Sur un PC de salle de réunion, faire disparaître les .OST d’Outlook est possible : imposez l’Online Mode (0 cache) ou, à défaut, « Headers Only » pour réduire au minimum l’empreinte disque — le tout de manière centralisée et durable.
Sommaire
Forcer Outlook à n’utiliser que les en‑têtes ou le mode en ligne sur un PC partagé
Vue d’ensemble de la demande
Un ordinateur de salle de réunion, utilisé par une trentaine de personnes, se remplit rapidement de fichiers .OST lorsque chaque utilisateur configure son profil Outlook 365. L’administrateur souhaite empêcher ce cache local en imposant soit le mode Headers Only (télécharger uniquement les en‑têtes), soit le Online Mode (connexion directe au serveur, aucun .OST).
Ce que signifient « Headers Only » et « Online Mode »
- Online Mode (mode en ligne) : Outlook lit/écrit directement sur le serveur Exchange/Exchange Online. Pas de fichier .OST sur disque (les données ne sont gardées qu’en mémoire). Idéal sur un poste partagé quand la connectivité réseau est fiable.
- Headers Only (en‑têtes uniquement, sous Cached Exchange Mode) : Outlook crée quand même un
.ost, mais beaucoup plus petit, car seuls l’objet, l’expéditeur, les dates, etc. sont mis en cache. Le corps/les pièces jointes se téléchargent à l’ouverture. C’est un compromis utile si vous devez conserver certains bénéfices du mode cache (latence, recherche locale partielle, etc.).
Comparatif rapide
| Critère | Online Mode (recommandé pour PC partagé) | Headers Only (plan B) |
|---|---|---|
Présence d’un .OST | Aucun .OST n’est créé | Oui, .ost minimal (en‑têtes uniquement) |
| Charge disque locale | Quasi nulle | Faible à modérée selon le volume d’en‑têtes |
| Dépendance réseau | Totale : indispensable pour lire les messages | Partielle : l’ouverture des corps/attachments requiert le réseau |
| Recherche | Recherche côté serveur (Exchange Search) | Mixte : locale pour les en‑têtes en cache, serveur pour le reste |
| Expérience utilisateur | Temps d’ouverture des messages dépendant du réseau | Listing rapide, contenu téléchargé à la demande |
Réponse & solutions
| Voie d’implémentation | Étapes essentielles | Points d’attention |
|---|---|---|
| Stratégie de groupe (GPO) – méthode pérenne | 1. Importer les modèles ADMX/ADML Microsoft 365 (Outlk16.admx/Outlk16.adml). 2. Créer/éditer un GPO : User Config ▶ Policies ▶ Administrative Templates ▶ Microsoft Outlook 2016/Outlook pour Microsoft 365 ▶ Account Settings ▶ Exchange ▶ Cached Exchange Mode. 3. Pour Online Mode : • Use Cached Exchange Mode for new and existing Outlook profiles : Disabled (force le mode en ligne). • Do not allow an OST file to be created : Enabled (interdit tout .OST). • Download shared non‑mail folders : Disabled (évite tout cache de dossiers partagés). • Disable shared mail folder caching : Enabled (via Outlook Options ▶ Delegates). 4. Pour Headers Only (plan B) : • Use Cached Exchange Mode… : Enabled. • Disallow Download Full Items : Enabled. • Disallow Download Headers then Full Items : Enabled. • Cached Exchange Mode Sync Settings : valeur minimale (ex. « 3 jours » ou « 1 mois » selon build). • Download shared non‑mail folders : Disabled et Disable shared mail folder caching : Enabled. 5. (PC partagé) Activer le loopback processing : Computer Config ▶ Policies ▶ Administrative Templates ▶ System ▶ Group Policy ▶ User Group Policy loopback processing mode : Enabled (Merge/Replace). 6. Lier le GPO à l’OU des « PC de salle » et exécuter gpupdate /force. | Centralisé, réplicable ; plus de création d’OST en Online Mode. Requiert droits AD et un réseau stable. Le loopback garantit l’application des paramètres utilisateur à tout compte qui se connecte à ce PC. |
| Modification registre – solution rapide/pilote | Pour Online Mode (aucun .OST) :Windows Registry Editor Version 5.00 ; 1) Désactiver le mode cache [HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode] "Enable"=dword:00000000 ; 2) Interdire la création d'OST [HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\OST] "NoOST"=dword:00000002 ; 3) Ne jamais mettre en cache les boîtes/dossiers partagés [HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode] "CacheOthersMail"=dword:00000000 "DownloadSharedFolders"=dword:00000000 Pour Headers Only (cache minimal) :Windows Registry Editor Version 5.00 ; 1) Activer le mode cache [HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode] "Enable"=dword:00000001 ; 2) Forcer un horizon de sync minimal (ex. 3 jours) "SyncWindowSetting"=dword:00000000 "SyncWindowSettingDays"=dword:00000003 ; 3) Pas de cache des partagés "CacheOthersMail"=dword:00000000 "DownloadSharedFolders"=dword:00000000 (Fermer Outlook avant d’appliquer, puis relancer.) | Scriptable (fichiers .reg, GPP, Intune). Bien sauvegarder le registre au préalable. À réappliquer pour chaque utilisateur si l’on n’utilise pas de GPO avec loopback. |
| Réglage manuel d’un profil unique | Fichier ▶ Paramètres du compte ▶ Paramètres du compte ▶ sélectionner le compte Exchange/Microsoft 365 ▶ Modifier ▶ Plus de paramètres. Onglet Avancé : décocher Download shared folders et Public Folder Favorites. Pour Headers Only : dans Fichier ▶ Paramètres du compte ▶ Modifier, régler le curseur Conserver le courrier hors connexion au minimum proposé (selon versions : « 3 jours », « 1 mois », etc.). Pour Online Mode : décocher Use Cached Exchange Mode. | Utile pour un dépannage isolé ; ne protège pas contre la création future d’un nouveau profil par un autre utilisateur. |
| Mesures complémentaires | Supprimer les .OST existants après déploiement (script ci‑dessous). Informer les utilisateurs : en Online Mode, la lecture hors ligne n’est plus possible. Sur un poste partagé, privilégier Outlook Web (aucun cache local) ou envisager FSLogix Office/ODFC pour contenir le stockage de profils dans des conteneurs VHDX réseau si vous devez garder le mode cache. Désactiver le « Nouveau Outlook » sur ces machines (la bascule n’honore pas toutes les GPO classiques ; voir plus bas « Empêcher la bascule vers le Nouveau Outlook »). | — |
Pourquoi privilégier l’Online Mode sur un poste partagé ?
Sur un PC de salle, les mêmes disques accueillent successivement les profils de dizaines d’employés. Chaque profil Outlook en mode cache engendre un .ost qui peut rapidement peser plusieurs Go, et se cumuler. En Online Mode, Outlook n’écrit pas de données de boîte aux lettres sur disque : vous éliminez d’emblée l’occupation liée aux OST, les délais de « pré‑remplissage » et une grande partie des risques de corruption locale. La contrepartie est une dépendance réseau totale ; assurez‑vous que la salle bénéficie d’une connectivité stable et d’une faible latence.
Empêcher la bascule vers le « Nouveau Outlook »
Pour des postes partagés, il est conseillé d’empêcher la bascule vers le Nouveau Outlook (application Store) : les stratégies de l’Outlook « classique » ne s’y appliquent pas toutes. Masquez le commutateur « Essayer le nouveau Outlook » et, si besoin, interdisez l’accès à ce client.
- Masquer le bouton : clé utilisateur
HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General▶HideNewOutlookToggle(DWORD) =1. - Option locale (non‑Policies) :
HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General▶HideNewOutlookToggle(DWORD) =1. - Contrôle d’accès : via stratégie Exchange (CASMailbox/OwaMailboxPolicy) si vous devez empêcher l’authentification de ce client pour les comptes de salle.
Nettoyer les .OST existants (exemple PowerShell)
Exécuter en tant qu’administrateur, Outlook fermé :
# Ferme Outlook si nécessaire
Get-Process OUTLOOK -ErrorAction SilentlyContinue | Stop-Process -Force
# Journal
$log = "C:\ProgramData\Outlook_OST_Cleanup.log"
"[$(Get-Date -Format s)] Démarrage nettoyage OST" | Out-File -FilePath $log -Append -Encoding utf8
# Parcourt tous les profils utilisateurs locaux
Get-ChildItem 'C:\Users' -Directory | ForEach-Object {
$outlookPath = Join-Path $_.FullName 'AppData\Local\Microsoft\Outlook'
if (Test-Path $outlookPath) {
"[$(Get-Date -Format s)] Nettoyage $outlookPath" | Out-File $log -Append -Encoding utf8
Get-ChildItem $outlookPath -Filter *.ost -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
Remove-Item -Force -ErrorAction SilentlyContinue
$oabPath = Join-Path $outlookPath 'Offline Address Books'
if (Test-Path $oabPath) {
Get-ChildItem $oabPath -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue |
Remove-Item -Force -Recurse -ErrorAction SilentlyContinue
}
}
}
"[$(Get-Date -Format s)] Terminé" | Out-File $log -Append -Encoding utf8Astuce : programmez ce script après la mise en place des GPO/Registre pour éviter la recréation immédiate d’OST.
Paramétrages « Headers Only » : fenêtres de synchronisation
Si vous optez pour « Headers Only », réduisez l’horizon de synchronisation au minimum. Outlook permet d’exprimer l’intervalle soit en mois (SyncWindowSetting), soit en jours (SyncWindowSettingDays quand SyncWindowSetting=0). Voici les valeurs usuelles :
| Objectif | SyncWindowSetting | SyncWindowSettingDays | Remarques |
|---|---|---|---|
| Tous les messages | 0 | 0 | Cache « Tout » |
| 36 mois | 36 | 0 | |
| 24 mois | 24 | 0 | |
| 12 mois | 12 | 0 | |
| 6 mois | 6 | 0 | |
| 3 mois | 3 | 0 | |
| 1 mois | 1 | 0 | |
| 3 jours | 0 | 3 | Valeur « jours » (builds récents) |
| 7 jours | 0 | 7 |
Note : toutes les combinaisons ne sont pas disponibles selon la version/canal Office. Si l’option « 0 mois » n’existe pas dans votre build, utilisez « 3 jours » ou « 1 mois » et bloquez les autres préférences de téléchargement via GPO (voir tableau « Réponse & solutions »).
Contrôles et validation
- gpresult : dans une session d’utilisateur lambda sur le PC de salle, lancez
gpresult /r /scope:useretgpresult /r /scope:computerpour vérifier le GPO et le loopback. - Registre : confirmez
HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode\Enable(0 en Online, 1 en Headers Only),…\OST\NoOST(2),CacheOthersMail(0),DownloadSharedFolders(0). - Outlook ▶ Barre d’état : en Online Mode, Outlook indique « En ligne avec Microsoft Exchange » ; en Headers Only, « Connecté à Microsoft Exchange » avec téléchargement à la demande.
- Disque : vérifiez l’absence de nouveaux
.ostdans%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlookaprès plusieurs connexions d’utilisateurs.
Bonnes pratiques pour un poste de salle
- OU dédiée aux PC de salle (et/ou groupe de sécurité) pour lier des GPO spécifiques sans affecter le reste du parc.
- Loopback processing activé (Merge/Replace) afin que les paramètres utilisateur s’appliquent quel que soit le compte qui ouvre une session sur ce PC.
- Masquer le Nouveau Outlook (clé
HideNewOutlookToggle) pour éviter les bascules qui contournent vos stratégies. - Vider périodiquement les profils temporaires et les caches (script de nettoyage, planificateur de tâches).
- Prévoir un recours : si la salle doit fonctionner en cas de coupure réseau, exposez un raccourci Outlook Web (navigateur) et/ou affichez un message informant de l’indisponibilité hors ligne.
Alternative d’encapsulation : FSLogix (si vous devez garder du cache)
Si votre contexte (VDI, RDS, profils itinérants) impose le mode cache, FSLogix ODFC/Office Container permet de loger les éléments lourds (OST Outlook, caches Office/OneDrive, index de recherche) dans un VHDX par utilisateur sur un partage réseau. Vous ne supprimez pas le cache, mais vous l’empêchez de saturer les disques locaux des PC partagés. Dimensionnez le stockage, surveillez la croissance des conteneurs et activez les options de nettoyage d’OST orphelins si besoin.
FAQ – limites, effets de bord et performance
- Recherche plus « lente » en Online Mode ? Outlook s’appuie surtout sur la recherche côté serveur (Exchange Search). La latence dépendra de la connexion. Sur poste de salle, c’est généralement acceptable.
- « Headers Only » crée quand même des .OST ? Oui, mais compacts ; l’empreinte disque diminue fortement (les corps et pièces jointes ne sont pas stockés localement).
- Quid des boîtes partagées ? Désactivez systématiquement le cache des dossiers partagés (
CacheOthersMail=0etDownloadSharedFolders=0, ou via GPO). Cela évite qu’un simple accès à une boîte commune n’augmente drastiquement l’.ost. - Et les dossiers publics ? Décochez Public Folder Favorites en mode cache pour éviter leur téléchargement. En Online Mode, l’accès reste à la demande.
- Compatibilité New Outlook : les GPO décrites ici visent Outlook « classique ». Par précaution, cachez le bouton de bascule et bloquez l’accès à ce client sur les PC de salle.
Checklist de mise en œuvre (PC de salle de réunion)
- Créer une OU « Meeting‑Rooms‑PC » et y déplacer les machines concernées.
- Importer les ADMX/ADML Office dans
C:\Windows\PolicyDefinitions(et le sous‑dossier langue). - Créer un GPO « Outlook‑Online‑MeetingRooms » ; activer le loopback (Computer Config).
- Configurer les paramètres :
- Use Cached Exchange Mode… : Disabled.
- Do not allow an OST file to be created : Enabled.
- Download shared non‑mail folders : Disabled ; Disable shared mail folder caching : Enabled.
- HideNewOutlookToggle : Enabled (via clé Policies) pour masquer la bascule.
- Lier le GPO à l’OU et lancer
gpupdate /force(cible : PC et comptes test). - Exécuter le script de purge .OST une fois les stratégies actives.
- Valider (barre d’état Outlook, absence d’OST, tests d’ouverture/lecture).
- Documenter et communiquer aux utilisateurs : pas d’accès hors ligne sur les PC de salle.
Annexe : matrice des clés de registre les plus utiles
| Clé | Valeur (DWORD) | Effet | Commentaire |
|---|---|---|---|
HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode\Enable | 0 | Désactive le mode cache (force l’Online Mode) | Paramètre principal pour bannir le cache |
HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\OST\NoOST | 2 | Interdit la création/usage d’OST | Sécurise l’absence d’OST, même en cas de profil recréé |
HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode\CacheOthersMail | 0 | Ne pas mettre en cache le courrier des boîtes partagées | Réduit fortement l’empreinte cache |
HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode\DownloadSharedFolders | 0 | Désactive le cache des dossiers partagés | Complémentaire de CacheOthersMail |
HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode\SyncWindowSetting | 1, 3, 6, 12, 24, 36… | Âge (mois) du courrier à conserver | Mettre 0 si vous utilisez SyncWindowSettingDays |
HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode\SyncWindowSettingDays | 3, 7, 14… | Âge (jours) du courrier à conserver | Actif seulement si SyncWindowSetting=0 |
HKCU\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General\HideNewOutlookToggle | 1 | Masque « Essayer le nouveau Outlook » | Évite une bascule non souhaitée sur un PC de salle |
Erreurs fréquentes et remèdes express
- Le GPO n’a aucun effet : vérifiez que vous utilisez bien la branche Policies du Registre (et pas la branche utilisateur standard), l’ordre de liaison du GPO, et activez le loopback sur les PC de salle.
- Des .OST réapparaissent : contrôlez que les deux garde‑fous sont en place : Enable=0 (pas de cache) et NoOST=2 (interdiction d’OST). Supprimez les .ost existants après application.
- Recherche « incomplète » en Online Mode : c’est le serveur qui répond. Laissez quelques minutes après la première ouverture, puis utilisez des filtres (De, Objet, A) pour guider la requête. En cas de souci persistant, testez via Outlook Web ; si OK, le réseau local est souvent en cause.
- Utilisateurs en surcharge de boîtes partagées : limitez le nombre de boîtes secondaires ouvertes simultanément, et évitez Download Shared Folders.
Synthèse opérationnelle
- Recommandation principale : déployer une GPO qui désactive le mode cache (
Enable=0) et interdit les .OST (NoOST=2), avec loopback sur l’OU des PC de salle. Aucun fichier.ostne sera généré. - Alternative provisoire : le « Headers Only » + horizon de synchro minimal réduit l’empreinte disque si vous ne pouvez pas imposer l’Online Mode partout.
- Conséquence fonctionnelle : espace disque libéré ; dépendance au réseau pour lire le corps des messages et les pièces jointes. Prévoir un mode dégradé (Outlook Web) en cas d’incident.
Aucune autre problématique n’a été soulevée lors de la session.