Dans certaines boîtes aux lettres partagées, Outlook pour Mac affiche un badge « 1 » (ou plus) alors que le message n’apparaît pas dans la liste. Ce guide concret vous aide à éliminer ces courriels « fantômes » et à remettre la synchronisation d’aplomb, sans perte de données.
Vue d’ensemble du problème
Le scénario typique est le suivant : une boîte aux lettres partagée signale un message non lu dans Outlook pour Mac, mais le message n’est pas visible dans la vue Courrier. Dans Outlook Web (OWA), le message apparaît correctement ; dès qu’il est ouvert en ligne, le compteur d’Outlook pour Mac finit parfois par disparaître, mais il peut réapparaître plus tard. Ce symptôme révèle un écart d’état de lecture ou un cache local incohérent.
Pourquoi cela arrive-t-il ?
Outlook pour Mac maintient un cache local (index + base de messages) distinct de l’état serveur Exchange/Outlook Web. Un message corrompu, une indexation partielle, un filtrage d’affichage ou un dossier spécial (p. ex. « Éléments récupérables ») peuvent empêcher l’affichage local, alors que le serveur voit et compte bien ce message. Dans les environnements avec boîtes partagées, la combinaison de permissions déléguées, du mode Exchange en cache et des conversations augmente la probabilité d’un décalage.
Checklist express (3 minutes)
- Vérifier les filtres : dans Outlook pour Mac, désactivez « Non lus », « Mentionnés », « Important », et passez l’affichage en « Tous les messages ». Désactivez le regroupement par conversation pour un test.
- Ouvrir dans Outlook Web : repérez le dossier de la boîte partagée, ouvrez tous les éléments non lus et videz « Éléments supprimés » ainsi que « Éléments récupérables » si accessibles.
- Forcez la resynchronisation locale : quittez Outlook, relancez-le en tenant la touche Shift (mode sans extensions), puis basculez le cache (désactiver/réactiver la mise en cache des dossiers partagés ou retirer/ajouter la boîte).
Si le compteur persiste, suivez la procédure détaillée ci‑dessous.
Plan de résolution guidé
Procédez du plus léger au plus radical. Chaque étape isole un facteur (bogue corrigé, extension, index, cache, installation).
| Étape | Action | Objectif |
|---|---|---|
| 1 – Mises à jour | Mettre à jour macOS et Outlook, puis redémarrer. | Écarter les bogues déjà corrigés. |
| 2 – Mode sans échec macOS | Démarrer le Mac en Safe Mode. | Tester l’impact d’extensions tierces ou de caches systèmes. |
| 3 – Recherche d’un message corrompu | Parcourir le dossier ~/Library/Group Containers/…/Data/Messages ou comparer via Apple Mail ; supprimer tout fichier .olk15 suspect. | Éliminer un courriel défectueux qui bloque la synchronisation locale. |
| 4 – Nouveau profil Outlook | Créer un profil/identité vierge et y rattacher la boîte partagée. | Réinitialiser les index et caches Outlook sans réinstaller l’app. |
| 5 – Réinstallation complète | Sauvegarder les données, mettre Outlook et ses dossiers « Containers / Group Containers » à la corbeille, redémarrer puis réinstaller la dernière version. | Repartir d’une installation propre si les étapes précédentes échouent. |
Étapes détaillées et bonnes pratiques
Mises à jour + redémarrage propre
- Quittez entièrement Outlook (menu Outlook → Quitter Outlook). Vérifiez dans le Moniteur d’activité qu’aucun processus Outlook/Office ne reste actif.
- Mettez à jour macOS (Préférences Système → Mise à jour de logiciels) et Microsoft Outlook (via Microsoft AutoUpdate). Les mises à jour corrigent souvent des écarts d’état lu/non lu entre client et serveur.
- Redémarrez le Mac pour purger les caches temporaires et réinitialiser les services d’indexation.
Démarrage en mode sans échec
Le Safe Mode désactive des extensions et regénère certains caches système. Testez la boîte partagée dans Outlook :
- Éteignez le Mac, puis redémarrez en suivant la procédure de mode sans échec correspondant à votre modèle.
- Ouvrez Outlook, attendez la fin de la synchronisation initiale et observez le badge sur la boîte partagée.
- Si le compteur disparaît, suspectez une extension (outil antivirus, plug‑in tiers, optimisation réseau). Réactivez‑les une à une pour identifier le coupable.
Vérifier d’abord l’affichage
- Filtres et tri : réinitialisez l’affichage (Tous les messages, tri par Date décroissante). Décochez le regroupement par conversation pour éliminer l’hypothèse d’un message imbriqué hors vue.
- Rechercher les non lus : dans la boîte partagée, utilisez le filtre « Non lus ». Si aucun résultat n’apparaît mais que le badge persiste, vous tenez un indice de cache incohérent.
Contrôles côté Outlook Web
Sur la même boîte partagée, dans Outlook Web :
- Ouvrez tous les éléments marqués non lus dans le dossier concerné.
- Videz « Éléments supprimés », puis parcourez « Éléments récupérables » (si exposé) pour supprimer un message anormalement volumineux, expiré ou hors quota.
- Jetez un œil au dossier « Problèmes de synchronisation / Conflits » si présent dans la boîte (certains déploiements exposent des dossiers spéciaux).
Forcer la resynchronisation du cache
Selon la version d’Outlook pour Mac, vous avez deux leviers :
- Dossiers partagés : dans Comptes, retirez la boîte partagée, quittez Outlook, relancez‑le, puis ajoutez de nouveau la boîte partagée. Cela recrée les index pour ce périmètre.
- Mode Exchange en cache : basculez l’option (désactiver → redémarrer → réactiver). Cette alternance force un nouveau téléchargement de l’état lu/non lu.
Chasser les éléments corrompus (.olk15) — Outlook classique
Important : cette section concerne le client « classique » d’Outlook pour Mac qui stocke des .olk15. Sauvegardez avant toute manipulation.
- Fermez Outlook.
- Ouvrez le dossier des données Outlook :
~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/. - Parcourez
Outlook / Outlook 15 Profiles / Main Profile / Data / Messages(le chemin exact peut varier), repérez des fichiers.olk15anormalement lourds ou récemment modifiés correspondant au dossier impacté. - Déplacez l’élément suspect hors du dossier (ne le supprimez pas tout de suite). Relancez Outlook et vérifiez si le badge disparaît et si les messages se reconstituent.
Astuce : comparez avec Apple Mail connecté temporairement au même compte ; s’il liste un message que vous ne voyez pas dans Outlook, ce message est un bon candidat.
Créer un nouveau profil Outlook
La création d’un profil vierge reconstruit proprement index et base locale :
- Quittez Outlook.
- Ouvrez le Gestionnaire de profils d’Outlook (ou utilisez les préférences pour ajouter un profil).
- Créez un nouveau profil, ajoutez le compte principal puis rattachez la boîte aux lettres partagée.
- Laissez la première synchronisation aboutir complètement (barre d’état, absence d’activité disque réseau soutenue), puis observez le badge.
Si le problème disparaît, l’ancien profil était corrompu. Conservez le nouveau, archivez l’ancien.
Réinstallation complète et propre
À réaliser en dernier recours, après sauvegarde :
- Exportez vos données si nécessaire et copiez le dossier
~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/(ainsi que~/Library/Containers/liés à Outlook). - Placez l’app Outlook et les dossiers « Containers / Group Containers » correspondants à la corbeille.
- Redémarrez le Mac, réinstallez Outlook puis reconnectez les comptes et la boîte partagée.
Informations complémentaires utiles
- Taille & limites Exchange : un message trop volumineux, expiré, ou stocké dans « Éléments récupérables » peut bloquer la synchronisation locale. Supprimez‑le via Outlook Web.
- Cache partiel / Mode Exchange : désactiver puis réactiver la mise en cache, ou supprimer/ré‑ajouter la boîte partagée, déclenche souvent une resynchronisation complète.
- Sauvegardes : avant toute suppression de profil ou réinstallation, exportez les données Outlook ou copiez
~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/.
Particularités : « Nouveau Outlook » vs « Outlook classique »
| Client | Stockage local | Impact sur la procédure |
|---|---|---|
| Nouveau Outlook pour Mac | Base modernisée, moins accessible dans le Finder, synchronisation optimisée côté service. | Privilégiez la ré‑association de la boîte partagée, les bascules de cache, le profil neuf et les opérations côté Outlook Web. La chasse aux .olk15 ne s’applique pas. |
| Outlook classique (OLK15) | Fichiers .olk15 + index spécifiques. | Les étapes de purge ciblée d’un fichier corrompu et la reconstruction du profil sont particulièrement efficaces. |
Cas fréquents et solutions rapides
- Message « hors conversation » : désactivez le regroupement par conversation. Certains éléments BCC/automatisés s’isolent.
- Filtre non lu fantôme : réinitialisez la vue, puis videz les dossiers « Éléments supprimés » et « Courrier indésirable » de la boîte partagée dans Outlook Web.
- Droits délégués : retirez temporairement la boîte partagée des comptes Outlook, puis ré‑ajoutez‑la. Cela renégocie les permissions côté client.
- Dossier spécial saturé : purgez « Éléments récupérables » et réduisez la taille des dossiers hautement utilisés (boîte de réception, éléments envoyés) via archivage.
Procédure pas‑à‑pas (exemples concrets)
Retirer et ré‑ajouter une boîte partagée
- Outlook → Préférences → Comptes.
- Sélectionnez le compte Exchange principal → Options avancées → Boîtes aux lettres déléguées/partagées.
- Supprimez la boîte partagée, fermez la fenêtre, quittez Outlook, puis relancez‑le.
- Ajoutez à nouveau la boîte partagée et patientez jusqu’à la fin de la synchronisation initiale.
Basculer la mise en cache
- Dans Comptes, décochez la synchronisation des dossiers partagés (ou équivalent), fermez Outlook.
- Rouvrez Outlook, vérifiez le compteur, puis recochez l’option pour forcer un rétéléchargement.
Localiser rapidement les dossiers de données
Dans le Finder, utilisez Aller au dossier… et collez :
~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/~/Library/Containers/(recherchez les conteneurs reliés à Outlook)
Copiez ces dossiers pour sauvegarde avant toute action invasive.
Tableau d’aide au diagnostic
| Symptôme | Cause probable | Action recommandée |
|---|---|---|
| Badge « 1 non lu », aucun élément visible | Index local incohérent | Réinitialiser la vue, retirer/ré‑ajouter la boîte, basculer la mise en cache |
| Message visible dans OWA seulement | Message corrompu ou dossier spécial | Ouvrir/supprimer via OWA, purger « Éléments récupérables » |
| Badge disparaît puis revient | État lu/non lu non convergent | Créer un nouveau profil Outlook, vérifier les droits délégués |
| Blocage sur un dossier unique | Fichier .olk15 défectueux (classique) | Déplacer le fichier suspect hors du répertoire, relancer |
Sécurité des données et restauration
- Ne supprimez pas définitivement des fichiers de données sans copie au préalable. Préférez déplacer hors dossier ou archiver en
.zip. - Après succès, conservez la sauvegarde quelques jours au cas où une restauration serait nécessaire.
- Lors d’une réinstallation, vérifiez que votre identité Microsoft 365/Exchange se reconnecte correctement avant de détruire les anciennes données locales.
Critères de réussite
- Le badge de non‑lus reflète fidèlement l’état serveur (zéro badge si tout est lu).
- Les recherches « Non lus » dans la boîte partagée affichent des résultats cohérents entre Outlook pour Mac et Outlook Web.
- Aucune entrée récurrente dans « Problèmes de synchronisation/Conflits » pendant 48 heures d’usage normal.
FAQ
Le problème ne touche qu’un seul poste, pas mes collègues. Que faire ?
C’est typiquement un cache/indice local. Les étapes « retirer/ré‑ajouter la boîte », « nouveau profil » et « réinstallation propre » sont prioritaires.
Le message « fantôme » réapparaît dans un autre dossier
Vérifiez les règles côté serveur et les mouvements automatiques (archivage, MRM). Ouvrez le message dans Outlook Web, marquez‑le lu, déplacez‑le puis remettez‑le à sa place.
Dois‑je reconstruire Spotlight ?
Spotlight n’indexe pas la totalité de la base propriétaire d’Outlook. Le levier efficace reste la reconstruction interne d’Outlook : profil neuf et resynchronisation.
Le « Nouveau Outlook » est‑il plus fiable pour les boîtes partagées ?
Sa pile de synchronisation réduit certains cas d’incohérences, mais des écarts d’état peuvent subsister (permissions, dossiers spéciaux). Les mêmes principes s’appliquent : resynchroniser, réassocier, vérifier côté serveur.
Exemples de workflows éprouvés
Workflow minimal sans intervention système
- Réinitialiser la vue (tous messages, sans conversation).
- Ouvrir en OWA tous les non‑lus et purger « Éléments récupérables ».
- Retirer puis ré‑ajouter la boîte partagée dans Outlook pour Mac.
Workflow avancé (Outlook classique)
- Quitter Outlook.
- Sauvegarder
~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/. - Déplacer les
.olk15suspects du dossier Messages vers un répertoire hors profil. - Relancer Outlook et laisser la resynchronisation se terminer.
Workflow ultime (réinstallation)
- Exporter/archiver les données essentielles.
- Désinstaller Outlook et purger les conteneurs concernés.
- Redémarrer, réinstaller, créer un profil vierge, rattacher la boîte partagée.
Annexe : chemins utiles (rappel)
~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/~/Library/Containers/(composants Outlook et Office)- Outlook classique :
Outlook / Outlook 15 Profiles / Main Profile / Data / Messages
Conclusion
Les messages « fantômes » d’une boîte partagée dans Outlook pour Mac proviennent presque toujours d’un décalage de cache ou d’un élément problématique côté serveur. En avançant progressivement — mises à jour, Safe Mode, contrôle de l’affichage, nettoyage côté Outlook Web, resynchronisation, profil neuf puis réinstallation — vous rétablissez une convergence fiable entre l’état local et l’état Exchange. Conservez ces bonnes pratiques (sauvegardes, purge régulière des dossiers spéciaux, surveillance des règles) pour prévenir la récidive.
Récapitulatif rapide : Mettez à jour → test Safe Mode → vérifiez et nettoyez dans OWA → retirez/ré‑ajoutez la boîte → basculez le cache → nouveau profil → réinstallation propre si nécessaire. Dans la majorité des cas, le badge de non‑lus disparaît durablement après ces opérations.