Votre tableau Word lié à Excel est entièrement grisé ? Ce n’est pas une erreur : il s’agit de l’« ombrage des champs », un repère visuel. Voici comment l’éliminer à l’écran sans casser la liaison OLE — et, si besoin, corriger un vrai shading appliqué par inadvertance.
Contexte et objectif
De nombreux utilisateurs insèrent dans Word un tableau provenant d’Excel en liaison (OLE ou « Collage spécial › Coller le lien »). À l’écran, tout le bloc apparaît alors surligné de gris. Cette coloration est déroutante, surtout quand on craint qu’elle soit visible à l’impression. Bonne nouvelle : ce gris n’est pas un « vrai » surlignage dans la majorité des cas. C’est uniquement l’ombrage des champs que Word affiche pour vous signaler qu’un contenu est dynamique (provenant d’une source externe ou d’un calcul). L’objectif de cet article est de :
- Expliquer précisément d’où vient ce gris et pourquoi il apparaît.
- Montrer comment le masquer sans rompre la liaison et sans impacter l’impression ni le PDF.
- Fournir une procédure de diagnostic si, chez vous, il s’agit d’un vrai fond (trame) ou d’un « surlignage texte ».
- Donner des bonnes pratiques pour lier des données Excel à Word et éviter les surprises d’affichage.
Pourquoi voit‑on ce « gris » ?
Word visualise les zones générées automatiquement (champs) à l’aide d’un fond gris optionnel. Les champs sont utilisés pour des tables des matières, des numéros de page, des renvois… et aussi pour les liaisons Excel (par exemple un champ LINK). L’ombrage des champs a trois états possibles :
- Toujours : tous les champs apparaissent gris à l’écran.
- Quand sélectionné : seul le champ actif est grisé (recommandé).
- Jamais : aucun grisé, même quand on clique dessus.
Important : cet ombrage est un marqueur visuel qui ne s’imprime pas et ne s’exporte pas en PDF. Il n’altère pas le contenu. Il est spécifique à l’ordinateur et au profil utilisateur : d’autres personnes ouvrant le même document avec un autre réglage verront un affichage différent, sans que le fichier soit modifié.
Solutions rapides et sûres
| Approche | Étapes | Effet / commentaire |
|---|---|---|
| Modifier l’option « Ombrage des champs » | Word pour Windows : Fichier › Options › Options avancées › Afficher le contenu du document › Ombrage des champs Choisir Quand sélectionné (affichage discret) ou Jamais (aucun gris). Word pour Mac : Word › Préférences › Affichage › Ombrage des champs : Lorsque sélectionné ou Jamais. | Le gris est un repère visuel et ne s’imprime pas. Le réglage est global au poste et n’est pas enregistré dans le document. |
| Raccourcis de nettoyage direct | Sélectionner le contenu suspect › Ctrl+Espace (réinitialise la mise en forme de caractère) puis Ctrl+Q (réinitialise la mise en forme de paragraphe). | Utile si, chez vous, le gris provenait d’un shading réel (Trames) ou d’un style, pas d’un champ. |
| Comprendre la nature du gris | Le tableau lié est un champ (liaison OLE/Link). Afficher les codes de champ avec Alt+F9 (Windows) ou Option+F9 (Mac) pour vérifier. | Conserver éventuellement « Toujours » si vous souhaitez voir toutes les zones générées automatiquement à l’écran. |
Impact sur l’impression et l’export
Vous pouvez vérifier en 5 secondes : Fichier › Imprimer › Aperçu. Le fond gris d’ombrage des champs n’apparaît pas. Idem pour un export en PDF. Si un fond reste visible à l’aperçu ou sur le PDF, il s’agit nécessairement d’un shading réel, d’un surlignage texte ou d’un fond de cellule issu d’Excel — passez alors à la section « Diagnostic approfondi » ci‑dessous.
Diagnostic approfondi : distinguer champ, surlignage et trame
Quand le gris persiste à l’aperçu ou après changement d’option, ce n’est probablement plus de l’« ombrage des champs ». Utilisez ce mini arbre de décision :
| Symptôme | Test éclair | Correction |
|---|---|---|
| Gris sur tout le bloc lié, qui disparaît quand je mets « Jamais » à Ombrage des champs. | Affichez les codes de champ (Alt+F9) : vous voyez quelque chose comme { LINK Excel.Sheet.12 ... }. | C’est normal. Laissez « Quand sélectionné » ou « Jamais » selon préférence. |
| Gris visible même dans l’aperçu d’impression / PDF. | Sélectionnez le texte concerné ; regardez le bouton Surlignage (Stabilo) dans l’onglet Accueil. | Si une couleur est active, choisissez Aucun (gomme) dans le menu de surlignage. |
| Gris par zones (liserés, bandes) dans des paragraphes. | Accueil › Bordures › Bordures et trames › onglet Tramages (ou Trame de fond). | Réglez Remplissage : Aucun et Motif : Aucun, puis Appliquer à : Paragraphe. |
| Gris à l’intérieur des cellules (tableau Word ou objet collé en RTF). | Accédez à l’onglet Création du tableau › Shading/Trame. | Choisissez Aucune couleur. Si la source est Excel : supprimez le remplissage dans Excel puis mettez à jour la liaison. |
| Gris uniquement quand le « Balisage » est visible. | Onglet Révision › Suivi des modifications › « Afficher le balisage ». Décochez pour tester. | Ce n’est pas une trame ; c’est la coloration du suivi. Masquez le balisage avant impression ou validez les modifications. |
| Gris qui résiste aux réglages. | Appliquez Ctrl+Espace puis Ctrl+Q sur un échantillon. | Ces commandes remettent à zéro la mise en forme de caractère puis de paragraphe et éliminent la plupart des trames accidentelles. |
Comment reconnaître un champ de liaison
- Sélectionnez le bloc et pressez Shift+F9 pour n’afficher que le code du champ sélectionné (sans basculer tout le document).
- Un champ de liaison se présente comme :
{ LINK Excel.Sheet.12 "C:\\Chemin\\Fichier.xlsx" "Feuil1!R1C1:R10C5" \a \p }(Ne tapez pas les accolades : elles sont insérées par Word ; Ctrl+F9 crée un nouveau champ.) - Le raccourci F9 (ou clic droit › Mettre à jour le lien) actualise les données depuis Excel.
Bonnes pratiques pour coller/lier des données Excel dans Word
| Méthode | Chemin | Résultat | Comportement du « gris » | Avantages / Limites |
|---|---|---|---|---|
| Coller avec liaison en tant qu’Objet Excel (OLE) | Accueil › Coller › Collage spécial › Coller le lien › Objet : Excel | Objet OLE dynamique | Ombrage de champ possible selon option d’affichage | Fidélité maximale, double‑clic pour ouvrir dans Excel. Taille de fichier plus élevée. |
| Coller avec liaison en Texte formaté (RTF) | Accueil › Coller › Collage spécial › Coller le lien › Texte formaté (RTF) | Tableau Word lié | Peut hériter des remplissages Excel ; ombrage de champ à l’écran | Se met à jour, style Word appliquable. Mise en forme Excel parfois simplifiée. |
| Coller en image (avec lien) | Collage spécial › Coller le lien › Image (PNG/EMF) | Image liée | Pas d’ombre de champ visible sur le contenu (c’est une image) | Rendu identique à Excel, mais non éditable comme tableau et qualité de zoom variable. |
| Coller sans liaison | Coller › Conserver uniquement le texte / image | Statique | Aucun | Pas de mise à jour. Utile pour un « instantané » archivé. |
Convertir la liaison en texte fixe (dernier recours)
Si vous devez définitivement stopper les mises à jour et figer l’aspect :
- Sélectionnez le champ (le tableau lié).
- Copiez‑le pour garder une sauvegarde temporaire (Ctrl+C).
- Pressez Ctrl+Maj+F9. Le champ est converti en texte / tableau statique.
C’est irréversible pour cet élément. Gardez la copie si vous envisagez de revenir en arrière.
Cas d’usage fréquents et réponses rapides
- Le gris va‑t‑il se voir chez mes collègues ? Non, sauf s’il s’agit d’une vraie trame. L’« ombrage des champs » est un réglage d’affichage propre à chaque Word.
- Le PDF conserve‑t‑il le gris ? Non, si c’est l’ombre des champs. Oui, s’il s’agit d’un surlignage texte, d’un shading ou d’un remplissage Excel.
- Je préfère voir les zones dynamiques, mais sans gêner la lecture. Choisissez Quand sélectionné plutôt que Toujours.
- Comment vérifier rapidement l’origine du gris ? Regardez l’aperçu d’impression : si le gris disparaît, c’est un champ ; s’il reste, c’est un shading/surlignage réel.
- Mon tableau lié change de style quand je colle. Préférez « Coller le lien › Texte formaté (RTF) » pour épouser les styles Word, ou « Objet Excel » pour conserver le look Excel.
Procédure pas‑à‑pas : éliminer le gris sans casser la liaison
- Ouvrez le document Word qui contient la liaison Excel.
- Placez le curseur dans le tableau grisé.
- Test d’impression : Fichier › Imprimer › Aperçu.
• Le gris a disparu ? → c’est l’ombrage des champs.
• Le gris est visible ? → passez au point 6 (shading réel). - Ajuster l’affichage :
Windows : Fichier › Options › Options avancées › Afficher le contenu du document › Ombrage des champs : Quand sélectionné.
Mac : Word › Préférences › Affichage › Ombrage des champs : Lorsque sélectionné. - Revenez au document : le gris n’encombre plus la lecture, la liaison reste active.
- Si le gris est visible à l’aperçu :
a) Sélectionnez une zone grisée puis Ctrl+Espace → Ctrl+Q.
b) Accueil › Surlignage : choisissez Aucun.
c) Accueil › Bordures › Bordures et trames › Trame de fond : Aucune (appliquer à : Paragraphe).
d) Si la source Excel contenait des Remplissages : retirez‑les dans Excel et mettez à jour le lien (clic droit › Mettre à jour le lien).
Rappels utiles et différences Windows/Mac
- L’option « Ombrage des champs » est globale au poste (profil utilisateur). Elle ne s’enregistre pas dans le document et n’affecte pas l’impression.
- Raccourcis :
- Alt+F9 (Windows) / Option+F9 (Mac) : afficher/masquer tous les codes de champ.
- Shift+F9 : afficher/masquer le code du champ sélectionné.
- F9 : mettre à jour le champ ou la liaison.
- Ctrl+Maj+F9 : convertir le champ en texte fixe (irréversible).
- Ctrl+Espace et Ctrl+Q : réinitialiser la mise en forme (caractère puis paragraphe).
- Sur Mac, si la touche F9 ne réagit pas, testez Fn+F9 selon le clavier.
Exemples pratiques
Exemple 1 : Table de prix mensuels lié à Excel
Après « Coller le lien » en Objet Excel, le tableau s’affiche en gris. L’aperçu d’impression ne montre plus le gris. Réglez « Ombrage des champs » sur « Quand sélectionné » : la lecture redevient confortable tout en conservant la liaison. Pour un rendu Word pur, préférez « Coller le lien › Texte formaté (RTF) » : vous pourrez appliquer les styles de tableaux Word (bandes, en‑têtes, etc.).
Exemple 2 : Gris visible sur le PDF
Vous exportez en PDF et constatez un aplat gris. Le test Ctrl+Espace puis Ctrl+Q supprime le fond. Le problème venait d’un shading réel appliqué par mégarde. Pensez à vérifier Bordures et trames et la palette de surlignage.
Exemple 3 : Harmoniser le rendu sur plusieurs postes
Dans une équipe, certains voient tout en gris, d’autres non. Normal : chacun a son propre réglage d’« Ombrage des champs ». Diffusez une procédure interne recommandant Quand sélectionné pour un confort homogène.
Annexe : macro VBA (optionnel, pour administrateurs)
Si vous gérez un parc de postes et souhaitez un bouton qui bascule rapidement l’option d’ombrage des champs (sans toucher aux documents), vous pouvez ajouter cette macro à Normal.dotm :
Sub BasculeOmbrageChamps()
With Application.Options
Select Case .FieldShading
Case wdFieldShadingAlways
.FieldShading = wdFieldShadingWhenSelected
MsgBox "Ombrage des champs : Quand sélectionné", vbInformation
Case wdFieldShadingWhenSelected
.FieldShading = wdFieldShadingNever
MsgBox "Ombrage des champs : Jamais", vbInformation
Case Else
.FieldShading = wdFieldShadingAlways
MsgBox "Ombrage des champs : Toujours", vbInformation
End Select
End With
End Sub
Usage : Affichage › Macros › Afficher les macros › Créez BasculeOmbrageChamps › Exécutez‑la. Vous pouvez aussi ajouter un bouton à la barre d’outils Accès rapide pour y accéder en un clic.
Checklist minute
- Le gris est‑il visible à l’aperçu ? Non : c’est l’ombrage des champs → réglez l’option (Quand sélectionné / Jamais). Oui : passez aux correctifs.
- Effacez un surlignage réel : Accueil › Surlignage › Aucun.
- Supprimez un shading de paragraphe : Bordures et trames › Trame de fond › Aucune ; appliquez à « Paragraphe ».
- Réinitialisez la mise en forme : Ctrl+Espace puis Ctrl+Q.
- Vérifiez la source Excel : pas de remplissages inutiles dans les cellules liées.
- Dernier recours : Ctrl+Maj+F9 pour figer en texte fixe (liaison rompue).
En résumé
Le « surlignage » gris que vous voyez sur un tableau Word lié à Excel n’est presque jamais un défaut de mise en forme : c’est l’ombrage des champs, une aide visuelle locale au poste. Pour l’éliminer sans casser la liaison, ajustez Ombrage des champs à « Quand sélectionné » (ou « Jamais »). Si le gris persiste dans l’aperçu d’impression ou le PDF, traitez‑le comme une vraie mise en forme : supprimez le surlignage, la trame ou le remplissage hérité d’Excel, ou réinitialisez la mise en forme. Enfin, gardez sous la main les raccourcis (Alt/Option+F9, F9, Ctrl+Espace, Ctrl+Q, Ctrl+Maj+F9) pour diagnostiquer et corriger en quelques secondes.