Vous souhaitez indiquer des horaires différents chaque jour dans Outlook et, idéalement, gérer des roulements plus longs ? Voici un guide complet, clair et actionnable pour paramétrer vos heures de travail, comprendre les limites actuelles et déployer des contournements professionnels.
Vue d’ensemble du problème
Dans de nombreuses équipes, les horaires ne sont pas identiques d’un jour à l’autre : par exemple, 8 h–16 h le lundi, 10 h–18 h le mardi, télétravail le mercredi, etc. Vous pouvez aussi fonctionner en roulements (semaine paire/impair, cycle de trois ou quatre semaines). L’objectif est que votre calendrier, vos suggestions de réunion et votre présence dans Microsoft Teams reflètent fidèlement cette réalité.
Ce que permet chaque version d’Outlook en deux mots
Le tableau ci‑dessous synthétise la situation actuelle, puis les sections suivantes détaillent les étapes.
| Version d’Outlook | Fonction « Horaires de travail et lieu » | Configuration jour par jour | Cycles > une semaine | Comment procéder |
|---|---|---|---|---|
| Outlook sur le web | ✔️ | ✔️ | ❌ hebdomadaire uniquement | Paramètres ▸ Calendrier ▸ Horaires de travail et lieu. Cochez les jours, définissez heures & lieu. |
| Nouveau Outlook (Windows) | ✔️ | ✔️ | ❌ | Même chemin que ci‑dessus. |
| Outlook classique (Win32) | ❌ (plage unique) | ❌ | — | Une seule plage globale (ex. 9 h–17 h) possible. |
| Outlook Mobile (iOS/Android) | 🚧 Déploiement annoncé | — | — | Fonction prévue ; vérifiez vos mises à jour. |
| Outlook pour Mac et Microsoft Teams | 🚧 Déploiement annoncé | — | — | Fonction en cours de déploiement. |
Tutoriels pas à pas par plateforme
Outlook sur le web
C’est aujourd’hui l’interface la plus complète et la plus fiable pour régler des horaires différents par jour.
- Ouvrez Outlook dans votre navigateur et cliquez sur Paramètres (icône d’engrenage en haut à droite).
- Choisissez Calendrier, puis Horaires de travail et lieu.
- Cochez les jours travaillés.
- Pour chaque jour affiché, définissez une heure de début et une heure de fin spécifiques. Exemple : Lundi 08 h 00 → 16 h 00, Mardi 10 h 00 → 18 h 00.
- Précisez le lieu de travail par jour (Au bureau, Télétravail, ou un site spécifique si votre organisation les a déclarés).
- Enregistrez. Les nouvelles valeurs s’appliquent immédiatement à la planification de réunions et à votre présence.
Astuce : si vous avez une pause déjeuner fixe que vous ne souhaitez pas rendre réservable, créez un événement récurrent « Déjeuner » en Occupé (ou Absent du bureau si vous ne voulez pas être invité à des réunions pendant ce créneau) plutôt que de l’inclure dans la plage de travail.
Nouveau Outlook sur Windows
Le Nouveau Outlook reprend presque trait pour trait les paramètres de la version web. Les réglages sont synchronisés côté service ; vous pouvez donc configurer sur le web et retrouver l’effet dans le client.
- Ouvrez le Nouveau Outlook, cliquez sur Paramètres.
- Accédez à Calendrier puis Horaires de travail et lieu.
- Répétez les étapes d’Outlook sur le web pour définir heures et lieux par jour.
Remarque : si vous ne voyez pas la rubrique, assurez‑vous d’utiliser le Nouveau Outlook (bascule depuis l’ancien client s’il est encore installé) et que votre compte est un compte Microsoft 365/Exchange Online.
Outlook classique sur Windows
Le client historique ne propose qu’une seule plage horaire hebdomadaire (heure de début, heure de fin, jours travaillés). Vous ne pouvez pas préciser un horaire différent par jour. Voici des contournements robustes :
- Bloquer les périodes non travaillées : créez des rendez‑vous récurrents sur les plages à éviter et marquez‑les en Absent du bureau, Occupé ou Travailler ailleurs. La planification respectera ces blocs comme des indisponibilités.
- Utiliser des catégories et un code couleur (Matin non dispo, Soirée, Télétravail) pour une lecture rapide. Pensez à cocher Privé si nécessaire.
- Modèles de récurrence : par exemple, un événement « Non réservable » tous les mardis 08 h–10 h, un second 16 h–18 h, etc. Les récurrences toutes les deux semaines permettent de matérialiser des semaines A/B.
Outlook Mobile
La capacité de modifier finement les « Horaires de travail et lieu » directement depuis l’app mobile est annoncée et en cours d’arrivée. En attendant, paramétrez vos horaires depuis le web ou le Nouveau Outlook : l’app mobile respecte ces réglages pour la planification.
Outlook pour Mac
La gestion par jour est en cours de déploiement natif. D’ici là, utilisez l’interface web pour paramétrer vos heures, le Mac reflétera le comportement côté service.
Microsoft Teams
Teams s’appuie sur vos paramètres Outlook pour les suggestions d’horaires. La mise à jour « Horaires de travail et lieu » côté Teams est annoncée ; vous pouvez déjà tirer parti de Shifts (Planificateur de service) pour publier un calendrier de roulement consultable par tous.
Limites actuelles à connaître
- Modèle hebdomadaire : même avec la configuration jour par jour, le cycle se répète chaque semaine. Il n’existe pas de cycle natif de deux semaines ou de trois semaines.
- Client classique Windows : aucune granularité par jour dans les « Options du calendrier ». Les contournements par événements récurrents restent la meilleure approche.
Contournements efficaces et bonnes pratiques
Basculer vers Outlook web ou le Nouveau Outlook
Si votre organisation l’autorise, c’est la voie la plus simple pour bénéficier immédiatement du paramétrage jour par jour sans script ni outil annexe.
Bloquer les créneaux non travaillés avec des récurrences
Dans Outlook classique, matérialisez vos indisponibilités récurrentes :
- Créez un rendez‑vous intitulé par exemple Non réservable.
- Choisissez Afficher en : Absent du bureau (ou Occupé), pour empêcher les invitations pendant ce créneau.
- Cliquez sur Périodicité et définissez :
- Hebdomadaire : cochez les jours concernés et ajustez l’heure.
- Bihebdomadaire : fréquence toutes les 2 semaines pour simuler les semaines A/B.
- Sur trois ou quatre semaines : utilisez la fréquence toutes les 3 ou toutes les 4 semaines et ajoutez plusieurs séries si besoin.
- Appliquez une catégorie de couleur pour repérer rapidement vos plages non réservable.
Automatiser un planning cyclique avec Power Automate
Vous pouvez industrialiser les roulements au‑delà d’une semaine via un flux planifié. Deux stratégies crédibles :
- Créer ou ajuster des événements récurrents « Non réservable » sur les jours et plages qui varient selon la semaine du cycle. Le flux vérifie la semaine en cours (A, B, C, D) et crée/actualise/supprime les événements couvrant les créneaux non travaillés.
- Mettre à jour les heures de travail par lot pour des populations homogènes via des scripts administrateur (Exchange Online/Graph) si vous acceptez une plage hebdomadaire unique, puis compléter avec des événements pour les exceptions.
Exemple de logique de flux :
Déclencheur : tous les dimanches 18:00
Étape 1 : calculer la semaine du cycle (A/B/C/D) à partir d’une date de référence
Étape 2 : récupérer vos événements de la semaine à venir
Étape 3 : supprimer/mettre à jour les blocs "Non réservable" obsolètes
Étape 4 : créer les blocs requis selon le modèle de la semaine (A/B/C/D)
Étape 5 : envoyer un résumé par e‑mail/Teams
Conseil : centralisez la définition du cycle dans une liste SharePoint ou un fichier Excel (colonnes : semaine, jour, heure début, heure fin, type), que le flux lira pour générer les blocs.
Publier un calendrier de roulement complémentaire
Créez un calendrier dédié « Roulement », alimentez‑le avec le cycle (événements toute la journée, catégorie spécifique), puis superposez‑le à votre agenda principal. Chacun peut l’afficher/masquer pour comprendre d’un coup d’œil la semaine active. Cette méthode est très appréciée pour les équipes en 3×8, helpdesk, retail ou hospitalier.
Remonter le besoin produit
Plus vous documentez l’usage métier et l’impact sur la planification, plus vous facilitez la priorisation. Dans les grandes organisations, relayez la demande via le centre d’administration et les canaux de feedback internes.
Effets sur l’expérience utilisateur
- Suggestions de réunion : les assistants de planification dans Outlook et Teams privilégient vos heures de travail déclarées, ce qui réduit les allers‑retours.
- Présence et lieu : vos collègues voient si vous êtes Disponible, Absent, en Télétravail ou Au bureau, ce qui améliore la coordination hybride.
- Services connectés : les modules de prise de rendez‑vous, l’auto‑planification et les bots respectent mieux vos limites.
Procédures détaillées utiles
Définir des horaires différents par jour sur le web
- Paramètres ▸ Calendrier ▸ Horaires de travail et lieu.
- Cochez les jours travaillés : Lundi à Vendredi, ou selon votre contrat.
- Pour chaque jour, choisissez des heures de début/fin adaptées. Vous pouvez ainsi passer un mardi à 10 h–18 h et un jeudi à 07 h–15 h.
- Sélectionnez le lieu : Au bureau pour signaler votre présence sur site, Télétravail quand vous êtes à distance, ou Hors du bureau au besoin.
- Enregistrez. L’assistant de planification et vos collègues verront l’effet immédiatement.
Mettre en place des semaines A et B
Sans cycle natif, on combine heures de travail hebdomadaires + événements récurrents bihebdomadaires pour masquer les périodes non travaillées la semaine concernée.
- Fixez des heures de travail « maximales » (p. ex. 08 h–18 h) pour tous les jours.
- Créez un événement récurrent « Non réservable » toutes les deux semaines pour la semaine A couvrant les créneaux que vous ne travaillez pas.
- Créez un second événement récurrent « Non réservable » toutes les deux semaines pour la semaine B avec l’autre modèle.
- Ajustez les exceptions (jours fériés, congés) via Ouvrir cette occurrence.
Exemple de modèles prêts à l’emploi
| Cycle | Jour | Heures travaillées | Blocs « Non réservable » à créer |
|---|---|---|---|
| Semaine A | Lundi | 08 h–16 h | 16 h–18 h |
| Semaine A | Mardi | 10 h–18 h | 08 h–10 h |
| Semaine B | Lundi | 10 h–18 h | 08 h–10 h |
| Semaine B | Jeudi | 07 h–15 h | 15 h–18 h |
Déclinez ce principe pour des cycles de trois ou quatre semaines : créez autant de séries que de variantes.
Capacités et limites côté administration
Les administrateurs Exchange Online disposent de commandes pour préconfigurer des plages hebdomadaires standard au niveau de groupes d’utilisateurs, mais ne peuvent pas — à ce jour — définir des horaires différents par jour directement via ces cmdlets. Exemples d’usages pertinents :
- Définir la zone horaire et une plage défaut identique pour un service entier.
- Normaliser les jours de travail de base (du lundi au vendredi) puis laisser les utilisateurs affiner via Outlook sur le web.
Approche mixte recommandée : configurez une base homogène côté tenant, puis outillez les métiers avec des calendriers de roulement et, si nécessaire, des automatisations Power Automate pour gérer les exceptions de cycle.
Erreurs courantes et comment les éviter
- Oublier d’indiquer le lieu : vos collègues ne sauront pas si vous êtes au bureau ou en télétravail. Pensez à le définir par jour pour fluidifier la collaboration hybride.
- Empiler trop de récurrences : privilégiez des blocs plus larges et regroupez quand c’est possible. Trop d’objets complexifient l’agenda et alourdissent la synchronisation mobile.
- Négliger les jours fériés : importez le calendrier des jours fériés de votre pays et marquez‑les en Absent du bureau pour éviter les invitations involontaires.
- Rendre public ce qui devrait rester privé : utilisez le niveau de détail Heure de travail vs Objet/Affichage, et cochez Privé pour les blocs sensibles.
Questions fréquentes
Puis‑je définir une pause déjeuner dans les heures de travail ?
Les « Heures de travail » définissent des plages réservable. Pour une pause fixe, créez un événement récurrent Occupé intitulé « Déjeuner » afin qu’elle soit prise en compte par l’assistant de planification.
Les heures de travail influencent‑elles mes réunions récurrentes existantes ?
Non. Elles guident la planification future et les suggestions. Les réunions existantes restent inchangées, mais les organisateurs verront vos indisponibilités lors des déplacements de rendez‑vous.
Quels effets sur Teams ?
Votre statut et vos disponibilités dans Teams prennent en compte ces paramètres. Le lieu par jour améliore aussi la visibilité Au bureau vs Télétravail.
Et pour les cycles sur trois ou quatre semaines ?
Sans prise en charge native, combinez des récurrences bi‑ou trihebdomadaires et, pour industrialiser, un flux Power Automate qui ajoute ou ajuste les blocs en début de période.
Que faire si plusieurs sites existent dans mon organisation ?
Si votre tenant répertorie des sites physiques, vous pouvez les choisir dans « Lieu ». Sinon, utilisez les catégories (Site A, Site B) et un calendrier de roulement partagé pour la visibilité d’équipe.
Trame de mise en œuvre selon votre profil
| Profil | Action rapide | Solution de fond |
|---|---|---|
| Utilisateur individuel | Configurer sur le web les heures par jour et le lieu | Créer des récurrences pour les semaines A/B et un calendrier « Roulement » |
| Responsable d’équipe | Publier un calendrier de roulement consultable | Standardiser les codes couleur et les conventions « Non réservable » |
| Administrateur | Prédéfinir zone horaire et plage par défaut | Automatiser via Power Automate, documenter et former |
Exemple pas à pas pour une équipe en horaires décalés
- Paramètres de base : sur Outlook web, cochez Lundi–Vendredi et saisissez les heures de travail habituelles par jour (selon le plus grand commun dénominateur de votre équipe).
- Lieu : indiquez Au bureau pour les jours sur site, Télétravail pour les autres.
- Récurrences A/B : créez deux séries « Non réservable » bihebdomadaires correspondant aux différences de plages entre semaines A et B.
- Calendrier de roulement : alimentez un calendrier secondaire listant, par personne ou créneau, qui est du matin ou de l’après‑midi.
- Vérification : utilisez l’assistant de planification pour simuler la semaine A puis la semaine B. Ajustez les blocs si un créneau reste visible par erreur.
- Documentez : consignez les conventions (catégories, intitulés, niveaux d’affichage) dans une note d’équipe.
Checklist de finition
- Heures de travail et lieu renseignés pour chaque jour sur le web.
- Récurrences Non réservable créées pour couvrir les exceptions et les cycles.
- Calendrier de roulement partagé et codes couleur harmonisés.
- Paramètres de confidentialité adaptés (Privé pour les blocs sensibles).
- Test de planification réussi côté Outlook et côté Teams.
Résumé exécutif
Pour des horaires variables selon les jours, Outlook sur le web et le Nouveau Outlook sont la meilleure option : vous définissez heures et lieu jour par jour, immédiatement pris en compte par l’assistant de planification et Teams. Les cycles au‑delà d’une semaine n’étant pas gérés nativement, combinez événements récurrents, calendriers de roulement et, si besoin, automatisations Power Automate. Dans l’ancien client Windows, vous obtiendrez un résultat équivalent avec des blocs Absent du bureau bien paramétrés. Avec ces pratiques, vos agendas reflètent enfin la vraie vie du travail hybride sans friction.
Annexe : rappels utiles
- Un changement dans les heures de travail peut mettre quelques minutes à se propager côté service.
- Les réunions déjà planifiées ne bougent pas, mais leurs déplacements respecteront vos nouvelles limites.
- En cas d’absence prolongée, privilégiez la réponse automatique et un événement toute la journée Absent du bureau pour verrouiller la plage.