Outlook : archiver un dossier vers un PST avec « Nettoyer les anciens éléments » (Clean Up Old Items)

Vous voulez archiver un seul dossier Outlook vers un fichier PST, tout de suite, sans déclencher l’Auto‑Archive globale ? Ce guide explique la commande « Nettoyer les anciens éléments », les pièges (date « Modifié le », drapeaux, stratégies) et des solutions concrètes.

Sommaire

Contexte : archiver un dossier précis, sur‑demande

Dans de nombreux environnements, l’archivage est planifié par l’« Auto‑Archive ». Or il arrive que vous deviez déclencher immédiatement l’archivage d’un dossier spécifique (et de ses sous‑dossiers) : par exemple, vider un dossier « Projets 2023 » dans Archive 2023.pst avant de commencer une nouvelle année. La bonne commande n’est pas « Nettoyer la conversation », ni « Archiver » (le bouton qui déplace dans le dossier Archive du compte), mais bien « Nettoyer les anciens éléments » (Clean Up Old Items), accessible depuis le ruban Fichier.

Ce billet fournit une procédure pas‑à‑pas, explique pourquoi certains messages refusent d’être archivés (malgré plusieurs tentatives), et donne des méthodes de diagnostic/contournement robustes, applicables en production comme à la maison.

Procédure rapide : lancer l’archivage manuel d’un dossier

Dans Outlook pour Windows (version « Bureau »/classique), ouvrez Fichier ▸ Informations ▸ Outils ▸ Nettoyer les anciens éléments.
Cochez Archiver ce dossier et ses sous‑dossiers, puis sélectionnez le dossier à traiter (ex. « Projets »).
Définissez la date dans Archiver les éléments antérieurs au : (ex. 01/01/2024).
En bas, choisissez le fichier PST cible (ex. Archive 2023.pst) ou parcourez pour en créer un nouveau.
Validez. Outlook déplace alors tous les éléments dont la date « Modifié le » est antérieure au seuil.

Important : la commande agit uniquement sur le dossier choisi (et ses sous‑dossiers). Elle ne modifie pas votre planification d’Auto‑Archive, et n’« aspire » pas le reste de la boîte.

Réponse & solutions proposées (synthèse)

Étape	Description	But / point de vigilance
1. Utiliser la commande appropriée	Fichier ▸ Informations ▸ Outils ▸ Nettoyer les anciens éléments. Sélectionner « Archiver ce dossier et ses sous‑dossiers », choisir le dossier concerné et définir la date (ex. « avant le 01/01/2024 »).	Cette commande lance l’archivage uniquement pour le dossier choisi ; elle n’active pas l’Auto‑Archive planifiée pour le reste du magasin.
2. Vérifier la date de référence	S’assurer que le champ « Archiver les éléments antérieurs au : » contient une date passée.	Si la date est future, rien n’est déplacé.
3. Contrôler les propriétés du dossier	Clic droit ▸ Propriétés ▸ onglet AutoArchive.	Des réglages propres au dossier peuvent désactiver l’archivage ; la commande « Nettoyer les anciens éléments » les surcharge normalement, mais un paramétrage contradictoire peut bloquer certains items.
4. Examiner la date “Modifié le” des messages	Afficher la colonne « Modifié le ». Outlook archive selon cette date (et non « Reçu le »).	Si l’e‑mail a été rouvert, redéplacé, marqué, ou si sa pièce jointe a été enregistrée après la date seuil, il n’est pas archivé.
5. Tester l’archivage manuel d’un échantillon	Sélectionner quelques messages ▸ clic droit ▸ Déplacer ▸ Autre dossier ▸ choisir le fichier PST d’archive.	Vérifie que les données peuvent être déplacées et que le PST n’est pas corrompu.
6. Contrôler l’intégrité du fichier PST	Lancer ScanPST.exe (Outil de réparation de la boîte de réception) : `%ProgramFiles%\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE`.	Un PST endommagé peut refuser de recevoir de nouveaux éléments.
7. Mettre Outlook à jour / recréer le profil	Appliquer les mises à jour Office, puis si besoin créer un nouveau profil Outlook.	Les mises à jour corrigent parfois des bogues ; un profil corrompu peut bloquer l’archivage.
8. Solutions de contournement	• Exporter la période voulue dans un nouveau PST (Fichier ▸ Ouvrir & exporter ▸ Importer/Exporter). • Appliquer une Recherche instantanée `reçu:<=31/12/2023` puis déplacer le résultat manuellement.	À utiliser si le problème persiste.

Comprendre le critère clé : la date « Modifié le »

Le moteur d’archivage d’Outlook ne se base pas sur « Reçu le »/« Envoyé le », mais sur « Modifié le » (Last Modified Time). Ce détail explique 90 % des « faux négatifs » : un message ancien peut rester dans le dossier si vous l’avez réouvert, déplacé, classé, si son suivi n’est pas terminé, ou si un complément l’a retouché (catégorie, propriété étendue, indexation, etc.).

Comment afficher « Modifié le » dans votre vue

Ouvrez le dossier cible (Courrier).
Onglet Affichage ▸ Afficher les champs (ou Paramètres d’affichage ▸ Colonnes).
Dans la liste, ajoutez la colonne Modifié le puis validez.
Triez par « Modifié le » pour voir instantanément ce qui dépassait (ou non) la date d’archivage.

Astuce : pour forcer la remise en conformité d’un paquet d’e‑mails, vous pouvez copier le lot dans un dossier temporaire puis le redéplacer vers le dossier initial ; cette manipulation peut ajuster « Modifié le » de manière homogène. Testez d’abord sur 5–10 éléments.

Pourquoi certains éléments ne s’archivent pas ? (diagnostic détaillé)

Symptôme	Cause probable	Correction
Des e‑mails bien antérieurs à la date restent en place.	Leur Modifié le est postérieur au seuil (ou l’élément est Marqué pour le suivi non terminé).	Afficher « Modifié le », finaliser/effacer les drapeaux, relancer l’archivage.
Les messages avec pièce jointe ne bougent pas.	Ouverture/édition de la PJ a mis à jour la date « Modifié le ».	Vérifier « Modifié le », ou déplacer manuellement les éléments concernés.
Un sous‑dossier ne se vide pas alors que le parent s’archive.	Paramétrage AutoArchive du sous‑dossier en contradiction.	Propriétés du sous‑dossier ▸ AutoArchive ▸ aligner avec le dossier parent, puis relancer.
Certains objets (Calendrier/Tâches) restent.	Règles différentes pour les éléments non‑courrier ; champs Date de fin/Date de dernière modification pris en compte.	Filtrer par type d’élément, valider la date, déplacer sélectivement si nécessaire.
Rien ne s’archive vers le PST cible.	PST endommagé ou saturé, profil Outlook corrompu.	Passer ScanPST.exe, compacter le PST, ou re‑créer le PST et retenter.
Le bouton « Nettoyer les anciens éléments » est absent/grisé.	Vous utilisez le nouvel Outlook pour Windows ou une stratégie IT désactive l’archivage/PST.	Basculer vers Outlook classique (Win32) pour cette opération, ou contacter l’IT (paramètres GPO/registre). Les environnements régulés interdisent parfois les PST.

Pré‑requis & bonnes pratiques avant de lancer l’archivage

Choisir la bonne cible : un PST par année (Archive 2023.pst, Archive 2024.pst) facilite la maintenance et les restaurations.
Emplacement : stockez les PST sur un disque local fiable (évitez les partages réseau non pris en charge). Sauvegardez ensuite.
Taille : surveillez la croissance. Les PST modernes supportent de grands volumes, mais la performance décline si trop fragmentés.
Indexation : laissez Windows Search terminer l’indexation du PST après un gros déplacement.
Conformité : vérifiez les politiques de rétention de votre organisation. Dans certains contextes (archivage légal, eDiscovery), déplacer vers PST peut être interdit.

Contrôler l’intégrité du PST avec ScanPST

ScanPST.exe n’apparaît pas toujours dans le menu Démarrer ; lancez‑le depuis le dossier d’installation Office. Exemple d’emplacement courant :

%ProgramFiles%\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE

Fermez Outlook.
Exécutez SCANPST.EXE, parcourez jusqu’au fichier .pst à diagnostiquer, puis cliquez sur Réparer.
Relancez Outlook et réessayez l’archivage.

Après un archivage massif, pensez à compacter le PST : Fichier ▸ Paramètres du compte ▸ Fichiers de données ▸ Paramètres ▸ Compacter.

Alternatives & solutions de contournement

Exporter une période précise

Fichier ▸ Ouvrir & exporter ▸ Importer/Exporter.
Choisir Exporter des données vers un fichier ▸ Fichier de données Outlook (.pst).
Sélectionner le dossier et filtrer par date si nécessaire.
Créer Archive 2023.pst, puis supprimer du dossier source ce qui a été exporté (après vérification).

Déplacer via Recherche instantanée

Dans le dossier, tapez :

reçu:<=31/12/2023

Sélectionnez tout (Ctrl+A), clic droit ▸ Déplacer ▸ Autre dossier ▸ dossier du PST d’archive.

Variante : combinez reçu: et modifié le: pour contrôler finement le périmètre.

Cas particuliers : tâches, calendrier, contacts, journaux

Les éléments non‑courrier obéissent à des logiques légèrement différentes :

Tâches : tant qu’une tâche est à faire (non terminée), elle n’est pas archivée.
Calendrier : les occurrences périodiques proches du présent peuvent rester si leur dernière modification est récente.
Contacts : rarement concernés par l’archivage par date, mais peuvent être déplacés manuellement.
Journaux : mêmes règles de « Modifié le ».

Attention aux confusions fréquentes

« Nettoyer les anciens éléments » ≠ « Nettoyer la conversation » : la seconde supprime les doublons d’une discussion, elle n’archive pas.
Bouton « Archiver » du ruban : déplace vers le dossier Archive de la boîte (Exchange/Outlook.com), pas vers un PST.
Nouveau Outlook pour Windows (interface web‑like) : l’archivage vers PST et certaines options avancées peuvent ne pas être disponibles. Pour utiliser Nettoyer les anciens éléments, ouvrez la version « classique » d’Outlook pour Windows.

Automatiser la routine annuelle (VBA « safe »)

Si vous souhaitez reproduire le comportement de « Nettoyer les anciens éléments » sur un dossier précis, voici un exemple de macro VBA qui déplace, vers un dossier d’archive (dans un PST déjà attaché), les éléments dont Modifié le est antérieur à une date donnée. Adaptez les noms de dossiers et la date.

' Module: ArchiveDossierUnique.bas
Option Explicit

Public Sub ArchiverDossierUnique()
Dim ns As Outlook.NameSpace
Dim srcFolder As Outlook.MAPIFolder
Dim dstStore As Outlook.Store
Dim dstRoot As Outlook.Folder
Dim dstFolder As Outlook.MAPIFolder
' Paramètres à adapter
Const SRC_PATH As String = "Boîte de réception\Projets 2023" ' dossier source
Const DST_PST_DISPLAY As String = "Archive 2023"             ' nom d'affichage du PST
Const DST_PATH As String = "Courrier reçu\Projets 2023"      ' dossier cible dans le PST
Const SEUIL As Date = #1/1/2024#                             ' éléments modifiés avant cette date

Set ns = Application.Session
Set srcFolder = FolderFromPath(ns, SRC_PATH)
Set dstStore = StoreFromDisplayName(ns, DST_PST_DISPLAY)
If srcFolder Is Nothing Or dstStore Is Nothing Then
    MsgBox "Dossier source ou PST cible introuvable.", vbCritical
    Exit Sub
End If
Set dstRoot = dstStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Parent
Set dstFolder = CreateFolderPath(dstRoot, DST_PATH)

MoveItemsOlderThan srcFolder, dstFolder, SEUIL
MsgBox "Archivage terminé.", vbInformation

End Sub

Private Sub MoveItemsOlderThan(ByVal src As Outlook.MAPIFolder, ByVal dst As Outlook.MAPIFolder, ByVal seuil As Date)
Dim itms As Outlook.Items, it As Object
Dim i As Long, moved As Long
Set itms = src.Items
itms.Sort "[LastModificationTime]", False ' décroissant
For i = itms.Count To 1 Step -1
    Set it = itms(i)
    On Error Resume Next
    If TypeOf it Is Outlook.MailItem Then
        If it.LastModificationTime &lt; seuil Then
            it.Move dst
            moved = moved + 1
        End If
    End If
    On Error GoTo 0
Next i

' Sous‑dossiers
Dim subFld As Outlook.MAPIFolder
For Each subFld In src.Folders
    MoveItemsOlderThan subFld, CreateFolderPath(dst, subFld.Name), seuil
Next subFld

End Sub

Private Function FolderFromPath(ByVal ns As Outlook.NameSpace, ByVal path As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim parts() As String, f As Outlook.MAPIFolder, p As Variant
parts = Split(path, "")
Set f = ns.Folders(parts(0))
For Each p In parts
If p <> parts(0) Then
Set f = f.Folders(p)
If f Is Nothing Then Exit For
End If
Next p
Set FolderFromPath = f
End Function

Private Function StoreFromDisplayName(ByVal ns As Outlook.NameSpace, ByVal displayName As String) As Outlook.Store
Dim st As Outlook.Store
For Each st In ns.Stores
If StrComp(st.DisplayName, displayName, vbTextCompare) = 0 Then
Set StoreFromDisplayName = st
Exit Function
End If
Next st
End Function

Private Function CreateFolderPath(ByVal root As Outlook.Folder, ByVal path As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim parts() As String, p As Variant, cur As Outlook.Folder
parts = Split(path, "")
Set cur = root
For Each p In parts
On Error Resume Next
Set cur = cur.Folders(p)
If cur Is Nothing Then
Set cur = root.Folders.Add(p)
End If
On Error GoTo 0
Set root = cur
Next p
Set CreateFolderPath = cur
End Function

Conseils : testez d’abord sur une copie de vos dossiers (ou sur 10–20 éléments). Conservez une sauvegarde. Assurez‑vous que le PST est attaché (Fichier ▸ Paramètres du compte ▸ Fichiers de données).

Bonnes pratiques de maintenance PST (performance & fiabilité)

Stratégie d’archives : un PST par année civile, avec arborescence identique au compte source.
Compression régulière après gros déplacements (cf. « Compacter »).
Défragmentation logique : évitez les déplacements massifs quotidiens ; regroupez les opérations.
Sauvegardes versionnées : conservez plusieurs points de restauration (quotidien / hebdo).
Surveillance : si la recherche devient lente, réindexez : Panneau de configuration ▸ Options d’indexation ▸ Avancé ▸ Reconstruire.

Checklist express de dépannage

La commande utilisée est‑elle bien Fichier ▸ Outils ▸ Nettoyer les anciens éléments ?
La date de seuil est‑elle dans le passé ?
La colonne Modifié le montre‑t‑elle des dates postérieures ? Finalisez les suivis/drapeaux.
Le PST cible est‑il ouvert, non endommagé ? (Test de déplacement manuel + ScanPST.)
Les propriétés AutoArchive du dossier ne contredisent‑elles pas l’opération ?
Un complément Outlook touche‑t‑il aux éléments (catégories auto, CRM, DLP) ? Tester sans compléments.
Votre environnement autorise‑t‑il les PST ? (Certaines entreprises les bloquent par stratégie.)

Informations complémentaires utiles

ScanPST.exe n’est pas toujours placé dans le menu Démarrer ; il faut le lancer depuis le dossier d’installation d’Office.
L’archivage ignore par défaut les éléments :
- marqués Ne jamais archiver ;
- dotés d’un drapeau de suivi non terminé ;
- dont la date Modifié le est postérieure au seuil.
Après un archivage massif, compacter le PST : Fichier ▸ Paramètres du compte ▸ Fichiers de données ▸ Paramètres ▸ Compacter.
Pour des besoins récurrents (p. ex. archiver la fin d’année chaque 1ᵉʳ janvier), un script VBA (cf. ci‑dessus) ou une automatisation peut reproduire la logique de « Nettoyer les anciens éléments ».

FAQ ciblée

Quelle différence entre Auto‑Archive et « Nettoyer les anciens éléments » ?

Auto‑Archive applique des règles planifiées à l’ensemble des dossiers (ou selon leurs propriétés). « Nettoyer les anciens éléments » exécute à la demande un archivage circonscrit à un dossier précis (et ses sous‑dossiers), vers la cible que vous choisissez. Pourquoi mes e‑mails de 2022 ne s’archivent‑ils pas ?

Parce que leur Modifié le est postérieur à la date seuil : drapeau de suivi, déplacement récent, ouverture/édition de pièce jointe, ou traitement par un complément. Affichez la colonne « Modifié le », corrigez, relancez. Est‑ce compatible avec le nouveau Outlook pour Windows ?

La procédure décrite vise Outlook pour Windows (classique). Dans le nouveau client, certaines fonctions liées aux PST/local peuvent être absentes. Ouvrez la version classique pour exécuter cette opération. Les stratégies de rétention de mon entreprise bloquent l’archivage vers PST. Que faire ?

Respectez la politique. Demandez l’activation d’une boîte d’archive en ligne (Exchange Online) ou utilisez des étiquettes de rétention approuvées. Évitez les PST si la conformité l’interdit. Le PST grossit vite. Des conseils ?

Un PST par année, compaction régulière, sauvegardes, et évitez les fichiers sur partages réseau. Songez à l’archive en ligne si disponible.

Exemples concrets de scénarios

Scénario A : archiver « Projets 2023 » avant de créer « Projets 2025 »

Créez/ouvrez Archive 2023.pst et son dossier Projets 2023.
Dans le dossier source, exécutez « Nettoyer les anciens éléments » avec la date 01/01/2024.
Contrôlez « Modifié le » pour les restes, ajustez les drapeaux, relancez.
Compactez le PST et indexez‑le.

Scénario B : les messages restent bloqués

Test de déplacement manuel de 10 éléments : OK ? Le PST est sain.
Sinon, ScanPST puis retenter. En échec : créer Archive 2023 (Nouveau).pst et déplacer.

Modèle de matrice décisionnelle

Étape	Oui	Non
Déplacement manuel d’un échantillon fonctionne‑t‑il ?	Le PST est OK → passer à la date « Modifié le ».	Réparer avec `ScanPST` ou recréer le PST.
« Modifié le » < seuil pour les éléments visés ?	Lancer « Nettoyer les anciens éléments ».	Finaliser drapeaux, corriger vues, puis relancer.
Paramètres du dossier compatibles ?	OK.	Harmoniser l’onglet AutoArchive du dossier et des sous‑dossiers.
PST autorisé par la politique IT ?	Continuer.	Basculer vers l’archive en ligne ou demander une dérogation.

Sécurité, gouvernance et conformité

Le déplacement vers PST sort les messages des mécanismes de rétention/étiquetage qui s’appliquent à votre boîte Exchange. C’est pratique pour alléger la boîte, mais potentiellement inadapté en contexte réglementé (juridique, RGPD, conservation probatoire, eDiscovery). Avant d’automatiser :

Confirmez que les PST sont autorisés.
Vérifiez les obligations de conservation.
Envisagez l’Archive en ligne si disponible (transparente, indexée, administrée).

Récapitulatif exécutable

Utilisez Fichier ▸ Outils ▸ Nettoyer les anciens éléments pour un dossier précis.
Vérifiez la date de seuil et la colonne Modifié le.
Testez le déplacement manuel → ScanPST si besoin.
Compactez le PST après l’opération.
Documentez une routine annuelle (macro/contrôle) si c’est récurrent.

Dans notre échange, la procédure s’est révélée fonctionnelle : les anomalies provenaient essentiellement d’e‑mails dont la date Modifié le excédait la limite fixée ou d’un paramétrage d’Auto‑Archive non cohérent. Une fois ces points corrigés, l’archivage ciblé a produit le résultat attendu.

Annexe : ressources pratiques (hors liens)

Chemin type de ScanPST : %ProgramFiles%\Microsoft Office\root\Office16\SCANPST.EXE (varie selon édition/année).
Ouvrir/attacher un PST : Fichier ▸ Ouvrir & exporter ▸ Ouvrir un fichier de données Outlook.
Afficher/ajouter « Modifié le » : Affichage ▸ Paramètres d’affichage ▸ Colonnes.
Compactage : Fichier ▸ Paramètres du compte ▸ Fichiers de données ▸ Paramètres ▸ Compacter.
Raccourcis utiles : Ctrl+E (Recherche), Ctrl+A (Tout sélectionner), Ctrl+Shift+V (Déplacer vers dossier).

Outlook : archiver un dossier vers un PST avec « Nettoyer les anciens éléments » (Clean Up Old Items)

Contexte : archiver un dossier précis, sur‑demande

Procédure rapide : lancer l’archivage manuel d’un dossier