Vos « My Templates » n’apparaissent plus dans le nouveau Outlook pour Windows ? Rassurez‑vous : ils ne sont pas perdus. Voici comment les retrouver immédiatement, comprendre la cause, et choisir le meilleur contournement en attendant la prise en charge complète dans la nouvelle application.
Problématique
Plusieurs utilisateurs remarquent que les modèles d’e‑mail créés auparavant via My Templates n’apparaissent pas lorsqu’ils basculent vers la nouvelle version d’Outlook pour Windows. Dans la version Web d’Outlook et dans l’ancienne application de bureau (Outlook classique), ces modèles restent visibles et utilisables. Le décalage provient de la manière dont la nouvelle application gère les compléments Office, encore en phase de convergence avec le Web et le client classique.
Contexte et symptômes
- Dans la nouvelle application Outlook pour Windows, le bouton Apps ou l’entrée My Templates n’apparaît pas dans la fenêtre de rédaction.
- Dans Outlook sur le Web, l’icône Apps puis My Templates reste disponible ; vos modèles sont bien présents.
- Dans Outlook classique pour Windows ou Mac, l’icône Mes compléments ou My Templates s’affiche et fonctionne comme avant.
Diagnostic
Fonctionnalité fournie par un complément
My Templates n’est pas une fonction intrinsèque du client : c’est un Office Add‑in (complément) déployé côté service et chargé par le client compatible. Son apparition dépend donc à la fois du client utilisé et des autorisations du tenant.
Couverture incomplète dans la nouvelle application
La nouvelle application Outlook pour Windows reprend l’interface Web pour offrir une expérience unifiée. Toutefois, tous les compléments ne sont pas encore entièrement intégrés. Résultat : certains utilisateurs ne voient pas My Templates dans la nouvelle application alors qu’il est disponible sur le Web et dans Outlook classique.
Comptes, licences et droits
L’add‑in apparaît uniquement si :
- le compte (professionnel, scolaire ou personnel) est autorisé à utiliser les compléments,
- la licence inclut l’usage des compléments Office,
- l’administrateur n’a pas désactivé le complément pour tout ou partie du tenant.
Solutions et contournements
| Objectif | Solution / Étapes | Où cela fonctionne |
|---|---|---|
| Accéder rapidement aux modèles | Rédiger un nouveau message. Cliquer sur Apps ▸ My Templates. Si l’icône manque : vérifier que le complément « My Templates » est installé et activé via Insertion ▸ Compléments ou Mes compléments. | Version Web d’Outlook ; Outlook classique (Win/Mac) |
| Récupérer l’accès depuis la nouvelle application | Revenir provisoirement à Outlook classique depuis Paramètres ▸ Basculer vers l’ancienne version. Ou utiliser Outlook sur le Web dans le navigateur. | Windows (nouvelle application) |
| Conserver ou transférer des modèles | Depuis le Web, ouvrir chaque modèle, copier son contenu puis : • l’enregistrer en Quick Parts dans Outlook classique ; • ou le transformer en signature si le bloc est fixe. | Tous clients Outlook |
| Vérifier la disponibilité du complément | Dans le centre d’administration Microsoft 365 : Paramètres ▸ Paramètres des organisations ▸ Services ▸ Add‑ins – s’assurer que « My Templates » n’est pas désactivé pour le tenant ou l’utilisateur. | Administrateurs |
| Suivre l’évolution | Surveiller la feuille de route Microsoft 365 (ID #166636) pour l’intégration de « My Templates » dans le nouveau client. | — |
Procédure détaillée
Accès via la version Web
- Ouvrir Outlook dans le navigateur et cliquer sur Nouveau message.
- Dans la barre d’outils du composeur, cliquer sur Apps (ou l’icône Compléments).
- Sélectionner My Templates pour afficher la liste des modèles.
- Cliquer sur un modèle pour l’insérer ; modifier si nécessaire avant l’envoi.
Astuce : épinglez le panneau My Templates pour réduire les clics lors d’un enchaînement de messages.
Accès via Outlook classique
- Créer un nouveau message.
- Ouvrir l’onglet Insertion.
- Cliquer sur Mes compléments puis choisir My Templates.
- Si le complément est absent, cliquer sur Obtenir des compléments, rechercher « My Templates », puis l’ajouter.
Remarque : My Templates est distinct des Quick Parts et des modèles OFT ; chacun couvre un usage différent (voir tableau comparatif plus bas).
Contournement dans la nouvelle application
- Basculer temporairement vers Outlook classique pour insérer vos modèles.
- Ou rédiger dans Outlook sur le Web, puis reprendre la conversation dans la nouvelle application si besoin.
Pourquoi la disparition se produit
La nouvelle application s’appuie sur une base Web modernisée. Cette architecture apporte une meilleure cohérence entre plateformes, mais suppose que chaque complément soit pris en charge et validé côté client. Tant que l’intégration n’est pas finalisée, le chargement de certains add‑ins, dont My Templates, peut être absent ou partiellement disponible. Ce comportement varie selon le tenant, la région et les paramètres d’administration.
Comparatif des options d’insertion
| Option | Cas d’usage | Avantages | Limites | Compatibilité |
|---|---|---|---|---|
| My Templates | Blocs de texte courts à moyens, répétitifs, sans pièces jointes | Insertion en un clic, disponible Web et classique, gestion centralisée côté service | Non disponible de manière fiable dans la nouvelle application pour l’instant, pas de pièces jointes | Web ; Outlook classique |
| Quick Parts | Paragraphes structurés, fragments HTML, signatures enrichies | Très rapide dans Outlook classique, riche en mise en forme | Stockage local au profil, nécessite sauvegarde/export en cas de migration | Outlook classique |
| Modèles OFT | Messages complets avec objet, destinataires et corps, pièces jointes possibles | Structure d’e‑mail complète réutilisable, partageable en fichier | Moins pratique pour de petits blocs, dépend du client de bureau | Outlook classique |
| Signatures | Blocs fixes en pied de message, mentions légales, disclaimers | Insertion automatique ou manuelle, gouvernance possible | Réservé au pied de message, pas idéal pour des réponses variées | Web ; classique ; nouvelle application |
| Raccourcis de texte système | Snippets universels cross‑apps, réponses très courtes | Fonctionne dans toutes les applications, apprentissage simple | Pas de mise en forme riche, maintenance manuelle | Windows ; macOS via remplacements de texte |
Conserver et transférer vos modèles
Pour sécuriser vos contenus répétitifs et vous affranchir des changements d’interface, adoptez une stratégie mixte :
- Inventorier les modèles stratégiques (relations clients, support, juridique, RH).
- Exporter leur contenu depuis My Templates dans le Web (copier‑coller texte/HTML).
- Cloner chaque modèle sous forme de Quick Parts dans Outlook classique ou de signatures si le contenu est statique.
- Archiver une copie source hors Outlook (OneNote, SharePoint, fichier texte) pour éviter toute dépendance à un client.
Bonnes pratiques de gouvernance
- Nomenclature claire : préfixer les modèles par équipe ou usage (Ventes‑Devis, Support‑Retour).
- Placeholders normalisés : utiliser des crochets ([Nom client], [Référence]) pour éviter les oublis.
- Variantes courtes : préférer plusieurs modèles courts à un seul texte très long, pour gagner en pertinence.
- Révision périodique : planifier une revue trimestrielle pour retirer les modèles obsolètes.
- Accessibilité : vérifier la lisibilité et le contraste si vous utilisez du HTML enrichi.
Checklist de dépannage
- Client utilisé : confirmez si vous êtes dans la nouvelle application. Si oui, testez immédiatement dans le Web : si les modèles s’affichent, le problème vient de la couverture du complément dans le nouveau client.
- Icône Apps : absente ou grisée ? Vérifiez les paramètres du ruban et la densité d’affichage ; certaines icônes se replient dans le menu ⋯.
- Disponibilité du complément : dans Mes compléments ou Obtenir des compléments, recherchez My Templates et ajoutez‑le si nécessaire.
- Stratégies administratives : demandez à votre helpdesk si les compléments Office sont autorisés pour votre compte et si My Templates est activé au niveau organisation.
- Profil et cache : si le complément est visible pour certains utilisateurs et pas d’autres, testez une session de navigateur privée dans le Web, puis un nouveau profil sur la machine.
- Basculer vers le classique : si la contrainte est bloquante, revenez au client classique en attendant l’intégration complète.
Scénarios types et recommandations
Relation client
Créez un modèle par étape du cycle : présentation, qualification, relance, clôture. Variez les accroches et gardez des versions courtes, adaptées aux réponses rapides.
Support interne
Standardisez les messages d’accueil, de demande d’informations complémentaires et de clôture. Combinez un modèle et un lien vers la base de connaissances.
Ressources humaines
Préparez des modèles pour la convocation, le retour d’entretien et l’onboarding. Utilisez des placeholders pour personnaliser rapidement.
Questions fréquentes
Mes modèles ont‑ils disparu ?
Non. Ils restent associés à votre compte et accessibles via Outlook sur le Web et via Outlook classique. La non‑apparition dans la nouvelle application vient de la prise en charge incomplète de certains compléments.
Puis‑je récupérer mes textes dans la nouvelle application ?
Pas directement si l’icône My Templates n’est pas proposée. Utilisez le Web ou le client classique pour insérer ou copier le contenu, puis revenez à la nouvelle application si besoin.
Les modèles My Templates sont‑ils identiques aux Quick Parts ?
Non. My Templates est un add‑in côté service, portable entre Web et classique. Quick Parts est local au profil Outlook classique, pratique mais à sauvegarder lors d’une migration.
Puis‑je ajouter des pièces jointes dans My Templates ?
Non. My Templates stocke du texte riche ; pour des messages avec pièces jointes standardisées, préférez des modèles OFT ou un processus automatisé.
Quand la nouvelle application prendra‑t‑elle en charge le complément ?
Suivez l’élément de feuille de route interne référencé par l’ID indiqué plus haut. En attendant, utilisez les contournements proposés dans ce guide.
Itinéraire conseillé par profil
| Profil | Action immédiate | Contournement durable | Note |
|---|---|---|---|
| Utilisateur individuel | Utiliser Outlook sur le Web pour insérer les modèles | Dupliquer les modèles en signatures ou Quick Parts | Conserver une copie dans un fichier partagé |
| Équipe commerciale | Centraliser les textes dans un dépôt partagé | Décliner en versions courtes par étape | Standardiser les placeholders pour fusion rapide |
| Support technique | Mapper les modèles aux catégories de tickets | Quick Parts par type d’incident récurrent | Révision mensuelle des contenus |
| Administrateur | Vérifier l’autorisation des add‑ins au niveau tenant | Informer des limites de la nouvelle application | Plan de communication interne et suivi de la feuille de route |
Procédure administrateur
- Ouvrir le centre d’administration Microsoft 365.
- Accéder à Paramètres ▸ Paramètres des organisations ▸ Services ▸ Add‑ins.
- Contrôler l’état du complément My Templates : autorisé globalement ? déployé pour des groupes ? restrictions spécifiques ?
- Valider que les utilisateurs ciblés disposent de licences permettant l’usage des compléments Office.
- Communiquer le plan de transition et les contournements aux équipes.
Modèle de message pour le support interne
Vous pouvez reprendre et adapter le canevas ci‑dessous pour accélérer les échanges avec votre service informatique :
Objet : Accès à « My Templates » dans la nouvelle application Outlook pour Windows
Bonjour,
Depuis le passage à la nouvelle application Outlook pour Windows, je ne vois plus l’option Apps ▸ My Templates dans la fenêtre de rédaction. Les modèles restent visibles dans Outlook sur le Web et dans Outlook classique.Pouvez‑vous confirmer que les compléments Office sont autorisés pour mon compte et que le complément My Templates est activé au niveau de l’organisation ? En attendant, j’utilise le Web et les Quick Parts comme contournement.
Merci d’avance,
Mémo rapide
- Rien n’est perdu : vos modèles sont visibles sur le Web et en classique.
- Nouvelle application : couverture du complément en cours de déploiement.
- Contournements : Web, classique, Quick Parts, signatures, raccourcis système.
- Pérennité : gardez une copie hors Outlook et des règles de nommage claires.
Conclusion
La disparition de My Templates dans la nouvelle application Outlook pour Windows tient à l’état de la prise en charge des compléments. Les modèles demeurent attachés à votre compte et restent immédiatement accessibles via Outlook sur le Web et via Outlook classique. En parallèle, sécurisez vos contenus : exportez, dupliquez en Quick Parts ou en signatures, mettez en place des raccourcis système, et gardez une copie de référence hors Outlook. Cette approche zéro regret garantit votre productivité quelle que soit l’évolution du client Outlook.
Informations complémentaires utiles
- Limite actuelle : la nouvelle application ne charge pas encore tous les compléments (COM/VSTO et certains Office Add‑ins), dont My Templates.
- Alternatives légères :
- Utiliser des réponses suggérées pour les textes courts.
- Activer les raccourcis de texte de Windows 11 (Paramètres ▸ Saisie ▸ Saisie de texte) pour insérer du contenu récurrent dans toute application.
- Bonnes pratiques : conservez une copie locale de vos modèles clés (OneNote, SharePoint, fichier texte). Ainsi, une bascule d’interface, une mise à jour ou un changement de licence n’interrompra pas votre flux de travail.
En bref : vos modèles ne sont pas perdus ; utilisez le Web ou le client classique dès maintenant, et adoptez les contournements proposés jusqu’à ce que la nouvelle application prenne pleinement en charge le complément.