Bonne nouvelle : Outlook sur le Web et le nouvel Outlook pour Windows permettent enfin d’ajouter les dossiers d’une boîte aux lettres partagée aux Favoris. Voici le contexte, le calendrier 2025, la procédure détaillée, les limites et des conseils de déploiement.
Problématique : ajouter Inbox (ou tout dossier) d’une boîte partagée aux Favoris dans Outlook (Web et nouvel Outlook Windows)
Cette possibilité existait depuis longtemps dans Outlook « classique » pour Windows : un clic droit suffisait pour épingler n’importe quel dossier — y compris ceux d’une boîte partagée — dans la section Favoris afin d’éviter de descendre toute l’arborescence à chaque consultation.
- Avec les nouvelles interfaces introduites en 2023–2024 (Outlook sur le Web modernisé et nouvel Outlook pour Windows), cette action manquait à l’appel ; il fallait remonter chaque fois jusqu’à la boîte partagée, puis ouvrir Inbox ou le dossier voulu.
- Le déploiement de la fonction a été annoncé puis repoussé à plusieurs reprises (fin juin 2024, puis juillet, puis octobre, puis décembre 2024), générant de nombreux retours et tickets utilisateurs.
Lancement effectif et disponibilité (2025)
La fonctionnalité « Ajouter des dossiers d’une boîte partagée aux Favoris » est désormais livrée dans le nouvel Outlook pour Windows et dans Outlook sur le Web. Les jalons officiels 2025 ont été les suivants :
| Phase | Périmètre | Calendrier officiel |
|---|---|---|
| Targeted Release | Nouvel Outlook pour Windows & Outlook sur le Web | Début février → début mars 2025 |
| Disponibilité générale | Tous les tenants (Worldwide, GCC, DoD, etc.) | Début mars → fin avril 2025 |
La Roadmap ID 388913 et le Message Center MC 799635 ont confirmé la fin de déploiement en avril 2025. La page d’aide « What’s new in new Outlook » mentionne désormais la nouveauté « Add shared folders to Favorites ».
Procédure pas à pas (fonction activée)
Outlook sur le Web et nouvel Outlook pour Windows
- Dans le volet des dossiers, développez la boîte aux lettres partagée (elle apparaît sous votre boîte principale si vous y avez été autorisé).
- Clic droit sur Inbox (ou sur le dossier désiré).
- Choisissez Ajouter aux Favoris (Add to Favorites).
Variante : clic droit sur la section Favoris → Ajouter un favori (Add a favorite), puis recherchez le nom de la boîte partagée et sélectionnez le dossier à épingler.
Repères d’interface (FR/EN)
- Boîte de réception → Inbox
- Ajouter aux Favoris → Add to Favorites
- Supprimer des Favoris → Remove from Favorites
Conditions à remplir
- Utiliser une version du nouvel Outlook publiée après avril 2025 (fin de déploiement).
- Fonction non disponible sur Outlook pour Mac et sur les applications mobiles à la date du déploiement 2025.
- La boîte partagée doit déjà être visible dans votre volet de dossiers (voir plus bas « Si vous ne voyez pas la boîte partagée »).
Si l’option n’apparaît pas
- Vérifiez que vous utilisez le « nouvel Outlook » sur Windows (interrupteur en haut à droite). Dans l’ancienne application « classique », la gestion des Favoris est différente.
- Forcez la mise à jour Microsoft 365 (et redémarrez Outlook) ou testez dans un autre navigateur si vous êtes sur le Web.
- Votre locataire peut être encore en cours de déploiement (quelques semaines d’écart sont possibles selon la région/anneau).
Si vous ne voyez pas la boîte partagée
- Sur Windows (nouvel Outlook) : menu Fichier → Ajouter un compte, puis renseignez l’adresse de la boîte partagée et validez (vous devez avoir les autorisations adéquates).
- Sur le Web : paramètres de compte → Boîtes partagées → Ouvrir (Open) et saisissez le nom de la boîte.
Limitations et incidents connus
| Problème observé | Contournement / Correctif |
|---|---|
| Disparition temporaire des sous-dossiers après ajout aux Favoris | Retirer le dossier des Favoris, redémarrer, puis ré‑ajouter. Bug corrigé dans les builds ≥ mai 2025. |
| Option visible sur le Web mais pas dans l’application Windows | S’assurer d’utiliser le nouvel Outlook (et non la version « classique »). |
| Impossible de localiser la boîte partagée | Ajouter la boîte via Fichier → Ajouter un compte (appli) ou via Boîtes partagées → Ouvrir (Web), puis réessayer l’épinglage dans Favoris. |
Pourquoi cette nouveauté compte (productivité & support)
- Gain de temps immédiat : l’Inbox de la boîte partagée (et les dossiers clés) passent en haut de la liste au lieu d’être nichés sous plusieurs niveaux de dossiers.
- Expérience unifiée : la même action fonctionne désormais dans Outlook sur le Web et dans le nouvel Outlook pour Windows.
- Moins de tickets : la plupart des demandes « je ne trouve pas le dossier de la boîte partagée » disparaissent avec des Favoris bien configurés.
Bonnes pratiques / recommandations
- Surveiller la Roadmap 388913 et le MC 799635 pour les évolutions et correctifs complémentaires.
- Sensibiliser les utilisateurs au moment de l’activation : une courte actu interne suffit (« clic droit → Ajouter aux Favoris »).
- Éviter la surcharge : limitez les Favoris aux dossiers réellement utiles pour préserver la clarté et d’excellentes performances.
- Nommer clairement les dossiers de la boîte partagée (ex. « Traitement — Factures », « Archive — 2025 ») pour rendre la recherche plus efficace.
Rappels d’administration (permissions et visibilité)
Une boîte aux lettres partagée n’apparaît dans le volet de l’utilisateur que si celui‑ci dispose des droits requis. Les plus courants sont :
| Droit | Effet | Remarque |
|---|---|---|
| Full Access | Ouvrir la boîte et parcourir tous les dossiers | Indispensable pour ajouter un dossier aux Favoris |
| Send As | Envoyer comme la boîte partagée | Indépendant de la visibilité des dossiers |
| Send on behalf | Envoyer « de la part de » | Affiche le tag « de la part de » chez le destinataire |
Automapping : si le compte est configuré pour l’automapping, la boîte partagée se montera automatiquement sous la boîte principale de l’utilisateur. Sinon, l’utilisateur doit l’ajouter manuellement (voir la section « Si vous ne voyez pas la boîte partagée »).
Procédures de dépannage (check‑list rapide)
- Vider le cache de l’application (nouvel Outlook) ou vider le cache du navigateur si le problème ne survient que sur le Web.
- Redémarrer Outlook et, si besoin, la machine (certains correctifs d’interface ne s’appliquent qu’au prochain lancement).
- Tester avec un autre compte déjà éligible pour isoler une anomalie de profil.
- Révoquer / réattribuer les droits sur la boîte partagée si celle‑ci n’apparaît pas, puis laisser la réplication s’effectuer.
- Limiter les Favoris à quelques dossiers pertinents si l’interface devient lente ou si la section dépasse une hauteur d’écran.
Avant avril 2025 : solutions alternatives (héritage)
- Revenir temporairement à Outlook « classique » sur Windows : les Favoris pour dossiers partagés y fonctionnaient déjà.
- Monter la boîte partagée comme compte secondaire : elle apparaît alors tout en haut du volet de dossiers, ce qui raccourcit la navigation.
- Raccourcis de recherche : enregistrer des requêtes ciblées (ex. « dossier:BoîtePartagée/Inbox is:unread ») pour un accès en un clic.
Comparatif rapide : Outlook « classique » vs nouvel Outlook
| Capacité | Outlook classique (Win) | Nouvel Outlook (Win) & Web |
|---|---|---|
| Ajouter Inbox d’une boîte partagée aux Favoris | Oui (historique) | Oui (depuis 2025) |
| Roaming des Favoris entre appareils | Partiel selon profil | Oui (synchronisés avec le compte) |
| Parité Web / Client | Non | Visée paritaire (fonction arrive sur les deux) |
Conseils de déploiement à l’échelle (IT/Support)
Checklist avant annonce aux utilisateurs
- Vérifier que votre tenant est bien entièrement basculé (anneau standard) et que les comptes pilotes voient l’option « Ajouter aux Favoris » sur les dossiers partagés.
- Mettre à jour le guide interne Outlook (captures d’écran FR/EN) avec la procédure en 3 étapes.
- Préparer un message d’adoption en 3 lignes (ex. Teams, Yammer/Viva Engage, e‑mail).
Modèle d’annonce prêt à l’emploi
Outlook — Nouveauté : vous pouvez désormais ajouter l’Inbox (et tout dossier) d’une boîte partagée à vos Favoris dans Outlook sur le Web et dans le nouvel Outlook pour Windows. Clic droit sur le dossier → Ajouter aux Favoris. Idéal pour accéder en un geste à vos dossiers d’équipe.
Gouvernance & UX
- Standardiser 3–5 dossiers à épingler par équipe (ex. Inbox, À traiter, Envoyés, Archive).
- Documenter un rituel d’hygiène (désépingler les dossiers peu consultés, archiver les anciens dossiers).
- Glisser cette nouveauté dans le parcours d’onboarding des nouveaux collaborateurs.
Questions fréquentes (FAQ)
Mes Favoris sont‑ils personnels ou partagés ?
Personnels. Chaque utilisateur gère sa propre liste de Favoris, qui se synchronise entre Web et nouvel Outlook s’il utilise le même compte.
Puis‑je ajouter n’importe quel dossier d’une boîte partagée ?
Oui, dès lors que vous avez les droits de lecture nécessaires. Cela inclut Inbox, des sous‑dossiers, et des dossiers personnalisés.
Pourquoi je ne vois pas l’option « Ajouter aux Favoris » dans l’application Windows ?
Assurez‑vous d’être dans le nouvel Outlook (interrupteur en haut à droite). Dans Outlook « classique », la gestion des Favoris est différente.
Et sur Mac ou sur mobile ?
Au moment du déploiement 2025 décrit ici, la fonctionnalité n’était pas proposée sur Outlook pour Mac ni sur les apps mobiles.
Mes Favoris ont disparu ou sont vides après un redémarrage
Retirez puis ré‑ajoutez le dossier problématique. Si l’anomalie persiste, redémarrez l’application et vérifiez que vous êtes à jour (correctif diffusé mi‑2025).
Ergonomie : astuces utiles
- Glisser‑déposer : sur le Web, vous pouvez faire glisser un dossier vers la section Favoris pour l’épingler rapidement.
- Tri des Favoris : réordonnez vos entrées par glisser‑déposer pour faire remonter les dossiers d’équipe les plus consultés.
- Menus contextuels clavier : Shift+F10 ouvre le menu contextuel pour « Ajouter aux Favoris » sans souris.
- Nettoyage : si une entrée de Favoris renvoie une erreur (dossier renommé/déplacé), supprimez‑la puis recréez‑la.
Cas d’usage concrets
- Service client : épinglez « Inbox », « Tickets à traiter », « Escalade » pour réduire de 30 % le temps de navigation dans les dossiers partagés à fort volume.
- Finances : mettez en Favoris « Inbox », « Factures reçues », « Fournisseurs » pour sécuriser la revue quotidienne.
- Projets : créez « Suivi hebdo » et « Comité » dans la boîte d’équipe, puis épinglez‑les pour une préparation express des réunions.
Bonnes pratiques de nommage des dossiers (boîtes partagées)
Un nommage cohérent facilite la recherche et rend les Favoris immédiatement parlants.
| Type de dossier | Recommandation de nom | Exemple |
|---|---|---|
| Traitement | Verbe + objet | Traiter — Factures, Valider — Bons de commande |
| Référentiel | Nom clair + période | Archive — 2025, Modèles — Réponses |
| Escalade | Mot‑clé + niveau | Escalade — N2, Escalade — DAF |
Checklist express pour le support
- Vérifier que l’utilisateur est sur le nouvel Outlook ou sur le Web.
- Confirmer la présence de la boîte partagée dans le volet de dossiers (sinon, l’ajouter).
- Tester le clic droit → Ajouter aux Favoris sur Inbox et sur un sous‑dossier.
- En cas d’échec, retirer des Favoris, redémarrer, puis ré‑épingler.
- Si besoin, réinitialiser le profil (nouvel Outlook) ou vider le cache du navigateur (Web).
Récapitulatif
Après plusieurs reports en 2024, la fonctionnalité tant attendue est disponible depuis début 2025 dans le nouvel Outlook pour Windows et dans Outlook sur le Web, avec un déploiement terminé fin avril 2025. L’utilisation est on ne peut plus simple : clic droit sur Inbox (ou le dossier désiré) → Ajouter aux Favoris. Résultat : un accès direct, cohérent et unifié aux dossiers critiques des boîtes partagées — sans parcourir toute l’arborescence.
En résumé — Dans le nouvel Outlook pour Windows et dans Outlook sur le Web, vous pouvez désormais épingler Inbox (ou tout dossier) d’une boîte partagée dans Favoris. La mise à disposition générale a été finalisée fin avril 2025. Si l’option n’apparaît pas, vérifiez la version (nouvel Outlook), les autorisations et l’état du déploiement du tenant, puis appliquez la check‑list de dépannage ci‑dessus.