Envoyer une invitation iCal (.ics) en pièce jointe dans le nouvel Outlook (Windows)

Dans le nouvel Outlook pour Windows (aperçu), la commande « Transférer comme iCalendar » a disparu. Voici des méthodes sûres pour joindre un fichier .ics sans ajouter automatiquement tous les participants, avec procédures détaillées, modèles prêts à l’emploi et conseils de dépannage.

Sommaire

Vue d’ensemble de la question

Dans Outlook « nouvelle version » pour Windows (builds en aperçu), la commande historique Transférer comme iCalendar n’est plus visible dans l’interface de rendez‑vous. Or, le format iCalendar (*.ics) est la façon la plus universelle de proposer un événement à des contacts qui ne doivent pas forcément être ajoutés comme « participants » dans votre calendrier Exchange/Microsoft 365.

Typiquement, vous avez besoin de :

Envoyer une invitation facultative (webinaire, événement externe, permanence, créneau de support) sans perturber la liste d’invités de votre réunion interne.
Partager un événement informatif (salon, jour férié local, date butoir) pour que chacun puisse l’ajouter à son agenda personnel en un double‑clic.
Fournir un fichier .ics réutilisable (dans une newsletter, sur un intranet, via un chatbot, etc.).

Bonne nouvelle : vous pouvez toujours joindre un .ics depuis le nouveau client. Ci‑dessous, un plan d’action complet : solutions, procédures pas à pas, modèles, automatisation et dépannage.

Réponse & solutions

Solution	Détails pratiques	Quand l’utiliser
Repasser à l’Outlook classique	Désactivez le commutateur Nouvel Outlook (ou Aide › Revenir à l’ancienne version). La commande Transférer comme iCalendar réapparaît dans le ruban d’un rendez‑vous.	Vous devez envoyer régulièrement des `.ics` et préférez le flux de travail historique.
Générer manuellement le fichier .ics	1) Ouvrez l’événement dans Outlook Web ou Outlook classique. 2) Plus d’actions › Télécharger le fichier .ics (ou Fichier › Enregistrer sous › iCalendar). 3) Joignez ce fichier à un nouveau mail dans le Nouvel Outlook.	Vous souhaitez rester dans le nouveau client, et l’opération est ponctuelle.
Glisser‑déposer depuis le calendrier (version classique)	Faites glisser le rendez‑vous depuis le calendrier vers le Bureau : Outlook crée un `.ics` prêt à être joint.	Alternative rapide tant que vous disposez de l’ancien Outlook.
Outil ou service tiers	Des générateurs en ligne ou des scripts (PowerShell, Node, Python) peuvent composer des fichiers iCal à partir de champs (sujet, date, fuseau horaire, etc.).	Scénarios automatisés à grande échelle.

Remarque : le nouvel Outlook évoluant rapidement, la réintroduction de la fonctionnalité est plausible. N’hésitez pas à voter ou soumettre votre besoin via le centre de commentaires intégré à l’application (Aide › Commentaires).

Procédures détaillées

Repasser à l’Outlook classique (Windows)

Si vous avez immédiatement besoin de « Transférer comme iCalendar », la méthode la plus directe est de revenir à la version classique :

Dans la barre de titre d’Outlook classique, désactivez le commutateur Nouvel Outlook (ou cliquez sur Aide puis Revenir à l’ancienne version dans le nouvel Outlook).
Ouvrez votre rendez‑vous (double‑clic dans le calendrier).
Ruban Réunion › Transférer comme iCalendar.
Un nouveau message s’ouvre avec le fichier .ics en pièce jointe. Ajoutez votre texte, envoyez.

Astuce : conservez une fenêtre d’Outlook classique uniquement pour ce besoin, tout en testant le nouvel Outlook pour le reste.

Exporter un .ics depuis Outlook sur le Web (OWA)

Outlook Web permet de télécharger un fichier iCalendar en quelques clics :

Ouvrez Outlook sur le Web et passez au Calendrier.
Ouvrez l’événement souhaité (rendez‑vous ou réunion).
Cliquez sur Plus d’actions (icône ⋯) puis choisissez Télécharger le fichier .ics (ou Exporter / Enregistrer selon libellé).
Joignez le fichier enregistré à votre message dans le nouvel Outlook.

Bon à savoir : si l’événement contient un lien Teams/Visio, il sera inclus dans la description du fichier .ics. Mentionnez‑le aussi dans le corps du mail pour le rendre visible immédiatement.

Enregistrer au format iCalendar dans Outlook classique

Ouvrez l’événement dans Outlook classique.
Menu Fichier › Enregistrer sous.
Dans Type, sélectionnez iCalendar Format (*.ics), puis Enregistrer.
Joignez ce fichier dans le nouvel Outlook.

Variante express : glisser‑déposer l’événement du calendrier vers le Bureau. Selon les versions, Windows crée un .ics. Si un .msg est généré, utilisez plutôt Enregistrer sous > iCalendar.

Créer un fichier .ics manuellement (sans Outlook)

Un fichier iCalendar est un simple texte structuré. Pour un événement informatif (aucun participant forcé), privilégiez METHOD:PUBLISH. Exemple minimal :

BEGIN:VCALENDAR
PRODID:-//VotreOrganisation//VotreOutil//FR
VERSION:2.0
CALSCALE:GREGORIAN
METHOD:PUBLISH
BEGIN:VEVENT
UID:20251005T120000Z-evt-1234@votre-domaine
DTSTAMP:20251005T120000Z
SUMMARY:Lancement produit – Session d’info
DESCRIPTION:Présentation du lancement.\nLien d’inscription: https://exemple
LOCATION:En ligne
DTSTART:20251104T130000Z
DTEND:20251104T140000Z
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Enregistrez sous evenement.ics (encodage UTF‑8), puis joignez‑le. Les heures en UTC (suffixe Z) évitent les décalages. Si vous devez imposer un fuseau (ex. Europe/Paris) pour une heure « locale », utilisez TZID et ajoutez un bloc VTIMEZONE :

BEGIN:VCALENDAR
PRODID:-//VotreOrganisation//VotreOutil//FR
VERSION:2.0
CALSCALE:GREGORIAN
METHOD:PUBLISH
BEGIN:VTIMEZONE
TZID:Europe/Paris
X-LIC-LOCATION:Europe/Paris
BEGIN:DAYLIGHT
TZOFFSETFROM:+0100
TZOFFSETTO:+0200
TZNAME:CEST
DTSTART:19700329T020000
RRULE:FREQ=YEARLY;BYMONTH=3;BYDAY=-1SU
END:DAYLIGHT
BEGIN:STANDARD
TZOFFSETFROM:+0200
TZOFFSETTO:+0100
TZNAME:CET
DTSTART:19701025T030000
RRULE:FREQ=YEARLY;BYMONTH=10;BYDAY=-1SU
END:STANDARD
END:VTIMEZONE
BEGIN:VEVENT
UID:20251104-paris-1234@votre-domaine
DTSTAMP:20251005T120000Z
SUMMARY:Lancement produit – Session d’info
DESCRIPTION:Présentation du lancement.\nRejoindre: https://exemple
LOCATION:Paris
DTSTART;TZID=Europe/Paris:20251104T140000
DTEND;TZID=Europe/Paris:20251104T150000
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Important : UID doit être unique par événement. Si vous réexpédiez plusieurs versions du même fichier, conservez le même UID et incrémentez un SEQUENCE:2, SEQUENCE:3, etc., pour que le client du destinataire comprenne qu’il s’agit d’une mise à jour.

Quel type d’invitation iCal choisir ?

Cas d’usage	Paramètres recommandés	Effet chez le destinataire
Annonce d’un événement optionnel	`METHOD:PUBLISH`, pas de `ATTENDEE`	Ajout manuel en un clic, pas de réponse « Accepter/Refuser » obligatoire
Véritable invitation avec suivi des réponses	`METHOD:REQUEST` + `ORGANIZER` + `ATTENDEE`	Affiche les boutons « Accepter/Refuser » et remonte les réponses à l’organisateur
Blocage de plage (sans réunion)	`METHOD:PUBLISH` + description claire	Se comporte comme un rendez‑vous personnel

Bonnes pratiques d’envoi

Objet du mail clair : « [.ics] Nom de l’événement – date & fuseau ».
Incluez le lien (Teams/Zoom/Meet) dans la description du .ics et dans le corps du mail.
Vérifiez le fuseau horaire et la langue ; évitez les abréviations ambiguës (CET/CEST, GMT/BST…).
Faites un test vers une adresse personnelle (Gmail/Apple) pour contrôler l’affichage multi‑plateformes.
Raccourci d’import pour vos destinataires : « Ouvrez la pièce jointe .ics et cliquez sur Enregistrer ».

Modèles prêts à l’emploi

Texte d’email (copier‑coller)

Objet : [.ics] Session d’information – 4 nov 14:00 (Europe/Paris)

Bonjour,

Ajoutez la session à votre agenda en ouvrant la pièce jointe « Session-info.ics », puis cliquez sur « Enregistrer ».
Lien de connexion (également dans l’invitation) : [https://exemple](https://exemple)

— Infos —
Date/heure : mar. 4 novembre, 14:00–15:00 (Europe/Paris)
Format : en ligne
Contact : evenements@exemple

À bientôt !

Gabarit .ics « REQUEST » (avec boutons de réponse)

BEGIN:VCALENDAR
PRODID:-//VotreOrganisation//Invitations//FR
VERSION:2.0
CALSCALE:GREGORIAN
METHOD:REQUEST
BEGIN:VEVENT
UID:20251104-req-5678@votre-domaine
DTSTAMP:20251005T120000Z
SUMMARY:Réunion projet – Kickoff
DESCRIPTION:Objectifs, livrables, jalons.\nTeams: https://exemple
LOCATION:En ligne
DTSTART:20251104T130000Z
DTEND:20251104T140000Z
ORGANIZER;CN=Alex Martin:mailto:alex.martin@exemple
ATTENDEE;CN=Invité;ROLE=REQ-PARTICIPANT;PARTSTAT=NEEDS-ACTION;RSVP=TRUE:mailto:invite@exemple
SEQUENCE:1
END:VEVENT
END:VCALENDAR

Automatiser la création d’un .ics

PowerShell (génération locale)

Le script ci‑dessous crée un fichier .ics METHOD:PUBLISH à partir de variables simples. Exécutez‑le sur Windows (droits standard) :

$Sujet       = "Webinaire nouveautés M365"
$Description = "Aperçu des nouveautés.\nRejoindre: https://exemple"
$Lieu        = "En ligne"
$DebutUtc    = "20251118T130000Z"
$FinUtc      = "20251118T140000Z"
$Uid         = [guid]::NewGuid().ToString() + "@exemple"

$ics = @"
BEGIN:VCALENDAR
PRODID:-//Exemple//ICS-Generator//FR
VERSION:2.0
CALSCALE:GREGORIAN
METHOD:PUBLISH
BEGIN:VEVENT
UID:$Uid
DTSTAMP:$(Get-Date -Format "yyyyMMddTHHmmssZ")
SUMMARY:$Sujet
DESCRIPTION:$Description
LOCATION:$Lieu
DTSTART:$DebutUtc
DTEND:$FinUtc
END:VEVENT
END:VCALENDAR
"@

$chemin = "$env:TEMP\webinaire.ics"
$ics | Out-File -FilePath $chemin -Encoding utf8
Write-Host "Fichier créé: $chemin"

Joignez ensuite webinaire.ics dans votre message Outlook.

Power Automate (flux sans code)

Déclencheur de votre choix (Formulaire, SharePoint, Teams, planificateur).
Action Composer : construisez le contenu iCalendar (voir exemples ci‑dessus).
Action Créer un fichier (OneDrive/SharePoint) avec l’extension .ics.
Action Envoyer un e‑mail (V2) et joignez le fichier généré.

Conseil : centralisez l’horodatage en UTC pour éviter les décalages, puis laissez les clients convertisser dans le fuseau local du destinataire.

Dépannage & cas particuliers

Le .ics s’ouvre comme du texte

Vérifiez l’extension .ics et l’application par défaut sous Windows (Paramètres › Applications › Applications par défaut › .ics › Calendrier ou Outlook).
Si le fichier a été copié depuis un intranet, re‑téléchargez‑le pour éviter une corruption d’encodage.

Décalage d’heure chez les destinataires

Si vous avez utilisé un fuseau local (TZID), incluez VTIMEZONE comme dans l’exemple afin que les règles d’heure d’été soient comprises.
Pour un public international, préférez UTC (DTSTART:…Z) et indiquez également l’heure locale lisible dans le corps du message.

Les destinataires reçoivent des doublons

Conservez le UID pour toutes les mises à jour du même événement et augmentez SEQUENCE.
Évitez d’envoyer un REQUEST et un PUBLISH pour le même événement à la même audience.

Le lien de réunion n’apparaît pas

Placez le lien en clair dans la DESCRIPTION du .ics (une ligne par lien) et dans le texte du mail.
Ajoutez une URL séparée si nécessaire : URL:https://exemple.

Le glisser‑déposer génère un .msg au lieu d’un .ics

Utilisez Fichier › Enregistrer sous > iCalendar (*.ics) pour forcer le format.
Dans l’Explorateur, faites clic droit en glissant puis choisissez Copier ici en tant que fichier iCalendar (si disponible dans votre build).

Politiques sécurité / conformité

Certains environnements bloquent les pièces jointes selon leur extension. Si .ics est filtré, envisagez de ziper le fichier ou d’héberger un lien de téléchargement interne.
Évitez d’inclure des données sensibles dans la DESCRIPTION du .ics : c’est un format texte que les destinataires peuvent transférer.

Checklist avant envoi

✅ Titre concis (SUMMARY) et lieu (LOCATION) renseignés
✅ Heures correctes en UTC ou fuseau + VTIMEZONE
✅ UID unique, SEQUENCE si mise à jour
✅ Lien de réunion présent dans la DESCRIPTION et l’e‑mail
✅ Test sur Outlook, Apple Calendar et Google Agenda
✅ Corps du mail expliquant comment importer le .ics

FAQ

Joindre un .ics ajoute‑t‑il automatiquement des invités ?

Non, pas si votre fichier utilise METHOD:PUBLISH et n’énumère pas d’ATTENDEE. Les destinataires importent l’événement à leur guise.

Puis‑je transformer une réunion existante en .ics sans inviter tout le monde ?

Oui : exportez l’événement (Télécharger .ics dans OWA, Enregistrer sous > iCalendar dans Outlook classique), puis joignez le fichier dans un nouveau message adressé à votre audience.

Quelle différence entre rendez‑vous et réunion dans Outlook ?

Un rendez‑vous ne contient pas d’invités ; une réunion en contient. Pour un .ics informatif, partez d’un rendez‑vous (ou supprimez les balises ATTENDEE si vous éditez le fichier à la main).

Peut‑on joindre plusieurs .ics au même mail ?

Oui. Évitez toutefois d’avoir des UID identiques entre deux fichiers ; sinon, le client pourrait considérer qu’il s’agit du même événement.

Les appareils mobiles ouvrent‑ils les .ics ?

iOS, Android (Google Agenda, Samsung Calendar) et la plupart des apps modernes reconnaissent .ics. Sur Android, il peut être nécessaire d’ouvrir le fichier depuis l’app Agenda ou de l’importer via « Importer depuis un fichier ».

Exemples concrets par profil

RH – Convocations facultatives

Créer un rendez‑vous interne « Permanence RH », l’exporter en .ics (Enregistrer sous), puis envoyer un mail groupé avec :

Fichier .ics joint (PUBLISH),
Slot récurrent expliqué dans le corps du mail,
Conseil : demander aux collaborateurs d’ajouter uniquement les occurrences utiles.

Marketing – Webinaire externe

Générer un .ics avec UTC, résumé clair, lien de webinar, politique RGPD en description.
L’héberger sur votre page d’inscription (ou l’envoyer par mail de confirmation).
Tester l’import sur Outlook, Apple, Google.

Chefferie de projet – Calendrier de jalons

Créer un .ics par jalon (PUBLISH), avec CATEGORY:Projet X dans la description pour un filtrage aisé. Envoyer le lot dans un même e‑mail ou partager un dossier contenant les .ics.

Récapitulatif

Le nouvel Outlook pour Windows ne montre plus « Transférer comme iCalendar », mais l’envoi d’une invitation iCal en pièce jointe reste simple : repasser brièvement à l’Outlook classique, exporter un .ics depuis Outlook Web ou le client classique, ou générer le fichier par script/outil. Avec quelques bonnes pratiques (UTC ou VTIMEZONE, UID/SEQUENCE, texte d’e‑mail clair), vos destinataires pourront ajouter l’événement en un clic, sans être ajoutés d’office comme participants.

Informations complémentaires utiles

Les fichiers .ics sont reconnus par Outlook, Apple Calendar, Google Calendar et la plupart des agendas mobiles : idéal pour diffuser une réunion facultative.
Si vous restez dans le nouvel Outlook, préparez un modèle d’e‑mail expliquant comment importer un .ics.
Vérifiez toujours le fuseau horaire avant d’exporter pour éviter les décalages internationaux.