Depuis la mise à jour du 13 janvier 2025, la nouvelle synchronisation « améliorée » de Microsoft Forms ne propulse plus automatiquement les réponses dans le classeur Excel lié ; il faut désormais ouvrir ce dernier dans Excel Online pour déclencher le push, ce qui met en péril dashboards, flows et rapports.
Problématique
La rupture de la synchronisation arrière‑plan Forms → Excel touche aussi bien les formulaires personnels que les Group Forms créés dans Teams. Toutes les solutions reposant sur le classeur (Power Automate, Power BI, Power Query, rapports Planner, scripts VBA ou Office Scripts, etc.) se retrouvent privées de données tant qu’aucun utilisateur n’ouvre le fichier dans Excel pour le web.
- Perte du « push » en temps réel.
- Blocage ou latence des intégrations automatisées.
- Aucune date communiquée par Microsoft pour le retour d’une synchronisation desktop.
Impact constaté
| Domaine | Effet direct |
|---|---|
| Power Automate | Actions Update Row et requêtes Power Query échouent ; chaînes de traitement à réécrire. |
| Power BI & reporting | Les tableaux de bord ne reflètent plus les nouvelles réponses sans action manuelle. |
| Flux métiers (services, RH, support, planification) | Ouverture permanente du classeur requise ou refonte urgente des workflows. |
Réponses officielles et position actuelle de Microsoft
- Limitation reconnue : la « new sync » démarre uniquement lorsqu’un utilisateur ouvre le classeur dans Excel Online.
- Promesse d’une future prise en charge dans Excel desktop, mais sans calendrier (ETA inconnu).
- L’équipe produit invite à voter sur le Feedback Portal, sans fournir de correctif immédiat.
Contournements identifiés par la communauté
| Approche | Principe | Avantages | Limites |
|---|---|---|---|
| Ouverture automatique du classeur dans le navigateur | Conserver l’onglet Excel Online ouvert ; extension « Auto Refresh » pour recharger périodiquement. | Aucun développement ; rétablit le push. | Machine dédiée 24 h/24, risque de time‑out, surface d’exposition accrue. |
| Power Automate « À la soumission » | Déclencher un flux When a new response is submitted → Add a row into table dans un classeur séparé. | 100 % cloud ; schéma maîtrisé. | Duplication des données, quotas PA, maintenance plus complexe. |
| Double table + VLOOKUP | Table secondaire mise à jour par Power Automate ; formules VLOOKUP pour conserver le modèle initial. | Conserve les formules historiques. | Formules volatiles ; ne règle pas la source du problème. |
| Droits « Édition » pour tous | Accorder l’accès Modifier à tous les utilisateurs afin qu’ils déclenchent la sync à chaque ouverture. | Implémentation immédiate pour petits groupes. | Gouvernance faible, aucune automatisation. |
Recommandations pratiques en attendant le correctif
- Cartographier vos dépendances
Recensez tous les rapports, flows, scripts et connecteurs qui dépendent du push Forms → Excel afin de mesurer l’urgence et le périmètre du risque. - Choisir un contournement stable
- Besoins ponctuels ou faible volumétrie : laisser un onglet Excel Online ouvert avec rafraîchissement automatique.
- Flux critiques : basculer sur Power Automate (déclencheur « Form submit ») ou stocker les réponses dans un Dataverse avant de les consommer dans Power BI.
- Sécuriser le classeur maître
Verrouillez le schéma des colonnes, congelez la première ligne et placez vos formules (VLOOKUP, XLOOKUP, INDEX/MATCH) sur la ligne 1 pour qu’elles se répliquent automatiquement. - Surveiller les annonces Microsoft 365
Abonnez‑vous au Message Center ou à la Roadmap pour recevoir les notifications Insider et tester la correction dès sa préversion. - Multiplier les signalements
Ouvrez un ticket de support et votez sur le Feedback Portal. Une régression amplifiée par les retours clients gagne en priorité.
Informations complémentaires utiles
- API Microsoft Graph / Forms : les endpoints renvoient les réponses en JSON, injectables dans SQL ou Dataverse, contournant Excel.
- Office Scripts : un script planifié via Power Automate peut ouvrir puis fermer le classeur toutes les x minutes pour forcer la sync, sans présence humaine.
- Retour en arrière impossible : la note « cette mise à jour est irréversible » interdit de recréer l’ancien lien Forms → Excel.
- Options PowerShell tenant‑wide : aucune commande n’existe pour réactiver l’ancienne synchronisation au niveau locataire.
Questions fréquentes (FAQ)
Pourquoi le push fonctionnait‑il avant sans ouvrir Excel Online ?
Avant le 13 janvier 2025, Forms utilisait un connecteur interne qui ajoutait la ligne directement dans le fichier stocké sur OneDrive ou SharePoint sans session Excel active. Le nouveau moteur impose le déclencheur WorkbookOpened, d’où la nécessité d’une instance web.
Existe‑t‑il un paramètre d’administration caché ?
À ce jour, aucun feature flag ni paramètre de service n’est disponible pour désactiver la nouvelle synchronisation améliorée.
Power BI Gateway peut‑il remplacer l’ouverture manuelle ?
Non : le Gateway actualise les données existantes dans le fichier, mais ne déclenche pas l’écriture de nouvelles réponses depuis Forms.
Checklist de migration rapide
- Vérifier la date de dernière réponse dans votre table ; si elle précède le 13 janvier 2025, vous êtes impacté.
- Décider « maintien Excel » ou « migration Dataverse/SQL ».
- Mettre à jour la documentation interne et former les équipes support.
- Planifier un audit mensuel jusqu’au rétablissement du push desktop.
Exemple de script Office (pseudocode)
// Déclencheur Power Automate : toutes les 15 minutes
async function refreshWorkbook() {
const workbook = context.workbook;
// Lecture‑écriture fictive pour déclencher la sync
const sheet = workbook.worksheets.getFirst();
sheet.getRange("A1").values = [["ping"]];
await context.sync();
}Conclusion
La mise à jour du 13 janvier 2025 prive l’écosystème Microsoft Forms + Excel de la synchronisation automatique qui faisait sa force. En l’absence d’ETA, il est impératif d’implémenter un contournement proportionné : maintenir une session Excel Online ouverte pour les petits usages, ou reconstruire l’injection via Power Automate, Graph API ou Office Scripts pour les processus critiques. Restez vigilant sur la Roadmap et multipliez les signalements afin d’accélérer le retour d’un push transparent côté bureau.