Forcer l’envoi depuis une boîte aux lettres partagée dans Outlook (Microsoft 365) : méthodes fiables, pas‑à‑pas et scripts

Outlook envoie vos messages avec votre adresse au lieu de celle de la boîte partagée ? Voici des méthodes fiables pour forcer l’expéditeur correct, sur Windows, Mac et OWA, avec pas-à-pas, scripts PowerShell et astuces d’admin.

Sommaire

Problème

Lorsqu’un utilisateur rédige un message depuis les dossiers d’une boîte aux lettres partagée, le champ De/From se règle automatiquement sur son adresse personnelle au lieu de l’adresse de la boîte partagée. Résultat : l’expéditeur est incorrect, des réponses partent au mauvais endroit et la conformité (suivi, archivage, SLA) s’en trouve brouillée.

Origine

Dans la grande majorité des cas, la cause est l’automapping : la boîte est automatiquement rattachée au profil Outlook de l’utilisateur après attribution de l’autorisation Accès total. Outlook la considère alors comme de simples dossiers supplémentaires du compte principal. Par conséquent, l’expéditeur par défaut reste le compte personnel, même lorsque vous vous trouvez dans un dossier de la boîte partagée (Boîte de réception, Brouillons, etc.).

Deux autres facteurs renforcent ce comportement :

Option “Toujours utiliser le compte par défaut” : si elle est activée et que le compte par défaut est votre boîte personnelle, Outlook choisit systématiquement celle-ci, quel que soit l’endroit où vous composez le message.
Absence de “compte” autonome pour la boîte partagée : tant que la boîte partagée n’apparaît pas comme un compte complet dans Outlook, l’application ne peut pas lui associer un contexte d’expédition propre (identité, SMTP, signature, paramètres d’envoi).

Solutions (vue d’ensemble)

Quatre approches éprouvées permettent de corriger le tir. La première est la plus propre dans la plupart des environnements Microsoft 365/Exchange Online.

Approche	Étapes	Points clés
1. Ajouter manuellement la boîte partagée comme “compte” complet	Dans Outlook Fichier ▸ Ajouter un compte, entrez l’adresse SMTP de la boîte partagée. Terminez l’assistant (aucun mot de passe : vos droits Accès total/Envoyer en tant que sont utilisés). Dans Fichier ▸ Options ▸ Courrier, soit cochez Toujours utiliser le compte par défaut lors de la composition puis définissez la boîte partagée comme compte par défaut, soit laissez l’option décochée : Outlook utilisera automatiquement l’expéditeur correspondant au compte où le message est créé.	La boîte partagée devient un compte autonome ; le champ De adopte correctement son adresse. Exige les droits Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de en plus de Accès total.
2. Désactiver l’automapping, puis ré‑ajouter manuellement	Un administrateur Exchange Online exécute : `Set-Mailbox <SharedMailbox> -AutoMapping $false` (ou attribuez l’accès complet directement sans automapping : `Add-MailboxPermission -Identity "<SharedMailbox>" -User "<Utilisateur>" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false`) L’utilisateur retire la boîte partagée (Fichier ▸ Paramètres du compte), puis la ré‑ajoute via Fichier ▸ Ajouter un compte (cf. approche 1).	Évite la double apparition de la boîte dans Outlook. Assainit le profil et rend le comportement du champ De prévisible.
3. Utiliser Outlook Web (OWA)	Dans OWA, cliquez sur l’avatar ▸ Ouvrir une autre boîte aux lettres. Sélectionnez la boîte partagée ; une nouvelle fenêtre s’ouvre avec l’identité de la boîte.	L’expéditeur est automatiquement l’adresse partagée. Idéal en dépannage, en mobilité ou dans le nouvel Outlook (qui reprend le moteur d’OWA).
4. Macro ou complément de vérification (optionnel)	Déployer un VBA ou un complément Outlook qui contrôle le champ De avant l’envoi et bascule l’account si nécessaire.	Solution “ceinture et bretelles” lorsque l’on ne peut pas changer la topologie des comptes. Réservé à Outlook pour Windows (classique) ; non supporté par le nouvel Outlook.

Procédures détaillées

Ajouter la boîte partagée comme compte autonome

Outlook pour Windows (classique – MAPI)

Ouvrez Fichier ▸ Ajouter un compte.
Entrez l’adresse de la boîte partagée (ex. support@votre-domaine.com), puis validez.
L’assistant utilise l’autodiscover et votre authentification ; aucun mot de passe n’est requis.
Patientez jusqu’à l’ajout du compte. La boîte apparaît désormais au même niveau que votre boîte personnelle dans le volet de gauche.
(Recommandé) Dans Fichier ▸ Options ▸ Courrier, laissez Toujours utiliser le compte par défaut lors de la composition décoché : quand vous rédigez dans les dossiers de la boîte partagée, son identité s’applique.
(Alternative) Si la boîte partagée doit être l’expéditeur pour l’utilisateur dans 100 % des cas, cochez l’option et définissez-la comme compte par défaut dans Fichier ▸ Paramètres du compte.

Important : Vérifiez que l’utilisateur possède Accès total et Envoyer en tant que (ou de la part de), sinon Outlook ne pourra pas envoyer avec l’adresse de la boîte partagée.

Outlook pour Mac (nouvelle interface)

Dans Outlook, ouvrez Outlook ▸ Paramètres ▸ Comptes.
Ajoutez un compte en renseignant l’adresse de la boîte partagée. L’authentification moderne réutilise vos autorisations.
Dans la fenêtre de rédaction, utilisez De pour choisir la boîte partagée si nécessaire ; après ajout en compte complet, l’adresse se sélectionne automatiquement quand vous écrivez dans ses dossiers.

Nouvel Outlook pour Windows (Monarch)

Le nouvel Outlook s’aligne sur le comportement d’OWA. Deux méthodes :

Ouvrir la boîte partagée : Paramètres ▸ Comptes ▸ Boîtes aux lettres partagées ▸ Ajouter, puis sélectionnez la boîte. La nouvelle identité est disponible dans De et s’applique automatiquement selon le dossier.
Ouvrir dans une nouvelle fenêtre : via votre avatar ▸ Ouvrir une autre boîte aux lettres, pour travailler entièrement “dans” la boîte partagée.

Désactiver l’automapping côté Exchange Online

Si la boîte s’est ajoutée automatiquement, supprimez ce lien pour éviter des doublons et des confusions.

Connexion administrateur : Connect-ExchangeOnline
Retirer puis réattribuer l’accès complet sans automapping (méthode la plus propre) : # Retirer les droits actuels si besoin Remove-MailboxPermission -Identity "BoitePartagee" -User "user@contoso.com" -AccessRights FullAccess # Réattribuer sans automapping Add-MailboxPermission -Identity "BoitePartagee" -User "[user@contoso.com](mailto:user@contoso.com)" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false ou bien forcer l’attribut (selon vos pratiques d’annuaire) : Set-Mailbox "BoitePartagee" -AutoMapping $false
Vérifier les droits d’envoi : # Envoyer en tant que (masque l'identité personnelle) Add-RecipientPermission -Identity "BoitePartagee" -Trustee "[user@contoso.com](mailto:user@contoso.com)" -AccessRights SendAs # Envoyer de la part de (affiche "X de la part de Y") Set-Mailbox "BoitePartagee" -GrantSendOnBehalfTo [user@contoso.com](mailto:user@contoso.com)
Côté utilisateur, retirer l’ancienne apparition de la boîte (Paramètres du compte), puis suivre la procédure d’ajout en compte complet.

Assurer le dépôt dans les “Éléments envoyés” de la boîte partagée

Par défaut, certains environnements ne conservent la copie envoyée que dans les Éléments envoyés personnels. Activez la double conservation au niveau de la boîte partagée :

Set-Mailbox "BoitePartagee" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Vous garantissez ainsi la traçabilité des envois effectués au nom de la boîte.

Utiliser Outlook Web (OWA)

OWA est souvent la voie rapide, surtout pour tester :

Cliquez sur votre avatar (en haut à droite) ▸ Ouvrir une autre boîte aux lettres.
Entrez l’adresse de la boîte partagée. Une nouvelle fenêtre s’ouvre dans son contexte. Tout message est alors envoyé avec son adresse comme expéditeur.

Macro de vérification de l’expéditeur (Outlook Windows classique)

Si vous ne pouvez pas modifier l’architecture des comptes, un VBA peut servir de “pare‑feu” : avant l’envoi, il vérifie que l’expéditeur correspond au dossier d’origine ou à votre règle d’entreprise, et corrige si besoin. Exemple minimal :

' ThisOutlookSession
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    On Error Resume Next
    Dim mail As Outlook.MailItem
    If TypeOf Item Is Outlook.MailItem Then
        Set mail = Item
        Dim targetSmtp As String: targetSmtp = "boite.partagee@contoso.com"
    'Tente d'utiliser le compte correspondant à l'adresse de la boîte partagée
    Dim acc As Outlook.Account
    For Each acc In Application.Session.Accounts
        If LCase(acc.SmtpAddress) = LCase(targetSmtp) Then
            Set mail.SendUsingAccount = acc
            Exit For
        End If
    Next acc
End If

End Sub

Notes :
• Cette approche requiert le client Outlook classique, des macros autorisées et un durcissement (signature VBA).
• Elle ne fonctionne pas dans le nouvel Outlook ni dans OWA.

Points d’attention essentiels

Permissions nécessaires : Accès total et Envoyer en tant que (ou Envoyer de la part de). Sans cela, Outlook affichera l’adresse personnelle dans De ou rejettera l’envoi.
Option “Toujours utiliser le compte par défaut…” : n’activez cette option que si la boîte partagée est le compte par défaut ou laissez‑la décochée. C’est le réglage le plus prévisible quand la boîte est ajoutée en compte autonome.
Applications mobiles : Outlook Mobile envoie sous l’adresse affichée dans De, mais ne propose pas de règle pour forcer un expéditeur par défaut. Préférez l’ajout en compte complet sur poste de travail et utilisez OWA en mobilité si nécessaire.
Éléments envoyés : activez la copie côté boîte (voir commandes ci‑dessus) pour un suivi cohérent par l’équipe.

Comparatif rapide par interface

Interface	Ajout en compte complet	Automapping	VBA/compléments COM	Comportement du champ “De”
Outlook Windows (classique)	Oui (recommandé)	À éviter (peut être désactivé)	Oui	Respecte le compte où vous créez le message si l’option par défaut est décochée
Nouvel Outlook (Windows/Mac)	Oui (moderne), via Boîtes aux lettres partagées	S’aligne sur OWA	Non	Sélectionne automatiquement l’adresse de la boîte si vous êtes dans ses dossiers
Outlook Web (OWA)	Contexte natif de la boîte	Sans objet	Non	Toujours l’adresse de la boîte quand ouverte dans sa propre fenêtre
Outlook Mobile	Identité visible dans “De”	Sans objet	Non	Aucune règle pour forcer un expéditeur par défaut

Scénarios types et résolution

Le champ “De” n’apparaît pas

Dans la fenêtre de composition, ouvrez Options ▸ De pour afficher le sélecteur d’expéditeur. Dans l’Outlook classique, cette visibilité reste mémorisée.

La boîte partagée apparaît deux fois

Symptôme fréquent lorsque l’automapping et l’ajout manuel coexistent. Solution : retirer la version “automappée”, désactiver l’automapping pour l’utilisateur, puis ne garder que l’ajout en compte complet.

“Vous ne pouvez pas envoyer en tant que cet utilisateur”

Vérifiez les droits :

Get-RecipientPermission "BoitePartagee" | Where-Object {$_.AccessRights -contains "SendAs"}
Get-MailboxPermission  "BoitePartagee" | Where-Object {$_.AccessRights -contains "FullAccess"}

Accordez les autorisations manquantes selon le besoin (SendAs vs SendOnBehalf).

Les messages envoyés se rangent dans “Éléments envoyés” personnels

Activez les deux indicateurs de copie côté boîte (voir plus haut). Contrôlez aussi les règles Outlook locales éventuelles qui déplacent les éléments envoyés.

Signatures, réponses et règles

Après ajout en compte complet, définissez des signatures spécifiques à la boîte partagée et, si nécessaire, des Quick Steps (ex. “Répondre en tant que Support”). Les signatures sont liées au compte expéditeur ; vérifiez qu’elles s’appliquent avec l’adresse de la boîte partagée.

Bonnes pratiques d’administration

Modèle de délégation : privilégiez Envoyer en tant que pour une identité d’équipe homogène ; utilisez de la part de lorsque la transparence individuelle est requise.
Pas d’automapping par défaut : attribuez Accès total avec -AutoMapping:$false. L’ajout manuel en “compte complet” est plus stable et évite d’anciennes entrées fantômes dans le profil.
Copie des envoyés : activez -MessageCopyForSentAsEnabled et -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled pour chaque boîte partagée.
Documentation utilisateur : fournissez un guide interne “Comment envoyer en tant que <Boîte>” avec captures et rappel du comportement attendu.
Tests : créez un groupe de test pour valider la configuration dans le nouvel Outlook et l’Outlook classique.

Tableau de décision : quelle approche choisir ?

Contrainte	Approche conseillée	Pourquoi
Parc majoritairement Windows (Outlook classique)	Ajout en compte complet + option “par défaut” décochée	Comportement prévisible du champ De selon le dossier où l’on écrit
Mix Windows/Mac + nouvel Outlook	Ajout via “Boîtes aux lettres partagées”/OWA	Homogénéité avec le moteur web d’OWA
Impossible de modifier les comptes	Macro de contrôle (Windows classique)	Dernier recours pour bloquer les envois avec un mauvais expéditeur
Boîte qui s’affiche en double	Désactiver automapping puis ré‑ajout	Nettoie le profil et stabilise la sélection d’expéditeur

FAQ express

Quelle est la différence entre “Envoyer en tant que” et “Envoyer de la part de” ?

Envoyer en tant que fait apparaître uniquement l’adresse de la boîte partagée comme expéditeur. Envoyer de la part de indique “VotreNom de la part de BoitePartagee”. Les deux nécessitent Accès total pour un confort d’utilisation.

Une licence est‑elle nécessaire pour la boîte partagée ?

En règle générale, une boîte partagée n’a pas besoin de licence tant qu’elle reste sous la taille autorisée et qu’aucune fonctionnalité premium (archivage inaltérable, DLP avancée, etc.) n’est requise. Vérifiez votre politique interne et vos contraintes réglementaires.

Peut‑on forcer un expéditeur par défaut sur mobile ?

Outlook Mobile n’offre pas de règle pour imposer un expéditeur par défaut ; l’expéditeur est celui visible dans le champ De au moment de la rédaction. Pour les opérations sensibles, privilégiez OWA ou le poste de travail.

Comment vérifier rapidement que tout fonctionne ?

Créez un nouveau message depuis la boîte partagée (ex. via son dossier “Brouillons”).
Assurez‑vous que le champ De affiche l’adresse de la boîte.
Envoyez un test vers une adresse externe et vérifiez l’expéditeur et le dossier Éléments envoyés de la boîte.

Procédure pas‑à‑pas récapitulative

Attribuez à l’utilisateur Accès total + Envoyer en tant que (ou de la part de) sur la boîte partagée.
Désactivez l’automapping lors de l’attribution (-AutoMapping:$false) pour éviter l’ajout automatique.
Ajoutez la boîte partagée comme compte autonome dans Outlook.
Laissez l’option “Toujours utiliser le compte par défaut…” décochée (sauf si la boîte partagée devient le compte par défaut).
Activez la copie des envoyés dans la boîte partagée (-MessageCopyForSentAsEnabled / -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled).
Testez un envoi externe et validez l’expéditeur et l’archivage.

Modèle de communication interne (copier‑coller)

Objet : Nouvelle procédure — envoyer en tant que « support@votre-domaine.com »

Bonjour,

Pour garantir une identité d’équipe cohérente, la boîte partagée « [support@votre-domaine.com](mailto:support@votre-domaine.com) » est désormais ajoutée comme compte Outlook dédié.
Quand vous créez vos messages depuis ses dossiers, l’expéditeur correct est sélectionné automatiquement.

Rappel :

* Ne cochez pas « Toujours utiliser le compte par défaut » (sauf si la boîte partagée est votre compte par défaut).
* Les éléments envoyés sont archivés dans la boîte partagée.

Support IT

Résumé

Le symptôme “Outlook envoie avec l’adresse personnelle depuis une boîte partagée” est la conséquence directe de l’automapping et de l’absence de compte autonome pour la boîte. La solution la plus fiable consiste à désactiver l’automapping, ajouter la boîte comme compte complet et veiller à la bonne configuration des droits (Accès total + Envoyer en tant que/de la part de) ainsi qu’à la conservation des éléments envoyés. À défaut, OWA ou une macro de contrôle constituent des alternatives. En suivant ces étapes, chaque message rédigé dans la boîte partagée utilisera automatiquement la bonne identité expéditeur, sans manipulation manuelle du champ De.

Annexe : commande‑mémo Exchange Online

Objectif	Commande
Connexion	`Connect-ExchangeOnline`
Accès total sans automapping	`Add-MailboxPermission -Identity "BoitePartagee" -User "user@contoso.com" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false`
Envoyer en tant que	`Add-RecipientPermission -Identity "BoitePartagee" -Trustee "user@contoso.com" -AccessRights SendAs`
Envoyer de la part de	`Set-Mailbox "BoitePartagee" -GrantSendOnBehalfTo user@contoso.com`
Copie des éléments envoyés	`Set-Mailbox "BoitePartagee" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true`
Contrôle des droits	`Get-MailboxPermission "BoitePartagee"` / `Get-RecipientPermission "BoitePartagee"`

Annexe : rappel des limitations courantes

Nouvel Outlook : pas de VBA ni de compléments COM. Les contrôles automatiques d’expéditeur doivent se faire par la topologie des comptes (ajout en compte/OWA), pas par macro.
Profils anciens : des entrées orphelines (anciens GUID de boîtes) peuvent survivre et perturber la sélection “De”. Supprimez et recréez le profil en dernier recours.
Autocomplétion : l’historique des adresses peut insister sur l’adresse personnelle. Effacez les suggestions obsolètes si vous constatez des dérives.
Flux hybrides : en environnements Exchange hybrides, alignez les attributions de droits côté cloud et côté local pour éviter des comportements divergents.