Word : appliquer « Footnote Text » à toutes les notes de bas de page (sans perdre les références ni les styles)

Uniformisez en un passage le style des notes de bas de page dans Microsoft Word : appliquez « Footnote Text » partout, restaurez « Footnote Reference », et préservez les styles de caractère et les URL. Méthode manuelle, astuces pro et macro VBA prête à l’emploi.

Sommaire

Vue d’ensemble de la question

Vous devez remettre au propre un lot de documents Word dont les notes de bas de page ont été composées avec des polices et formats incohérents. L’objectif est triple :

appliquer à toutes les notes le style de paragraphe Footnote Text ;
garantir que les numéros de renvoi utilisent le style de caractère Footnote Reference (exposant) ;
préserver les styles de caractère existants (p. ex. Emphasis) ainsi que les URL actives.

Ce guide propose : une méthode express sans code, une solution robuste par VBA, des contrôles qualité et un « gabarit propre » pour éviter que le problème ne réapparaisse.

Réponses & solutions

Étapes	Détails de mise en œuvre	Points de vigilance
Appliquer Footnote Text en bloc	Placez-vous en mode Brouillon (Affichage > Brouillon), puis ouvrez le volet des notes (Références > Afficher les notes). Dans le volet Notes, appuyez sur `Ctrl`+`A` pour tout sélectionner. Ouvrez la boîte Appliquer des styles (`Ctrl`+`Maj`+`S`) ; tapez `Footnote Text` et validez Appliquer.	Word applique parfois le style uniquement au mot sous le curseur. Si cela arrive, recommencez la sélection depuis le volet Notes ou utilisez la macro fournie ci‑dessous.
Restaurer le format du numéro de référence	Ouvrez Rechercher/Remplacer (`Ctrl`+`H`). Dans Rechercher : saisissez `^f` (cible tous les renvois de note). Dans Remplacer par : saisissez `^&`, cliquez sur Format > Style et choisissez Footnote Reference. Cliquez Remplacer tout.	Vérifiez que le style Footnote Reference est défini en exposant ; sinon, modifiez le style avant l’opération (Accueil > Styles > Gérer > Modifier).
Préserver les styles de caractère	Appliquer un style de paragraphe (Footnote Text) n’efface pas les styles de caractère (p. ex. Emphasis, Strong, Hyperlink). Si certains semblent disparaître : Utilisez l’Inspecteur de styles (`Maj`+`F1`) pour identifier les formats manuels envahissants, réduisez la mise en forme directe, puis réappliquez Footnote Text.	Évitez Effacer toute la mise en forme ou `Ctrl`+`Espace` sur des blocs entiers : ces commandes suppriment aussi les styles de caractère.
Automatiser via VBA (optionnel)	Macro minimale pour appliquer Footnote Text et Footnote Reference sans toucher aux styles de caractère : `Option Explicit Sub CleanFootnotes_Min() Dim fn As Footnote For Each fn In ActiveDocument.Footnotes fn.Range.Style = ActiveDocument.Styles(wdStyleFootnoteText) fn.Reference.Style = ActiveDocument.Styles(wdStyleFootnoteReference) Next fn End Sub`	Sauvegardez d’abord votre document. Ajoutez une boucle similaire pour les endnotes si vous en utilisez.
Préparer un « gabarit propre »	Créez un modèle `.dotx` où Footnote Text et Footnote Reference sont correctement définis. Attachez ce modèle aux fichiers cabossés (Onglet Développeur > Modèles et compléments). Cochez Mettre à jour automatiquement les styles pour harmoniser dès l’ouverture.	Cette approche corrige une grande partie des incohérences sans intervention manuelle et empêche les rechutes.

Procédure express sans VBA (Windows et Mac)

Windows (Microsoft 365, Word 2016+)

Mode Brouillon : Affichage > Brouillon.
Volet des notes : Références > Afficher les notes, puis choisissez « Notes de bas de page ».
Tout sélectionner : cliquez dans le volet, Ctrl+A.
Appliquer Footnote Text : Ctrl+Maj+S, tapez Footnote Text, Appliquer.
Rétablir les renvois : Ctrl+H, recherchez ^f, remplacez par ^& + Format > Style > Footnote Reference ; Remplacer tout.
Contrôle : Affichage > Page ; survolez quelques notes pour confirmer : renvoi en exposant, hyperliens cliquables, emphase conservée.

Mac (Word 2019/2021/Microsoft 365)

Mode Brouillon : Affichage > Brouillon.
Volet Notes : Références > Afficher les notes.
Appliquer Footnote Text : sélectionnez tout dans le volet, puis Format > Style… (ou Accueil > Volet Styles) et choisissez Footnote Text.
Renvois : Édition > Rechercher > Remplacer ; Rechercher : ^f ; Remplacer : ^& ; Format > Style : Footnote Reference ; Remplacer tout.

Pourquoi `^f` et `^&` ?

^f cible l’objet “renvoi de note” (et non un chiffre saisi au clavier). ^& réinjecte ce qui a été trouvé, mais avec le format choisi (ici le style Footnote Reference). Cette technique re-stylise les renvois sans les re-créer, ce qui évite de casser la numérotation ou les liens internes.

Préserver les styles de caractère : ce qu’il faut faire / éviter

À faire	À éviter
Appliquer Footnote Text (style de paragraphe) depuis le volet Notes.	Utiliser Effacer toute la mise en forme sur un bloc de note : supprime aussi Emphasis, Hyperlink, etc.
Si nécessaire, réinitialiser uniquement le paragraphe (`Paragraphe > Réinitialiser`).	Appliquer Exposant en direct sur les renvois : confiez cela au style Footnote Reference.
Conserver le style Hyperlink pour les URL ; il reste cliquable.	Remplacer des hyperliens par du texte brut pour « normaliser » : vous perdrez le clic.

Automatiser via VBA — version robuste (bas de page + fin de document)

Cette macro gère à la fois les notes de bas de page et les endnotes, désactive temporairement l’affichage/les révisions pour accélérer, et n’efface pas les styles de caractère.

Option Explicit

Sub HarmoniserNotes()
Dim styFN As Style, styFNRef As Style
Dim styEN As Style, styENRef As Style
Dim fn As Footnote, en As Endnote
Dim wasScreen As Boolean, wasTrack As Boolean
Dim cntFN As Long, cntEN As Long

On Error GoTo CleanUp

' Récupère les styles intégrés (plus fiable que les noms localisés)
Set styFN = ActiveDocument.Styles(wdStyleFootnoteText)
Set styFNRef = ActiveDocument.Styles(wdStyleFootnoteReference)
Set styEN = ActiveDocument.Styles(wdStyleEndnoteText)
Set styENRef = ActiveDocument.Styles(wdStyleEndnoteReference)

wasScreen = Application.ScreenUpdating
wasTrack = ActiveDocument.TrackRevisions
Application.ScreenUpdating = False
ActiveDocument.TrackRevisions = False

' Notes de bas de page
For Each fn In ActiveDocument.Footnotes
fn.Range.Style = styFN                            ' paragraphe
fn.Reference.Style = styFNRef                     ' renvoi (caractère)
' Optionnel : nettoyer uniquement la mise en forme de paragraphe directe
' fn.Range.ParagraphFormat.Reset
cntFN = cntFN + 1
Next fn

' Endnotes (facultatif, commentez si inutile)
For Each en In ActiveDocument.Endnotes
en.Range.Style = styEN
en.Reference.Style = styENRef
' en.Range.ParagraphFormat.Reset
cntEN = cntEN + 1
Next en

CleanUp:
Application.ScreenUpdating = wasScreen
ActiveDocument.TrackRevisions = wasTrack

If Err.Number = 0 Then
MsgBox "Notes harmonisées : " & cntFN & " bas de page, " & cntEN & " fin de doc.", vbInformation
Else
MsgBox "Une erreur est survenue : " & Err.Description, vbExclamation
End If
End Sub

Comment exécuter la macro

Enregistrez le document.
Alt+F11 (Éditeur VBA) ; Insertion > Module.
Collez le code ci‑dessus, fermez l’éditeur.
Onglet Développeur > Macros > HarmoniserNotes > Exécuter.

Remarque sécurité : si les macros sont bloquées, activez-les pour le document signé/de confiance, ou exécutez la procédure manuelle.

Contrôles qualité après harmonisation

Échantillonnage visuel : vérifiez 5–10 notes réparties dans le document (début, milieu, fin).
Styles actifs : Maj+F1 (Inspecteur de styles) sur une note ; le paragraphe doit afficher Footnote Text, les renvois Footnote Reference.
Hyperliens : dans 2–3 notes contenant des URL, confirmez que les liens sont toujours cliquables.
Numérotation : insérez une nouvelle note de test ; supprimez‑la : la numérotation des autres notes reste‑t‑elle intacte ? (Oui, si vous n’avez pas converti les renvois manuellement.)
Export : si vous exportez vers InDesign, générez un DOCX « propre » et, si possible, un flux IDML pour une meilleure correspondance des styles.

Cas limites et dépannage

Renvois saisis à la main (ex. « 1 » en exposant) : ^f ne les trouve pas, car il cible les objets de renvoi réels. Il faudra recréer ces renvois via Références > Insérer une note de bas de page puis y déplacer le texte.
Listes/puces à l’intérieur d’une note : l’application de Footnote Text normalise la police/espacement mais conserve la liste.
Équations/objets OLE dans les notes : la macro ne modifie pas les objets intégrés ; vérifiez la cohérence visuelle.
Styles localisés : le code VBA s’appuie sur les constantes intégrées (wdStyleFootnoteText, etc.), ce qui le rend robuste, même si l’interface est en français/anglais/autre.
Suivi des modifications : la macro le désactive temporairement pour éviter une inflation de corrections ; l’état est restauré à la fin.

Gabarit propre pour l’avenir (.dotx)

Créez un document vierge ; définissez précisément Footnote Text (police, taille, interdiction des veuves/orphelines si besoin, interlignage) et Footnote Reference (exposant, taille cohérente).
Enregistrez sous Modèle Word (*.dotx).
Ouvrez chaque document problématique, attachez le modèle (Développeur > Modèles et compléments), cochez Mettre à jour automatiquement les styles.
Vérifiez un échantillon de notes ; les styles s’alignent dès l’ouverture.

Checklist « avant/après »

Avant	Action	Après
Polices hétérogènes dans les notes	Appliquer Footnote Text en bloc	Police et corps uniformes
Renvois parfois non en exposant	Rechercher/Remplacer `^f` → `^&` + style	Renvois tous en Footnote Reference
Styles de caractère altérés	Éviter « Effacer la mise en forme », utiliser l’Inspecteur	Emphasis, Hyperlink préservés
Corrections anxiogènes	Macro qui désactive/restitue le suivi	Historique de révision propre

Annexe : séquences utiles

Ouvrir Appliquer des styles : Ctrl+Maj+S (Windows).
Volet Styles (Mac) : Accueil > Styles (ou Format > Style…).
Inspecteur de styles : Maj+F1 (Windows).
Rechercher/Remplacer : Ctrl+H (Win) ; Édition > Rechercher > Remplacer (Mac).
Code spécial Renvoi : ^f ; réinjection : ^&.

FAQ

Appliquer le style de paragraphe ne risque‑t‑il pas d’écraser mes italiques ?

Non. Les styles de caractère (italiques, gras, hyperliens) survivent à un changement de style de paragraphe. Ce qui est fragile, c’est la mise en forme directe (appliquée sans style). D’où l’intérêt de s’appuyer sur des styles nommés (Emphasis, Strong, Hyperlink).

Mes renvois restent « plats ». Pourquoi ?

Soit le style Footnote Reference n’est pas défini en exposant (modifiez‑le), soit les « renvois » visibles sont en réalité des chiffres saisis à la main. Dans ce deuxième cas, insérez de vrais renvois (Références > Insérer une note) et supprimez les chiffres d’origine.

Que faire si des polices « exotiques » se glissent dans les notes ?

Avant d’harmoniser, effectuez un petit nettoyage : supprimez les doubles espaces, remplacez les retours manuels inopportuns, normalisez la langue du texte. Évitez d’utiliser Effacer toute la mise en forme sur des blocs entiers de notes.

Résumé opérationnel

Appliquez Footnote Text en sélectionnant toutes les notes via le volet Notes.
Rétablissez les renvois : ^f → ^& + Footnote Reference.
Préservez les styles de caractère ; bannissez les « effacements » globaux.
Besoin de fiabilité et de vitesse ? Utilisez la macro HarmoniserNotes.
Pérennisez avec un modèle .dotx propre.

Informations complémentaires utiles

Conversion InDesign : avant export, limitez‑vous aux styles. Les styles Word se convertissent proprement via un flux IDML.
Nettoyage préalable : via Rechercher/Remplacer, traquez doubles espaces, sauts manuels, polices et encodages hétérogènes.
Contrôle qualité : l’Inspecteur de styles et l’échantillonnage visuel sont vos meilleurs alliés.
Différences Mac/Windows : les boîtes de dialogue diffèrent, mais les codes ^f et ^& et les noms de styles intégrés (Footnote Text, Footnote Reference) restent identiques.

Word : appliquer « Footnote Text » à toutes les notes de bas de page (sans perdre les références ni les styles)