Vous cherchez à afficher, dans un seul panneau, toutes vos tâches issues de plusieurs comptes dans le nouvel Outlook pour Windows ? Voici l’état réel des fonctions, pourquoi elles se comportent ainsi et des solutions concrètes pour reconstituer une vue unifiée sans perdre de temps.
Agrégation des tâches (« To Do ») provenant de plusieurs comptes dans le nouvel Outlook
Vue d’ensemble
De nombreux utilisateurs du nouvel Outlook pour Windows souhaitent voir, dans un panneau To Do unique, les tâches de :
- comptes Microsoft 365 / Outlook.com personnels ;
- boîtes Exchange professionnelles (y compris celles vendues via des revendeurs) ;
- et autres comptes (Gmail, IMAP, etc.).
Dans Outlook classique (Win32), l’ancien dossier Tasks et la To‑Do List pouvaient agréger ces éléments. Le nouvel Outlook reprend une interface moderne (basée sur le même socle que Outlook sur le Web) et embarque le module To Do. Mais ce module reste lié au compte actif : il n’agrège pas les tâches de vos autres comptes.
Réponse & solutions
| Faits constatés | Détails |
|---|---|
| Architecture en silos | Le To Do du nouvel Outlook est la version web encapsulée ; chaque compte est isolé et rien n’est partagé entre comptes. Il n’existe pas de vue globale des tâches sans changer de contexte de compte. |
| Basculer d’un compte à l’autre | Seule parade native : sélectionner d’abord la boîte du compte voulu (sélecteur de compte en haut à gauche), puis ouvrir To Do. Vous verrez alors la liste de ce compte. C’est un changement de contexte, pas une agrégation. |
| Outlook classique | La version Win32 continue d’afficher toutes les tâches dans Tasks / To‑Do List. La nouvelle icône To Do (coche bleue), quand elle est présente dans Outlook classique, reste, elle, limitée au compte par défaut. |
| Application Microsoft To Do | L’app autonome (Windows, Web, iOS/Android) accepte plusieurs comptes et permet de passer de l’un à l’autre, mais ne fusionne pas les listes. Pratique si vous voulez gérer vos tâches dans une application dédiée, sans Outlook. |
| État des lieux 2025 | En 2025, Microsoft met en avant des fonctions inter‑comptes côté courrier (par exemple, déplacer un e‑mail entre comptes, avec contrôle par stratégie), mais aucune nouveauté ne concerne l’agrégation des tâches dans le nouvel Outlook. |
Ce qu’il faut retenir
- Pas de « boîte unique » pour les tâches dans le nouvel Outlook : le module To Do est cantonné au compte courant.
- Les listes intelligentes comme Flagged Email et Assigned to me n’agrègent pas tous types de comptes :
- Flagged Email fonctionne avec des comptes hébergés par Microsoft (Microsoft 365/Outlook.com). Les comptes IMAP/Gmail ne synchronisent pas leurs « étoiles »/drapeaux vers To Do.
- Assigned to me remonte les tâches Planner/Tasks du même compte Microsoft 365 (même locataire). Pas de consolidation multi‑tenants.
- Hors connexion : le nouvel Outlook met l’accent sur l’accès hors ligne au courrier, calendrier, contacts. Pour les tâches, l’expérience hors ligne reste plus fiable dans l’application mobile To Do que dans le module To Do intégré.
Contournements pratiques
- Rester sur Outlook classique pour la vue « Tâches » agrégée
Conservez Outlook classique (Win32) uniquement pour l’onglet Tasks / To‑Do List, qui agrège des tâches de plusieurs magasins de données. Utilisez le nouvel Outlook pour le reste (mail, calendrier, etc.). Les deux applications cohabitent. - Créer une « liste maître » via Power Automate
Mettez en place des flux qui, à la création d’une tâche dans un compte, copient automatiquement cette tâche dans une liste maître (To Do, Planner ou composant Loop). Répétez pour chaque compte/source. - Utiliser des listes partagées
Dans Microsoft To Do, vous pouvez partager une liste au sein du même tenant (organisation) ou entre comptes personnels Microsoft (MSA). Le partage entre compte pro et compte perso n’est pas supporté en entreprise. C’est la solution la plus simple pour voir des tâches de plusieurs personnes dans une même liste, sans automatisation. - Éscalader la demande à Microsoft
Soumettez un feedback via Help › Feedback › I have a suggestion dans Outlook/To Do et votez sur le portail Feedback. Plus il y a de votes, plus la demande apparaît sur la feuille de route.
Pourquoi le module To Do ne fusionne pas les tâches entre comptes ?
Techniquement, le nouvel Outlook pour Windows et Outlook sur le Web partagent la même base applicative. Cette approche garantit des frontières de sécurité nettes entre comptes (professionnel vs personnel), des politiques de conformité applicables par tenant et une meilleure gouvernabilité côté administrateurs (DLP, eDiscovery, etc.). Dans ce modèle, chaque compte possède son propre espace To Do et son propre ensemble de connexions (Flagged Email, Planner, etc.). D’où l’absence de « vue tous comptes » dans l’interface intégrée.
Pas à pas : bâtir une « vue unifiée » avec Power Automate
Objectif
Répliquer automatiquement chaque nouvelle tâche créée dans un compte A vers une liste maître hébergée dans un compte M (votre compte principal). Répétez pour les comptes B, C, etc. Vous obtenez ainsi une liste centralisée dans laquelle vous pouvez filtrer par origine, échéance et catégorie.
Pré‑requis
- Accès à Power Automate (inclus dans de nombreux plans Microsoft 365).
- Au moins deux connexions To Do dans Power Automate :
- connexion Microsoft To‑Do (Business) pour les comptes professionnels ;
- connexion Microsoft To‑Do (Consumer) pour un compte Outlook.com/Hotmail (si utilisé) ;
- Une liste maître dans votre compte principal (ex. « Inbox‑Master »).
Étapes – flux « de A vers M »
- Dans Power Automate, créez un flux automatisé.
- Définissez le déclencheur : When a new to‑do in a specific folder is created (V2) (connecteur Microsoft To‑Do du compte A). Choisissez la liste source (ex. « Tâches » ou une liste projet).
- Ajoutez une action : Add a to‑do (connecteur Microsoft To‑Do du compte M), ciblez votre « Inbox‑Master » et mappez les champs :
- Title → Subject de la tâche source ;
- Due date → Due date (pensez aux fuseaux horaires) ;
- Importance → Importance ;
- Content → note (incluez un préfixe comme
[A]pour tracer l’origine) ; - Categories → éventuellement converties en #tags dans le titre.
- (Optionnel) Ajoutez une condition pour ignorer les tâches déjà répliquées (par exemple, si le titre contient
[A]ou si un champ personnalisé/hashtag est présent). - Sauvegardez et testez le flux ; créez une tâche de test dans le compte A et vérifiez sa création dans « Inbox‑Master » (compte M).
Conseils anti‑doublons
- Utilisez un préfixe d’origine (
[A],[B],[Perso],[Client‑X]) dans le Titre au moment de la copie. - Stockez l’ID de la tâche source (dans le corps de la note) pour pouvoir retrouver/recroiser l’élément.
- Si vous répliquez aussi des mises à jour, ajoutez un flux When a to‑do in a specific folder is updated et mettez à jour l’item correspondant dans la liste maître (recherche par ID stocké dans la note).
Variante – depuis Gmail/IMAP
Gmail/IMAP ne remonte pas de « Flagged Email » vers To Do. En revanche, vous pouvez créer un flux : Quand un e‑mail reçoit le libellé « Action » dans Gmail → Add a to‑do dans « Inbox‑Master ». Ajoutez l’URL du message et un horodatage dans la note pour le suivi.
Variante – depuis Exchange pro (hébergé par un tiers)
Si votre boîte pro est un compte Microsoft 365 (même vendu via un revendeur), vous pouvez déclencher à partir de l’Outlook connector (ex. à l’arrivée d’un message catégorisé « Suivi », ou depuis Planner/Tasks), puis créer la tâche dans la liste maître.
Variante – vers Planner ou Loop (liste « Hub » d’équipe)
Si vous souhaitez voir les tâches assignées à une personne dans To Do (via la liste Assigned to me), créez la tâche dans Planner (plan d’équipe) plutôt que dans To Do individuel. La synchronisation apparaîtra ensuite automatiquement dans Assigned to me pour le compte Microsoft 365 concerné. Vous pouvez aussi utiliser un composant Loop « Task list » comme hub simple et le synchroniser vers Planner selon vos besoins.
Matrice des fonctionnalités selon le client
| Fonction | Outlook classique (Win32) | Nouvel Outlook (module To Do) | App Microsoft To Do (Windows/Web/Mobile) |
|---|---|---|---|
| Vue agrégée des tâches de plusieurs comptes | Oui, via To‑Do List et vues personnalisées | Non (par compte) | Non (bascule entre comptes uniquement) |
| Basculer entre comptes | Oui (profils & magasins de données) | Oui (sélecteur de compte) | Oui (multi‑compte, switch rapide) |
| Liste intelligente Flagged Email | Oui (Outlook) | Oui, pour comptes hébergés Microsoft (pas IMAP/Gmail) | Oui, dans les mêmes limites |
| Liste Assigned to me (Planner) | Partiel (selon add‑ins) | Oui (compte Microsoft 365 courant) | Oui (compte Microsoft 365 courant) |
| Partage de listes To Do | — | Oui, via To Do web intégré | Oui, dans le même tenant ou entre MSA personnels |
| Hors connexion des tâches | Éprouvé (OST) | Limité (focus sur mail/calendrier/contacts) | Bon sur mobile (notifications locales) |
| Automatisation (Power Automate) | Oui (Outlook/Graph) | Oui (connecteurs To Do/Outlook) | Oui (connecteurs To Do Business/Consumer) |
Bonnes pratiques pour une « vue maître » crédible
- Normalisez les titres : préfixez automatiquement avec la source (
[Perso],[Pro],[Client‑A]). - Catégories cohérentes : alignez vos catégories/couleurs dans Outlook et vos #tags dans To Do.
- Raccourcis de collecte : glisser‑déposer d’un e‑mail vers To Do (nouvel Outlook) ou utilisez des règles pour catégoriser/étiqueter des messages et déclencher des flux.
- Nettoyage : prévoyez une automatisation qui clôt la tâche « maître » quand la tâche source est marquée Completed (évite la dérive).
- Gouvernance : si vous mixez comptes pro et perso, respectez les politiques de sécurité (DLP, pas de copie de données sensibles vers un tenant personnel).
Scénarios prêts à l’emploi
Boîte perso + boîte pro
Deux flux suffisent : To Do (perso) → To Do (pro, Inbox‑Master) et To Do (pro) → To Do (pro, Inbox‑Master). Les deux alimentent la même liste maître du compte pro. Ajoutez [Perso] sur les tâches venant du compte personnel.
Plusieurs clients/tenants
Si vous intervenez sur plusieurs tenants Microsoft 365, créez un flux par tenant (connexion To Do dédiée). Le partage de listes inter‑tenant n’étant pas supporté en entreprise, la copie via Power Automate est la méthode la plus fiable.
Gmail côté perso
Créez un flux « Lorsque le message reçoit le libellé Action » → « Ajouter une tâche To Do ». Vous pouvez inclure le lien de l’e‑mail et un résumé automatique en description.
FAQ rapide
Q : Existe‑t‑il un paramètre caché pour agréger les tâches de tous mes comptes dans le nouvel Outlook ?
R : Non. Le module To Do reste par compte. Aucune option native n’agrège les tâches multi‑comptes.
Q : Est‑ce que la « liste intelligente » Flagged Email voit aussi mes mails IMAP/Gmail ?
R : Non. Elle fonctionne avec des comptes hébergés par Microsoft (Microsoft 365/Outlook.com). Les drapeaux/étoiles des comptes IMAP/Gmail ne remontent pas dans To Do.
Q : Puis‑je partager une liste To Do entre mon compte pro et mon compte perso ?
R : En entreprise, le partage To Do est limité au même tenant. Les comptes personnels (MSA) peuvent partager entre eux, mais pas avec un compte pro d’organisation standard.
Q : Et si je reste sur Outlook classique ?
R : Vous continuez de bénéficier d’une To‑Do List agrégée. C’est la solution la plus simple si vous tenez absolument à une vue unique locale, en attendant une hypothétique évolution du nouvel Outlook.
Q : Que se passe‑t‑il si je déplace des e‑mails entre comptes dans le nouvel Outlook ?
R : C’est désormais possible selon le type de compte et la politique de votre organisation, mais cela ne change rien à l’isolation des tâches : To Do reste par compte.
Check‑list de mise en œuvre
- Choisir une liste maître (To Do ou Planner) et définir les préfixes par origine.
- Créer les connexions Power Automate pour chaque compte impliqué.
- Déployer les flux de réplication (création, mise à jour, clôture facultative).
- Tester sur un petit échantillon, vérifier la latence et l’absence de doublons.
- Former les utilisateurs à l’usage de tags/catégories et à l’Inbox‑Master.
- Mettre en place une revue hebdomadaire des exceptions (tâches non appariées, erreurs de connecteurs).
Limites et points d’attention
- Triggers/Actions : selon le type de compte (pro vs perso), les actions disponibles diffèrent légèrement. Adaptez vos flux (par exemple, certains champs d’assignation n’existent pas dans To Do individuel).
- Sécurité : évitez de répliquer des informations sensibles vers un compte personnel. Respectez les politiques DLP et les obligations contractuelles client.
- Performance : la réplication n’est pas instantanée. Prévoir quelques minutes de latence possible entre la création source et la tâche « maître ».
- Off‑line : si l’accès hors ligne aux tâches est critique, privilégiez Outlook classique pour la vue locale et/ou l’app mobile To Do.
Modèle de mappage recommandé
| Champ source | Champ « liste maître » | Remarques |
|---|---|---|
| Titre | Titre (avec préfixe [Origine]) | Ex. [Pro], [Perso], [Client‑X] |
| Échéance | Due date | Convertir le fuseau horaire si nécessaire |
| Importance | Importance | Normaliser low/normal/high |
| Notes/Description | Notes | Inclure l’ID de la tâche source et, si utile, l’URL de l’e‑mail |
| Catégories | #tags dans le titre | Ex. #finances, #juridique |
Bonnes pratiques d’équipe
- Rituels : revue rapide des tâches « maître » en daily/hebdo, puis qualification vers des plans Planner si nécessaire.
- Clarifier les rôles : la liste « maître » est une inbox personnelle. Les tâches d’équipe vivent dans Planner/Loop et remontent via Assigned to me.
- Étiquettes communes : documentez un glossaire de tags (#urgent, #client‑X, #à‑appeler) pour faciliter les filtres.
En résumé
En octobre 2025, le nouvel Outlook pour Windows n’offre pas de vue unifiée des tâches multi‑comptes. Trois voies s’offrent à vous : basculer manuellement d’un compte à l’autre, conserver Outlook classique pour la partie « Tâches », ou mettre en place une liste maître via Power Automate (voire Planner/Loop) pour agréger ce qui doit l’être. Avec une nomenclature claire et quelques flux bien pensés, vous retrouvez une expérience « tout‑en‑un » sans sacrifier la sécurité ni la gouvernance.
Checklist express d’implémentation
- Créer une liste To Do « Inbox‑Master ».
- Définir les préfixes d’origine et les tags.
- Créer un flux par compte source (déclencheur : nouvelle tâche / action : ajouter tâche dans Inbox‑Master).
- Ajouter un flux de mise à jour (optionnel) et un anti‑doublon.
- Former les utilisateurs, puis itérer.