Outlook Mac : connaître la taille de sa boîte et éviter les blocages (Legacy, Nouvel Outlook, OWA) – macOS Sequoia 15.2

Sur macOS Sequoia 15.2, le « Nouvel Outlook » masque des outils historiques. Voici des méthodes concrètes et fiables pour connaître la taille réelle de votre boîte et de vos dossiers (serveur et « Sur mon Mac »), puis optimiser l’espace et éviter les blocages.

Sommaire

Comment connaître la taille de sa boîte Outlook sur Mac ?

Problématique

Depuis macOS Sequoia 15.2, l’option historique Outils ▸ Nettoyer la boîte aux lettres peut ne plus apparaître, en particulier dans le Nouvel Outlook. Résultat : difficile de visualiser la taille des dossiers (serveur et locaux « Sur mon Mac »), d’anticiper les quotas Exchange/IMAP ou de comprendre pourquoi la synchronisation ralentit.

Panorama des solutions

Contexte	Méthode	Ce que ça affiche	Quand l’utiliser
Outlook « classique » (Legacy)	Boîte de dialogue « Nettoyer la boîte »	Détail par dossier (boîte et sous-dossiers), souvent côté serveur	Quand le bouton Nettoyer la boîte aux lettres est disponible
Outlook « classique » (Legacy)	Propriétés d’un dossier	Taille du dossier et de ses sous-dossiers (serveur + local le cas échéant)	Pour auditer un dossier précis (Réception, Envoyés, Projet, etc.)
Nouvel Outlook pour Mac	Revenir temporairement au Legacy	Permet de retrouver les boîtes de dialogue manquantes	Si vous avez besoin du détail par dossier en natif
Nouvel Outlook pour Mac	Outlook sur le Web (OWA)	Tableau du stockage par dossier côté serveur	Pour Exchange Online/Microsoft 365 ; fiable sur les quotas
Nouvel Outlook pour Mac	Inspection du cache local	Volume occupé par la base locale (.olk/.imap, profils)	Si la place disque du Mac devient critique ou si l’envoi est bloqué
Dossiers « Sur mon Mac »	Finder — Calculer toutes les tailles	Taille réelle sur disque des dossiers locaux	Quand vous archivez localement pour alléger le serveur

Procédure détaillée par méthode

Outlook « classique » (Legacy) : via « Nettoyer la boîte aux lettres »

Ouvrez Outlook (version « classique »/Legacy).
Menu Outils ▸ Nettoyer la boîte aux lettres.
Cliquez sur Afficher la taille de la boîte : une fenêtre liste la taille par dossier avec, selon le type de compte, les tailles côté serveur et local.
Notez les dossiers volumineux (souvent Éléments envoyés, Éléments supprimés, Boîte de réception).

Astuce : exportez la liste (copier/coller vers Excel/Numbers) pour garder une trace avant/après nettoyage.

Outlook « classique » (Legacy) : via les propriétés d’un dossier

Dans le volet des dossiers, faites un clic droit sur le dossier à auditer (ex. Boîte de réception).
Choisissez Propriétés ou Propriétés du dossier.
Ouvrez l’onglet ou le bouton Taille du dossier. Vous obtenez la taille cumulée du dossier et de ses sous-dossiers.

Quand l’utiliser ? Idéal pour valider rapidement la taille d’un dossier suspect (par exemple un sous-dossier projet qui a grossi avec des pièces jointes).

Nouvel Outlook pour Mac : revenir temporairement au Legacy

Dans la barre d’outils, désactivez le commutateur New Outlook (souvent en haut à droite). Outlook redémarre en mode Legacy.
Appliquez l’une des méthodes ci‑dessus (Nettoyer la boîte ou Propriétés du dossier).
Une fois l’audit effectué, réactivez le Nouvel Outlook si vous le souhaitez.

Pourquoi faire ? Le « Nouvel Outlook » ne comporte pas encore l’ensemble des boîtes de dialogue avancées. Le passage temporaire au Legacy est la méthode la plus rapide pour un diagnostic exhaustif, sans modifier vos données.

Nouvel Outlook pour Mac : mesurer via Outlook sur le Web (OWA)

Ouvrez Outlook sur le Web dans votre navigateur (compte professionnel/éducation Microsoft 365).
Accédez à Paramètres (icône d’engrenage) ▸ Afficher tous les paramètres.
Selon votre interface : Général ▸ Stockage ou Courrier ▸ Stockage.
Consultez le tableau récapitulatif par dossier et le pourcentage d’utilisation du quota.

Avantages : l’OWA reflète fidèlement ce qui est sur le serveur Exchange Online, y compris les boîtes aux lettres partagées si vous y avez accès.

Nouvel Outlook pour Mac : inspecter le cache local du Mac

Quittez Outlook (⌘ Q) pour figer la base locale.
Dans le Finder : Aller ▸ Aller au dossier… (⇧⌘G) et collez :
~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook
Repérez le profil en cours (Profiles, Data, fichiers .olk ou .imap selon versions).
Sélectionnez le fichier/la base, puis Fichier ▸ Lire les informations (⌘ I) pour obtenir la Taille sur disque.

À savoir : si la base locale s’approche de ~50 Go, l’indexation Spotlight et certaines opérations (envoi, reconstruction) peuvent se dégrader. Surveillez également l’espace libre global du disque.

Dossiers « Sur mon Mac » : mesurer avec le Finder

Dans Outlook, identifiez les dossiers « Sur mon Mac » (archives locales).
Quittez Outlook pour éviter que la taille évolue pendant la mesure.
Dans le Finder, passez en mode Liste, puis utilisez Présentation ▸ Afficher les options de présentation (⌘ J).
Cochez Calculer toutes les tailles. Patientez le temps que macOS calcule la taille de chaque dossier.

Limites : selon le format de la base, le Finder peut afficher la taille d’un conteneur global (profil) plutôt que celle de chaque sous‑dossier Outlook. Dans ce cas, combinez avec les Propriétés du dossier dans Outlook Legacy pour un niveau de détail par dossier.

Pourquoi les chiffres diffèrent parfois ?

Serveur vs local : l’OWA montre uniquement la part serveur ; le Finder, la part stockée sur votre disque. Des écarts sont normaux si vous avez des archives locales « Sur mon Mac ».
Conversation et pièces jointes : l’affichage par conversation peut donner une impression de duplication. Le calcul par dossier reste la référence.
Cache et indexation : la base Outlook embarque des index (recherche, miniatures). La « taille sur disque » peut dépasser la somme des messages.
IMAP vs Exchange : certains comptes IMAP conservent des copies locales étendues selon le paramètre de mise en cache (durée de synchronisation).

Conseils pour gérer l’espace et éviter les blocages

Bonnes pratiques	Pourquoi / Comment
Archiver/déplacer les messages anciens ou volumineux	Réduisez la taille active de la boîte pour accélérer la recherche et la synchro. Déplacez vers des dossiers d’archives (serveur ou « Sur mon Mac » selon politique).
Vider Corbeille et Indésirables	Ces dossiers comptent dans votre quota et grossissent vite. Programmez une suppression automatique (ex. 30 jours).
Compresser les pièces jointes ou utiliser OneDrive/SharePoint	Les pièces jointes expliquent la majorité du surpoids. Préférez les liens de partage aux envois massifs en pièce jointe.
Classer par taille / Dossier de recherche « Avec pièces jointes »	Repérez les messages > 5 Mo : triez par Taille (Outlook ou OWA), ou utilisez un dossier de recherche ciblant les pièces jointes.
Contrôler les limites serveur	En environnement Microsoft 365 : quota typique 50 Go (Plan 1) ou 100 Go (Plan 2). Au‑delà de ~80 %, anticipez pour éviter le blocage d’envoi/réception.
Surveiller le cache du Mac	Une base Outlook locale trop volumineuse (~50 Go et plus) peut ralentir, impacter l’envoi et la stabilité. Libérer de l’espace disque aide.

Plan d’action en 15 minutes

Mesurer : OWA (serveur) + Propriétés de dossiers (Legacy) + Finder (« Sur mon Mac »).
Élaguer : vider Corbeille/Indésirables, supprimer/archiver > 5 Mo, nettoyer Éléments envoyés.
Stabiliser : déplacer les archives froides vers « Sur mon Mac » (si conformité OK) ou vers un espace de partage OneDrive/SharePoint.
Vérifier : re-mesure rapide (OWA et Finder) et consigner les résultats.

Signes avant‑coureurs et remèdes

Symptôme	Cause probable	Action rapide
Envoi bloqué / messages en file d’attente	Quota serveur dépassé ou base locale saturée	Vider Suppressions/Indésirables, archiver les gros envoyés, vérifier la place disque
Recherche lente	Base locale imposante, index surchargé	Réduire la taille active et laisser Spotlight réindexer
Différence forte entre OWA et Mac	Archives « Sur mon Mac » non comptées côté serveur	Mesurer séparément serveur vs local et documenter
Outlook affiche « Presque plein »	Seuil d’alerte ≈ 80 % atteint	Supprimer/archiver immédiatement, en ciblant les pièces jointes

Techniques ciblées pour gagner vite de l’espace

Trier par taille : dans Outlook/OWA, triez vos dossiers par Taille de l’élément. Commencez par les 50 plus gros éléments.
Réduire « Éléments envoyés » : filtrez « Avec pièces jointes », supprimez les doublons d’envois volumineux (ex. export PDF multiples).
Conversations volumineuses : supprimez les réponses intermédiaires sans pièces si la dernière contient l’historique (selon politique interne).
Pièces jointes récurrentes : sauvegardez‑les dans OneDrive/SharePoint, puis remplacez les messages par des liens (ou archivez‑les hors du flux actif).
Nettoyage périodique : mettez un rappel mensuel « Audit stockage Outlook » (10 min).

Cas d’usage et pas‑à‑pas

Je dois justifier la consommation par équipe

Dans OWA, prenez une capture des Statistiques de stockage par dossier (serveur).
Dans Outlook Legacy, relevez la Taille du dossier pour les dossiers critiques.
Dans le Finder, mesurez l’archive « Sur mon Mac » correspondante.
Compilez le tout dans un tableau « Avant/Après » pour votre manager.

Je manque d’espace disque sur mon Mac

Mesurez la base locale dans ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook.
Libérez l’espace utilisateur (Téléchargements, Vidéos) et passez un coup d’œil aux caches applicatifs.
Déplacez des archives Outlook vers un stockage externe si votre politique IT l’autorise (sinon privilégiez des archives serveur).

Je dois réduire la boîte d’un collègue absent

Vérifiez vos droits sur la boîte partagée ou déléguée.
Utilisez OWA pour le tableau de stockage, ciblez les dossiers > 1 Go.
Nettoyez Indésirables, Éléments supprimés, puis déplacez les gros lots vers une archive conforme.

Différences par type de compte

Type de compte	Particularités de taille	À surveiller
Exchange Online (Microsoft 365)	Quota côté serveur (50 Go ou 100 Go en général) + politique de rétention	Seuils d’alerte, boîtes d’archive en ligne, dossiers partagés
IMAP	Cache local ajustable ; certains fournisseurs limitent la taille par dossier	Synchronisation de gros dossiers, conservation hors‑ligne
POP	Courriel téléchargé souvent Sur mon Mac	La sauvegarde locale devient critique (Time Machine, sauvegardes tierces)

Règles d’or pour une boîte saine

Dossier actif < 15 Go : au‑delà, l’expérience peut se dégrader (indexation, recherche, envoi).
Pièces jointes : privilégiez des liens cloud. Configurer un Centre de partage simple dans OneDrive/SharePoint.
Rotation d’archives : semestrielle ou annuelle, selon la volumétrie projet.
Politique d’étiquetage : marquer les courriels devant rester côté serveur (compliance) vs les échanges éphémères.

Guide pas‑à‑pas ultra‑détaillé

Mesurer côté serveur avec OWA

Ouvrez OWA et connectez‑vous à votre compte professionnel.
Cliquez sur l’icône Paramètres.
Choisissez Afficher tous les paramètres → Général ou Courrier → Stockage.
Analysez la liste des dossiers : triez par taille si l’option est disponible.
Repérez les dossiers > 1 Go et ceux qui grossissent vite (Envoyés, Réception).

Mesurer par dossier dans Outlook Legacy

Basculer en mode Legacy si vous étiez dans le Nouvel Outlook.
Menu Outils ▸ Nettoyer la boîte aux lettres → Afficher la taille de la boîte.
Ou clic droit dossier → Propriétés → Taille du dossier.
Exporter les relevés (copier/coller) pour un suivi historique.

Mesurer « Sur mon Mac » avec le Finder

Fermez Outlook pour stabiliser la base.
Finder → dossier Outlook dans ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook.
Mode Liste → ⌘ J → cochez Calculer toutes les tailles.
Comparez la taille globale de la base aux tailles serveur (OWA). La différence correspond souvent aux archives locales et à l’indexation.

Nettoyage intelligent (sans tout casser)

Sécurité d’abord : vérifiez les politiques de conservation. Export possible d’un dossier (.olm) avant suppression massive.
Ordre recommandé : Éléments supprimés → Indésirables → Envoyés → sous‑dossiers projets.
Repérage express : triez par Taille et supprimez/archivez les + gros (souvent quelques dizaines de messages libèrent des Go).
Pièces jointes : stockez‑les dans OneDrive/SharePoint, gardez un e‑mail « référence » avec lien.

FAQ

Le « Nouvel Outlook » n’a pas l’option « Nettoyer la boîte ». C’est normal ?

Oui. Cette interface évolue et n’intègre pas toutes les boîtes de dialogue historiques. Basculez temporairement en mode Legacy, ou utilisez OWA pour la vue « Stockage » côté serveur.

Pourquoi OWA indique 48 Go alors que le Finder m’affiche 60 Go ?

OWA reflète le serveur uniquement. Le Finder inclut la base locale, les index et, parfois, des archives « Sur mon Mac ». Un écart est normal. Additionnez « serveur » + « local » pour obtenir la consommation totale côté utilisateur.

Dois‑je tout archiver « Sur mon Mac » ?

Pas forcément : vérifiez la conformité (conservation légale, recherche e‑discovery, sauvegarde). Si votre organisation impose une archive en ligne, privilégiez‑la.

Mes envois se bloquent alors que je suis à 70 % du quota.

Regardez la taille de la base locale et l’espace libre disque. Une base autour de 50 Go + peu d’espace libre peut suffire à perturber l’envoi et l’indexation.

Comment suivre mes progrès dans le temps ?

Créez un tableau « Stockage Outlook » avec : date, taille serveur (OWA), taille dossiers clés (Legacy), taille base locale (Finder), actions effectuées. En quelques mois, vous identifierez les dossiers qui regonflent.

Erreurs fréquentes et comment les éviter

Supprimer avant de mesurer : mesurez toujours d’abord. Les actions seront plus ciblées.
Nettoyer uniquement la Réception : Envoyés et Suppression concentrent souvent 30–60 % du volume.
Ignorer les boîtes partagées : elles consomment votre quota local si synchronisées en mode hors‑ligne.
Déplacer sans politique : fixez des règles claires (qu’est‑ce qui reste sur le serveur ? qu’est‑ce qui va en archive ?).
Oublier la sauvegarde : avant un gros ménage, pensez export ou sauvegarde Time Machine.

Raccourcis utiles

Action	Raccourci	Où
Aller au dossier Outlook	⇧⌘G	Finder
Lire les informations (taille)	⌘I	Finder
Options de présentation (calculer tailles)	⌘J	Finder (mode Liste)
Quitter Outlook	⌘Q	Outlook

Check‑list de fin d’intervention

Tableau de tailles OWA capturé.
Taille par dossier Legacy (captures ou export).
Taille base locale (Finder) notée.
Nettoyage ciblé effectué (Suppression/Indésirables/Envoyés).
Archives déplacées vers l’emplacement approuvé (serveur ou local).
Seuils de quota documentés (alerte à partir de ~80 %).
Rappel mensuel programmé.

Annexe technique (pour utilisateurs avancés)

Chemins fréquents

~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook : base Outlook, profils, caches.
~/Documents/Microsoft User Data/ : emplacements historiques selon versions.

Mesure Terminal (approche granulaire)

Si vous êtes à l’aise avec le Terminal :

cd ~/Library/Group\ Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook
du -sh *            # taille globale par sous-dossier
du -sh "**/*.olk"   # selon structure, mesure des conteneurs

Attention : n’effacez jamais de fichiers dans ce dossier pendant qu’Outlook est ouvert. Préférez les opérations via l’interface d’Outlook.

En résumé

Interface classique : Outils → Nettoyer la boîte → Afficher la taille, ou Propriétés → Taille du dossier.
Nouvel Outlook : bascule temporaire vers Legacy, utilisation d’OWA, et inspection de la base locale.
Hygiène continue : archiver, vider les dossiers poubelles, cibler les grosses pièces, surveiller les seuils serveur et la taille de cache.

Avec ces méthodes, vous obtenez une vision complète : quota serveur, volumétrie par dossier et empreinte locale sur le Mac. Vous pouvez ensuite agir vite, de manière sûre et répétable.