Vous voulez que les tâches saisies dans un composant Loop soient automatiquement assignées et visibles dans Microsoft Planner ? Voici l’état de l’art en 2025 : ce qui a changé depuis 2024, comment activer la synchronisation native, ses limites et les meilleures pratiques pour un déploiement fiable.
Sommaire
Synchroniser les tâches créées dans Loop avec Microsoft Planner
Vue d’ensemble de la question
Comment attribuer automatiquement, à partir d’un composant Loop (Task List), des tâches à d’autres membres et les faire apparaître dans un plan Planner afin que l’équipe garde une visibilité complète ? Existe‑t‑il une méthode directe ou faut‑il obligatoirement créer d’abord la tâche dans Planner ?
Réponse & solutions (état juin 2024)
- Pas de liaison native (à l’époque) : les tâches Loop alimentaient uniquement l’espace « Assigned to me » de Microsoft To Do. Aucune création/liaison automatique d’un plan Planner n’était garantie.
- Contournements courants :
- Loop → To Do → migration manuelle vers Planner (copier/coller ou recréer la tâche).
- Loop pour le brainstorming, Planner pour le suivi : formaliser la liste finale directement dans Planner après la phase Loop.
- Automatisations via Power Automate / outils tiers pour dupliquer ou transformer les tâches, avec vigilance sur la sécurité et les droits.
Mise à jour 2025 – intégration native désormais disponible
Depuis 2025, Microsoft a déployé deux mécanismes officiels de synchronisation bi‑directionnelle entre Loop et Planner, qui transforment radicalement le scénario :
| Fonction | Où l’activer ? | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Loop Task List (Teams, Outlook, Loop app, Collaborative/Meeting Notes) | Insérer « Task List » (icône Loop) puis assigner | Un plan léger est automatiquement créé dans Planner ; toute modification (titre, assignation, échéance, état) se répercute dans les deux sens entre Loop et Planner. |
| Composant Planner dans Loop | Copier l’URL d’un plan Planner et la coller dans une page Loop | Le plan complet s’affiche comme composant Loop et reste bi‑directionnel ; chacun voit les mises à jour en temps réel, que l’édition se fasse dans Loop ou dans Planner. |
Conditions et limites
- Fonctionnalité disponible pour les comptes professionnels/éducation disposant de Planner ; non pris en charge pour les comptes personnels.
- Synchronisation encore en Preview dans plusieurs surfaces ; les administrateurs peuvent l’activer/désactiver au niveau du tenant.
- Des interruptions temporaires de synchronisation ont été signalées courant fin juin–début juillet 2025 ; les plans existants restent intacts, mais la synchronisation peut parfois tarder ou nécessiter une ré‑initialisation côté client.
Comment activer et utiliser la synchronisation Loop ↔ Planner
Pré‑requis administrateur (tenant)
Avant tout, vérifiez avec votre administrateur :
- Licences : Microsoft Planner (et Microsoft To Do) inclus via Microsoft 365 Business/Enterprise ou Education.
- Activation des composants Loop dans Teams, Outlook et l’application Loop, selon la stratégie de votre organisation.
- Accès au composant Planner dans Loop (peut être contrôlé par des paramètres d’admin). Si désactivé, le plan ne se charge pas dans Loop.
Scénario A : créer des tâches dans un Task List Loop et les voir dans Planner
- Dans Loop, Teams ou Outlook : insérez un composant Task List (icône Loop). Dans Teams, vous pouvez aussi utiliser les Collaborative/Meeting Notes pour capter les actions d’une réunion.
- Créez au moins une tâche (titre) ; puis affectez‑la (@Nom) et ajoutez une échéance.
- Dès qu’une première tâche existe, un plan « léger » est créé côté Planner. Vous pourrez ouvrir ce plan depuis le composant (menu des Task apps → « Open in Planner »), ou le retrouver dans Planner.
- Travail bi‑directionnel : mettez à jour le titre, l’assigné, l’échéance ou l’état depuis Loop ou Planner ; les changements se répliquent dans l’autre surface.
Correspondances Loop → Planner (et inversement)
| Attribut | Édition dans Loop | Édition dans Planner | Comportement de synchronisation |
|---|---|---|---|
| Titre | Oui | Oui | Sync bi‑directionnelle quasi immédiate. |
| Assignés | Oui | Oui | Sync bi‑directionnelle ; les tâches assignées apparaissent aussi dans « Assigned to me » (My Tasks) côté Planner/To Do. |
| Échéance | Oui | Oui | Sync bi‑directionnelle. |
| Statut (à faire/en cours/terminé) | Oui | Oui | Un achèvement côté Loop coche la tâche dans Planner (et inversement). |
| Checklist / Pièces jointes / Libellés | Non (lecture limitée) | Oui (Planner) | Gérez ces éléments avancés dans Planner ; dans Loop, concentrez‑vous sur l’essentiel. |
| Commentaires | Non | Oui | Commentaires côté Planner uniquement. |
Listes et seaux (buckets)
- Le premier Task List du fichier Loop/Notes de réunion crée le premier bucket du plan Planner.
- Chaque nouvelle Task List créée dans le même fichier crée un nouveau bucket dans le plan.
- Déplacer une tâche entre Task Lists (Loop) déplace la tâche entre buckets (Planner), et inversement.
- Créer un bucket directement dans Planner n’ajoute pas une Task List dans Loop.
Scénario B : afficher un plan Planner existant dans Loop (composant Planner)
- Dans Planner : ouvrir le plan, puis copier son lien (… → Copier le lien du plan).
- Dans Loop : collez l’URL dans une page. Le composant Planner s’insère automatiquement.
- Collaboration : modifiez les tâches dans Loop ou dans Planner ; les mises à jour restent alignées en temps réel.
- Accès : seules les personnes ayant accès au plan peuvent voir/éditer le composant ; si besoin, ajoutez‑les au plan.
Gouvernance, sécurité et responsabilités
Comprendre les « plans légers »
Les plans créés automatiquement depuis un Task List Loop sont des plans légers : ils n’ont pas d’« owner » unique et tout membre peut supprimer le plan. Cela offre de l’agilité mais implique un cadre de gouvernance.
| Type de plan | Création | Propriété | Suppression | Cas d’usage |
|---|---|---|---|---|
| Plan léger (issu d’un Task List Loop) | Automatique dès qu’une première tâche existe | Pas d’owner unique | Tout membre peut supprimer | Actions rapides, suivi ad‑hoc, réunions |
| Plan de groupe (Planner / Teams) | Créé via Planner ou un canal Teams | Owners du M365 Group | Réservée aux owners | Projets d’équipe, gouvernance stricte |
Bonnes pratiques
- Vérifier la licence et l’activation tenant : assurez‑vous que l’intégration Loop‑Planner est autorisée et active pour votre organisation.
- Choisir la bonne surface :
- Actions simples en réunion : utilisez les Collaborative/Meeting Notes (Task List).
- Plan complet dans un espace Loop : collez l’URL du plan pour insérer le composant Planner.
- Gouvernance : avant généralisation, définissez une convention de nommage des plans légers et un « responsable fonctionnel » pour chaque plan (même si ce n’est pas un owner technique).
- Surveillance : en cas de retard, ouvrez le plan dans Planner et vérifiez le bucket attendu ; si la tâche n’y figure pas, rafraîchissez, réessayez ou appliquez un contournement temporaire.
Modèle de responsabilités (RACI) – exemple
| Opération | Propriétaire (R) | Approbateur (A) | Consulté (C) | Informé (I) |
|---|---|---|---|---|
| Activer la synchronisation Loop ↔ Planner | Admin M365 | Responsable IT | Sécurité / Compliance | Chefs de projet |
| Créer des Task Lists en réunion | Organisateur | — | Participants clés | Participants |
| Nommer et archiver les plans légers | Chef de projet | PMO | Équipe | Stakeholders |
Dépannage : problèmes connus & check‑list
Symptômes possibles
- Le plan Planner n’apparaît pas malgré la création d’un Task List.
- Le bouton Task apps reste grisé dans Loop.
- Les tâches Loop n’arrivent plus dans Planner/To Do (latences ou arrêt de sync).
- Les buckets ne correspondent pas aux Task Lists attendues.
Check‑list rapide
- Créer au moins une tâche dans la Task List (titre suffit pour initialiser la liaison).
- Vérifier l’activation admin du composant Planner et des composants Loop dans les apps utilisées (Teams, Outlook, Loop app).
- Ouvrir en Planner depuis le composant (Open in Planner) pour forcer la matérialisation du plan, puis revenir dans Loop.
- Mettre à jour les applications (Teams/Planner/To Do/Loop) ; corriger le cache (vider le cache Teams/Edge, cookies Loop), puis reconnecter.
- Recréer une Task List neuve et migrer les tâches si la liste d’origine reste bloquée.
- Sur incidents de service (ex. fin juin–début juillet 2025), appliquer un fallback temporaire : assigner et suivre dans Planner directement, puis réutiliser Loop ultérieurement.
Comportements à connaître
- Suppression : supprimer le composant Task List dans Loop ne supprime pas le plan lié dans Planner ; en revanche, supprimer le plan dans Planner supprime la Task List associée (au prochain chargement du fichier).
- Champs avancés : les checklists, pièces jointes, commentaires et étiquettes se gèrent côté Planner (dans Loop, gérez l’essentiel : titre/assigné/échéance/état).
- Buckets & listes : ajouter un bucket dans Planner n’ajoute pas automatiquement une Task List dans Loop.
Modèles d’usage concrets
Réunions d’équipe (Notes collaboratives)
- Dans Teams → Calendar → New meeting, ajoutez les sections Agenda, Notes, Follow‑up tasks.
- Saisissez les actions, assignez des responsables et des dates.
- Ouvrez le plan dans Planner pour enrichir au besoin (checklist, pièces jointes, étiquettes).
- Dans Planner, regroupez par Responsable ou par Bucket pour piloter la charge.
Atelier de cadrage (Loop app)
- Dans Loop, insérez plusieurs Task Lists pour structurer par thèmes : Architecture, Data, Sécurité, etc.
- Affectez les actions au fil de l’atelier ; un plan unique sera créé, avec un bucket par Task List.
- Collaborez en direct ; finalisez la planification dans Planner (jalons, dépendances si vous utilisez des options premium).
Projet déjà suivi dans Planner
- Copiez l’URL du plan existant dans Planner.
- Collez‑la dans Loop : le composant Planner s’affiche. Utilisez‑le comme tableau in‑context dans la page Loop du projet.
Power Automate : quand en avez‑vous encore besoin ?
La synchronisation native Loop ↔ Planner couvre désormais l’essentiel. Conservez Power Automate pour des besoins hors standard :
- Routage avancé (ex. si une tâche Loop contient « Urgent », déplacer automatiquement la tâche du plan léger vers un plan d’escalade).
- Enrichissement (ajouter automatiquement des checklists/étiquettes/attachments à la création côté Planner).
- Notifications ciblées (DM dans Teams, mails, rappels récurrents…).
- Archivage et reporting (export périodique vers SharePoint/Dataverse/Excel pour des KPI).
Exemple de recette (pseudo‑flux)
Déclencheur : Quand une tâche est créée dans Planner (plan = <Plan léger Loop>)
Conditions :
- Si Titre contient "[URGENT]" OU Label = "Critique"
Actions :
- Déplacer la tâche vers le plan "Escalade - Pilotage"
- Ajouter Checklist standard "Plan d'action"
- Notifier le canal Teams #pilotage
FAQ rapide
Les comptes personnels sont‑ils pris en charge ? Non. L’intégration nécessite un compte professionnel/éducation avec Planner.
Peut‑on créer les tâches dans Loop et choisir le plan Planner cible ? Avec un Task List, le système crée un plan léger associé au fichier Loop/Notes ; pour lier un plan existant, utilisez plutôt le composant Planner (coller l’URL du plan) et éditez directement ce plan depuis Loop.
Pourquoi je ne vois pas mes tâches dans « Assigned to me » ? Vérifiez que la tâche est bien assignée à vous, que la synchronisation est active et que vous ne subissez pas un incident de service. Actualisez Planner/To Do et testez « Open in Planner » depuis Loop.
Qui peut supprimer un plan léger ? Tout membre du plan. D’où la nécessité d’une convention de nommage, d’une sensibilisation et, si besoin, d’un processus d’archivage.
Les buckets créés dans Planner apparaissent‑ils automatiquement comme Task Lists dans Loop ? Non. La corrélation fonctionne surtout dans le sens Task List → Bucket.
Stratégie de déploiement recommandée
Phase 1 : pilote (2–4 semaines)
- Équipe volontaire (10–30 personnes) ; activer composants Loop + Planner.
- Former à deux parcours : Task List pour réunions ; composant Planner pour plans existants.
- Établir conventions : nommage des plans légers (
[Équipe] ‑ [Projet] ‑ [AAAAMM]), responsable fonctionnel, règles d’archivage. - Mesurer : latence moyenne de sync, qualité des assignations, adoption par surface (Loop, Teams, Outlook).
Phase 2 : extension (1–2 mois)
- Équiper les chefs de projet et propriétaires d’équipes Teams ; ancrer le rituel « Actions de réunion → Plan Planner ».
- Déployer des modèles Loop de réunion intégrant une section « Follow‑up tasks » prédéfinie.
- Ajouter des workflows Power Automate légers (notifications, enrichissements basiques).
Phase 3 : industrialisation
- Encadrer les plans légers : inventaire périodique, archivage automatique passé un délai, migration vers des plans de groupe pour les projets longs.
- Mettre en place des tableaux de bord (Power BI/Excel) alimentés depuis Planner.
- Documenter un guide de dépannage interne (cache, mises à jour apps, incident de service).
Check‑list de réussite
- ✔ Licences Planner/To Do validées, composants Loop activés.
- ✔ Modèles de réunion Loop avec section Follow‑up tasks.
- ✔ Convention de nommage des plans légers et responsable désigné.
- ✔ Processus d’archivage/migration vers plans de groupe si le projet s’inscrit dans la durée.
- ✔ Routine de contrôle : ouvrir régulièrement le plan depuis Loop (Open in Planner), vérifier les buckets, tester une assignation et un achèvement de tâche.
Conclusion
Avant mi‑2025, aucune synchronisation directe fiable entre Loop et Planner : on se limitait à To Do (« Assigned to me ») et aux contournements manuels/automatisés.
Depuis 2025, Loop et Planner sont reliés nativement. Pour obtenir une visibilité d’équipe sans friction : créez vos Task Lists (qui génèrent un plan léger synchronisé) ou insérez un composant Planner dans Loop en collant l’URL d’un plan existant. Les tâches restent alignées entre Loop, Planner et To Do — à condition d’utiliser un compte pro/éducation, que l’admin ait activé la fonctionnalité, et d’accepter les éventuelles instabilités d’une fonctionnalité encore en Preview.
Annexe : aide‑mémoire des surfaces et de la synchro
| Surface | Créer/Éditer | Quand l’utiliser | Limites clés |
|---|---|---|---|
| Loop app (page de projet) | Task List, composant Planner | Co‑création, cadrage, pilotage visuel | Champs avancés : gérer dans Planner |
| Teams (Chat / Notes collaboratives) | Task List (Follow‑up tasks) | Capture d’actions pendant la réunion | Plan léger ; latence possible |
| Outlook (mail) | Task List dans le corps du message | Actions issues d’une discussion | Même limites que Task List |
| Planner (Web/Teams) | Édition complète des plans | Enrichir, planifier, suivre | Créer un bucket ≠ créer Task List |