Vous cherchez à offrir une véritable expérience de forum dans un site SharePoint Online moderne ? Voici des solutions concrètes et comparées pour recréer des discussions filées, avec un pas‑à‑pas détaillé, des conseils de gouvernance et des bonnes pratiques d’adoption.
Vue d’ensemble de la question
L’interface moderne de SharePoint Online ne propose plus de liste « Discussion Board » à l’ancienne. En environnement Microsoft 365, on s’appuie désormais sur des services conversationnels intégrés (Viva Engage, Teams) ou, pour des besoins spécifiques, sur des listes personnalisées ou des solutions tierces. L’objectif est de retrouver les fondamentaux d’un forum : publication facile, fils de discussion, réponses, mentions, notifications, recherche, modération et conformité. Ci‑dessous, vous trouverez un panorama des options pertinentes, puis des guides pratiques et des recommandations pour choisir et mettre en œuvre la meilleure approche.
Réponse & solutions
| Option | Description | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Viva Engage (ex‑Yammer) intégré | Ajoutez le composant web « Conversations Yammer » (ou « Viva Engage ») sur une page moderne. • Sélectionnez la source (Accueil, Communauté, Sujet). • Publiez / republiez la page. | Recommandé : expérience moderne, réactions, mentions, mobile, conformité Microsoft 365. |
| Communauté Viva Engage dédiée | Créez une communauté Viva Engage, épinglez‑la dans la navigation SharePoint, ou affichez‑la via le webpart. | Pour des discussions étendues avec modération, événements, sondages. |
| Microsoft Teams | Liez un canal Teams au site ; insérez le webpart « Teams » ou un onglet Teams. | Lorsque l’équipe travaille déjà principalement dans Teams. |
| Liste Discussion Board (expérience classique) | Possible via l’interface classique ou un script PnP, puis accessible depuis le site moderne (interface restera classique). | Organisations devant conserver la liste Discussion Board historique. |
| Solutions tierces / Microsoft Lists | Applications du Store ou une liste personnalisée avec commentaires activés. | Besoins légers ou cas très spécifiques. |
Points clés à retenir
- Pas de coût supplémentaire : les conversations Viva Engage sont incluses dans les abonnements Microsoft 365 Business/Enterprise. Certaines fonctionnalités premium optionnelles peuvent exiger des licences additionnelles, mais la création de fils de discussion standard ne nécessite pas de module payant.
- Conformité & gouvernance : Viva Engage s’intègre à la conformité Microsoft 365 (eDiscovery, conservation, libellés de confidentialité) au même titre que SharePoint et Teams.
- Permissions natives : les visiteurs ne voient que les conversations auxquelles ils ont accès ; les composants web respectent le thème et la langue du site.
- Limites de la liste classique : interface non réactive, absence de mentions et de notifications modernes, intégration mobile limitée.
Comparatif rapide des options
| Critère | Viva Engage intégré | Communauté Viva Engage | Microsoft Teams | Discussion Board classique | Microsoft Lists / tierces |
|---|---|---|---|---|---|
| Expérience moderne et responsive | Oui | Oui | Oui (via webpart/onglet) | Non | Oui (selon app) |
| Fils, mentions, réactions | Oui | Oui | Fils par canal, mentions | Basique | Partiel (selon conception) |
| Notifications et mobile | Oui | Oui | Oui | Limité | Partiel (règles/Power Automate) |
| Modération & rôles | Oui (communautés) | Oui (avancé) | Propriétaires/Modérateurs de canal | Limité | À construire |
| Conformité Microsoft 365 | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui (via SharePoint/Dataverse) |
| Mise en œuvre | Très simple | Simple | Simple si Teams déjà adopté | Héritage/technique | Variable |
Choisir la bonne approche
Pour décider rapidement :
- Communication ouverte à l’échelle de l’organisation : privilégiez Viva Engage (communauté dédiée) pour sa capacité à fédérer, modérer, sonder et animer.
- Équipe projet ou produit déjà centrée sur Microsoft Teams : exploitez un canal Teams comme espace d’échanges et exposez‑le dans SharePoint via le webpart.
- Archivage/continuité d’un ancien forum : conservez la Discussion Board classique pour accéder à l’historique, tout en planifiant une transition.
- Besoins ciblés (workflow sur mesure, formulaires dédiés) : concevez une Microsoft List avec commentaires et automatismes (règles et Power Automate), ou évaluez une solution tierce.
Intégrer Viva Engage sur une page moderne
Voici un pas‑à‑pas fiable pour transformer une page SharePoint en véritable forum de discussions :
Étapes rapides
- Ouvrir la page à modifier (droits d’édition requis).
- Cliquer sur Modifier puis sur + pour ajouter un composant.
- Sélectionner Conversations Viva Engage / Yammer.
- Dans le panneau de droite, choisir la source : Flux d’accueil, Communauté, Sujet ou Conversation spécifique.
- Cliquer sur Publier (ou Republier).
Paramètres recommandés
- Source : pour un site de service/produit, ciblez une Communauté dédiée ; pour un intranet global, un Sujet thématique (hashtag) fonctionne bien.
- Présentation : utilisez une section pleine largeur ou « une colonne », et placez le webpart au‑dessus de la ligne de flottaison.
- Filtration : préférez un sujet unique pour guider les publications (ex. #Aide‑SharePoint), puis épinglez le composant sur les pages concernées.
- Engagement : ajoutez un encart « Règles de bonne conduite » à côté (webpart Texte) et mettez en avant un bouton « Poser une question » (webpart Bouton) pointant vers la communauté.
Bonnes pratiques d’adoption
- Charte d’usage : précisez le périmètre, la tonalité, la modération, les délais de réponse attendus.
- Rituels : publiez une « question de la semaine », épinglez les meilleures réponses, organisez des sessions « Ask Me Anything ».
- Modération : attribuez des rôles de propriétaires/modérateurs, suivez les signalements et réglez les notifications.
- Mesure : vérifiez l’activité, les messages sans réponse et les sujets récurrents pour enrichir la base de connaissances.
Créer et piloter une communauté Viva Engage
Au‑delà de l’intégration « in‑page », une communauté dédiée donne plus de contrôle sur la gouvernance et l’animation :
- Créer la communauté : nom clair, description orientée bénéfices, image de couverture, règles épinglées.
- Définir les rôles : propriétaires, modérateurs, experts thématiques et contributeurs réguliers.
- Configurer : autorisations d’adhésion, publication d’annonces, balises/sujets, gestion des fichiers et événements.
- Connecter à SharePoint : épingler la communauté dans la navigation ou l’exposer sur la page d’accueil via le webpart.
- Animer : sondages, événements, récapitulatifs hebdomadaires, valorisation des réponses utiles.
Astuce adoption : démarrez avec un « noyau dur » d’experts qui garantissent une première réponse en moins de 24 h, puis élargissez la communauté.
Utiliser Microsoft Teams comme forum
Si vos utilisateurs passent déjà la majeure partie de leur temps dans Teams, le forum le plus naturel est souvent un canal standard dédié.
Mise en place rapide
- Créez un canal Questions‑Réponses ou Communauté dans l’équipe concernée.
- Dans SharePoint, ajoutez le composant web Microsoft Teams pour afficher les conversations d’un canal sur la page moderne.
- Dans Teams, ajoutez un onglet Site SharePoint pour boucler l’expérience entre site et canal.
Bon à savoir : Teams offre des fils de conversation par sujet, les mentions, la recherche et des notifications puissantes. C’est idéal pour les équipes opérationnelles et les projets. Pour des communautés transverses à large audience, Viva Engage reste souvent plus adapté.
Exploiter la liste Discussion Board classique
Vous pouvez conserver une liste Discussion Board historique et la rendre accessible depuis un site moderne. L’interface reste classique et peu adaptée au mobile, mais cela garantit la continuité de l’existant.
Création via PnP PowerShell
# PnP.PowerShell
Connect-PnPOnline -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/MonSite -Interactive
# Crée une liste Discussion Board (modèle 108)
Add-PnPList -Title "Discussions" -Template DiscussionBoard -Url "Lists/Discussions"
# Paramètres complémentaires
Set-PnPList -Identity "Discussions" -EnableVersioning $true -MajorVersions 500 Limites : pas de mentions modernes, UX non responsive, peu d’engagement. À réserver aux cas de conservation ou de migration progressive.
Construire une solution légère avec Microsoft Lists
Pour un besoin ciblé (ex. suivi de questions avec statut), vous pouvez concevoir une liste moderne qui se rapproche d’un forum « léger » :
- Créer la liste avec des colonnes : Titre (question), Description (texte long), Catégorie (choix), Statut (Nouveau, Répondu, En cours), Priorité, Assigné à.
- Activer les commentaires des éléments pour simuler un fil de réponses (mentions d’utilisateurs possibles).
- Automatiser : règles de liste (notification à l’assigné) et flux Power Automate (tag, archivage, rappel après X jours sans réponse).
- Mettre en forme : mise en forme JSON de la vue pour mettre en avant les éléments « Sans réponse » ou afficher des badges.
Quand choisir cette approche ? Quand vous avez besoin d’un workflow structuré autour des questions (assignees, SLA, priorités) plus que d’une discussion communautaire libre.
Architecture type et parcours utilisateur
Voici une architecture simple et efficace pour un intranet moderne :
- Page d’accueil du service : composant web Viva Engage ciblé sur le sujet #Support‑SPO + encart « Comment poster » + raccourcis FAQ.
- Communauté Viva Engage : lieu d’échanges transverse, événements, sondages et mise en avant des meilleures réponses.
- FAQ SharePoint : bibliothèque de pages ou de connaissances alimentée par les discussions récurrentes.
- Canal Teams : questions opérationnelles quotidiennes de l’équipe projet, liées au site.
Gouvernance, sécurité et conformité
- Cycle de vie : définissez qui crée les communautés, qui les modère, comment archiver et quand fermer.
- Classification : utilisez des libellés de confidentialité et des stratégies de rétention conformes à votre politique interne.
- eDiscovery & conservation : assurez‑vous que les conversations pertinentes entrent dans le périmètre de recherche et de conservation légale au même titre que vos contenus SharePoint/Teams.
- Permissions : privilégiez l’ouverture pour maximiser l’entraide, tout en s’assurant de la visibilité correcte (invités, externes, etc.).
- Modération : documentez les règles de modération, les seuils de signalement et les réponses types.
Accessibilité, multilingue et mobile
- Accessibilité : privilégiez les pages modernes, des contrastes suffisants, des textes alternatifs, et une structure logique des sections.
- Langues : activez le multilingue des pages SharePoint ; Viva Engage respecte la langue de l’utilisateur et propose une expérience cohérente.
- Mobile : l’app Viva Engage et Microsoft Teams offrent une excellente expérience nomade ; vérifiez l’ergonomie de votre page SharePoint sur smartphone.
Checklist de mise en production
- Objectif, périmètre et bénéfices clairement décrits sur la page d’accueil.
- Communauté Viva Engage créée, modérateurs identifiés, règles publiées.
- Composant web « Conversations Viva Engage » configuré et testé avec différents profils.
- Plan d’animation : calendrier éditorial, rituels, campagnes d’engagement.
- Plan de mesure : indicateurs d’activité, messages sans réponse, satisfaction.
- Plan de support : guide « Comment poster », réponse type, escalade.
- Règles de gouvernance : cycle de vie, conformité, sécurité, archivage.
Dépannage : problèmes fréquents
| Symptôme | Cause probable | Correctif |
|---|---|---|
| Le webpart Viva Engage n’apparaît pas | Service non activé, droits insuffisants, page non publiée | Vérifier les licences/utilisateurs, activer Viva Engage, republier la page |
| Impossible de publier un message | Utilisateur sans accès à la communauté ciblée | Vérifier l’adhésion à la communauté ou choisir une source accessible |
| Affichage vide pour certains visiteurs | Conversations privées ou sujet restreint | Basculer sur un sujet/communauté publique ou ajuster les autorisations |
| Lenteurs sur la page | Page surchargée, trop de composants | Alléger la page, placer les conversations en section dédiée au‑dessus du pli |
| Notifications incohérentes | Réglages personnels, doublons Teams/Viva | Harmoniser les préférences de notification et clarifier la cible (Teams vs Viva) |
Modèle de messages et étiquette
- Titrez clairement : un titre = un problème ou une question.
- Balisez vos sujets : utilisez des mots‑clés/sujets pour regrouper les discussions.
- Marquez la meilleure réponse le cas échéant pour clôturer le fil.
- Restez bienveillant : rappelez les règles et modérez avec constance.
Exemples d’usages concrets
- Support applicatif : centraliser les questions courantes, épingler les solutions, orienter vers la FAQ SharePoint.
- Communauté de pratique : partager des retours d’expérience, organiser des sessions mensuelles et fédérer les experts.
- Idéation : solliciter des idées et voter, avant tri et mise en backlog (complément avec Lists/Planner/DevOps).
- Change management : fil dédié aux questions pendant un déploiement, avec veille quotidienne des modérateurs.
Questions fréquentes
Viva Engage est‑il payant ? Les conversations standard sont incluses dans Microsoft 365 Business/Enterprise. Des fonctionnalités avancées peuvent relever d’offres Viva spécifiques.
Puis‑je migrer un ancien Discussion Board ? Oui, mais la migration des fils/contenus n’est pas « plug‑and‑play ». Évaluez la conservation de l’historique et la création d’une nouvelle communauté moderne.
Les invités externes peuvent‑ils participer ? Selon la configuration de votre tenant et des communautés. Définissez des politiques claires avant d’ouvrir des espaces à l’externe.
Quelle solution pour un service client interne ? Une communauté Viva Engage, complétée par une liste de suivi (SLA, assignations) ou un canal Teams si le traitement est très opérationnel.
Résumé
SharePoint Online moderne n’intègre plus de forum natif, mais plusieurs options permettent d’offrir une expérience de discussions complète. Viva Engage est le choix par défaut : il combine fils, mentions, réactions, mobile et conformité, sans coût additionnel pour les usages standard. Teams convient aux équipes déjà centrées sur le travail en canal. Les Discussions classiques sont à réserver aux besoins d’archivage ou de transition. Enfin, les Lists et certaines solutions tierces répondent à des cas ciblés avec plus de contrôle sur les workflows. En suivant les guides et bonnes pratiques ci‑dessus, vous offrirez un « forum » moderne, engageant et durable dans votre environnement Microsoft 365.
En résumé opérationnel : pour créer un forum de discussion dans un site SharePoint moderne, intégrez le webpart « Conversations Viva Engage », cadrez la gouvernance, lancez un plan d’animation simple et mesurez les échanges pour transformer les meilleures réponses en base de connaissances.