Oui : un même canal Microsoft Teams peut accueillir plusieurs tableaux Kanban Planner. Voici comment procéder, quelles sont les variantes possibles et comment choisir l’architecture la plus efficace selon vos besoins d’équipe, de droits et de reporting.
Sommaire
Peut‑on avoir plusieurs tableaux Kanban Planner dans un même canal Teams ?
Formulation de la question
L’objectif est d’attribuer à chaque membre d’équipe un canal unique, puis d’y héberger plusieurs tableaux Kanban (Plans Planner) lorsque la personne gère plusieurs projets en parallèle.
Réponse – Solutions possibles
| Option | Principe | Mise en œuvre détaillée | Points forts | Limites |
|---|---|---|---|---|
| A. Ajouter plusieurs “Tasks by Planner & To Do” dans le canal | Chaque onglet “Tasks by Planner & To Do” peut être lié à un nouveau plan plutôt qu’au plan par défaut du canal. | Dans le canal : Ajouter un onglet ➜ Tasks by Planner & To Do. Choisir « Créer un plan » (et non « Utiliser un plan existant »). Renommer l’onglet pour refléter le projet (ex. : Projet A – Planner). Répéter l’opération pour chaque projet géré par la personne. (Facultatif) Définir les buckets, étiquettes, membres assignés et notifications pour chaque plan. | Supporté nativement dans Teams ; Les plans restent associés au même groupe Microsoft 365, donc aux mêmes membres et autorisations ; Simplicité d’accès : un onglet = un projet. | Pas de vue centralisée dans le canal ; la navigation se fait par onglet ; La multiplication des onglets peut charger l’interface si vous en créez des dizaines. |
| B. Utiliser un seul plan et créer un bucket par projet | Un tableau Planner unique, mais chaque bucket représente un projet. | Dans l’onglet Planner du canal, créez un bucket pour chaque projet, affectez les tâches au bon bucket et utilisez les filtres/étiquettes pour piloter. | Vue globale de tous les projets dans un seul tableau ; Filtres par bucket et étiquettes ; Gestion des membres simple (même plan, même groupe). | Pas de droits distincts par projet ; Peut devenir encombré si le nombre de projets ou de tâches est très élevé. |
| C. Créer des canaux privés ou partagés supplémentaires | Un canal = un plan ; on multiplie les canaux plutôt que les plans dans un seul canal. | Créez des canaux dédiés (standard, privés ou partagés) selon le niveau de confidentialité, puis ajoutez-y l’onglet Tasks by Planner & To Do pour le projet. | Séparation claire des conversations, fichiers et tâches par projet ; Droits granulaires si canaux privés ou partagés. | Prolifération des canaux ; Navigation plus complexe pour l’utilisateur. |
| D. Onglet “Site Web” pointant vers des plans existants | Ajouter un onglet “Site Web” qui charge directement l’URL d’un plan existant (même extérieur à l’équipe). | Copiez l’URL du plan Planner ciblé (dans Planner ou l’app Tâches) ; Dans le canal, Ajouter un onglet ➜ Site Web ; Collez l’URL et nommez l’onglet. | Fonctionne même si le plan vit dans un autre groupe ; Aucune création de plan supplémentaire dans l’équipe actuelle. | Moins intégré (filtres/vues Teams limités) ; Gestion des droits à vérifier manuellement pour chaque plan lié. |
Comment choisir la meilleure approche ?
Les quatre options ne se valent pas dans toutes les situations. Le bon choix dépend de trois critères : visibilité (vue globale vs. vue par projet), gouvernance des droits (besoin de cloisonner des projets) et charge (volume de plans/tâches/onglets à maintenir).
| Situation | Option conseillée | Pourquoi |
|---|---|---|
| Un collaborateur gère 2–5 projets en parallèle et souhaite un accès rapide projet par projet. | A. Plusieurs onglets Planner | Navigation directe ; chaque onglet correspond à un plan dédié, sans surcharge excessive. |
| Une équipe veut suivre en un coup d’œil l’avancement de tous les mini‑projets. | B. Un plan, un bucket par projet | Vue consolidée grâce aux buckets et filtres ; idéal pour un pilotage hebdomadaire. |
| Projet sensible avec accès restreint à quelques personnes. | C. Canal privé/partagé dédié | Séparation nette des conversations, fichiers et tâches ; gestion fine des autorisations. |
| Projet géré dans un autre groupe ou équipe, mais à suivre depuis ce canal. | D. Onglet “Site Web” | Évite la duplication ; on affiche le plan d’origine tout en gardant le contrôle des droits dans sa source. |
Tutoriel détaillé : mettre en place plusieurs plans Planner dans un seul canal (Option A)
- Ouvrez le canal dédié à la personne (ex. : @Sophie).
- Cliquez sur le + en haut du canal, choisissez Tasks by Planner & To Do.
- Sélectionnez Créer un plan.
- Donnez un nom précis au plan (ex. : Projet A – Plan) et renommez l’onglet pour l’aligner (ex. : Projet A – Planner).
- Créez vos buckets (ex. : À faire, En cours, En revue, Terminé ou par jalons).
- Ajoutez les tâches, affectez des membres, des échéances, des étiquettes et des check‑lists.
- Répétez l’opération pour chaque projet de la personne (Projet B, Projet C…).
- (Facultatif) Épinglez l’onglet le plus critique à gauche (barre d’apps Teams) via l’app Tâches pour un accès global.
Astuce : si vous utilisez des plans similaires d’un projet à l’autre, créez un plan modèle avec vos buckets, étiquettes, tâches récurrentes et listes de contrôle. Dupliquez‑le pour gagner du temps, puis ajustez les affectations et dates.
Bonnes pratiques complémentaires
- Nomenclature : standardisez les noms d’onglets (ex. : PROJ‑A – Planner, PROJ‑B – Planner) pour une recherche plus efficace.
- Permissions : les plans créés via un canal héritent des membres du groupe Microsoft 365. Pour restreindre l’accès à un projet, privilégiez un canal privé ou un autre groupe/équipe.
- Étiquettes & conventions : réservez des couleurs d’étiquettes par type (ex. : Rouge = Critique, Bleu = Bloquant, Vert = Ready). Documentez la légende dans l’onglet Wiki/Notes du canal.
- Échéances réalistes : utilisez les affichages Calendrier et Graphiques pour lisser la charge, identifier les retards et réassigner.
- Reporting : la vue Planner Hub et l’app Tâches dans Teams offrent une synthèse multi‑plans par personne. Pour les indicateurs avancés, alimentez un tableau de bord (ex. : extraction des tâches, export ou connecteur) et formalisez des KPI (tâches en retard, cycle time, throughput).
- Automatisation : créez des règles d’alerte (ex. : notification lorsqu’une tâche passe en En revue) et des tâches récurrentes pour les rituels (revue hebdo, démo, rétro).
- Archivage : à la clôture d’un projet, marquez toutes les tâches Terminé, ajoutez le préfixe [ARCH] au nom du plan ou de l’onglet, puis retirez l’onglet du canal (le plan n’est pas supprimé pour autant).
- Limites techniques : il n’existe pas de plafond documenté au nombre d’onglets Planner par canal, mais un trop grand volume d’onglets ou de tâches peut dégrader l’expérience ; testez avant de dépasser la centaine de plans dans une même équipe.
Modèle de nommage (exemples concrets)
| Objet | Convention | Exemple |
|---|---|---|
| Onglets | [CODE‑PROJET] – Planner | WEB‑MKTP – Planner |
| Plans | [CODE‑PROJET] – Plan | WEB‑MKTP – Plan |
| Buckets | Flux (Backlog ➜ À faire ➜ En cours ➜ En revue ➜ Terminé) ou Jalons (M1, M2…) | Backlog, En cours, Terminé |
| Étiquettes | Par type d’enjeu | Critique, Bloquant, À valider, Priorité haute |
Gouvernance & gestion des droits
Planner s’appuie sur les groupes Microsoft 365. Concrètement :
- Tout plan créé depuis un canal standard hérite des membres de l’équipe comme membres du plan.
- Si un projet exige un accès restreint, créez un canal privé ou hébergez le plan dans une autre équipe/groupe puis exposez‑le via un onglet Site Web dans le canal d’origine.
- Les invités (externes) doivent être ajoutés au groupe/à l’équipe pour pouvoir voir et interagir avec le plan correspondant.
- Les notifications liées aux affectations et commentaires suivent les préférences de l’utilisateur et la configuration des notifications Teams/Planner.
Structurer vos tableaux pour une exécution fluide
- Définissez le flux : standardisez les buckets (Backlog → À faire → En cours → En revue → Terminé) et documentez les critères d’entrée/sortie (Definition of Ready/Done).
- Limitez le WIP (Work In Progress) : convenez d’un maximum de cartes « En cours » par personne pour éviter l’éparpillement.
- Rituels : planifiez un point rapide quotidien (15 min) et une revue hebdomadaire du tableau par projet.
- Mesures : suivez le nombre de tâches terminées/semaine, le délai moyen de cycle et le pourcentage de tâches en retard.
Reporting multi‑plans (personne, canal, équipe)
Lorsque vous multipliez les plans dans un canal, la vue Graphiques de chaque plan reste locale. Pour une consolidation :
- Planner Hub : donne une vue d’ensemble des plans où vous êtes membre et des tâches qui vous sont assignées.
- App Tâches dans Teams : agrège Mes tâches (To Do) et Tâches d’équipe (Planner) avec des filtres utiles (priorité, échéance, plan).
- Tableaux de bord : définissez un rituel de mise à jour (hebdomadaire) et alimentez un tableau (ex. : export, connecteur) qui croise le statut par projet, la charge et les retards.
Limites techniques, performances et maintenance
- Volume d’onglets : au‑delà d’une dizaine d’onglets, la navigation devient moins fluide. Groupez les projets proches ou utilisez la variante « bucket par projet ».
- Volume de tâches : fractionnez les très gros plans (ex. : par trimestre) pour garder l’affichage réactif et l’analyse lisible.
- Archivage : clôturez les plans anciens pour éviter que les vues globales ne soient saturées.
- Étiquettes et conventions : conservez une légende stable d’un plan à l’autre pour permettre un reporting consolidé.
Erreurs fréquentes & comment les éviter
- Tout mettre dans un seul plan malgré des dizaines de projets : préférez « plusieurs onglets » ou « canaux dédiés » pour les projets volumineux.
- Dupliquer un plan déjà existant dans un autre groupe : utilisez l’onglet « Site Web » pour pointer vers la source, sans perte d’historique ni de droits.
- Nomenclature floue : imposez un préfixe projet et un patron de nommage (cf. modèle ci‑dessus).
- Absence de règles de tri : convenez du moment où une carte passe de Backlog à À faire, etc., pour garder un tableau « vivant » et lisible.
FAQ rapide
Peut‑on créer autant d’onglets Planner qu’on veut dans un canal ?
Il n’existe pas de plafond documenté spécifique, mais un trop grand nombre d’onglets ou de tâches peut dégrader l’expérience. Testez et surveillez les performances lorsqu’on dépasse plusieurs dizaines de plans.
Les droits sont‑ils différents d’un onglet à l’autre ?
Les plans créés dans un canal standard héritent des membres de l’équipe (groupe Microsoft 365). Pour des droits distincts par projet, utilisez un canal privé/partagé dédié ou exposez un plan d’un autre groupe via l’onglet « Site Web ».
Comment obtenir une vue globale de toutes les tâches d’une personne ?
Depuis l’app Tâches dans Teams ou le Planner Hub. Vous y trouverez vos tâches (To Do) et celles issues de tous vos plans Planner.
Bucket par projet ou plan par projet ?
Choisissez « bucket par projet » si vous voulez une vue unique et des projets légers. Choisissez « plan par projet » si chaque projet est substantiel, a ses propres rituels/étiquettes et nécessite une séparation claire.
Checklist de mise en place (prête à l’emploi)
- Décider de l’option (A/B/C/D) selon visibilité, droits, charge.
- Définir la convention de nommage (onglet, plan, buckets, étiquettes).
- Créer les onglets/plans et initialiser les buckets & étiquettes.
- Créer un plan modèle si pertinent et le dupliquer.
- Configurer les rituels (revue hebdo, rétro, démonstrations) ; automatiser les rappels.
- Définir le reporting (indicateurs, format, fréquence) et le maintien (archivage des projets clos).
- Communiquer les règles de tri et la légende des étiquettes dans un onglet de notes.
Cas d’usage concrets
- Chef de produit multi‑chantiers : un onglet/plan par chantier (Découverte utilisateur, Roadmap, Go‑to‑Market), rituels hebdomadaires individuels, consolidation via l’app Tâches.
- PMO : buckets par projet dans un plan unique pour le comité hebdomadaire ; lorsque la charge d’un projet croît, « promotion » vers un plan dédié.
- Agence : un canal par client (droits restreints si nécessaire), chaque canal hébergeant un plan dédié ; l’équipe interne consulte la charge via Planner Hub.
Modèle de processus (exemple)
- Intake : formulaire/demande ➜ création d’une carte dans le Backlog du plan concerné.
- Priorisation : étiquette « Priorité haute », date cible, assignation.
- Exécution : passage en En cours, checklist, pièces jointes & commentaires.
- Revue : bucket En revue, validation par le responsable.
- Clôture : Terminé, rétrospective mensuelle et leçons apprises dans l’onglet Notes.
En résumé
Oui, un même canal Teams peut héberger plusieurs tableaux Kanban : il suffit d’ajouter plusieurs onglets Tasks by Planner & To Do en choisissant « Créer un plan » à chaque fois. En fonction des besoins de visibilité, de contrôle des droits et de volume, on peut aussi recourir aux buckets, à la multiplication des canaux ou aux onglets « Site Web ».
Annexe : comparaison détaillée
| Critère | A. Multi‑onglets | B. Un plan / buckets | C. Canaux dédiés | D. Onglet Site Web |
|---|---|---|---|---|
| Vue globale par personne | Moyenne (navigation par onglets) | Excellente (tout en un) | Fragmentée (par canal) | Dépend de la source |
| Confidentialité par projet | Faible (hérite du groupe) | Faible | Élevée (privés/partagés) | Dépend de la source |
| Complexité de mise en place | Faible | Faible | Moyenne | Faible |
| Scalabilité (beaucoup de projets) | Bonne jusqu’à une dizaine d’onglets | Bonne si projets légers | Bonne mais navigation plus lourde | Très bonne (réutilise l’existant) |
| Reporting consolidé | Via app Tâches / Hub | Direct (un plan) | Via app Tâches / Hub | Via la source |
Guide express d’implémentation par paliers
- Palier 1 (équipe naissante) : Option B (un plan, buckets par projet). Simple, idéal pour cadrer les pratiques.
- Palier 2 (croissance) : Option A (un plan par projet) pour les projets qui grossissent. Conservez Option B pour les micro‑projets.
- Palier 3 (maturité/portefeuille) : Option C pour les projets sensibles et pour isoler des équipes étendues ; onglets Site Web (Option D) pour suivre des plans gérés ailleurs sans duplication.
Checklist de revue hebdomadaire
- Quelles tâches sont bloquées depuis > 5 jours ? Qui peut aider ?
- Quels projets dépassent 20 % de tâches en retard ? Ajuster la capacité ou la portée.
- Les étiquettes sont‑elles correctement utilisées ? Harmoniser si besoin.
- Archiver/fermer les plans ou buckets inactifs pour garder les vues propres.
Exemple de répartition par personne
| Personne | Canal attitré | Onglets (plans) hébergés | Rituels |
|---|---|---|---|
| Sophie | #sophie | Projet A – Planner, Projet B – Planner | Lun. stand‑up, Jeu. revue projets |
| Marc | #marc | Client X – Planner, Produit Y – Planner, Améliorations – Planner | Mer. revue backlog |
| Leïla | #leila | Run – Incidents, Qualité – Audits | Ven. rétro |
Avec ces bonnes pratiques, votre équipe bénéficie d’un cadre lisible : un canal par personne pour concentrer les échanges, et plusieurs plans par canal lorsque nécessaire. La clé du succès : une nomenclature claire, des rituels courts mais réguliers, et un reporting consolidé qui suit l’évolution des projets au fil des semaines.
À vous de jouer : commencez par formaliser votre convention de nommage, créez vos deux premiers plans dans le canal pilote, testez une semaine, puis étendez progressivement.