Dans certaines bibliothèques SharePoint et canaux Teams, l’option « Soumettre pour approbation » a disparu alors qu’aucun paramètre n’avait changé. Voici la cause confirmée, l’impact, les vérifications et les solutions pour remettre l’approbation en service.
Symptômes observés
- Dans une bibliothèque de documents SharePoint (et, par extension, dans Teams), la commande « Soumettre pour approbation » n’est plus visible dans la barre de commandes, le menu contextuel ou le panneau Détails.
- Aucun changement d’autorisations ni de paramètres de contrôle de version n’a été effectué par les propriétaires du site.
- Les fichiers restent en état Brouillon ou En attente et ne peuvent pas être soumis au processus d’approbation classique.
Contexte fonctionnel de l’approbation de contenu
Dans SharePoint, l’approbation de contenu permet de contrôler la publication de documents en exigeant une validation préalable. Lorsqu’elle est activée, les éléments suivent un cycle de vie simplifié : Brouillon → En attente → Approuvé ou Rejeté. L’option « Soumettre pour approbation » est l’entrée utilisateur déclenchant ce passage vers l’état En attente.
| Condition | Effet sur l’affichage du bouton |
|---|---|
| Approbation de contenu activée | Le bouton doit apparaître si l’élément est en état Brouillon ou Rejeté. |
| Contrôle de version activé (versions majeures et mineures) | Requis pour la visibilité maîtrisée des brouillons et le passage en En attente. |
| Droits de l’utilisateur | Le bouton est visible pour les utilisateurs ayant Contribuer (ou supérieur). Les approbateurs voient en plus Approuver/Refuser. |
| Contexte Teams | Les bibliothèques exposées via Teams héritent de la configuration SharePoint. La commande doit s’y comporter à l’identique. |
Cause et période d’impact confirmées
La disparition soudaine de la commande a été liée à un incident Microsoft 365 affectant l’interface moderne de SharePoint.
| Élément | Détails |
|---|---|
| Cause identifiée | Incident Microsoft 365 SP732908. Une mise à jour visant à améliorer la commande Publier un élément a involontairement masqué le bouton « Soumettre pour approbation » dans les bibliothèques ayant l’approbation de contenu activée. |
| Période d’impact | Du 6 mars 2024 à 18 h 00 UTC au 12 mars 2024 à 11 h 25 UTC. |
| Étendue | Toute personne desservie par l’infrastructure impactée et tentant de soumettre un document pour approbation. |
| Résolution | Microsoft a annulé la mise à jour fautive ; le bouton est réapparu automatiquement après propagation. |
| Vérifications conseillées | Ouvrir le Centre d’administration Microsoft 365 > État du service pour confirmer la clôture de l’incident. Forcer une actualisation du navigateur / vider le cache si le bouton n’est toujours pas visible. S’assurer que l’approbation de contenu et le contrôle de version sont toujours activés dans les paramètres de la bibliothèque. |
| Mesures de contournement (pendant l’incident) | Utiliser Power Automate ou un flux d’approbation personnalisé. Appliquer des approbations manuelles via les versions principales/secondaires en attendant le retour de la commande. |
| Actions préventives prévues par Microsoft | Revue du code et du processus de déploiement pour éviter la réapparition d’un défaut similaire. |
Qui est concerné
Les organisations qui utilisent des bibliothèques SharePoint avec approbation de contenu et exposent ces bibliothèques dans Teams. L’incident n’affectait pas les listes sans modération ni les bibliothèques dépourvues de contrôle de version.
Checklist de diagnostic rapide
Avant toute action lourde, validez les points suivants :
- Actualisation côté client : essayez un nouvel onglet privé, un hard refresh (Ctrl + F5 / Cmd + Shift + R) et la suppression du cache.
- Paramètres de la bibliothèque :
- Ouvrir Paramètres > Paramètres de la bibliothèque > Paramètres de contrôle de version.
- Vérifier Exiger l’approbation du contenu = Oui.
- Vérifier Créer des versions principales et secondaires activé.
- Si la visibilité des brouillons est limitée, confirmer que l’utilisateur fait partie d’un groupe avec au moins Contribuer.
- Droits de l’utilisateur : l’utilisateur doit être Membre du site ou appartenir à un groupe/permission niveau Contribuer ou supérieur.
- État de l’élément : la commande n’apparaît que si le document est Brouillon ou Rejeté.
- Contexte Teams : tester la même bibliothèque depuis SharePoint Web. Les commandes sont identiques ; si elles réapparaissent dans SharePoint, l’application Teams reflétera le changement.
Procédures de remise en service
Vérifier l’état du service Microsoft 365
Connectez-vous au Centre d’administration > État du service pour confirmer que l’incident SP732908 est Terminé. Si l’état est normal mais que le bouton reste absent, poursuivez avec les étapes suivantes.
Rafraîchir l’interface
- Ouvrir la bibliothèque dans une fenêtre privée.
- Vider le cache et les cookies du navigateur liés au domaine Microsoft 365.
- Tester un second navigateur pour écarter une extension bloquante.
Contrôler la configuration de la bibliothèque
- Dans la bibliothèque, cliquer sur Paramètres > Paramètres de la bibliothèque.
- Ouvrir Paramètres de contrôle de version :
- Exiger l’approbation du contenu = Oui.
- Créer des versions principales et mineures = Activé.
- Autoriser uniquement les utilisateurs disposant des droits d’approbation à voir les éléments en attente : régler selon votre besoin.
- Sauvegarder, puis tester à nouveau l’ajout d’un fichier brouillon.
Vérifier les droits
À l’aide de Vérifier les autorisations dans la page des autorisations du site, assurez-vous que l’utilisateur a Contribuer ou supérieur. Les approbateurs doivent avoir Contrôle total, Conception ou un niveau personnalisé incluant Approuver des éléments.
Tester l’interface classique
Si besoin, passez brièvement par l’interface classique de la bibliothèque (Paramètres > Paramètres de la bibliothèque > Paramètres avancés > Expérience de liste) uniquement pour vérifier la présence des commandes d’approbation. Revenez ensuite à l’expérience moderne.
Valider le parcours utilisateur
- Sélectionner un document en état Brouillon.
- Ouvrir la barre de commandes : … > Soumettre pour approbation (une fois la correction propagée).
- Vérifier le passage en En attente, puis la réception de la demande côté approbateur.
Contournements opérationnels fiables
Power Automate : flux d’approbation de secours
Vous pouvez assurer la continuité métier via un flux à la demande ou piloté par événement qui remplace temporairement l’UI.
- Déclencheur : Quand un fichier est créé ou modifié (propriétés seulement), ou Manuellement déclenché.
- Vérification du statut : lire la colonne système Statut d’approbation et continuer si En attente ou Brouillon.
- Collecte de la décision : action Démarrer et attendre une approbation.
- Mise à jour du statut :
- Utiliser l’action SharePoint Définir l’état d’approbation du contenu pour Approuver ou Rejeter avec un commentaire.
- Optionnel : notifier l’auteur et apposer un filigrane ou un champ métadonnée « Approuvé par / Date ».
Avantages : neutralise les aléas d’interface, historise les décisions, et peut rester en place comme plan B pour de futurs incidents.
Procédure manuelle
- Utiliser la commande Publier pour pousser une version principale si votre gouvernance le permet (temporaire).
- Les approbateurs peuvent utiliser Approuver/Refuser depuis le panneau Détails ou via l’interface classique, le temps que la commande Soumettre pour approbation réapparaisse.
Vérifications techniques avancées pour admins
Contrôler la configuration via PnP PowerShell
Ces commandes n’altèrent pas les données ; elles permettent de diagnostiquer rapidement la modération et le versioning.
# Connexion au site
Connect-PnPOnline -Url "https://<tenant>.sharepoint.com/sites/<site>" -Interactive
# Inspecter les paramètres clés de la bibliothèque
Get-PnPList -Identity "Documents" -Includes EnableModeration, EnableVersioning, DraftVersionVisibility, MajorVersionLimit, MinorVersionLimit | Format-List
# Vérifier l'état de modération d'un élément
Get-PnPListItem -List "Documents" -Id 1 -Includes ModerationInformation |
Select-Object Id, @{Name="Status";Expression={$*.ModerationInformation.Status}}, @{Name="Comment";Expression={$*.ModerationInformation.Comment}}
# Approuver ou refuser (si nécessaire)
Approve-PnPListItem -List "Documents" -Identity 1 -Comment "Approbation temporaire"
Deny-PnPListItem -List "Documents" -Identity 2 -Comment "Rejet temporaire" Points d’attention
- Assurez-vous que l’authentification respecte votre politique MFA.
- Évitez d’abaisser la sécurité pour « dépanner ». Préférez un flux d’approbation alternatif.
- Documentez les changements dans un journal d’exploitation pour traçabilité.
Différences entre « Soumettre pour approbation » et « Publier un élément »
| Fonction | Objet | Quand l’utiliser | Remarques |
|---|---|---|---|
| Soumettre pour approbation | Envoie un brouillon en En attente pour décision d’un approbateur. | Gouvernance stricte avec validation préalable. | Visible uniquement si la modération est activée et que le document n’est pas déjà Approuvé. |
| Publier un élément | Promeut une version mineure en version majeure. | Processus sans modération ou dans les bibliothèques où la publication majeure ne requiert pas d’approbation. | Dans le contexte de l’incident, une évolution de cette commande a masqué le bouton de soumission. |
Bonnes pratiques pour résilience et prévention
- Conserver un flux d’approbation alternatif (Power Automate, PnP/Graph) prêt à l’emploi.
- Surveiller l’état du service et relayer les annonces internes lors d’incidents impactant des commandes clés.
- Standardiser les bibliothèques avec des modèles : mêmes colonnes, mêmes politiques de versioning, ce qui accélère le diagnostic.
- Former les approbateurs à l’usage des panneaux Détails et des vues filtrées sur le Statut d’approbation.
- Étiqueter les flux et documenter le plan B dans votre runbook M365.
FAQ
Pourquoi je ne vois pas « Soumettre pour approbation » alors que tout est activé ?
Vérifiez : modération active, versions majeures/mineures, droits ≥ Contribuer, état du fichier Brouillon ou Rejeté. Après l’incident SP732908, un hard refresh peut être nécessaire pour purger le cache. Dans Teams, la commande devrait-elle apparaître ?
Oui. Teams s’appuie sur la même bibliothèque SharePoint. Si la commande s’affiche dans SharePoint, elle sera visible dans l’onglet Fichiers de Teams une fois l’interface actualisée. « Publier » remplace-t-il « Soumettre pour approbation » ?
Non. Publier gère la promotion de versions ; Soumettre pour approbation déclenche un processus de validation. Les deux peuvent coexister selon la configuration. Peut-on approuver sans passer par l’UI ?
Oui : via Power Automate avec l’action Définir l’état d’approbation du contenu ou via PnP PowerShell (Approve-PnPListItem / Deny-PnPListItem), selon vos politiques.
Modèle de communication interne prêt à copier
Objet : Bouton « Soumettre pour approbation » momentanément indisponible – information et contournement
Bonjour,
Nous observons la disparition du bouton « Soumettre pour approbation » dans certaines bibliothèques SharePoint/Teams, liée à l’incident SP732908.
Impact : de 06/03/2024 18:00 UTC à 12/03/2024 11:25 UTC.
Statut : corrigé par rollback de Microsoft. Un hard refresh peut être requis.
Contournement (si nécessaire) :
* Flux Power Automate d’approbation (Start and wait for an approval + Set content approval status).
* Approbation directe par les approbateurs (panneau Détails).
Nous restons disponibles pour assistance. Checklist post‑incident
- Confirmer le retour du bouton dans toutes les bibliothèques sensibles.
- Tester un cycle complet : Brouillon → En attente → Approuvé/Rejeté.
- Réviser le runbook : intégrer le flux Power Automate de secours et la procédure PnP.
- Informer les équipes : rappel des conditions d’affichage du bouton et bonnes pratiques.
Rappel : conditions d’apparition de la commande
- La bibliothèque possède l’approbation de contenu activée.
- L’utilisateur dispose des droits Contribuer ou supérieurs.
- Le document est en état Brouillon ou Rejeté.
En cas de suppression prolongée d’une commande, vérifiez les journaux d’activité et la feuille de route Microsoft 365 pour repérer d’éventuelles évolutions produits impactantes.
Pour les équipes qui automatisent leurs processus, conserver un flux d’approbation alternatif (Power Automate, Script PnP/Graph) permet de maintenir la continuité si une commande d’interface disparaît temporairement.
Résumé exécutif
La disparition du bouton « Soumettre pour approbation » dans SharePoint/Teams a été causée par l’incident SP732908 : une mise à jour a masqué la commande dans les bibliothèques modérées. Microsoft a procédé à un rollback le 12 mars 2024. Pour sécuriser vos opérations : vérifiez la configuration de modération et de versioning, actualisez l’interface, tenez un flux Power Automate de secours, et conservez des scripts d’administration prêts à l’emploi. Cette approche garantit la continuité métier même si l’UI se dégrade temporairement.