Synchronisation Forms vers Excel : contournements fiables avant le nouveau moteur Power Automate

Depuis le 1^er octobre 2024, la synchronisation native entre Microsoft Forms et le classeur Excel associé est devenue imprévisible : tant que le fichier n’est pas ouvert dans Excel pour le Web, aucune nouvelle réponse n’y est inscrite. Résultat : vos flux Power Automate déclenchés avant l’ouverture ne trouvent aucune donnée et se terminent en erreur.

Sommaire

Problème posé

Le flux classique « List rows present in table » s’exécute, ne détecte aucune ligne, et laisse votre chaîne d’automatisation sans information. Pour un rapport Power BI, une notification Teams ou un traitement d’approbation, c’est l’ensemble du processus métier qui est bloqué.

Origine et évolution du bug Forms → Excel

1^er octobre 2024 : Microsoft déploie un mécanisme transitoire de cache côté service. L’écriture dans le classeur est reportée jusqu’à la première ouverture du fichier dans le navigateur.
Octobre 2024 – août 2025 : Les anciennes bonnes pratiques (créer un formulaire depuis un classeur ou déplacer le formulaire vers un Groupe/SharePoint) cessent de garantir la synchro.
Roadmap Microsoft 365 : un nouveau moteur de synchronisation est confirmé, sans date de sortie publique. Les locataires « Targeted Release » devraient être servis en premier ; le déploiement standard suivra plusieurs semaines ou mois plus tard.

Contournements testés et toujours possibles

Contournement	Principe	Avantages	Limites
Flux Power Automate « When a new response is submitted » → « Add a row into table » (classeur distinct)	Bypass Excel synchronisé : chaque réponse est immédiatement poussée dans un tableau Excel indépendant, une liste SharePoint ou Dataverse.	Temps réel, fiabilité, aucune ouverture manuelle du fichier.	Nécessite un second fichier et un flux supplémentaire ; légère duplication de stockage.
Ouverture manuelle ou scriptée du classeur avant le flux planifié	Démarre Excel Web quelques minutes avant « List rows » afin de déclencher la synchro.	Simple à comprendre, ne modifie pas l’architecture existante.	Processus fragile ; pas scalable dans un environnement multi‑sites ou 24 / 7.
Création du formulaire directement dans Teams	Les formulaires ajoutés en onglet Teams continuent parfois de synchroniser automatiquement.	Pas de flux supplémentaire à maintenir.	Comportement non documenté ; peut changer sans préavis.
Stockage natif des réponses (SharePoint/Dataverse)	On abandonne Excel comme base ; les réponses sont capturées dans une source structurée.	Excellente intégration Power BI, gouvernance et contrôle des droits ligne/par colonne.	Refonte de processus, migration des rapports et des macros éventuelles.

Solutions devenues obsolètes

Deux méthodes longtemps recommandées ne fonctionnent plus et ne doivent plus être mises en œuvre :

Créer un formulaire à partir d’un classeur (Insert > Forms > New Form).
Déplacer le formulaire vers un Groupe / SharePoint pour « forcer » la synchronisation.

Recommandations pratiques (août 2025)

Ne dépendez plus du classeur synchronisé pour la production. Capturez directement les réponses Forms et stockez‑les dans un support pérenne : liste SharePoint, Dataverse ou classeur dédié.
Documentez et refactorez vos flux existants avant qu’ils ne tombent en erreur. Un double écriture temporaire (vers l’ancien fichier et vers la nouvelle source) garantit la continuité du reporting.
Surveillez la Roadmap Microsoft 365 : inscrivez‑vous au canal « Targeted Release » dans un environnement de test pour valider le nouveau moteur dès sa disponibilité.
Exprimez vos besoins sur le Feedback Portal : plus votre demande obtient de votes, plus elle montera dans la pile de priorités.
Pour les quiz avec notation, la création depuis Excel n’est pas proposée. Continuez à utiliser Forms (mode Quiz) et redirigez les données comme décrit ci‑dessus.

Étapes détaillées pour le contournement « flux + classeur distinct »

Créer le classeur cible (OneDrive ou SharePoint). Ajoutez-y un tableau structuré (nom explicite : tbl_FormsData) avec les mêmes colonnes que le formulaire.
Concevoir le flux :
1. Déclencheur : When a new response is submitted.
2. Action : Get response details.
3. Étape conditionnelle (facultative) : filtrer par question ou par utilisateur.
4. Action : Add a row into table dans tbl_FormsData.
Publier et tester en soumettant une réponse. Le flux doit terminer en succès et la ligne apparaître immédiatement dans le nouveau tableur.
Migrer les rapports Power BI vers la nouvelle source, puis archiver l’ancien classeur « Synchronisé ».

Exemple de script PowerShell « ping d’ouverture »

Pour ceux qui préfèrent prolonger un système existant avant la refonte complète, le script suivant ouvre le fichier quelques secondes via le module Microsoft.PowerShell.Utility. Planifiez‑le par tâche Windows ou Azure Automation.


$ExcelUrl = "https://org-my.sharepoint.com/.:x:/r/sites/Forms/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc={GUID}&amp;action=default"
try {
    Invoke-WebRequest -Uri $ExcelUrl -UseBasicParsing | Out-Null
    Write-Output "Classeur pingué avec succès à $(Get-Date -Format 'yyyy-MM-dd HH:mm:ss')"
} catch {
    Write-Error "Échec d'ouverture&nbsp;: $_"
}

Bonnes pratiques de gouvernance et performance

Nomenclature : utilisez des noms de tables et de colonnes stables (Question_Courriel, Date_Submission). Ainsi, même si Microsoft change les noms internes (Sheet1 → Feuil1, Table_Office12345), vos flux référencent toujours les vôtres.
Sécurité : préférez Dataverse ou SharePoint quand la sensibilité des données exige des contrôles de sécurité granulaires et de l’audit.
Quota Forms : chaque formulaire peut stocker jusqu’à 50 000 réponses. Si votre processus est intensif, prévoyez un archivage automatique (ex. un flux mensuel qui exporte puis supprime les vieilles entrées).
Licences : l’action « Add a row into table » sur un classeur SharePoint requiert une licence Power Automate Standard ; l’utilisation de Dataverse peut basculer en Premium selon le connecteur.
Tests automatisés : intégrez un jeu de deux ou trois réponses dummy dans votre pipeline CI/CD pour valider que la capture et le reporting continuent de fonctionner après chaque mise à jour Microsoft.

Cap sur le nouveau moteur : se préparer aujourd’hui pour gagner demain

Quand la synchronisation native redeviendra instantanée, vous pourrez simplifier vos flux — voire les supprimer. Néanmoins, les solutions de contournement décrites ici restent utiles :

Elles servent de plan B en cas de régression future ;
Elles apportent souvent une meilleure gouvernance (versions, sécurité, log) qu’un simple fichier Excel ;
Elles ouvrent la voie à des scénarios avancés (approbations conditionnelles, intégration avec Power Apps, automatisation cross‑tenant).

En d’autres termes : ne voyez pas ces flux comme un simple correctif, mais comme une opportunité d’industrialiser vos processus de collecte de données.

Questions fréquentes

Le problème est‑il spécifique à Excel pour le Web ?

Oui et non. Le nouveau cache se déclenche à l’ouverture web du fichier. Ouvrir le classeur dans Excel desktop après coup résout également le décalage, mais l’effet côté serveur est plus lent et moins fiable.

Puis‑je utiliser un connecteur OData ou l’API Graph pour lire directement les réponses ?

Pas pour un formulaire personnel. Pour un formulaire de groupe, l’API Graph /teams/{id}/channels/{id}/messages expose le message contenant la réponse en JSON, mais la structure est complexe. Le connecteur Forms dans Power Automate reste la voie la plus simple.

Le nouveau moteur supprimera‑t‑il le fichier « Synchronisé » ?

Microsoft n’a pas communiqué sur l’implémentation finale. Il est probable que la table reste accessible pour compatibilité ascendante, mais rien ne garantit son format ou son emplacement.

Conclusion

La rupture Forms → Excel apparue en 2024 a révélé la fragilité d’un chaînon pourtant omniprésent dans de nombreux flux Power Automate. À court terme, la stratégie gagnante est claire : contournez le classeur synchronisé et capturez les réponses directement depuis le déclencheur Forms. À moyen terme, restez en veille technologique, gardez vos flux modulaires et préparés à évoluer dès que le nouveau moteur de synchronisation sera disponible.

En appliquant les bonnes pratiques et scripts présentés, vous sécurisez vos processus métier aujourd’hui tout en conservant la flexibilité nécessaire pour tirer parti des futures améliorations Microsoft 365.

Synchronisation Forms vers Excel : contournements fiables avant le nouveau moteur Power Automate