Votre tenant SharePoint Online affiche un quota dépassé après avoir supprimé des comptes ? Voici comment fonctionne le calcul (1 To + 10 Go/licence), pourquoi vos sites peuvent basculer en lecture seule et comment augmenter l’espace de façon sûre et prédictible.
Quota de stockage : par utilisateur ou par organisation ?
Vue d’ensemble
Karina a supprimé plusieurs comptes utilisateurs. Elle a alors constaté que la capacité allouée à son organisation est passée de 3,6 To à 3,1 To, avant que SharePoint Online ne signale un dépassement et ne fige certains sites en lecture seule. Cette situation pose la question : la limite est‑elle définie par utilisateur ou par organisation ?
Réponse & solution
- Modèle de calcul : Microsoft 365 attribue 1 To de base par tenant, auquel s’ajoutent 10 Go par licence utilisateur qualifiante (Business Basic, E3, E5, etc.).
- Conséquence : désassigner des licences ou supprimer des comptes réduit immédiatement le pool global. Si l’utilisation réelle n’a pas (encore) diminué, le pourcentage d’occupation peut dépasser 100 % et déclencher le passage en lecture seule.
- Bonnes pratiques :
- Suivre le rapport Utilisation du stockage dans le Centre d’administration Microsoft 365.
- Éviter de retirer des licences sans en mesurer l’impact sur le quota global.
Formule du quota (tenant)
Quota total (SharePoint) = 1 To + (10 Go × nombre de licences utilisateur qualifiantes)
Exemples chiffrés (cas réels)
| Scénario | Capacité allouée | Occupation actuelle | Effet |
|---|---|---|---|
| 360 utilisateurs licenciés | 1 To + 3,6 To = 4,6 To | 3,4 To | OK (74 % utilisés) |
| Suppression de 50 licences | 1 To + 3,1 To = 4,1 To | 3,4 To | OK, mais marge réduite (83 %) |
| Suppression supplémentaire de 60 licences | 1 To + 2,5 To = 3,5 To | 3,4 To | Alerte : 97 %, risque de bascule en lecture seule au moindre pic |
| Suppression totale de 100 licences (par rapport à l’origine) | 1 To + 2,6 To = 3,6 To | 3,4 To | OK (94 %), mais très serré ; certaines opérations (versions, restauration) peuvent déclencher le blocage |
À retenir : la capacité est par organisation (tenant), alimentée par votre base + vos licences. La consommation, elle, dépend de vos sites. Réduire les licences ne supprime pas des fichiers : vous conservez vos 3,4 To consommés, mais sur une enveloppe plus petite — d’où le dépassement.
Note importante : cet article traite du pool de stockage SharePoint (sites). Les capacités OneDrive for Business sont gérées par utilisateur et leurs quotas individuels suivent d’autres règles. Focalisez‑vous ici sur les sites du tenant.
Vérifier l’impact en 3 gestes
- Ouvrez Centre d’administration > Rapports > Utilisation > Stockage SharePoint pour voir l’évolution de la consommation.
- Dans Centre d’administration > Paramètres > Sites, confirmez si les limites de stockage sont en Automatique ou Manuel.
- Dans Centre d’administration > Facturation > Licences, comparez le nombre de licences actives avant/après pour expliquer la variation de quota.
Moyens d’augmenter l’espace de stockage organisationnel
Vue d’ensemble
Vous cherchez à accroître la capacité sans obligatoirement racheter des licences utilisateur ? Trois approches se complètent : l’add‑on dédié, la consolidation raisonnée des licences (sans effet sur le quota), et un nettoyage intelligent.
Réponse & solution
1) Add‑on « Office 365 Extra File Storage »
- Ce que c’est : un module complémentaire officiel que vous achetez à la demande, par tranches de 1 Go, facturé au mois ou à l’année.
- Avantage : la capacité augmente immédiatement au niveau du tenant, sans ajouter d’utilisateurs ni changer d’offre.
- Parcours d’achat : Centre d’administration > Facturation > Services et modules complémentaires > Office 365 Extra File Storage > choisir le nombre de Go > valider.
| Option | Effet sur le quota | Quand la privilégier | Point de vigilance |
|---|---|---|---|
| Extra File Storage (1 Go / incrément) | Augmentation immédiate du pool global | Besoin d’espace rapide, sans nouveaux utilisateurs | Prévoir un minimum de marge (5–10 %) pour éviter un nouvel avertissement |
| Achat de licences supplémentaires | +10 Go par licence | Quand vous aviez de toute façon besoin de nouveaux comptes | Le quota baisse si vous retirez ensuite ces licences |
| Consolidation de licences | Ne change pas le quota si l’on passe de Business Basic à E3 (tous deux +10 Go) | Pour des raisons de sécurité/conformité, pas pour le stockage | Évitez de croire qu’un « upgrade » augmente l’espace |
2) Consolidation de licences
Basculer certains comptes Business Basic vers E3 n’augmente pas le pool : chaque licence qualifiante ajoute 10 Go, quel que soit le plan. Les bénéfices d’E3 (sécurité, conformité, analytics, etc.) sont ailleurs, pas dans le quota SharePoint.
3) Nettoyage ciblé (rapide et sans douleur)
- Versions : plafonnez le nombre de versions majeures/minorées pour les bibliothèques lourdes (par ex. 50 majeures, 10 mineures) afin d’éviter la rétention illimitée involontaire.
- Corbeilles : videz la corbeille de deuxième niveau (administrateur de collection de sites) qui concentre souvent des dizaines/centaines de Go « oubliés ».
- Sites obsolètes : identifiez les sites inactifs depuis 6–12 mois et archivez‑les ou supprimez‑les après validation métier.
- Bibliothèques hors gabarit : traquez les bibliothèques > 100 Go avec beaucoup de versions ou de gros binaires (PAO, vidéo, packs ZIP) et assainissez.
- Allocation automatique : passez la gestion des quotas en Automatique ; SharePoint redistribue l’espace libéré sans intervention manuelle.
Checklist de nettoyage express
- Basculer Limites de stockage en Automatique (SharePoint Admin > Sites actifs > Limites de stockage).
- Vider les corbeilles niveau 1 et niveau 2 des sites volumineux.
- Réduire les versions conservées sur les bibliothèques critiques et supprimer les versions excédentaires.
- Désactiver la création de versions sur les bibliothèques où elle n’apporte pas de valeur.
- Programmer une revue trimestrielle des sites > 250 Go.
Limite « jusqu’à 25 To » par site
Vue d’ensemble
Karina tente de fixer un site à 25 To, mais l’interface refuse la valeur. S’agit‑il d’une option conditionnée par le nombre d’utilisateurs ?
Réponse & solution
- Nature de la limite : 25 To est une capacité maximale technique par site. Ce plafond n’est pas une garantie : un site ne peut jamais excéder la capacité réellement disponible dans le pool du tenant.
- Scénario courant : si votre tenant n’a que 3 To libres, vous ne pouvez pas porter le site à 25 To. La boîte de saisie refusera la valeur ou la réduira automatiquement.
- Procédure :
- Augmenter d’abord le quota global (nouvelles licences ou Extra File Storage).
- Ajuster ensuite le quota du site ciblé.
Astuce : si vos Limites de stockage sont en Automatique, vous n’avez souvent pas besoin d’imposer 25 To à un site ; laissez la plateforme allouer dynamiquement en fonction de la consommation réelle.
Mettre à jour la limite d’un site
- SharePoint Admin > Sites actifs > sélectionnez le site.
- Onglet Stratégies (ou Paramètres) > Stockage.
- Choisissez Automatique ou Fixe et indiquez la valeur souhaitée (dans la limite du pool disponible).
- Enregistrez. Les changements sont pris en compte quasi immédiatement.
Points complémentaires utiles
| Action | Effet immédiat | Où l’effectuer |
|---|---|---|
| Acheter Extra File Storage | +1 Go par tranche | Centre d’administration > Facturation > Services et modules complémentaires |
| Vérifier la saturation | Rapport Stockage SharePoint | Centre d’administration > Rapports > Utilisation |
| Débloquer un site en lecture seule | Augmenter le quota ou réduire l’usage (corbeille et versions) | Paramètres du site > Stockage |
| Assurer la continuité | Activer Storage Alerts pour anticiper les dépassements | Centre d’administration > Paramètres de l’organisation |
Étude de cas : comprendre le passage en lecture seule
Vous avez 3,6 To alloués et 3,4 To consommés. Après suppression de 50 licences, l’allocation tombe à 3,1 To. Votre consommation (3,4 To) n’ayant pas bougé, vous dépassez le quota : la plateforme bascule certains sites en lecture seule pour protéger l’intégrité des données.
Plan d’action « déblocage » en 30 minutes
- Acheter 500 Go d’Extra File Storage (ou réassigner temporairement des licences) pour repasser sous 90 % d’utilisation.
- Basculer les limites de stockage en Automatique si ce n’est pas déjà le cas.
- Vider la corbeille de deuxième niveau des 3–5 sites les plus volumineux.
- Réduire le nombre de versions sauvegardées sur les bibliothèques qui grossissent le plus vite.
Checklist de prévention (à mettre en place dès maintenant)
- Maintenir une marge cible de 10–15 % de capacité libre.
- Activer les alertes de stockage (tenant et sites critiques) avec notifications e‑mail.
- Planifier un audit trimestriel des sites > 250 Go et > 500 000 éléments.
- Inclure un contrôle quota dans le processus RH (sortie d’employés) : avant de désassigner des licences en masse, simuler l’impact.
Procédures pas à pas
Basculer la gestion du stockage en « Automatique »
- Ouvrez Centre d’administration SharePoint.
- Allez dans Paramètres > Limites de stockage.
- Sélectionnez Automatique puis enregistrez.
Résultat : SharePoint optimise la répartition des quotas, ce qui évite les plafonds locaux arbitraires et limite les blocages.
Nettoyer des versions excédentaires
- Sur la bibliothèque concernée : Paramètres > Paramètres de contrôle de version.
- Définissez un maximum de versions (ex. 50 majeures, 10 mineures).
- Appliquez la suppression des versions plus anciennes que X.
Vider la corbeille de deuxième niveau
- Dans le site : Corbeille > Passer à la corbeille du deuxième niveau.
- Sélectionnez les éléments > 60 jours (ou non nécessaires) et supprimez définitivement.
FAQ express
Q : La capacité « 25 To par site » augmente‑t‑elle avec le nombre d’utilisateurs ?
R : Non. 25 To est un plafond technique par site. Pour l’atteindre, il faut que votre pool global dispose d’autant d’espace libre.
Q : Passer de Business Basic à E3 augmente‑t‑il le quota ?
R : Non. Les deux types de licences ajoutent 10 Go chacun au pool SharePoint.
Q : Pourquoi un site reste‑t‑il bloqué en lecture seule alors que j’ai fait de la place ?
R : Les vérifications de capacité sont périodiques. Patientez quelques minutes, rafraîchissez le rapport d’utilisation, et confirmez que le quota tenant est repassé sous le seuil.
Q : Puis‑je allouer manuellement 25 To à plusieurs sites ?
R : Oui, mais la somme de leurs quotas ne peut pas excéder le pool disponible. En pratique, préférez le mode Automatique.
Bonnes pratiques de gouvernance
- Sans rétention illimitée : évitez d’accumuler des versions à l’infini. Encadrez les versions et les politiques de rétention.
- Cycle de vie des sites : mettez en place une politique d’expiration (revue annuelle, archivage, suppression).
- Répartition du stockage : laissez SharePoint gérer la majorité des quotas en Automatique, imposez un seuil fixe uniquement aux sites très sensibles.
- Surveillance : consultez mensuellement le rapport Utilisation du stockage et configurez des alertes (tenant + sites clés).
Erreurs fréquentes à éviter
- Désassigner des licences en masse sans estimer l’impact sur le quota : cela peut déclencher des blocages à large échelle.
- Confondre « E3 » avec « plus d’espace » : l’upgrade n’augmente pas le quota SharePoint.
- Laisser les versions proliférer sur des bibliothèques lourdes (gros binaires) qui gonflent le stockage sans valeur métier.
- Négliger la corbeille de niveau 2 : elle pèse souvent des dizaines de Go.
- Fixer des quotas site trop bas en mode manuel : préférez l’allocation automatique.
Annexe : commandes PowerShell utiles
Pour les environnements avec gouvernance par script, quelques commandes pratiques :
# Se connecter à l'admin SharePoint Online
Connect-SPOService -Url https://<tenant>-admin.sharepoint.com
# Voir le quota tenant et l'usage actuel
Get-SPOTenant | Select StorageQuota, StorageQuotaType, StorageUsageCurrent
# Lister les sites et leur consommation
Get-SPOSite -Limit All | Select Url, StorageUsageCurrent, StorageQuota, LockState | Sort-Object StorageUsageCurrent -Descending
# Activer la gestion automatique des limites
Set-SPOTenant -AutomaticSiteStorageManagement $true
# Ajuster le quota d'un site (en Mo)
Set-SPOSite -Identity [https://contoso.sharepoint.com/sites/ProjetX](https://contoso.sharepoint.com/sites/ProjetX) -StorageQuota 512000
# Débloquer un site bloqué en lecture seule (si le tenant est repassé sous le quota)
Set-SPOSite -Identity [https://contoso.sharepoint.com/sites/ProjetX](https://contoso.sharepoint.com/sites/ProjetX) -LockState Unlock Astuce : conservez un rapport hebdomadaire des 20 sites les plus volumineux pour anticiper toute dérive.
En résumé
- Quota global = 1 To + 10 Go/licence.
- Supprimer ou désassigner des utilisateurs diminue ce quota, d’où les alertes possibles si l’usage ne baisse pas en parallèle.
- Pour augmenter l’espace sans ajouter d’utilisateurs, achetez l’add‑on Extra File Storage par incréments de 1 Go, puis réajustez les sites (jusqu’à 25 To chacun, sous réserve d’espace disponible).
- Mettez les limites de stockage en Automatique, limitez les versions et suivez le rapport d’utilisation pour éviter les interruptions.
Guide opérationnel rapide (à imprimer)
| Étape | Action | Résultat attendu | Responsable |
|---|---|---|---|
| 1 | Contrôler rapport « Stockage SharePoint » | Vue claire de l’occupation et des tendances | Admin M365 |
| 2 | Basculer en Automatique les limites de stockage | Répartition dynamique, moins de blocages | Admin SharePoint |
| 3 | Vider corbeilles (niveaux 1 et 2) des sites > 200 Go | Récupération rapide de dizaines de Go | Owner de site |
| 4 | Limiter les versions sur les bibliothèques lourdes | Frein à la croissance non maîtrisée | Owner de site |
| 5 | Acheter l’add‑on Extra File Storage si marge < 10 % | Marge de sécurité restaurée | Admin M365 / Achats |
Conclusion
Le stockage SharePoint Online se raisonne au niveau de l’organisation : une enveloppe commune (1 To + 10 Go/licence) alimente tous vos sites. Dès que des licences disparaissent, le pool rétrécit ; si l’usage ne baisse pas au même rythme, vous franchissez le seuil et vos sites passent en lecture seule. La parade est simple et durable : surveiller (rapport d’utilisation & alertes), optimiser (limites automatiques, versions contrôlées, corbeilles propres) et compléter au besoin par l’add‑on Office 365 Extra File Storage. En combinant ces trois leviers, vous stabilisez votre capacité et évitez toute interruption de service.