Vous voulez afficher seulement les tâches non cochées (« To‑Do ») dans OneNote tout en gardant visibles vos autres balises (Important, Notes, Priorité faible, etc.) ? Voici un guide complet, concret et testé pour Windows et macOS, avec limites, contournements, pas‑à‑pas et bonnes pratiques.
Filtrer le Récapitulatif des étiquettes sous OneNote (Windows)
Problème
- Afficher uniquement les tâches non cochées (« To‑Do »).
- Conserver visibles d’autres balises (« Important », « Low priority », « Notes », etc.).
- Masquer toutes les tâches déjà cochées.
Pourquoi c’est compliqué dans OneNote
Dans le volet Rechercher des balises, l’option Afficher uniquement les éléments non cochés est un filtre global. Elle s’applique à toutes les balises, pas seulement aux To‑Do. Résultat : si vous cochez cette case, OneNote masque aussi les éléments associés à des balises qui n’ont pas d’état coché/non coché (ex. « Important », « Question », « Idée »). À ce jour, OneNote ne propose pas de filtre différencié par type de balise dans ce volet.
Ce que l’on peut faire (solutions et contournements)
| Approche | Principe | Étapes rapides |
|---|---|---|
| Balise personnalisée « Visible » | Séparer l’affichage des balises non « To‑Do ». | 1) Créez une balise personnalisée (ex. « Visible »). 2) Appliquez‑la à « Important », « Low priority », « Notes », etc. 3) Dans Rechercher des balises, désactivez « Afficher uniquement les éléments non cochés ». 4) Triez ou regroupez par balise et ignorez visuellement les tâches cochées. |
| Page de synthèse manuelle | Créer une page de synthèse puis supprimer les lignes cochées. | 1) Accueil > Rechercher des balises. 2) Cliquez Créer une page de synthèse (génère une page avec des liens). 3) Supprimez manuellement les entrées cochées. |
| Outils tiers | Macros/applications capables de filtrer finement. | • Onetastic (macro « Tag Summary for Specific Tag »). • OneNote Batch (Windows). Permet de cibler une ou plusieurs balises et combiner des critères. Impose une installation tierce (sécurité/compatibilité à évaluer). |
Pas‑à‑pas détaillé — méthode « Balise personnalisée Visible »
- Ouvrez OneNote pour Windows (bureau).
- Dans le ruban, onglet Accueil, groupe Étiquettes, cliquez Personnaliser les balises….
- Cliquez Nouvelle balise, nommez‑la Visible (ou « Pin », « Afficher »). Choisissez une icône sans case à cocher.
- Validez. La balise « Visible » apparaît maintenant dans la liste.
- Parcourez vos pages : sur chaque élément non To‑Do que vous souhaitez garder visible en toutes circonstances (ex. notes d’atelier, décisions, idées), appliquez la balise Visible.
- Ouvrez le volet Rechercher des balises (Accueil > Rechercher des balises).
- Désactivez l’option Afficher uniquement les éléments non cochés. Utilisez plutôt :
- Rechercher dans : Page / Section / Groupe de sections / Carnet
- Regrouper par : Balise (recommandé)
- Trier par : Titre ou Dernière mise à jour selon le besoin
- Dans la liste, concentrez‑vous sur les groupes To‑Do (où vous verrez les cases cochées et non cochées) et le groupe Visible (vos autres informations). Vous obtenez un tableau de bord mixte : tâches en cours + informations importantes.
Avantage : pas de suppression d’informations. Limite : les tâches cochées restent visibles dans le groupe To‑Do ; c’est volontaire (pour garder la chronologie) mais vous pouvez les ignorer ou les archiver (voir plus bas).
Pas‑à‑pas détaillé — méthode « Créer une page de synthèse »
- Dans le volet Rechercher des balises, réglez Rechercher dans à l’étendue souhaitée (section, carnet…).
- Définissez Regrouper par Balise (plus lisible) et Trier par Titre ou Date.
- Cliquez Créer une page de synthèse. OneNote génère une page listant vos éléments balisés sous forme de liens dynamiques.
- Sur cette page, utilisez Rechercher (Ctrl+F) « ☑ » ou visualisez les sections To‑Do, puis supprimez les lignes correspondant aux tâches cochées. Les liens vers les pages d’origine restent intacts.
- Option : renommez la page (ex. « Récap – Semaine 36 (sans tâches closes) ») et conservez‑la comme tableau de bord d’équipe.
Astuce pro : créez un modèle de page de synthèse (voir plus bas) et dupliquez‑le chaque semaine/mois. Vous ne repartez jamais de zéro.
Quand recourir à des outils tiers
Si vous devez cibler précisément une ou plusieurs balises (ex. « montre‑moi uniquement To‑Do non cochés + Important + Question, sur tel carnet ») et exclure tout le reste, des outils comme Onetastic (macro dédiée) ou OneNote Batch (Windows) offrent un filtrage avancé (combinaisons, export, pagination, etc.). Cela implique :
- Une installation (souvent nécessitant les droits administrateur).
- Un contrôle de sécurité (éditeur, signature, périmètre d’accès).
- Une vérification de compatibilité avec votre version de OneNote/Windows.
Procédé d’archivage pour un affichage épuré
- Dans votre espace « Récapitulatif », ajoutez une section Archives – Tâches closes.
- Chaque fin de semaine, dans le volet Rechercher des balises, affichez le groupe To‑Do, sélectionnez les lignes cochées → clic droit → Aller à l’emplacement → Déplacer l’élément vers la section d’archives.
- Actualisez (Mettre à jour les résultats). Votre tableau de bord ne montre plus que le courant (non coché) et vos balises « Visible ».
Réglages clés du volet « Rechercher des balises » (Windows)
| Paramètre | Valeurs typiques | Recommandation |
|---|---|---|
| Rechercher dans | Page / Section / Groupe de sections / Carnet | Commencez par Section pour les sprints, puis élargissez au Carnet pour des bilans mensuels. |
| Regrouper par | Balise / Section / Titre | Balise pour séparer To‑Do / Visible / Important. |
| Trier par | Titre / Dernière mise à jour | Dernière mise à jour pour un suivi « fraîcheur ». |
| Afficher uniquement les éléments non cochés | Activé / Désactivé | Désactivé si vous utilisez la balise « Visible ». Activé uniquement pour une vue 100 % tâches en cours. |
Générer un récapitulatif des balises sous OneNote pour macOS
Ce qui existe aujourd’hui
- Le volet Rechercher des balises est bien présent (onglet Accueil).
- Le bouton Créer une page de synthèse n’est pas disponible dans la version macOS.
Options pour les utilisateurs Mac
| Option | Fonctionnement | Points clés |
|---|---|---|
| Rechercher des balises (natif) | Liste, filtre et classement des balises dans un volet latéral. | Pratique pour consulter. Pas de création automatique de page de synthèse ni de filtrage différencié To‑Do/non‑To‑Do. |
| OneNote Batch pour Mac (Gem) | Application autonome : balaye vos carnets et crée une page de synthèse filtrée. | Installez, lancez Home > Tag List > Start, puis Create Tag Summary Page pour générer la page dans la section voulue. |
| Solution Windows | Ouvrez le carnet sur OneNote (bureau/Windows) via un PC/VM. | Créez la page de synthèse côté Windows ; elle est ensuite parfaitement lisible et éditable sur Mac. |
Bonnes pratiques spécifiques macOS
- Adoptez la balise « Visible » décrite plus haut : elle fonctionne sur macOS et synchronise l’organisation avec Windows/iPad/Web.
- Pour une page de synthèse imprimable, passez par Windows ou par un outil dédié Mac puis poursuivez l’édition sur Mac.
- Centralisez vos tableaux de bord dans une section « Récap (Mac‑First) » pour éviter les divergences entre environnements.
Recommandations pratiques
- Clarifiez l’objectif : si vous voulez juste repérer vite les tâches en cours, le volet Rechercher des balises suffit (Windows et Mac).
- Choisissez la bonne version : la version bureau de OneNote (Windows) reste la plus riche pour la synthèse automatique.
- Sécurisez les outils tiers : vérifiez la compatibilité (Windows/macOS, OneNote) et la conformité aux règles de votre organisation avant installation.
- Standardisez les balises : limitez‑vous à un jeu court (idéalement ≤ 10) ; réservez To‑Do aux actions. Définissez une balise d’inclusion (« Visible ») pour vos informations non actionnables.
- Installez un rituel : hebdomadaire, archivez les tâches cochées et rafraîchissez la synthèse. La clarté est un processus, pas un état.
Exemples de scénarios
| Scénario | Objectif | Configuration conseillée |
|---|---|---|
| Daily stand‑up d’équipe | Voir d’un coup d’œil tâches ouvertes + points chauds. | Balise To‑Do pour actions, balise Visible sur « Bloqueurs/Infos clés ». Récap par Balise, tri Dernière mise à jour. |
| Revue hebdomadaire | Clore/archiver et planifier la semaine suivante. | Page de synthèse (Windows ou outil Mac), supprimer/archiver tâches cochées, dupliquer modèle pour la semaine suivante. |
| Comité de pilotage | État d’avancement + décisions + risques. | Balises Visible sur « Décisions /Risques », To‑Do sur actions. Export PDF depuis la page de synthèse. |
Modèle de page de synthèse (copier‑coller)
RÉCAPITULATIF — Semaine {{N}}
==============================
## Actions en cours (To‑Do non cochés)
* [ ] …
* [ ] …
* [ ] …
## Points importants (balise « Visible »)
* 🔶 …
* 🔶 …
* 🔶 …
## Décisions & risques (balises « Visible » + « Important »)
* ✅ Décision : …
* ⚠️ Risque : …
## Liens utiles
* Page : …
* Section : …
Dépannage — questions fréquentes
Pourquoi mes balises n’apparaissent‑elles pas dans le volet « Rechercher des balises » ?
Le volet ne liste que les balises du périmètre sélectionné (Rechercher dans). Passez de « Page » à « Section » ou « Carnet », puis cliquez Mettre à jour les résultats. Vérifiez aussi que vos éléments sont bien balisés (pas seulement en gras/italique).
Je veux masquer uniquement les tâches cochées, pas le reste. Possible ?
Pas nativement dans le volet, car le filtre « non cochés » est global. Utilisez la balise « Visible » pour isoler vos informations non To‑Do, ou générez une page de synthèse et supprimez manuellement les entrées cochées.
Le bouton « Créer une page de synthèse » n’apparaît pas sur mon Mac.
Comportement attendu : cette fonctionnalité n’est pas incluse dans OneNote pour macOS. Passez par Windows ou un outil dédié Mac, puis continuez l’édition sur Mac.
Puis‑je automatiser l’archivage des tâches cochées ?
Pas directement dans OneNote. Certains outils tiers peuvent aider, mais évaluez soigneusement sécurité et support. Alternative légère : une routine hebdomadaire avec recherche par balises et déplacement vers une section « Archives ».
Les balises personnalisées se synchronisent‑elles entre Windows, Mac et Mobile ?
Les balises appliquées aux paragraphes se synchronisent avec le contenu. L’apparence exacte (icône, ordre dans la galerie) peut varier selon la plateforme, mais l’information (la balise) reste.
Astuces pro & productivité
- Nommer clairement vos balises : « Action (To‑Do) », « Décision », « Risques », « Visible ».
- Limiter le nombre de balises (≤ 10) pour réduire le bruit visuel.
- Un niveau = une balise : n’utilisez pas « Important » et « Urgent » en doublon si votre équipe ne fait pas la différence.
- Un carnet « Run » par équipe : créez une section « Récap » où vivent vos pages de synthèse, sans les mélanger aux notes quotidiennes.
- Geler l’instant T : après une revue, exportez la page de synthèse en PDF pour archiver l’état à date, puis poursuivez l’édition dans la page active.
Comparatif rapide Windows vs macOS
| Fonction | Windows (bureau) | macOS | Remarques |
|---|---|---|---|
| Volet « Rechercher des balises » | Oui | Oui | Paramètres comparables. |
| Créer une page de synthèse | Oui | Non | Contournement : Windows/VM ou outil Mac. |
| Filtre « non cochés » différencié | Non (global) | Non (global) | Utiliser la balise « Visible » + synthèse/archives. |
| Outils/Extensions | Macros Onetastic, OneNote Batch | OneNote Batch (Mac) | Évaluer sécurité/compatibilité. |
Checklist de mise en place (recommandée)
- Créer la balise personnalisée Visible (Windows & Mac).
- Former l’équipe aux règles d’usage des balises (To‑Do réservé aux actions).
- Configurer le volet Rechercher des balises (Regrouper par Balise).
- Mettre en place une section Récap + un modèle de synthèse.
- Définir un rituel d’archivage hebdomadaire des tâches cochées.
- Évaluer au besoin un outil tiers (filtrage avancé / export).
Gouvernance, sécurité et conformité
- Outils tiers : téléchargez depuis la source éditeur, lisez la politique de confidentialité, testez en environnement pilote.
- Partage de carnets : pour les tableaux de bord d’équipe, privilégiez un espace partagé (OneDrive Entreprise/SharePoint) avec droits appropriés.
- Traçabilité : conservez les versions PDF de vos synthèses clés (fin de sprint, comité, clôture de projet).
Raccourcis utiles
| Action | Windows | macOS |
|---|---|---|
| Appliquer balise To‑Do | Ctrl+1 | Cmd+1 |
| Appliquer balise « Important » | Ctrl+2 | Cmd+2 |
| Ouvrir recherche | Ctrl+F | Cmd+F |
| Naviguer entre résultats | Entrée / Maj+Entrée | Entrée / Maj+Entrée |
Glossaire minimal
- Balise : marque appliquée à un paragraphe (ex. To‑Do, Important, Visible).
- To‑Do : balise d’action avec case à cocher (état coché/non coché).
- Page de synthèse : page générée listant les éléments balisés avec des liens.
Conclusion
OneNote ne sait pas, en natif, isoler les To‑Do non cochés tout en conservant à l’écran vos autres balises. En revanche, avec une balise d’inclusion (« Visible »), une page de synthèse (Windows ou outil Mac) et un rituel d’archivage, vous obtenez un tableau de bord clair, durable et synchronisé sur toutes les plateformes.