Tout ce qu’il faut savoir pour partager une présentation avec PowerPoint Live dans Teams : où le fichier est stocké, ce qui se passe si vous le supprimez, comment bloquer le téléchargement et comment présenter sans envoyer votre fichier local.
Partage d’une présentation avec PowerPoint Live dans Microsoft Teams
Vue d’ensemble de la question
- Le fichier présenté est‑il automatiquement copié dans le OneDrive de tous les participants ?
- Que se passe‑t‑il si l’on le supprime ensuite de son propre OneDrive ?
- Comment empêcher les participants de télécharger une copie ?
- Peut‑on éviter qu’un fichier local soit envoyé dans OneDrive lorsqu’on utilise PowerPoint Live ?
Réponses & solutions
Comportement par défaut
- Lorsqu’on lance PowerPoint Live à partir d’un fichier local, Teams charge une copie temporaire dans Votre OneDrive ► Fichiers de réunion Teams (ou SharePoint si la réunion est liée à un canal).
- Les participants n’obtiennent qu’un flux de diapositives synchronisé ; aucune copie n’est placée dans leur OneDrive tant qu’on ne partage pas le lien dans le chat ou le canal.
- Si vous supprimez ensuite ce fichier de votre OneDrive, le lien est rompu : les participants ne pourront plus l’ouvrir. Les copies déjà manuellement téléchargées restent toutefois entre leurs mains.
Limiter le téléchargement et la réutilisation du fichier
| Action | Où la configurer | Résultat |
|---|---|---|
| Bloquer le téléchargement | OneDrive ► Gérer l’accès (sur le lien) | Empêche d’enregistrer localement depuis le lien partagé ; lecture uniquement dans le navigateur. |
| Partager en mode « Peut consulter » | Fenêtre de partage de lien Teams/OneDrive | Lecture seule ; pas d’édition ni de téléchargement (si l’option « Bloquer le téléchargement » est cochée). |
| Étiquettes de confidentialité / IRM | PowerPoint ou Centre de conformité M365 | Chiffre le fichier et désactive Exporter, Imprimer, Copier pour les utilisateurs non autorisés. |
Éviter tout upload vers OneDrive
- Présenter un fichier déjà stocké dans OneDrive ou SharePoint puis cliquer sur « Présenter dans Teams » : aucune nouvelle copie n’est créée.
- Si le fichier n’existe qu’en local, PowerPoint Live exige aujourd’hui un upload ; la seule alternative pour ne rien stocker est de partager la fenêtre PowerPoint ou l’écran (partage standard), avec la contre‑partie de perdre les fonctions interactives de PowerPoint Live.
Bonnes pratiques complémentaires
- Nettoyez régulièrement le dossier Fichiers de réunion Teams ou appliquez des politiques de rétention automatisées.
- Limitez les rôles de présentation dans la réunion afin que d’autres participants ne repartagent pas le document.
- Pour du contenu sensible, activez le filigrane (M365 E5) afin de décourager les captures d’écran.
Procédures pas‑à‑pas
Démarrer un partage PowerPoint Live depuis un fichier local
- Dans la réunion Teams, cliquez sur Partager (icône flèche vers le haut).
- Dans la section PowerPoint Live, choisissez Parcourir ► Charger à partir de l’ordinateur.
- Teams envoie une copie sur votre OneDrive (dossier de réunion). Cette copie est utilisée pour le flux Live.
- Présentez avec les outils intégrés : vues du présentateur, laser virtuel, sous‑titres, notes, etc.
- Après la réunion, allez sur le fichier dans OneDrive : Gérer l’accès ► ajustez ou supprimez selon votre politique.
Démarrer depuis OneDrive ou SharePoint
- Ouvrez la présentation dans PowerPoint (Web ou Bureau).
- Cliquez sur Partager ► Présenter dans Teams (ou, dans Teams, Partager ► fichier récemment utilisé).
- Aucune duplication n’est créée : Teams référence directement le fichier d’origine.
- Définissez le type de lien (Personnes spécifiques, Organisation, Tout le monde) et Bloquer le téléchargement si nécessaire.
Empêcher le téléchargement pas à pas
- Dans OneDrive/SharePoint, sélectionnez la présentation ► Partager.
- Cliquez sur Paramètres du lien : choisissez Personnes spécifiques ou Votre organisation.
- Cochez Bloquer le téléchargement (visible avec l’option Peut consulter).
- Envoyez le lien dans le chat de la réunion si vous souhaitez permettre un accès asynchrone (facultatif).
Que se passe‑t‑il si vous supprimez la copie OneDrive ?
- Le lien de réunion vers la présentation devient invalide.
- Les enregistrements ou les transcriptions de la réunion ne contiennent pas le fichier ; ils ne sont pas affectés.
- Toute copie locale déjà téléchargée par un participant reste exploitable par celui‑ci (la suppression ne la rappelle pas).
Récupérer ou remplacer un upload involontaire
- Dans OneDrive, localisez le fichier dans Fichiers de réunion Teams.
- Choisissez Renommer et/ou déplacez‑le dans l’espace d’équipe approprié (SharePoint) si vous décidez de l’officialiser.
- Sinon, supprimez‑le et remplacez‑le par un lien vers une version contrôlée (IRMs, étiquette, etc.).
Matrice des scénarios de stockage
| Type de réunion | Origine du fichier | Où est stockée la copie utilisée par Live | Qui y a accès par défaut | Notes clés |
|---|---|---|---|---|
| Réunion standard (non liée à un canal) | Fichier local | OneDrive du présentateur ► Fichiers de réunion Teams | Présentateur + personnes explicitement invitées via le lien | Pas de copie chez les participants ; accès régi par le lien. |
| Réunion standard | OneDrive du présentateur | Aucune duplication | Conforme aux autorisations du lien OneDrive | Recommandé pour éviter des versions fantômes. |
| Réunion de canal Teams | Fichier local | SharePoint du canal (bibliothèque du site d’équipe) | Membres du canal selon l’appartenance | Respecte la gouvernance d’équipe ; pas de OneDrive personnel. |
| Réunion de canal | SharePoint du canal | Aucune duplication | Membres du canal | Modèle idéal : maîtrise des accès et du cycle de vie. |
Comparatif : PowerPoint Live vs partage d’écran/fenêtre
| Critère | PowerPoint Live | Partage d’écran / fenêtre |
|---|---|---|
| Qualité visuelle | Rendu direct du fichier, net quel que soit l’écran | Dépend de la résolution et de la bande passante |
| Notes du présentateur | Affichées pour le présentateur, invisibles pour le public | Visibles si vous partagez la fenêtre avec le volet des notes |
| Navigation privée des participants | Possible ; peut être verrouillée par le présentateur | Non disponible |
| Pré-requis de stockage | Fichier dans OneDrive/SharePoint (upload si local) | Aucun |
| Contrôle du téléchargement | Oui via paramètres de lien / IRM | Non (les participants peuvent capturer l’écran) |
| Fonctions d’accessibilité | Sous‑titres, traduction, lecteur immersif | Limité aux capacités globales de Teams |
Modèle d’autorisations et liens : ce qu’il faut comprendre
La sécurité de votre présentation dépend de trois leviers : le type de lien, la permission (consulter/éditer) et les contrôles avancés (blocage du téléchargement, expiration, IRM). Le tableau ci‑dessous résume les impacts.
| Type de lien | Portée | Peut consulter | Peut éditer | Bloquer le téléchargement | Repartage |
|---|---|---|---|---|---|
| Personnes spécifiques | Uniquement les adresses désignées | Oui | Oui (si défini) | Oui | Non par défaut (accès nominatif) |
| Votre organisation | Tous les utilisateurs internes | Oui | Oui (si défini) | Oui | Possible via renvoi du lien interne |
| Toute personne disposant du lien | Interne et externe | Oui | Optionnel | Parfois restreint selon politiques | Élevé : lien transférable |
Conseil : pour des contenus sensibles, préférez Personnes spécifiques + Peut consulter + Bloquer le téléchargement, et ajoutez une étiquette IRM.
Sécurité, conformité et contenu sensible
- Étiquettes de confidentialité (IRM) : Attribuez une étiquette (Confidentiel, Interne…) directement depuis PowerPoint. Elle applique le chiffrement et limite l’impression/le copier‑coller.
- Stratégies DLP : Empêchent le partage externe involontaire si la présentation contient des données sensibles (IBAN, N° client, etc.).
- Expiration & révocation : Définissez une date d’expiration du lien. Après l’événement, Gérer l’accès ► retirez les personnes externes.
- Filigrane : Affiche le nom de l’utilisateur et l’horodatage pendant l’affichage pour décourager les captures. Utile en webcast.
- Journalisation & eDiscovery : Les accès au fichier et aux liens sont tracés. En cas d’incident, utilisez les logs d’audit pour savoir qui a ouvert quoi, quand.
Questions fréquentes
Les participants obtiennent‑ils automatiquement une copie dans leur OneDrive ?
Non. Ils reçoivent un flux de la présentation. Une copie n’est créée chez eux que s’ils téléchargent manuellement un fichier auquel vous leur avez donné accès.
Puis‑je empêcher totalement le téléchargement ?
Oui, en combinant un lien Peut consulter avec Bloquer le téléchargement. Pour une garantie renforcée, utilisez une étiquette IRM. N’oubliez pas qu’aucune technologie n’empêche les captures d’écran.
Les invités externes peuvent‑ils voir la présentation ?
Oui, si le type de lien l’autorise. Pour un public mixte, utilisez Personnes spécifiques et ajoutez leurs adresses mails pour garder la maîtrise.
Comment empêcher la navigation privée des participants pendant PowerPoint Live ?
Dans la barre de contrôle de PowerPoint Live, désactivez l’option qui autorise les participants à naviguer indépendamment (libellé sujet à évoluer). Ils suivront alors strictement votre diaporama.
Le fichier reste‑t‑il accessible après la réunion ?
Oui, s’il n’est pas supprimé et si l’autorisation du lien reste valide. Si vous supprimez la copie ou révoquez les accès, l’ouverture échouera pour les participants.
Erreurs fréquentes & dépannage
- Message « Vous n’avez pas accès » après la réunion : le lien a été restreint ou la copie a été supprimée. Solution : renvoyez un lien valide (Personnes spécifiques) ou restaurez le fichier depuis la Corbeille.
- Option « Bloquer le téléchargement » introuvable : vérifiez que la permission est Peut consulter (pas Peut modifier) et que votre politique OneDrive autorise ce contrôle sur les liens.
- Les invités ne voient rien : si le type de lien est Votre organisation, les invités externes seront bloqués. Passez en Personnes spécifiques.
- Qualité d’image dégradée : évitez le partage d’écran si la bande passante est limitée. Préférez PowerPoint Live qui rend le fichier côté service.
- Annotations manquantes : les annotations au laser et les dessins ad hoc ne sont pas toujours persistants. Si vous voulez des annotations pérennes, utilisez l’encrage PowerPoint et enregistrez.
Check‑list opérationnelle
Avant la réunion
- Décider du canal de stockage : OneDrive perso (présentation unique) ou SharePoint d’équipe (réutilisation, coédition).
- Appliquer l’étiquette de confidentialité adaptée au public.
- Pré‑configurer le lien : Personnes spécifiques + Peut consulter + Bloquer le téléchargement.
- Vérifier les autorisations externes si des invités sont présents.
Pendant la réunion
- Partager via PowerPoint Live pour profiter des notes, sous‑titres et du rendu optimal.
- Décider si la navigation privée est autorisée ou non.
- Limiter les rôles de présentation pour éviter les re‑partages non souhaités.
Après la réunion
- Révoquer les accès temporaires via Gérer l’accès si nécessaire.
- Déplacer la présentation vers l’espace référentiel (SharePoint) ou supprimer la copie d’appoint.
- Journaliser les partages externes à des fins de conformité.
Politiques recommandées pour les équipes IT
- Par défaut : partage Personnes spécifiques pour les liens créés depuis les réunions.
- Réunions de canal : encourager le stockage natif SharePoint du canal et interdire l’upload OneDrive personnel pour les documents d’équipe.
- Rétention : appliquer une politique de suppression automatique des fichiers du dossier Fichiers de réunion Teams après N jours si non déplacés.
- Étiquettes obligatoires : demander une étiquette de confidentialité pour toute présentation partagée avec des externes.
Cas pratiques
Conférence marketing avec partenaires externes
Stockez dans un site SharePoint dédié événements/partenaires. Partagez des liens Personnes spécifiques (liste d’invités) en Peut consulter + Bloquer le téléchargement. Utilisez PowerPoint Live avec navigation privée autorisée pour permettre aux participants de revoir à leur rythme après la session.
Comité de direction (confidentiel)
Fichier dans une bibliothèque restreinte avec étiquette Confidentiel – Direction (IRM). Lien Personnes spécifiques aux membres du COMEX. À la fin, révoquez les accès invités et conservez une seule version de référence.
Session de formation interne
Stockage SharePoint d’équipe. Lien Organisation en Peut consulter sans blocage de téléchargement si les apprenants doivent récupérer la présentation. Utilisez PowerPoint Live pour l’accessibilité (sous‑titres, traduction).
Limites à garder en tête
- Upload obligatoire depuis local : PowerPoint Live ne peut pas diffuser un fichier strictement local sans upload préalable.
- Blocage du téléchargement : empêchera l’export et l’enregistrement depuis le lien, mais ne bloque pas les captures d’écran.
- Changements de libellés : les intitulés des options (navigation privée, bloquer le téléchargement, etc.) peuvent évoluer. Le comportement de fond reste identique.
Résumé opérationnel
Voulez‑vous empêcher les copies ? Partagez depuis OneDrive/SharePoint, lien Personnes spécifiques, Peut consulter, Bloquer le téléchargement, et ajoutez une étiquette IRM. Voulez‑vous éviter tout upload ? Partagez l’écran/fenêtre (pas PowerPoint Live), en acceptant de perdre les fonctionnalités interactives. Voulez‑vous garder le contrôle après la réunion ? Nettoyez le dossier de réunion, révoquez les liens, consignez les accès.
Foire aux idées reçues
- « PowerPoint Live envoie une copie chez tous les participants. » Faux. Seul un flux est diffusé.
- « Bloquer le téléchargement empêche toute fuite. » Faux. Cela limite fortement, mais ne neutralise pas les captures.
- « Supprimer la copie OneDrive efface les téléchargements. » Faux. Les copies déjà obtenues par les participants restent.
Modèle de message à coller dans l’invitation
Cette présentation est partagée via PowerPoint Live. L’accès est nominatif et en lecture seule. Le téléchargement est bloqué ; merci de ne pas repartager. Pour toute question d’accès, contactez l’organisateur.
Conclusion
PowerPoint Live est la meilleure option pour présenter dans Teams avec un rendu parfait, des notes privées et des fonctions d’accessibilité avancées. Pour garder la maîtrise : partez d’un fichier déjà hébergé, utilisez les bons types de liens, bloquez le téléchargement, appliquez des étiquettes IRM et nettoyez les copies d’appoint après vos réunions. Et rappelez‑vous : si zéro upload est une exigence absolue, optez pour le partage de fenêtre/écran plutôt que PowerPoint Live.