Besoin de récupérer une liste Microsoft Lists appartenant à un collaborateur sortant ? Voici des méthodes éprouvées, pas à pas, pour transférer les données, préserver au mieux la structure et éviter qu’une liste ne devienne orpheline après la désactivation du compte.
Contexte et problème
Lorsqu’un employé quitte l’organisation, sa liste créée dans Microsoft Lists doit souvent changer de propriétaire ou être transférée vers un autre compte. La première idée consiste à utiliser Exporter vers Excel. Or, cette commande génère un fichier .iqy (requête web Excel) qui ne peut pas être importé via Créer une liste → À partir d’Excel, lequel attend un .xlsx (données tabulaires autonomes) ou un .csv. Résultat : blocage.
La solution opérationnelle la plus universelle, et souvent la plus rapide, consiste à exporter en CSV puis réimporter dans le compte cible. Selon les besoins, d’autres options préservent mieux la structure, les vues et les règles, ou permettent d’automatiser des migrations volumineuses.
Panorama des méthodes de transfert
| Méthode | Quand l’utiliser | Étapes essentielles |
|---|---|---|
| Exportation CSV / Réimportation | Liste de taille modérée ; perte possible de mise en forme conditionnelle et de certaines colonnes calculées | 1) Ouvrir la liste → Exporter (ou Intégrer selon l’interface) → Exporter vers CSV. 2) Dans le nouveau compte, Microsoft Lists → + Nouvelle liste → À partir de CSV → sélectionner le fichier. 3) Vérifier le mappage des colonnes et créer. |
| Changer d’autorisation / Attribuer un nouveau propriétaire | Le compte sortant est encore accessible et la liste est hébergée sur un site SharePoint (cas par défaut hors « Liste personnelle ») | 1) Ouvrir la liste → Paramètres de la liste (roue dentée) → Paramètres avancés → activer les autorisations uniques si nécessaire. 2) Autorisations pour cette liste → Accorder des autorisations → ajouter l’utilisateur cible en tant que Propriétaire. 3) Le nouveau propriétaire retrouve la liste dans Mes listes. |
| Copier la liste dans SharePoint | Conserver règles, affichages, formatage, colonnes calculées | 1) Ouvrir la liste → Copier vers (interface moderne) ou Enregistrer comme modèle (SharePoint classique si activé). 2) Sélectionner le site ou le compte cible et finaliser la copie. |
| Power Automate – Copier les éléments | Listes très volumineuses, besoin d’automatiser ou de répéter l’opération | 1) Créer un flux planifié ou manuel. 2) Actions principales : Get items (liste source) → Create item (liste cible), avec mappage des colonnes. 3) Lancer une fois ou planifier. |
| Scripts PnP PowerShell / Microsoft Graph | Administration à grande échelle, nombreuses listes, besoin de contrôle fin | Script PnP pour extraire le schéma et le réappliquer, puis copier les éléments. Possibilité d’appeler l’API Microsoft Graph pour reproduire colonnes et items. |
Procédure pas à pas pour l’export CSV et la réimportation
Préparer la liste source
- Supprimer les vues très filtrées/triées qui pourraient compliquer une exportation partielle.
- Vérifier les colonnes à risque : Personnes, Recherche, Choix multiples, Date/Heure, Oui/Non, Colonnes calculées.
- Si des pièces jointes existent et doivent être conservées, privilégier la méthode Copier la liste ou Power Automate (voir plus bas).
Exporter en CSV depuis Microsoft Lists
- Ouvrir la liste dans Microsoft Lists.
- Cliquer sur Exporter (selon la barre de commandes, il peut se trouver sous Intégrer), puis Exporter vers CSV.
- Enregistrer le fichier
.csvlocalement.
Pourquoi le CSV et pas l’IQY ? Le CSV contient les données à plat, prêtes à être réimportées. Le fichier IQY crée une connexion dynamique vers la liste et n’est pas un jeu de données autonome, d’où l’incompatibilité avec l’assistant « À partir d’Excel ».
Créer la nouvelle liste à partir du CSV
- Se connecter au compte Microsoft 365 du nouveau propriétaire.
- Ouvrir l’application Microsoft Lists → + Nouvelle liste → À partir de CSV.
- Sélectionner le fichier exporté, laisser l’assistant détecter les colonnes, puis vérifier/ajuster les types de champs avant de cliquer sur Créer.
Corriger les types de colonnes après import
Le CSV ne transporte pas la « logique » des colonnes. Inspectez et ajustez :
| Type attendu | Ce que produit l’import | Action recommandée |
|---|---|---|
| Personnes | Texte | Convertir en Personne et remapper sur les bons utilisateurs (UPN). |
| Choix multiples | Texte | Convertir en Choix et activer Plusieurs sélections. Standardiser le séparateur (virgule / point-virgule selon la région) pour les valeurs existantes. |
| Recherche | Texte | Recréer la colonne de recherche pointant vers la liste cible de référence, puis réalimenter si nécessaire via Power Automate. |
| Oui/Non | Texte | Convertir en Oui/Non, veiller à la casse (TRUE/FALSE → Oui/Non). |
| Colonnes calculées | Texte ou non présent | Recréer la formule dans la liste cible avec la même logique et les mêmes noms internes de colonnes. |
Contrôles qualité post‑import
- Comparer le nombre d’éléments source/cible.
- Tester les filtres et tris stratégiques (vues opérationnelles).
- Vérifier un échantillon d’éléments sensibles : dates, personnes, choix multiples.
- Faire valider par le métier et publier les nouvelles URL des vues si nécessaire.
Transférer par changement de propriétaire
Cas d’une liste hébergée sur un site SharePoint
Si la liste vit sur un site d’équipe, on peut simplement passer la propriété.
- Sur la liste, ouvrir Paramètres → Paramètres avancés et autoriser les autorisations uniques si non activées.
- Aller sur Autorisations pour cette liste → Accorder des autorisations et ajouter l’utilisateur cible en Propriétaire.
- Optionnel : retirer l’utilisateur sortant, après validation fonctionnelle.
Avantages : conservation intégrale des vues, règles, mise en forme, pièces jointes, historique d’éléments. Conditions : le compte source doit encore exister et la liste ne doit pas être une liste personnelle.
Cas d’une liste personnelle
Les listes personnelles résident sur le site personnel SharePoint de l’utilisateur. Même si elles peuvent être partagées en lecture/édition, leur « propriétaire technique » reste le site personnel. Si le compte est supprimé, la liste devient inaccessible. Agir avant la désactivation du compte : partager temporairement, puis copier ou exporter/importer vers un site d’équipe.
Dupliquer structure et vues dans SharePoint
Option Copier vers
- Ouvrir la liste → cliquer sur Copier vers.
- Choisir le site SharePoint de destination (site d’équipe, service, projet).
- Lancer la copie et vérifier l’apparition de la liste cible avec ses vues.
Remarque : selon la configuration du tenant, l’option peut être limitée. Si indisponible, envisager l’option « Enregistrer comme modèle » (classique) ou PnP PowerShell.
Option Enregistrer comme modèle
- Dans Paramètres de la liste (vue classique), cliquer sur Enregistrer la liste comme modèle si la fonctionnalité est activée.
- Inclure ou non le contenu (selon volume et sensibilité).
- Créer une nouvelle liste à partir de ce modèle sur le site cible.
Automatiser ou massifier avec Power Automate
Flux de copie des éléments
- Créer un flux Planifié (ou Manuel si exécution unique).
- Ajouter Get items pour la liste source et activer la Pagination dans les paramètres avancés (définir un seuil confortable, par exemple 100000).
- Ajouter Create item pour la liste cible en mappant chaque colonne.
- Pour les Personnes, fournir l’e-mail ou l’UPN attendu par le champ Personne de la liste cible.
Gestion des pièces jointes
- Après Get items, ajouter une boucle sur chaque élément : Get attachments.
- Pour chaque pièce, utiliser Get attachment content puis Add attachment sur l’élément nouvellement créé dans la liste cible.
Optimisations et limites
- Filtrer par lots via Filter Query (OData) pour réduire la charge.
- Limiter les colonnes retournées au strict nécessaire dans Get items.
- Gérer la limite de 5000 éléments en activant la pagination et en évitant des vues bloquantes côté SharePoint.
- Journaliser les erreurs (variables d’agrégation, e-mails de rapport).
Administration à grande échelle avec PnP PowerShell et Microsoft Graph
Pour des migrations répétitives ou nombreuses, les scripts donnent un contrôle fin et sont auditables.
Exemple PnP PowerShell pour dupliquer le schéma
# 1) Connexion aux sites source et cible
$srcSite = "https://contoso.sharepoint.com/sites/source"
$dstSite = "https://contoso.sharepoint.com/sites/cible"
Connect-PnPOnline -Url $srcSite -Interactive
# Exporter le schéma de site en incluant les listes (handler Lists)
Get-PnPSiteTemplate -Out ".\schema-source.pnp" -Handlers Lists
# 2) Appliquer le modèle sur le site cible
Connect-PnPOnline -Url $dstSite -Interactive
Invoke-PnPSiteTemplate -Path ".\schema-source.pnp"
# La liste (structure + vues) est créée. Les éléments seront copiés séparément.
Exemple PnP PowerShell pour copier les éléments
# Suppose que "ListeSource" existe sur $srcSite et "ListeCible" sur $dstSite
$listeSource = "ListeSource"
$listeCible = "ListeCible"
# Récupérer les items source par pages
Connect-PnPOnline -Url $srcSite -Interactive
$items = Get-PnPListItem -List $listeSource -PageSize 2000
# Se connecter au site cible
Connect-PnPOnline -Url $dstSite -Interactive
foreach($it in $items) {
# Adapter la table de mappage aux colonnes réelles
$values = @{
"Title" = $it["Title"]
# "ColonneTexte" = $it["ColonneTexte"]
# "ColonneOuiNon" = [bool]$it["ColonneOuiNon"]
# "Personne" = $it["Personne"].Email
# etc.
}
Add-PnPListItem -List $listeCible -Values $values
} Exemple Microsoft Graph pour copier des éléments
# GET des éléments source avec les champs
GET https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{site-id-source}/lists/{list-id-source}/items?expand=fields
# POST d'un nouvel item dans la liste cible
POST [https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{site-id-cible}/lists/{list-id-cible}/items](https://graph.microsoft.com/v1.0/sites/{site-id-cible}/lists/{list-id-cible}/items)
Content-Type: application/json
{
"fields": {
"Title": "Valeur de titre",
"ColonneTexte": "Exemple",
"ColonneOuiNon": true
}
} Bonnes pratiques : paginer côté Graph, mapper précisément les noms internes de colonnes, gérer les conversions de types (dates ISO, booléens, Personnes via UPN).
Points d’attention complémentaires
- Pièces jointes : l’export CSV ne conserve pas les pièces jointes. Utiliser Copier la liste ou un flux Power Automate pour les récupérer.
- Colonnes complexes : après réimportation, recréer les types Personnes/Recherche/Choix multiples puis réassocier les valeurs.
- Affichages personnalisés : seuls Copier vers, Enregistrer comme modèle ou le changement de propriétaire les conservent entièrement.
- Listes personnelles : elles résident sur le site personnel de l’utilisateur. Sans accès au compte d’origine, la voie sûre est CSV ou Power Automate/Graph.
- Sécurité & conformité : transférer la propriété avant la suppression du compte sinon la liste devient orpheline. Tenir compte des politiques de rétention et des exigences eDiscovery.
Arbre de décision opérationnel
| Situation | Recommandation | Pourquoi |
|---|---|---|
| Liste petite à moyenne, pas de pièces jointes critiques | CSV → Nouvelle liste | Rapide, sans dépendre du compte sortant à long terme |
| Liste de site d’équipe, compte encore actif | Changer le propriétaire | Préserve structure, vues et historique |
| Conserver règles, mises en forme, vues | Copier vers / Modèle | Clonage quasi complet de la liste |
| Grand volume, récurrence, multiples listes | Power Automate ou PnP/Graph | Automatisation, traçabilité et robustesse |
Checklist avant désactivation du compte
- Identifier toutes les listes où le collaborateur est propriétaire ou unique éditeur.
- Décider de la méthode : changement de propriétaire, copie ou CSV/Automate.
- Transférer les pièces jointes si nécessaire.
- Valider l’accès des nouveaux propriétaires et des équipes.
- Communiquer les nouvelles URL ou emplacements des listes.
- Documenter la migration (date, méthode, responsable).
Erreurs fréquentes et solutions
- Exporter vers Excel produit un .iqy : utiliser Exporter vers CSV à la place.
- Champ Personne non reconnu : convertir la colonne en type Personne puis remapper via Power Automate ou correction manuelle.
- Choix multiples concaténés : uniformiser le séparateur, activer « Plusieurs sélections », puis réimporter ou corriger via script.
- Dates décalées : vérifier les fuseaux et le format ISO
YYYY-MM-DDlors d’une importation CSV. - Dépassement de 5000 éléments : activer la pagination dans Power Automate, segmenter les requêtes avec des filtres, éviter les vues lourdes.
- Listes personnelles inaccessibles : agir impérativement avant la suppression du compte ou passer par un administrateur SharePoint avec scripts Graph.
FAQ migration Microsoft Lists
Puis‑je transférer une liste sans perdre les vues ?
Oui avec Changer le propriétaire (si la liste est sur un site d’équipe) ou Copier vers/Modèle. Le CSV ne garde que les données.
Les pièces jointes suivent‑elles avec le CSV ?
Non. Utiliser Power Automate pour les copier ou la duplication SharePoint.
Que faire si la colonne calculée disparaît après import ?
La recréer manuellement (même formule et noms internes) ou cloner la liste via SharePoint/PnP.
Peut‑on tout faire de manière 100 % automatisée ?
Oui avec Power Automate ou des scripts PnP/Graph (plus technique mais scalable).
Synthèse rapide
- Solution rapide et gratuite : exporter en CSV, créer la nouvelle liste « À partir de CSV » dans le compte cible.
- Solution la plus complète : changer le propriétaire ou copier la liste pour conserver vues, règles et mises en forme.
- Solution automatisable / volumineuse : Power Automate ou scripts PnP PowerShell/Graph.
Modèle de plan d’action prêt à l’emploi
1) Inventorier les listes du collaborateur sortant
2) Classer par criticité et complexité (colonnes/volumes/pièces jointes)
3) Choisir la méthode (Propriétaire / Copier / CSV / Automate)
4) Exécuter la migration (inclure pièces jointes si besoin)
5) Valider, communiquer, archiver la preuve de transfert
6) Désactiver le compte en toute sécurité
En appliquant ces méthodes et contrôles, vous sécurisez la continuité opérationnelle, évitez les listes orphelines et conservez un maximum de valeur métier au moment des départs ou réorganisations internes.