Nouvel Outlook : Archiver ou dossiers ? Guide complet pour trier, rechercher et conserver (PST, IMAP, Gmail)

Faut‑il encore créer une arborescence de dossiers dans le Nouvel Outlook ou se contenter d’archiver d’un geste ? Ce guide vous aide à trancher, à gagner du temps au quotidien et à sécuriser vos archives (PST vs “tout‑en‑ligne”).

Archiver vs dossiers dans le « New Outlook »

Problématique

Avec le Nouvel Outlook (Windows et web), la commande Archiver — déclenchée en un geste, au clavier (Retour arrière / Backspace, selon la configuration) ou par balayage sur mobile — rend le tri extrêmement rapide. Beaucoup d’équipes se demandent alors s’il reste pertinent de multiplier les dossiers thématiques. La question est double : productivité (comment vider sa boîte de réception sans perdre l’accès à l’information) et conservation (où et comment stocker sur le long terme, notamment avec ou sans fichiers PST).

Réponse & solutions

Aspect	Archiver	Dossiers personnalisés
But	Déplacer d’un clic les messages hors de la boîte de réception pour désencombrer sans classer finement.	Organiser par thème/projet avec une arborescence dédiée.
Simplicité	Très rapide (une touche, un balayage, ou l’icône Archive).	Manipulation manuelle (glisser‑déposer, règles) et décisions plus fréquentes.
Recherche	Messages indexés et retrouvables via le moteur de recherche.	Idem ; l’arborescence facilite le repérage visuel au besoin.
Fonctionnalité spéciale	Mappé à un dossier système « Archive » reconnu par Outlook/Gmail ; cohérence entre bureau, web et mobile.	Dossier standard sans traitement particulier.
Quota / emplacement	Toujours stocké sur le serveur ; compte dans l’espace de la boîte (IMAP/Exchange/Gmail).	Même comportement (IMAP/Exchange/Gmail).
Rétention	Soumise aux politiques du fournisseur (Exchange Online, Gmail, IMAP).	Identique, sauf politiques spécifiques appliquées au dossier (entreprise).
Clavier & gestes	Retour arrière peut archiver (selon réglage). Sur mobile, balayage configurable vers « Archiver ».	Pas de raccourci universel ; actions par glisser‑déposer ou règles.
Interopérabilité	Gmail : archiver = retirer « Inbox » (le message reste dans « Tous les messages »). Outlook mobile comprend ce dossier par défaut.	Fonctionne partout mais sans statut « spécial ».
Automatisation	Idéal couplé à des catégories/étiquettes et à la recherche pour le rappel contextuel.	Règles de réception puissantes (par expéditeur, objet, taille, pièces jointes, etc.).
Restauration / erreur	Ctrl+Z (Annuler) juste après, ou déplacer depuis « Archive » vers la boîte de réception.	Déplacer de nouveau le message vers le bon dossier.

Que se passe‑t‑il concrètement quand on « archive » ?

• Exchange/IMAP : le message est déplacé dans le dossier spécial Archive du compte.
• Gmail via Outlook : archiver équivaut à « retirer le libellé Inbox ». Le message reste accessible par recherche et via « Tous les messages ». Il peut conserver d’autres libellés.
• Appareils mobiles Outlook : le geste par défaut (balayage) peut être assigné à « Archiver », garantissant la cohérence entre appareils.

Stockage long terme

Fichiers PST (Outlook classique)

Avantages : vous disposez d’une copie locale indépendante du quota serveur ; c’est une sauvegarde facile à déplacer et à archiver hors ligne (par exemple sur un disque externe).
Inconvénients : accès limité au poste qui détient le fichier, gestion des sauvegardes à votre charge, et risques de performance/corruption lorsque le fichier devient volumineux (il est prudent de rester bien en‑deçà de la limite maximale par défaut, en scindant par année ou par projet). À ce jour, le Nouvel Outlook n’ouvre pas nativement un PST comme source principale ; l’importation est annoncée sur la feuille de route, sans calendrier garanti.

Tout‑en‑nuage (Nouvel Outlook)

Avantages : accès depuis tout appareil, sauvegarde gérée côté fournisseur (Exchange Online, Gmail, etc.), recherche rapide sur l’ensemble du compte. Inconvénients : dépendance à la connexion et à l’espace serveur ; pas de séparation physique entre « archives » et « actifs » (sauf boîtes d’archive dédiées en entreprise).

Archivage In‑Place (Exchange Online — entreprises)

Beaucoup d’organisations activent une boîte d’archive en ligne séparée (In‑Place Archive) avec des politiques de rétention qui déplacent automatiquement les messages dépassant X mois/années vers cet espace, souvent avec un quota distinct. C’est la solution la plus fiable pour concilier conservation et boîte de réception légère, sans dépendre de PST locaux.

Recommandations pratiques

Réduire l’effort quotidien

• Adoptez une stratégie minimaliste : archiver d’abord, ajouter une ou deux catégories pour les sujets clés (ex. « À suivre », « À payer »), puis rechercher au besoin.
• Pour les projets actifs, réglementés ou partagés : maintenez quelques dossiers dédiés (Comptabilité, RH, Contrats) et des règles d’acheminement (par domaine fournisseur, objet contenant un numéro de dossier, etc.).
• Assignez le balayage « Archiver » sur mobile et vérifiez le raccourci clavier côté bureau (si Retour arrière n’archive pas, ajustez la préférence de raccourcis).

Sauvegarde périodique

• Une fois par an, exportez un PST depuis Outlook « Classic » (possible même en IMAP) pour disposer d’une copie hors‑ligne.
• Conservez ce PST sur un disque externe et dans un cloud indépendant (autre que celui de la boîte, pour éviter le « tout au même endroit »).
• Scindez par année (Archive‑2019.pst, Archive‑2020.pst, …) pour rester agile et réduire les risques techniques.

Anticiper la prise en charge PST dans le New Outlook

La fonctionnalité Import PST est annoncée dans la feuille de route Microsoft 365. Surveillez‑la ; dès disponibilité, vous pourrez réintégrer d’anciens contenus sans repasser par Outlook « Classic ».

Limiter la croissance de la boîte

• Créez des règles d’auto‑nettoyage : supprimer les newsletters de plus de 180 jours ; déplacer automatiquement les messages > 10 Mo vers un espace de fichiers (OneDrive/SharePoint) avec un lien dans le mail.
• En entreprise, utilisez In‑Place Archive et les politiques de rétention pour automatiser le versement après X mois vers l’archive en ligne.

Stratégies de classement : choisissez le bon niveau

Stratégie	Pour qui ?	Comment	Forces	Points d’attention
Minimaliste	Individuels, équipes agiles.	Boîte de réception, Archive, quelques catégories (À faire, En attente).	Ultra‑rapide, moins de décisions, parfait avec la recherche.	Demande de la confiance dans la recherche ; moins de repères visuels.
Hybride	PME, fonctions support.	5–12 dossiers fixes (Clients, RH, Finance, Juridique…), + Archive pour « le reste ».	Repères stables, effort de tri raisonnable.	Éviter l’arborescence profonde (> 2 niveaux).
Projet intensif	Chefs de projet, conformité.	Un dossier par projet actif, avec codes ou numéros. Archive une fois clôturé.	Traçabilité, partage facile.	Nécessite une discipline d’archivage de fin de projet.

Modèle d’arborescence conseillé (hybride)

_Inbox (zéro ou faible)
├─ 01_Comptabilité
├─ 02_RH
├─ 03_Contrats
├─ 04_Clients
├─ 05_Fournisseurs
└─ Archive (dossier système)

Astuce : préfixez de 01_, 02_… pour un tri stable. Limitez à un ou deux niveaux maximum.

Exemples de règles prêtes à l’emploi

• Factures fournisseurs : si l’objet contient facture OU invoice OU pro forma, et l’expéditeur contient @fournisseur.com → déplacer vers 02_RH ou 05_Fournisseurs, catégorie « À payer ».
• Newsletters : si l’objet contient désabonner / unsubscribe → appliquer la catégorie « Newsletter », conserver 180 jours, puis suppression automatique.
• Pièces jointes volumineuses : si > 10 Mo → déplacer dans un dossier « Pièces lourdes », répondre avec un modèle proposant un lien de dépôt (OneDrive/SharePoint).
• Mots‑clés projet : si l’objet contient [PROJET‑ALPHA] → dossier « Alpha » + catégorie « Projet ».

Rechercher vite et bien (opérateurs utiles)

La recherche d’Outlook est suffisamment puissante pour supplanter une arborescence profonde. Exemples :

• from:prenom.nom@domaine.com — messages d’un expéditeur précis.
• to:client@exemple.com subject:contrat — à un destinataire + mot dans l’objet.
• hasattachments:yes — avec pièces jointes.
• size:>10MB — volumineux, à traiter.
• received:>=2025-01-01 — reçus depuis une date.
• older_than:180d — plus anciens que 180 jours (selon client).
• category:À suivre — messages marqués pour action.
• folder:Archive contrat — recherche ciblée dans « Archive ».
• subject:(facture OR invoice) — variantes d’un mot.
• attachment:pdf — pièces jointes PDF.

Combinez, enchaînez, sauvegardez vos recherches fréquentes comme dossiers de recherche (selon version d’Outlook).

Particularités selon le type de compte

Environnement	Effet d’« Archiver »	Spécificités	Bonnes pratiques
Gmail	Retire le libellé Inbox (le message reste dans Tous les messages).	Un message peut garder d’autres libellés. Outlook mappe « Archive » au comportement Gmail.	Utilisez des libellés pour les projets et l’archive pour le reste. Recherche = clé de voûte.
IMAP (autre fournisseur)	Déplace vers le dossier spécial « Archive » (si présent) ou vers un dossier du même nom.	Selon le fournisseur, la création/mappage du dossier peut être nécessaire.	Vérifiez la présence du dossier « Archive » côté webmail pour une cohérence parfaite.
Exchange Online / Microsoft 365	Déplace vers « Archive » (boîte principale) ou vers l’archive en ligne si politique.	Peut bénéficier d’une archive dédiée (In‑Place Archive) et de politiques automatiques.	Activez l’archive en ligne et des politiques MRM si la conformité est un enjeu.

Paramétrer correctement Outlook (bureau, web, mobile)

• Bureau (New Outlook) : vérifiez le raccourci Archiver. Si Retour arrière n’archive pas, adaptez vos préférences de raccourcis. Affectez le bouton « Archive » à la barre d’outils d’accès rapide pour un clic immédiat.
• Web (Outlook sur le web) : contrôlez que le dossier « Archive » est visible et utilisez le menu contextuel Archiver sur les sélections multiples.
• Mobile (Outlook iOS/Android) : paramétrez le balayage (gauche/droite) sur « Archiver » pour un geste cohérent. Le dossier « Archive » est reconnu nativement.

Rattrapage : un archiver accidentel ? Faites immédiatement Ctrl+Z (Annuler) ou déplacez le message de « Archive » vers la boîte de réception.

Plan de sauvegarde simple et robuste

1. Chaque année : exportez toute la boîte en PST depuis Outlook « Classic » (ou par année/projet si volumineux).
2. Stockez ce PST sur un disque externe chiffré + un cloud secondaire (autre fournisseur que celui de l’email).
3. Testez la restauration : ouvrez le PST en lecture et vérifiez l’accès à quelques conversations clés.
4. Documentez l’emplacement et la personne responsable de la sauvegarde (PME : chef de bureau, DAF, etc.).

Erreurs fréquentes et comment les éviter

• Arborescence trop profonde : multiplie les décisions et le « classement hésitant ». Remède : limitez à un niveau, max deux.
• Confusion supprimer/archiver : suppression met en Corbeille ; archivage conserve le message. Remède : placez les icônes Supprimer et Archiver à distance dans le ruban.
• PST géants : performances en berne et risque accru. Remède : scinder par année, compacter, nettoyer les pièces jointes.
• Dépendance aux pièces jointes : boîtes qui gonflent. Remède : stocker les fichiers dans OneDrive/SharePoint, ne garder que le lien.
• Ignorer les politiques (entreprise) : exposes‑vous à des manquements. Remède : suivez la politique IT, activez l’archive en ligne, utilisez les étiquettes de rétention.

FAQ

L’archive libère‑t‑elle de l’espace ?
Non : archiver déplace dans un dossier du même compte ; cela reste dans votre quota. Pour libérer, il faut supprimer ou déplacer vers une archive en ligne disposant d’un quota séparé (entreprise) ou exporter en PST (copie hors quota serveur).

Pourquoi garder quelques dossiers si la recherche suffit ?
Parce que certains sujets (RH, contrats, conformité) exigent des bornes visuelles et juridiques. Le duo gagnant : quelques dossiers stables + archive pour tout le reste.

Backspace archive‑t‑il partout ?
Selon la version et les préférences de raccourcis. Dans le Nouvel Outlook et sur mobile, vous pouvez associer l’action Archiver à la touche ou au geste souhaité. Vérifiez vos paramètres.

Gmail et Outlook : y a‑t‑il un piège ?
Archiver dans Gmail retire Inbox mais ne « déplace » pas dans un dossier au sens IMAP traditionnel. C’est normal : la recherche est reine et les libellés continuent d’organiser.

PST ou archive en ligne ?
En individuel/PME sans contrainte forte : un PST annuel + tout‑en‑ligne fonctionne très bien. En entreprise avec exigences de conservation : privilégiez l’archive en ligne gérée par l’IT.

Puis‑je mélanger dossiers et catégories ?
Oui. Une approche efficace : dossiers pour la gouvernance (où doit vivre le message), catégories pour l’action (que faire du message).

Et si je change d’avis après avoir archivé ?
Aucun souci : recherchez le message (ou ouvrez le dossier Archive) et remettez‑le en boîte de réception. L’action est réversible.

Checklist express de mise en place (15 minutes)

1. Nettoyage : repérez et supprimez les newsletters > 180 jours et pièces > 10 Mo sans valeur.
2. Arborescence : créez 5–10 dossiers max (ou validez que « Archive » + catégories vous suffit).
3. Raccourcis : affectez le bouton « Archiver » au ruban, vérifiez Retour arrière et les gestes mobiles.
4. Règles : 2 règles critiques (factures, newsletters). Testez‑les.
5. Sauvegarde : planifiez l’export PST annuel (rappel calendrier) + emplacement de stockage.

Gouvernance et rétention (cap organisations)

• PME : définissez des durées cibles (ex. : opérationnel = 24 mois ; contrats = 10 ans ; RH = 5 ans). Formalisez‑les et formez vos équipes.
• Exchange Online : activez l’In‑Place Archive, créez des étiquettes de rétention (365 jours, 3 ans, 7 ans…) et publiez une stratégie. Testez sur un groupe pilote avant généralisation.
• Contrôles : auditez trimestriellement les boîtes volumineuses, les règles non conformes et les PST locaux orphelins.

Scénarios types et modes opératoires

Boîte surchargée (> 20 000 messages)

1. Filtrez hasattachments:yes size:>10MB et traitez les pièces (liens vers OneDrive/SharePoint).
2. Sélectionnez par tranches temporelles (ex. : « l’année N‑2 ») et archivez en masse.
3. Créez 2–3 dossiers rapides (Compta, RH, Contrats) pour les flux réglementés.
4. Installez 2 règles (factures/newsletters) pour prévenir la rechute.

Projet client en cours

1. Dossier « Client‑ACME‑2025 » + catégorie « Projet ».
2. Règle : objet contient [ACME] → dossier « Client‑ACME‑2025 ».
3. En fin de projet : déplacer le dossier dans un espace d’archives ou réintégrer au dossier « Archive » global, selon votre norme.

RH / Conformité

Conservez un dossier dédié (RH) et interdisez les PST personnels pour ces contenus. Appliquez des politiques de rétention adaptées ou un transfert vers l’archive en ligne.

Raccourcis et gestes utiles (mémo)

Action	Windows (selon version)	Mac	Mobile Outlook
Archiver	Retour arrière (si configuré) ou bouton Archiver	Bouton Archiver / menu	Balayage configurable (gauche/droite)
Annuler	Ctrl+Z	Cmd+Z	Secouez pour annuler (selon OS) ou action inverse
Rechercher	Ctrl+E / F	Cmd+E	Barre de recherche en haut
Marquer pour suivi	Insert ou clic droit → Suivi	Clic droit → Suivi	Long appui → Marquer

Conclusion

Archiver est l’outil le plus rapide pour maintenir une boîte de réception légère sans perdre l’accès aux informations ; les dossiers restent indispensables quand une structure apporte une valeur (projets actifs, RH, conformité). Côté conservation, la combinaison copie locale en PST (annuelle, bien rangée) + stockage serveur (Exchange/Gmail) vous donne à la fois résilience et simplicité. Et si votre organisation dispose d’Exchange Online, l’archive en ligne et les politiques de rétention apportent une troisième brique, managée et scalable. En pratique : commencez par une stratégie hybride (5–10 dossiers + archive pour le reste), équipez‑vous de 2–3 règles judicieuses, et planifiez votre sauvegarde annuelle. Vous gagnerez du temps chaque jour, tout en dormant mieux la nuit.

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Récapitulatif actionnable

• Décision : Minimaliste (Archive + catégories) ou Hybride (quelques dossiers + Archive).
• Implémentation : bouton Archiver accessible, gestes mobiles configurés, 2 règles clés actives.
• Recherche : 6–8 requêtes sauvegardées (expéditeur, pièce jointe, taille, date, catégorie).
• Gouvernance : activer l’archive en ligne (si dispo), définir 2 étiquettes de rétention de base.
• Sauvegarde : export PST annuel, stockage redondant, test de restauration.

En résumé : laissez la machine chercher et vous, concentrez‑vous sur ce qui compte. Archivez vite, rangez là où c’est nécessaire, sauvegardez régulièrement.