Besoin d’un moyen simple et scalable pour savoir qui est « au bureau » ou « absent » dans Microsoft Teams ? Voici une méthode éprouvée, prête à déployer, qui combine équipe à l’échelle de l’organisation, canal dédié et outils natifs (Lists, Shifts, Power Automate).
Comment permettre à tous les employés de savoir qui est au bureau ou absent ?
Vue d’ensemble de la question
L’entreprise souhaite une solution simple dans Microsoft Teams pour que chacun voie en un coup d’œil quels collègues sont « in » ou « out » du bureau. Les points abordés :
- Faut‑il créer une équipe (Team) pour tout le personnel ?
- Que se passe‑t‑il si l’on ajoute les membres via une liste de distribution (ex. STAFF‑ALL) ?
- L’équipe nouvellement créée apparaîtra‑t‑elle automatiquement dans l’application Teams de tous ?
Réponse & solutions
| Problème | Solution proposée | Points clés / Informations utiles |
|---|---|---|
| Suivi « in/out » pour toute l’organisation | Créer une équipe à l’échelle de l’organisation (« org‑wide team ») | • Nécessite un administrateur global. • Tous les comptes actifs sont ajoutés automatiquement et la composition se met à jour sans intervention manuelle. • Les collaborateurs voient immédiatement cette équipe dans leur client Teams. |
| Notification lors de l’ajout de membres | En choisissant l’équipe org‑wide, il n’est pas nécessaire d’ajouter manuellement la liste de distribution STAFF‑ALL ; Teams gère l’inscription. | • Les membres reçoivent généralement un message de bienvenue dans Teams (et, selon les paramètres, un e‑mail). • Pour réduire le trafic d’e‑mails, l’admin peut ajuster les notifications ou désactiver l’envoi d’e‑mails de bienvenue via le Centre d’administration Teams. |
| Visibilité pour tous | Oui, l’équipe org‑wide apparaît par défaut dans la liste Teams de chaque employé. | • Les propriétaires de l’équipe peuvent limiter les publications ou créer des canaux dédiés (ex. Présences du jour) pour éviter un flux de messages indésirable. • Les membres qui n’utilisent pas Teams recevront quand même les notifications par e‑mail si elles sont activées. |
Pourquoi l’équipe org‑wide est la bonne réponse
- Zéro maintenance : l’appartenance est synchronisée automatiquement avec les comptes actifs de l’organisation. Lorsqu’une personne rejoint ou quitte, la mise à jour suit sans action manuelle.
- Adoption instantanée : l’équipe s’affiche côté utilisateur sans paramétrage. Tout le monde dispose d’un espace commun pour consulter ou publier les présences.
- Cadre de gouvernance : vous gardez la maîtrise (propriétaires, autorisations de publication, stratégies de messagerie et de notification, règles de rétention).
- Interopérabilité M365 : le même conteneur accueille Lists, Planner, Shifts, Forms, Excel collaboratif et des automatisations Power Automate.
Étapes détaillées pour créer une équipe à l’échelle de l’organisation
- Connectez‑vous avec un compte Administrateur global ou disposant des droits nécessaires.
- Ouvrez le Centre d’administration Teams > Équipes > Gérer les équipes.
- Cliquez sur Ajouter > choisissez le type Équipe à l’échelle de l’organisation (org‑wide).
- Donnez un nom explicite : par ex. Présence & Infos – Organisation.
- Ajoutez une description claire (finalité, règles de publication, liens vers la charte interne).
- Définissez 1 à 3 propriétaires (équipe RH/IT) et au moins un suppléant.
- Créez un canal standard nommé Présence‑bureau (voir modèle ci‑dessous).
- Réglez les autorisations de l’équipe : désactiver l’ajout de connecteurs si non nécessaires, limiter la création de canaux par les membres, autoriser uniquement des publications dans Général par les propriétaires.
- Configurez les notifications : privilégiez les notifications dans Teams, réduisez l’e‑mail si souhaité.
- Publiez un message d’accueil épinglé avec la procédure « Comment déclarer sa présence ».
Astuce : si votre tenant dépasse la limite d’une org‑wide team (actuellement 10 000 utilisateurs), adoptez un modèle par entités/départements et fédérez la donnée dans un tableau de bord (voir section « Scénarios par taille d’organisation »).
Mettre en place le suivi « Présent / Absent » dans Teams
La présence « disponible/occupé » de Teams reflète l’activité, pas la présence physique au bureau. Pour suivre « au bureau / télétravail / absent », utilisez l’un des patterns ci‑dessous :
Option A – Canal + Microsoft Lists (recommandé)
- Dans l’équipe org‑wide, ouvrez le canal Présence‑bureau.
- Ajoutez un onglet Liste et créez une liste Présences avec les colonnes :
- Date (Date),
- Collaborateur (Personne),
- Statut (Choix : « Au bureau », « Télétravail », « Absent », « En déplacement »),
- Site (Texte/Choix),
- Commentaire (Texte long) – facultatif.
- Créez une vue « Aujourd’hui » filtrée par la date du jour, et une vue « Semaine » groupée par collaborateur.
- Épinglez la vue « Aujourd’hui » par défaut dans l’onglet.
- Ajoutez un rappel automatique (Power Automate) envoyé chaque matin à 8h aux membres n’ayant pas saisi leur statut.
Option B – Application Shifts (native Teams)
- Activez Shifts dans l’équipe org‑wide (ou, selon l’ampleur, dans des équipes par site).
- Créez des types de shifts : « Bureau », « Télétravail », « Congé », « Déplacement ».
- Autorisez les employés à demander un congé et à déclarer leur présence via Shifts.
- Partagez la vue calendrier avec l’ensemble des membres pour une visibilité immédiate.
Option C – Formulaire léger (Forms/Power Apps)
- Créez un Formulaire (Forms) « Je suis : [Bureau | Télétravail | Absent | Déplacement] » avec la date par défaut sur aujourd’hui.
- Via Power Automate, enregistrez chaque réponse dans une Liste centrale et publiez un résumé quotidien dans le canal.
Modèle de tableau de présence
| Collaborateur | Date | Statut | Site | Commentaire |
|---|---|---|---|---|
| Prénom Nom | 2025‑10‑02 | Au bureau | Paris HQ | Réunion client 10h |
| Prénom Nom | 2025‑10‑02 | Télétravail | — | Disponibilité Teams toute la journée |
| Prénom Nom | 2025‑10‑02 | Absent | — | Congés |
Automatisations utiles (low‑code)
- Rappel quotidien : à 8h, envoyer un message Teams ciblé aux personnes n’ayant pas de ligne « Aujourd’hui » dans la liste.
- Résumé de 9h : générer un post avec le décompte par site (« Bureau Paris : 48 ; Lyon : 12 ; Télétravail : 63 »).
- Validation RH : quand le statut « Absent » est sélectionné, déclencher un flux qui vérifie la demande de congé.
- Synchronisation calendrier : si « En déplacement », créer un événement d’une journée dans le calendrier personnel (avec description standardisée).
- Power BI : alimenter un tableau de bord hebdomadaire sur les tendances de présence par site/équipe.
Comparatif des options possibles
| Option | Effort de mise en place | Maintenance | Visibilité | Points forts | Limites |
|---|---|---|---|---|---|
| Équipe org‑wide + Lists | Faible | Très faible | Immédiate (tous les employés) | Simple, structuré, exportable | Déclaration manuelle requise |
| Équipe org‑wide + Shifts | Moyen | Faible | Calendrier clair | Gestion des horaires & congés | Plus « RH » ; paramétrage initial |
| Liste de distribution (STAFF‑ALL) | Moyen | Moyen/élevé | Partielle (e‑mail) | Pratique pour annonces | Pas de suivi structuré, synchronisation non garantie dans Teams |
| Excel partagé | Très faible | Moyen | Bonne si bien épinglé | Ultra simple | Gestion des conflits, absence d’historique robuste |
Gouvernance, sécurité et conformité
- Confidentialité : la finalité est l’organisation du travail. Communiquez sur la portée (aucune donnée sensible, usage interne).
- Minimisation : ne stockez que date, statut, site, commentaire (facultatif). Évitez les informations médicales.
- Rétention : fixez une règle (ex. 12 mois) adaptée aux besoins opérationnels.
- Accès : rendez la lecture ouverte à tous ; limitez la modification aux membres (ou au collaborateur sur ses propres lignes via un formulaire dédié).
- Invités & comptes spéciaux : les invités ne sont pas ajoutés automatiquement à une org‑wide team ; excluez les comptes de service et salles.
- Transparence : épinglez une charte « Bon usage de la présence » visible par tous.
Scénarios par taille d’organisation
| Taille | Approche recommandée | Variante | Notes |
|---|---|---|---|
| < 300 | Org‑wide + Lists | Form + Power Automate | Déploiement en quelques heures |
| 300 – 5 000 | Org‑wide + Lists/Shifts | Tableau de bord Power BI | Former quelques « champions » |
| 5 000 – 10 000 | Org‑wide + Shifts | Canaux par site | Automatiser les rappels |
| > 10 000 | Équipes par entité/site | Canaux partagés + BI fédéré | La limite d’une org‑wide team impose un modèle fédéré |
FAQ
Faut‑il créer une équipe pour tout le personnel ?
Oui : une équipe à l’échelle de l’organisation est la solution la plus simple et la plus maintenable pour centraliser la visibilité « in/out ».
Que se passe‑t‑il si j’ajoute la liste STAFF‑ALL ?
Ce n’est pas nécessaire. Les listes de distribution ne garantissent pas une synchronisation dynamique de l’appartenance dans Teams. L’org‑wide team gère automatiquement l’inscription et les mises à jour.
L’équipe apparaît‑elle automatiquement chez tout le monde ?
Oui. Les employés voient l’équipe dans leur application Teams sans action de leur part (sous réserve que leur compte soit actif).
Peut‑on limiter le bruit ?
Oui. Restreignez les publications au canal Général aux propriétaires, créez un canal Présence‑bureau pour les déclarations et épinglez la liste ou le calendrier.
Les invités ou comptes de salle sont‑ils inclus ?
Non par défaut. Seuls les comptes utilisateurs actifs de l’organisation sont concernés.
Et si certaines équipes ne veulent partager que leur présence interne ?
Gardez l’org‑wide team pour la vue globale et proposez, si besoin, des listes locales par service. Un tableau de bord agrège ensuite les données.
Erreurs fréquentes et comment les éviter
- Multiplier les fichiers Excel : préférez une liste unique épinglée dans le canal.
- Publier dans le canal Général : créez un canal dédié et des règles de publication.
- Oublier les rappels : un simple flux Power Automate améliore fortement la complétude des données.
- Mettre trop d’options de statut : limitez à 4 ou 5 pour garder la saisie rapide et homogène.
- Absence de charte : clarifiez l’objectif, la durée de conservation et la portée des données.
Check‑list de déploiement express
- Créer l’équipe org‑wide et nommer les propriétaires.
- Ajouter le canal Présence‑bureau.
- Créer la Liste « Présences » (modèle ci‑dessus) et épingler l’onglet.
- Configurer les autorisations (publications, création de canaux).
- Mettre en place 2 flux : rappel 8h, résumé 9h.
- Publier le message d’accueil avec la procédure.
- Former 10 % d’ambassadeurs par site/service.
- Lancer un pilote d’une semaine, ajuster, puis généraliser.
Indicateurs de succès
- Taux de complétude quotidien : % d’employés ayant déclaré un statut avant 10h.
- Visibilité par site : moyenne des présences « Bureau » par emplacement.
- Temps de mise à jour : délai médian entre début de journée et saisie du statut.
- Adoption : nombre de vues de l’onglet « Présences » dans Teams.
Modèles prêts à copier
Message d’accueil (canal Général)
Bienvenue dans l’équipe Présence & Infos – Organisation 👋
Pour indiquer si vous êtes au bureau, en télétravail, absent ou en déplacement :
1) Ouvrez le canal Présence‑bureau > onglet Présences.
2) Cliquez sur Nouvel élément et choisissez votre statut.
3) Mettez à jour chaque matin avant 9h.
Merci !
Charte « Bon usage de la présence »
- Objectif : faciliter la coordination sur site et la sécurité des locaux.
- Données : statut, date, site, commentaire (facultatif). Aucune donnée médicale.
- Accès : lecture pour tous, édition par l’employé pour ses propres lignes.
- Rétention : 12 mois, puis suppression.
- Contact : adresse de support interne.
En résumé
La manière la plus simple et maintenable consiste à créer une équipe org‑wide : tout le monde y est automatiquement inscrit, chacun voit le statut des collègues, et vous évitez la gestion fastidieuse de listes ou de notifications manuelles. Pour un suivi réellement utile « au bureau », combinez cette équipe avec Microsoft Lists (ou Shifts) dans un canal dédié, ajoutez des rappels automatisés, encadrez par une charte de bon usage et mesurez l’adoption. Vous obtiendrez une visibilité claire, une mise à jour quotidienne et une coordination fluide entre équipes et sites.
Annexe : réponses rapides aux trois questions initiales
- Créer une équipe pour tout le personnel ? Oui : choisissez Équipe à l’échelle de l’organisation pour bénéficier de l’inscription automatique et d’une visibilité immédiate.
- Ajouter la liste STAFF‑ALL ? Inutile : l’org‑wide team gère l’appartenance. Les listes de distribution ne remplacent pas la synchronisation native de Teams.
- Apparition automatique dans l’application ? Oui : l’équipe est visible sans action côté utilisateur, dès sa création.