipe » créent un lien invitation silencieux.
Comment vérifier précisément les autorisations d’un fichier ou dossier ?
Interface moderne – panneau Gérer l’accès
- Sélectionnez l’élément.
- Cliquez sur le bouton i dans la barre d’actions ou faites … ► Gérer l’accès.
- Inspectez la section Liens (liens anonymes, organisation, personnes spécifiques) puis Accès direct (utilisateurs ou groupes).
Astuce : survolez un groupe pour voir la liste de ses membres et confirmer s’il s’agit d’un groupe Microsoft 365, d’un groupe de sécurité ou d’une liste personnalisée. - Supprimez un lien via l’icône corbeille ; modifiez son expiration ou son niveau d’autorisation via Peut modifier / Peut afficher.
Paramètres avancés – héritage classique
- Dans la barre de commandes : Paramètres ► Paramètres de la bibliothèque.
- Sous Autorisations et gestion, ouvrez Autorisations pour ce document.
- Notez la bannière jaune : « Ce document possède des autorisations uniques ». Cliquez Afficher les autorisations uniques pour la liste complète.
- Cliquez Arrêter l’héritage (si vous souhaitez gérer indépendamment) ou Rétablir l’héritage pour supprimer l’icône.
Supprimer l’icône : procédure détaillée
- Identifier les droits spéciaux
- Panneau Gérer l’accès : notez tous les liens et utilisateurs.
- Décider de la stratégie
- Conserver un partage contrôlé ? Réduisez simplement au groupe adéquat.
- Revenir à un espace privé ? Supprimez tous les liens et rétablissez l’héritage.
- Appliquer les changements :
- Supprimez les liens un à un ou par PowerShell.
- Dans Paramètres avancés, cliquez Rétablir l’héritage.
- Vérifier : actualisez la bibliothèque et confirmez la disparition de l’icône.
- Automatiser pour l’avenir : définissez des stratégies de partage dans le Centre d’administration ►Paramètres > Partage, activez la révision mensuelle d’autorisations et configurez l’expiration automatique des liens.
Audit global des partages : deux méthodes efficaces
Rapports Microsoft 365
Dans le Centre de conformité (Protection des informations) ► Rapports ► Partage de fichiers, exportez un CSV contenant l’URL, le type de lien, l’utilisateur ayant partagé et la date. Filtrez sur LinkScope != Organization pour isoler l’externe.
PowerShell PnP
# Connexion
Connect-PnPOnline -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/Marketing -Interactive
# Liste des éléments avec autorisations uniques
Get-PnPListItem -List "Documents" -PageSize 5000 |
Where-Object { $\_.HasUniqueRoleAssignments } |
Select-Object -Property FileRef, FileLeafRef |
Export-Csv SharedItems.csv -NoTypeInformation
# Informations détaillées de partage
Get-PnPItemSharingInformation -List "Documents" -Identity 123 |
Format-Table SharedWithDisplayName, LinkKind, RolePlanifiez l’exécution hebdomadaire dans Azure Automation afin d’obtenir un rapport récurrent, puis envoyez une alerte Teams si le nombre d’éléments uniques dépasse un seuil.
Bonnes pratiques pour éviter l’icône « personnes » à l’avenir
- Privilégier le partage au niveau équipe : autorisez un Microsoft 365 Group sur la bibliothèque plutôt qu’un utilisateur sur plusieurs fichiers.
- Utiliser des dossiers Lecture seule pour déposer des modèles ou des livrables officiels, évitant ainsi les droits Modifier accidentels.
- Mettre en place l’expiration automatique des liens (paramètre locataire) pour réduire les autorisations orphelines.
- Former les utilisateurs : expliquer la différence entre Copier le lien et Partager avec, ainsi que les implications de chaque option.
- Superviser avec des alertes : Centre de sécurité ► Alertes d’activité utilisateur pour être notifié lors de la création de liens externes.
Foire aux questions
Le retrait de tous les liens suffit‑il à retirer l’icône ? Pas toujours. Si des utilisateurs ou groupes se trouvent encore dans Accès direct, l’icône subsistera. Rétablissez l’héritage pour revenir à un état « cadenas ». Un dossier contenant uniquement des fichiers privés montre l’icône ; pourquoi ? Le dossier lui‑même porte une autorisation unique (par exemple, l’accès de votre équipe) ; ses sous‑fichiers héritent automatiquement, même si aucun n’est partagé indépendamment. L’icône disparaît puis réapparaît après synchronisation OneDrive ; normal ? Oui. OneDrive réécrit parfois les métadonnées de partage lors de la détection de modifications hors connexion. Les stratégies d’expiration des liens et la limitation des droits uniques minimisent cet effet. Puis‑je masquer la colonne État du partage ? Vous pouvez créer une vue sans la colonne, mais cela n’enlève pas les autorisations sous‑jacentes, et l’icône reste visible dans l’explorateur Windows ou la recherche Microsoft.
Conclusion
L’icône « personnes » est un indicateur précieux : elle révèle que votre élément vit hors des permissions standard de la bibliothèque. Comprendre sa logique, inspecter régulièrement les autorisations et recourir à des scripts d’audit vous permettront de garder la maîtrise de vos informations sensibles et de limiter les partages involontaires.