Vos enregistrements Teams apparaissent parfois dans le OneDrive d’un collègue ? Ce guide explique les causes réelles, comment les diagnostiquer rapidement et quoi mettre en place pour que chaque réunion enregistre au bon endroit.
Vue d’ensemble du problème
Une organisatrice constate que des enregistrements de réunions qu’elle a créées et pour lesquelles elle a cliqué sur Enregistrer sont stockés, de façon apparemment aléatoire, dans le OneDrive d’autres participants. Le phénomène se reproduit sur plusieurs réunions et ne touche pas systématiquement les mêmes personnes.
Ce qu’il faut savoir sur les règles de stockage Teams
Le comportement d’enregistrement et de stockage a évolué en 2024, puis a été précisé début 2025. Connaître cette chronologie permet de distinguer ce qui est « normal » (par design) de ce qui relève d’un incident de configuration.
Avant mi‑juin 2024 : règle « déclencheur »
- L’enregistrement était sauvegardé dans le OneDrive de la personne qui avait cliqué sur Enregistrer (le « déclencheur »).
- Conséquence : si un autre participant lançait l’enregistrement, il devenait propriétaire et l’archive allait dans son OneDrive.
Depuis mi‑juin 2024 : règle « organisateur »
- Pour toutes les réunions planifiées et les Meet Now, l’enregistrement est désormais stocké dans le dossier Recordings du OneDrive de l’organisateur, même si un autre participant le lance.
- Objectif : cohérence et gouvernance côté entreprise (propriété alignée sur l’organisateur).
Exceptions confirmées début 2025
- Organisateur sans OneDrive actif (non provisionné, quota plein, blocage par rétention) : bascule de propriété vers le déclencheur ou vers un autre détenteur valide.
- Réunions créées via boîte aux lettres partagée ou via un délégué : la propriété peut suivre le compte effectif qui déclenche, ou un co‑organisateur.
- Appels ad‑hoc (1:1, petits groupes non planifiés) : ils conservent le comportement « déclencheur ».
- Réunions de canal : l’enregistrement va dans la bibliothèque SharePoint du canal, pas dans OneDrive.
Réunions récurrentes anciennes
Des séries récurrentes créées avant la bascule de 2024 peuvent conserver l’ancien comportement. La recréation de la série aligne le stockage sur la règle « organisateur ».
Où part l’enregistrement selon le type de réunion ?
| Type de réunion | Lieu de stockage attendu | Propriétaire attendu | Notes |
|---|---|---|---|
| Réunion planifiée classique | OneDrive > Recordings de l’organisateur | Organisateur | Peut basculer si OneDrive indisponible |
| Meet Now | OneDrive > Recordings de l’organisateur | Organisateur | Identique à une planifiée depuis 2024 |
| Réunion de canal | SharePoint du canal > Recordings | Site de l’équipe (via SharePoint) | Pas de OneDrive individuel |
| Appel ad‑hoc 1:1 ou groupe | OneDrive du déclencheur | Déclencheur | Règle « déclencheur » toujours en vigueur |
| Série récurrente antérieure à 2024 | Variable : organisateur ou déclencheur | Organisateur ou déclencheur | Recréer la série pour normaliser |
Pourquoi l’enregistrement finit‑il chez un autre participant ?
Dans la grande majorité des cas, la cause n’est pas aléatoire ; elle résulte d’une condition de repli ou d’un contexte précis. Voici les scénarios à forte probabilité, par ordre décroissant d’occurrence observée en support.
- Un autre participant a réellement cliqué sur « Enregistrer ». Le message système dans le chat indique toujours « Enregistrement lancé par <Nom> ». Pour les appels ad‑hoc ou pour des réunions anciennes, cela suffit à déplacer la propriété.
- OneDrive de l’organisateur indisponible (non provisionné, quota atteint, suspension, verrouillage légal ou stratégie de rétention) : Teams applique un fallback vers un titulaire éligible, souvent le déclencheur, ce qui place le fichier dans son OneDrive.
- Réunion créée via une boîte partagée ou par délégation : selon le paramétrage, l’enregistrement peut suivre le compte qui agit (délégué ou co‑organisateur) plutôt que l’organisateur nominal.
- Appel ad‑hoc (1:1 / petit groupe) : ces scénarios n’appliquent pas la règle « organisateur ». Le déclencheur reste propriétaire.
- Réunions récurrentes antérieures à 2024 : la série conserve parfois l’ancien modèle de propriété.
- Appareils de salle (Teams Rooms) : l’enregistrement déclenché depuis l’équipement peut modifier l’attribution selon la politique du compte de salle et la disponibilité du OneDrive de l’organisateur.
Procédure de diagnostic recommandée
Appliquez la séquence ci-dessous. Elle permet d’identifier la cause dans l’écrasante majorité des cas, et de documenter précisément un ticket si nécessaire.
Vérifier qui a cliqué sur « Enregistrer »
- Ouvrez le chat de la réunion (ou le fil de la réunion dans Teams).
- Repérez le message système « Enregistrement lancé par <Nom> » puis « Enregistrement arrêté par <Nom> ».
- Si le nom ne correspond pas à l’organisatrice, notez‑le : cela suffit à expliquer les cas ad‑hoc et certaines séries anciennes.
Contrôler l’état OneDrive de l’organisateur
- Vérifiez que le compte dispose d’une licence OneDrive/SharePoint valide et provisionnée.
- Contrôlez le quota : si le stockage est plein, l’enregistrement peut être dirigé ailleurs.
- Assurez‑vous qu’aucune règle de rétention, de blocage légal ou de restriction DLP n’empêche la création du fichier.
- Si le compte est nouveau, attendez que OneDrive soit initialisé (première connexion) avant un test.
Identifier le mode de planification
- La réunion a‑t‑elle été créée par l’organisatrice depuis son agenda ? Par un délégué ? Depuis une boîte aux lettres partagée ? Depuis un canal ?
- Un co‑organisateur a‑t‑il été défini ? Certaines politiques font hériter des droits d’enregistrement.
- Le poste de salle (Teams Room) a‑t‑il lancé l’enregistrement ?
Contrôler les politiques Teams
Dans le Centre d’administration Teams : Meetings > Policies.
- Who can record : restreignez au besoin pour éviter que des participants non souhaités déclenchent l’enregistrement.
- Meeting recording owner (ou équivalent) : confirmez que la propriété vise l’organisateur pour les réunions planifiées.
- Expiration de l’enregistrement : vérifiez les durées par défaut (elles n’expliquent pas le lieu de stockage mais influent sur la visibilité).
Tracer l’objet dans les journaux
- Dans le portail de conformité, filtrez par activité FileUploaded / FileCreated sur OneDrive & SharePoint autour de l’heure de fin de la réunion.
- Recherchez le nom du fichier (typé « MeetingTitle‑Date.mp4 ») et identifiez le site d’accueil (OneDrive de qui ? ou SharePoint du canal), le chemin (/Recordings/) et l’acteur.
- Capturez les Audit IDs et l’ItemId OneDrive/SharePoint pour le dossier Recordings.
Réaliser un test contrôlé
- Créez une réunion planifiée avec la même organisatrice, à l’heure, avec 1–2 collègues.
- Vérifiez la provision OneDrive et l’espace disponible avant le test.
- Laissez l’organisatrice cliquer sur Enregistrer (personne d’autre ne doit le faire).
- Arrêtez au bout d’une minute. Confirmez l’emplacement exact et le propriétaire.
Grille d’analyse rapide
| Piste | Explication rapide | Action de vérification | Remède |
|---|---|---|---|
| Comportement historique (pré‑juin 2024) | Le déclencheur hérite du fichier. | Lire le message : « Enregistrement lancé par… » | Recréer la réunion/série après 2024 |
| Nouvelle règle « organisateur » | Stockage dans le OneDrive de l’organisateur. | Confirmer que la réunion est planifiée/Meet Now | Aucune ; c’est le comportement attendu |
| Organisateur sans OneDrive | Fallback vers le déclencheur ou autre titulaire. | Vérifier licence, quota, rétention | Provisionner/rétablir OneDrive |
| Boîte partagée / délégation | La propriété peut suivre l’acteur effectif. | Identifier qui a planifié et qui a lancé | Clarifier le modèle d’organisation, limiter « Who can record » |
| Appel ad‑hoc 1:1 / groupe | Toujours « déclencheur ». | Type de réunion = appel | Utiliser une réunion planifiée si besoin de propriété « organisateur » |
| Série récurrente ancienne | Peut conserver l’ancien modèle. | Date de création de la série | Recréer la série |
| Teams Rooms | Déclenchement appareil de salle. | Logs de la salle, message système | Définir un co‑organisateur ou verrouiller l’option d’enregistrement |
Solutions et contournements éprouvés
- Recréer la réunion ou la série : c’est la manière la plus simple de forcer l’application de la règle « organisateur ».
- Provisionner/rétablir OneDrive pour l’organisateur : vérifiez la licence, relancez l’initialisation si besoin, libérez de l’espace et régularisez les restrictions de conformité.
- Restreindre qui peut enregistrer (Centre d’administration Teams → Meetings > Policies) : limiter au seul organisateur ou aux co‑organisateurs évite des bascules involontaires.
- Clarifier le modèle de planification : éviter les boîtes partagées sans propriétaire clair ; lorsqu’elles sont nécessaires, nommer explicitement un co‑organisateur responsable.
- Ouvrir un ticket Microsoft 365 si le comportement persiste : fournissez l’ID de réunion, le nom exact du fichier d’enregistrement, l’heure UTC de début/fin, le UPN de l’organisateur, les UPN de tous les déclencheurs potentiels et les extraits d’audit.
Bonnes pratiques pour éviter les surprises
- Standardiser le déclenchement : convenez que seul l’organisateur (ou un co‑organisateur désigné) clique sur Enregistrer.
- Inclure un rappel en début de réunion : « Je lance l’enregistrement et je le publierai dans le dossier <emplacement> ».
- Surveiller la capacité OneDrive des organisateurs récurrents (assistants, PMO, chefs de projet).
- Préférer les réunions de canal pour les équipes projet : stockage centralisé dans SharePoint, moins de dépendance aux comptes personnels.
- Documenter la politique interne « Propriété et partage des enregistrements Teams » et l’ajouter au kit d’onboarding.
Exemples concrets et résolution
Cas A : réunion planifiée, fichier dans le OneDrive d’un participant
Symptôme : l’organisatrice a planifié et pense avoir lancé l’enregistrement, mais le fichier est chez un participant.
Diagnostic : le chat affiche « Enregistrement lancé par Paul ». Paul a cliqué en premier, pensant bien faire. La réunion datait d’avant 2024 (ancienne série).
Résolution : recréer la série ; sensibiliser l’équipe ; limiter « Who can record » à l’organisateur.
Cas B : Meet Now, OneDrive de l’organisatrice plein
Symptôme : l’enregistrement apparaît chez la cheffe de projet adjointe.
Diagnostic : OneDrive de l’organisatrice est à 100 % ; Teams applique un repli vers la personne ayant déclenché.
Résolution : libérer de l’espace ou augmenter le quota puis refaire un test ; l’enregistrement suivant sera déposé dans le OneDrive de l’organisatrice.
Cas C : réunion via boîte partagée
Symptôme : enregistrements dispersés selon qui lance l’action.
Diagnostic : la réunion provient d’une boîte de service ; la propriété suit l’acteur effectif.
Résolution : définir un co‑organisateur « responsable » et restreindre l’enregistrement aux co‑organisateurs.
Checklist express avant d’ouvrir un ticket
- Capture du message « Enregistrement lancé par… » et « arrêté par… »
- Type de réunion (planifiée, Meet Now, canal, ad‑hoc), série ou instance unique
- État OneDrive de l’organisatrice (licence, provision, quota, rétention)
- Mode de planification (personnel, délégué, boîte partagée, Teams Room)
- Politiques Who can record et Meeting recording owner appliquées
- Extraits des journaux d’audit (création du fichier, chemin, propriétaire)
- Test reproduit (date/heure, participants, résultat, propriétaire final)
Procédure opératoire détaillée
1) Confirmer la responsabilité via le chat de la réunion
Le fil de conversation fait foi. Si un autre nom que celui de l’organisatrice apparaît comme déclencheur, vous avez une explication immédiate pour les appels ad‑hoc et les réunions anciennes. Pour les réunions planifiées récentes, cela n’explique pas le stockage ailleurs sauf en cas de repli.
2) Vérifier l’éligibilité de l’organisateur
- Compte actif, non bloqué, sans restrictions d’accès conditionnel au moment de l’enregistrement.
- OneDrive provisionné (la première ouverture de OneDrive déclenche la création du site personnel).
- Quota : viser 10–20 % d’espace libre avant des réunions importantes.
3) Inspecter les politiques de réunion
- Assurez‑vous que la politique assignée à l’organisatrice correspond à la stratégie voulue (par exemple : seul l’organisateur peut enregistrer).
- Vérifiez que les invités externes ne peuvent pas déclencher l’enregistrement, si cela ne fait pas partie du processus.
4) Auditer OneDrive/SharePoint
Les journaux démontrent où et par qui le fichier a été créé. Relevez le site (URL de OneDrive/SharePoint), le dossier (Recordings), l’heure et l’acteur de l’opération de création.
5) Tester et stabiliser
Répétez avec une nouvelle réunion planifiée et un protocole clair : l’organisatrice déclenche et personne d’autre n’ouvre le menu d’enregistrement. Si le fichier ne se retrouve pas dans son OneDrive, c’est un indice fort d’inéligibilité OneDrive ou d’un paramétrage de délégation.
Modèles de communication interne
Message à envoyer aux équipes
Pour assurer une bonne gouvernance, seul l’organisateur (ou le co‑organisateur désigné) déclenche l’enregistrement des réunions. Les enregistrements seront automatiquement stockés dans le dossier Recordings du OneDrive de l’organisateur ou dans SharePoint pour les réunions de canal.
Trame pour un ticket au support
- ID de réunion et horodatages de début/fin (UTC)
- UPN de l’organisateur et des participants clés
- Nom et chemin du fichier d’enregistrement
- Extraits d’audit (création, propriétaire, emplacement)
- Copie des messages système « Enregistrement lancé/arrêté par… »
- Type de réunion (planifiée/Meet Now/canal/ad‑hoc), et si série : date de création de la série
FAQ
Q : Un invité externe peut‑il devenir propriétaire ?
R : Pour les réunions planifiées dans votre tenant, la propriété vise l’organisateur de votre organisation. En cas d’appel ad‑hoc, c’est la personne qui enregistre (dans votre tenant) qui devient propriétaire.
Q : Où se trouve le dossier Recordings ?
R : Dans le OneDrive personnel de l’utilisateur : /Recordings/. Pour les réunions de canal : dans la bibliothèque de documents SharePoint du canal, généralement un dossier Recordings à la racine ou sous le dossier du canal.
Q : Pourquoi certains enregistrements « disparaissent » au bout de quelques mois ?
R : Les organisations peuvent appliquer une expiration automatique des enregistrements. Cela n’influe pas sur le lieu de stockage mais sur la durée de rétention visible. Ajustez les politiques si nécessaire.
Q : Recréer la réunion suffit‑il toujours ?
R : Recréer une instance ou une série après mi‑2024 règle la majorité des cas liés à des « empreintes » d’anciens paramètres. Restez cependant attentif à l’éligibilité OneDrive de l’organisateur.
Résumé exécutable
- Constat : un enregistrement apparaît dans le OneDrive d’une autre personne.
- Premier réflexe : lire « Enregistrement lancé par… » dans le chat.
- Si planifiée/Meet Now : vérifier OneDrive + politiques ; recréer si réunion ancienne.
- Si ad‑hoc : c’est le déclencheur qui possède, c’est attendu.
- Si boîte partagée/délégué : clarifier le responsable et verrouiller « Who can record ».
Conclusion
Ce qui semble « aléatoire » relève presque toujours d’une logique précise : règle « organisateur » depuis 2024, exceptions documentées en 2025, et fallback en cas d’indisponibilité OneDrive. En appliquant la grille de diagnostic ci‑dessus (chat de réunion, statut OneDrive, mode de planification, politiques, journaux), vous identifiez rapidement la cause et ramenez la propriété des enregistrements là où elle doit être : chez l’organisateur, ou dans SharePoint pour les canaux. En prévention, standardisez qui déclenche, surveillez la capacité OneDrive des organisateurs récurrents et préférez les réunions de canal pour les projets d’équipe.
Annexe : aide‑mémoire technique
| Vérification | Point d’attention | Résultat attendu |
|---|---|---|
| Message système du chat | Nom du déclencheur | Confirme qui a lancé et arrêté |
| Provision OneDrive | Site personnel présent, quota < 90 % | Création possible du fichier |
| Politiques Teams | Who can record / Recording owner | Alignées sur le modèle « organisateur » |
| Mode de planification | Personnel vs délégué vs boîte partagée | Responsable clairement identifié |
| Type de réunion | Planifiée / Meet Now / Canal / Ad‑hoc | Stockage conforme au tableau de référence |
| Audit OneDrive/SharePoint | FileCreated / FileUploaded | Preuve d’emplacement et de propriétaire |
En suivant cette méthode, on identifie généralement un point de défaillance (droit, licence, ou utilisateur ayant cliqué). À défaut, le support Microsoft dispose des journaux backend pour confirmer où et pourquoi le routage du fichier a changé.