Conversion de texte d’Excel en PDF sans problèmes de troncature : Problèmes et solutions

De nombreux utilisateurs rencontrent le problème de la troncature du texte lors de la conversion de fichiers Excel en PDF. Ce problème est particulièrement important lors de la création de documents professionnels tels que des rapports d’entreprise ou des feuilles de données. Cet article explore les causes de la troncature du texte lors de la conversion d’Excel en PDF et propose des solutions détaillées. En effectuant les réglages appropriés, vous pouvez créer des fichiers PDF bien formatés et améliorer l’efficacité du travail.

Comment convertir Excel en PDF

La conversion de fichiers Excel au format PDF permet de les partager facilement avec d’autres et de conserver la mise en page du document. Voici plusieurs méthodes pour convertir Excel en PDF.

Utilisation de Microsoft Print to PDF

1. Ouvrez le fichier Excel.
2. Cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Imprimer ».
3. Dans le menu déroulant de l’imprimante, sélectionnez « Microsoft Print to PDF ».
4. Ajustez les paramètres d’impression nécessaires et cliquez sur « Imprimer ».
5. Spécifiez la destination pour enregistrer le fichier PDF, entrez le nom du fichier et cliquez sur « Enregistrer ».

Utilisation de l’option Enregistrer sous

1. Ouvrez le fichier Excel.
2. Cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer sous ».
3. Sélectionnez la destination et entrez le nom du fichier.
4. Dans le menu déroulant « Enregistrer sous type », sélectionnez « PDF ».
5. Dans les paramètres des options, ajustez la plage de pages et d’autres réglages si nécessaire, puis cliquez sur « Enregistrer ».

En utilisant ces méthodes, vous pouvez facilement convertir des fichiers Excel en PDF. Voyons ensuite les causes des problèmes de troncature du texte lors de la conversion en PDF.

Causes des problèmes de troncature du texte

Il existe plusieurs causes principales de la troncature du texte lors de la conversion d’Excel en PDF. Comprendre ces problèmes permet de prendre les mesures appropriées.

Hauteur de cellule insuffisante

Lorsque le texte d’une cellule Excel s’étend sur plusieurs lignes, la hauteur de la cellule peut ne pas s’ajuster automatiquement. Par conséquent, le texte peut être tronqué lors de la conversion en PDF.

Différences de police

Si les polices utilisées dans Excel ne s’affichent pas correctement lors de la conversion en PDF, le texte peut être tronqué. Ce problème est plus courant lors de l’utilisation de polices spéciales ou de polices système.

Configuration de page incorrecte

Si les paramètres de mise en page ne sont pas appropriés, le contenu des cellules peut ne pas tenir sur la page, ce qui entraîne la troncature du texte. Cela est souvent dû aux paramètres de marge et de taille de papier.

Dépendance au pilote d’imprimante

Si vous dépendez de méthodes telles que « Microsoft Print to PDF » ou « Enregistrer sous », les résultats de sortie peuvent varier en fonction du pilote d’imprimante sélectionné, ce qui peut être une cause de la troncature du texte.

Ensuite, nous présenterons des mesures spécifiques pour traiter ces causes, en commençant par l’ajustement de la hauteur des cellules.

Ajustement de la hauteur des cellules

Une des mesures les plus basiques pour éviter la troncature du texte est d’ajuster la hauteur des cellules. Cela permet de s’assurer que tout le texte de la cellule est affiché. Voici les étapes détaillées.

Ajustement manuel de la hauteur des cellules

1. Ouvrez le fichier Excel et sélectionnez la cellule où le texte est tronqué.
2. Lorsque vous placez le curseur sur la limite en haut ou en bas de la cellule sélectionnée, il se transforme en une double flèche verticale.
3. Faites glisser la limite pour ajuster la hauteur de la cellule jusqu’à ce que tout le texte soit affiché.

Ajustement automatique de la hauteur des cellules

1. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où le texte est tronqué.
2. Sélectionnez l’onglet « Accueil » dans le menu Excel.
3. Cliquez sur « Format » dans le groupe « Cellules » et sélectionnez « Ajuster automatiquement la hauteur de la ligne » dans la section « Taille de la cellule ». Cela ajustera automatiquement la hauteur des cellules sélectionnées.

Ajustement de la hauteur des lignes entières

1. Sélectionnez toutes les lignes que vous souhaitez ajuster. Cliquez sur les numéros de ligne pour sélectionner, ou faites glisser pour sélectionner plusieurs lignes.
2. Placez le curseur sur la limite des lignes sélectionnées. Lorsqu’il se transforme en une double flèche verticale, faites glisser la limite pour ajuster la hauteur.

En ajustant la hauteur des cellules avec ces méthodes, vous pouvez éviter la troncature du texte lors de la conversion en PDF. Ensuite, nous expliquerons comment ajuster la configuration de la page.

Ajustement de la configuration de la page

Ajuster la configuration de la page est également important pour éviter la troncature du texte. En réglant correctement la page, vous pouvez empêcher que le texte ne soit coupé lors de la conversion en PDF.

Définir la zone d’impression

1. Ouvrez le fichier Excel.
2. Sélectionnez l’onglet « Mise en page ».
3. Cliquez sur le menu déroulant « Zone d’impression » et sélectionnez « Définir la zone d’impression ». Cela garantira que seule la plage de cellules sélectionnée sera imprimée et convertie en PDF.

Ajustement de la taille et de l’orientation du papier

1. Sélectionnez l’onglet « Mise en page ».
2. Sélectionnez la taille de papier appropriée dans le menu déroulant « Taille », comme A4 ou Lettre, selon vos besoins.
3. Sélectionnez « Portrait » ou « Paysage » dans le menu déroulant « Orientation » en fonction du contenu de vos données.

Ajustement des marges

1. Sélectionnez l’onglet « Mise en page ».
2. Cliquez sur le menu déroulant « Marges » et choisissez parmi « Normal », « Étroit », « Large » ou sélectionnez « Marges personnalisées » pour des ajustements plus détaillés.
3. En réglant des marges appropriées, vous pouvez maximiser le contenu qui tient sur la page et éviter la troncature du texte.

Utilisation de l’option Adapter à la taille

1. Sélectionnez l’onglet « Mise en page ».
2. Ouvrez la boîte de dialogue « Mise en page » (cliquez sur la petite flèche dans le coin inférieur droit).
3. Dans l’onglet « Page », définissez les options sous « Adapter à la taille ». Spécifiez le ratio de mise à l’échelle pour adapter à la page.

En ajustant correctement ces paramètres, vous pouvez éviter la troncature du texte lors de la conversion en PDF. Ensuite, nous verrons comment vérifier et changer les polices.

Vérification et changement des polices

Une des causes de la troncature du texte lors de la conversion d’Excel en PDF est la différence de polices utilisées. En utilisant des polices appropriées, vous pouvez éviter la troncature du texte après la conversion en PDF. Voici les étapes pour vérifier et changer les polices.

Choix de polices compatibles avec les PDF

1. Lors de la conversion en PDF, il est recommandé d’utiliser des polices standard largement supportées (par exemple, Arial, Times New Roman, Calibri).
2. Les polices spéciales ou personnalisées peuvent ne pas s’afficher correctement dans le PDF, il est donc préférable de les éviter.

Comment vérifier les polices

1. Ouvrez le fichier Excel.
2. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez vérifier la police.
3. Dans l’onglet « Accueil », vérifiez le nom de la police dans le groupe « Police ».

Comment changer les polices

1. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules que vous souhaitez modifier.
2. Dans l’onglet « Accueil », cliquez sur le menu déroulant de la police dans le groupe « Police » et sélectionnez la police désirée.
3. Ajustez également la taille de la police de manière appropriée. Il est recommandé d’utiliser des tailles de police standard (par exemple, 10pt-12pt).

Changer les polices pour toute la feuille

1. Ouvrez le fichier Excel.
2. Pour sélectionner toute la feuille, cliquez sur la cellule dans le coin supérieur gauche (intersection des numéros de lignes et des lettres de colonnes).
3. Dans l’onglet « Accueil », cliquez sur le menu déroulant de la police dans le groupe « Police » et sélectionnez la police désirée.
4. Ajustez la taille de la police de manière appropriée.

En sélectionnant des polices appropriées et en ajustant la taille des polices, vous pouvez éviter la troncature du texte lors de la conversion en PDF. Ensuite, nous expliquerons les différences entre « Microsoft Print to PDF » et « Enregistrer sous ».

Différences entre Microsoft Print to PDF et Enregistrer sous

Il existe deux méthodes principales pour convertir des fichiers Excel en PDF : « Microsoft Print to PDF » et « Enregistrer sous ». Chaque méthode a ses propres caractéristiques et les résultats de la sortie PDF peuvent varier. Voici les différences et caractéristiques des deux méthodes.

Microsoft Print to PDF

1. Fonction : « Microsoft Print to PDF » agit comme une imprimante virtuelle. Il reçoit les données de sortie d’Excel et génère un PDF via le pilote d’imprimante.
2. Procédure :

• Ouvrez le fichier Excel.
• Sélectionnez « Imprimer » dans le menu « Fichier ».
• Sélectionnez « Microsoft Print to PDF » dans le menu déroulant de l’imprimante.
• Ajustez les paramètres d’impression et cliquez sur « Imprimer ».
• Spécifiez la destination pour enregistrer le fichier PDF, entrez le nom du fichier et cliquez sur « Enregistrer ».

1. Caractéristiques :

• Les résultats varient en fonction du pilote d’imprimante, ce qui peut entraîner des résultats différents.
• Des réglages détaillés de la mise en page et de la taille du papier sont possibles.

Enregistrer sous

1. Fonction : La fonction « Enregistrer sous » effectue un traitement interne au sein d’Excel pour générer un PDF. Elle reflète l’état d’affichage d’Excel et ne dépend pas des paramètres de l’imprimante.
2. Procédure :

• Ouvrez le fichier Excel.
• Sélectionnez « Enregistrer sous » dans le menu « Fichier ».
• Sélectionnez la destination et entrez le nom du fichier.
• Sélectionnez « PDF » dans le menu déroulant « Enregistrer sous type ».
• Ajustez la plage de pages et d’autres paramètres si nécessaire dans les paramètres des options, puis cliquez sur « Enregistrer ».

1. Caractéristiques :

• Le PDF est généré selon l’affichage d’Excel, indépendamment du pilote d’imprimante.
• Il est facile de générer un PDF et convient aux réglages de base.

Résumé des différences

• Dépendance au pilote : « Microsoft Print to PDF » dépend du pilote d’imprimante, tandis que « Enregistrer sous » dépend de l’affichage d’Excel.
• Flexibilité des paramètres : « Microsoft Print to PDF » permet des réglages d’impression détaillés, tandis que « Enregistrer sous » se caractérise par sa simplicité.
• Cas d’utilisation : Pour des réglages d’impression complexes, utilisez « Microsoft Print to PDF »; pour une création simple de PDF, utilisez « Enregistrer sous ».

En comprenant et en sélectionnant correctement ces méthodes, vous pouvez éviter les problèmes de troncature du texte et d’affichage lors de la conversion en PDF. Ensuite, nous discuterons de l’utilisation d’outils PDF tiers.

Utilisation d’outils PDF tiers

Une autre méthode pour résoudre les problèmes de troncature du texte lors de la conversion d’Excel en PDF est d’utiliser des outils de conversion PDF tiers. Ces outils offrent souvent des fonctionnalités plus flexibles et avancées qui peuvent aider à résoudre des problèmes spécifiques.

Principaux outils PDF tiers

1. Adobe Acrobat:

• Un outil de modification de PDF largement utilisé dans le monde entier. Il offre des fonctionnalités de création et de modification de PDF de haute qualité.
• Propose des réglages détaillés et des ajustements pour la conversion de fichiers Excel en PDF.
• Fournit des options avancées pour éviter la troncature du texte et la distorsion de la mise en page.

1. Nitro PDF:

• Un outil de création et de modification de PDF qui prend en charge les conversions Excel.
• Offre une interface facile à utiliser et des options de paramétrage multifonctionnelles.
• Ajuste automatiquement la hauteur des cellules et les problèmes de police.

1. Foxit PhantomPDF:

• Un outil PDF rapide et léger qui offre diverses fonctionnalités de création et de modification de PDF.
• Convertit avec précision les fichiers Excel en PDF, résolvant les problèmes de troncature du texte et de mise en page.
• Un outil fiable utilisé par de nombreuses entreprises.

Comment utiliser les outils tiers

1. Installation et configuration :

• Tout d’abord, installez l’outil PDF tiers sélectionné.
• Après l’installation, vérifiez les paramètres de l’outil pour les options de conversion Excel en PDF et effectuez les réglages nécessaires.

1. Conversion du fichier Excel :

• Ouvrez le fichier Excel et sélectionnez l’option « Convertir en PDF » dans le complément ou le menu de l’outil tiers.
• Vérifiez les options de conversion et ajustez la hauteur des cellules, les polices et les paramètres de la page si nécessaire.
• Cliquez sur le bouton de conversion pour générer le fichier PDF, spécifiez l’emplacement de sauvegarde et enregistrez.

Avantages et inconvénients

• Avantages :
• Offre plus d’options de réglages avancés et de flexibilité.
• Résout efficacement les problèmes de troncature du texte et de mise en page.
• Convient pour gérer plusieurs formats de fichiers et de grands ensembles de données.
• Inconvénients :
• Certains outils sont payants, donc des coûts peuvent être encourus.
• Il faut du temps pour apprendre à utiliser l’outil.

En utilisant des outils PDF tiers, vous pouvez résoudre efficacement les problèmes lors de la conversion d’Excel en PDF et créer des PDF de haute qualité. Ensuite, nous résumerons les contre-mesures et passerons à la conclusion.