Récupérer vos signatures Outlook après réinstallation ou mise à jour (Windows, Microsoft 365, nouveau Outlook)

Après une réinstallation ou une mise à jour d’Outlook, il arrive que les signatures disparaissent ou deviennent impossibles à modifier. Ce guide explique comment les retrouver, les réimporter ou les recréer, et comment éviter toute perte à l’avenir (Windows, Microsoft 365 et Mac).

Sommaire

Vue d’ensemble de la question

Vous avez réinstallé Outlook et les signatures préalablement créées n’apparaissent plus ? Plusieurs cas de figure existent :

Récupérer des signatures encore présentes sur le disque (dossier Signatures dans votre profil Windows).
Réimporter des signatures visibles à l’insertion mais non éditables (liste corrompue ou déplacée par une mise à jour).
Recréer à partir de zéro lorsqu’aucune sauvegarde n’existe.
Prévenir les pertes grâce aux sauvegardes et aux signatures itinérantes Microsoft 365.

À retenir : sur Windows, Outlook « classique » stocke vos signatures dans %APPDATA%\Microsoft\Signatures. Si ce dossier existe encore, vous pouvez tout restaurer en quelques minutes. Avec Microsoft 365, la fonction Signatures itinérantes synchronise vos signatures dans le cloud Exchange et réduit drastiquement les risques de perte.

Chemins de stockage des signatures par plateforme

Avant toute manipulation, fermez Outlook (et Word) pour éviter tout verrouillage de fichier.

Plateforme	Chemin d’accès	Notes clés
Windows — Outlook « classique » (Microsoft 365, 2019, 2016)	`%APPDATA%\Microsoft\Signatures` (ex. : `C:\Users\<votre_profil>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures`)	Chaque signature possède : `.htm`, `.rtf`, `.txt` et éventuellement un dossier `_files` pour les images.
Windows — nouveau Outlook	Synchronisation via le compte (pas de dossier local unique)	Partage la logique de Outlook sur le web. La gestion se fait dans les paramètres du client, pas par copie de fichiers.
macOS — Outlook	`~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook Signatures`	Même logique de sauvegarde/restauration : copier le dossier ou l’exporter (zip).
Windows après réinstallation conservant `Windows.old`	`C:\Windows.old\Users\<ancien_profil>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures`	Souvent la meilleure source pour récupérer des signatures « perdues ».

Procédure express de récupération

Ouvrez l’Explorateur (Win+R → saisissez %APPDATA%\Microsoft\Signatures → Entrée).
Si des sous‑dossiers existent (un par signature), copiez tout vers un emplacement sûr (Documents, OneDrive, clé USB).
Relancez Outlook, puis attribuez vos signatures par défaut dans Fichier › Options › Courrier › Signatures.

Si la boîte de dialogue propose un bouton Importer/Exporter, utilisez Importer des signatures et pointez vers le dossier sauvegardé. Dans certaines éditions perpétuelles (2016/2019), ce bouton n’existe pas : copiez alors manuellement les fichiers dans le dossier Signatures.

Guide détaillé par scénario

Signatures absentes d’Outlook mais présentes sur le disque

Ce cas est le plus simple. La structure d’un jeu de signature ressemble à ceci :

Signatures\
├─ Ma signature.htm
├─ Ma signature.rtf
├─ Ma signature.txt
└─ Ma signature_files\
   ├─ logo.png
   └─ styles.css

Outlook lit automatiquement ces fichiers. Si vous avez réinstallé l’application mais conservé votre profil Windows, il suffit souvent de recoller ces éléments dans %APPDATA%\Microsoft\Signatures, puis d’ouvrir Fichier › Options › Courrier › Signatures pour remettre la signature par défaut sur chacun de vos comptes (colonnes Nouveaux messages et Réponses/transferts).

Signatures encore insérables mais introuvables dans la liste d’édition

Après certaines mises à jour, Outlook peut toujours insérer vos signatures (via les fichiers physiques), mais la liste d’édition apparaît vide. Procédez ainsi :

Sauvegardez le dossier Signatures ailleurs.
Fermez Outlook et Word.
Renommez %APPDATA%\Microsoft\Signatures en Signatures.old.
Relancez Outlook pour qu’il recrée un dossier sain Signatures.
Réimportez : soit avec le bouton Importer, soit en recollant vos anciens sous‑dossiers dans le nouveau dossier Signatures.
Reconfigurez la signature par défaut pour chaque compte.

Si le problème persiste, créez un nouveau profil Outlook (Panneau de configuration › Courrier › Afficher les profils › Ajouter), puis testez l’édition des signatures dans ce profil. Vous pourrez ensuite copier le contenu du dossier Signatures dans le profil fonctionnel.

Signatures totalement absentes et aucune sauvegarde

Si le dossier Signatures a été supprimé avant la réinstallation et qu’aucune sauvegarde n’existe, il faudra recréer les signatures manuellement. Deux pistes peuvent néanmoins vous aider :

Windows.old : après une remise à niveau de Windows, explorez C:\Windows.old\Users\<ancien_profil>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Si vous retrouvez vos fichiers, copiez‑les vers votre nouveau profil.
Outlook sur le web / nouveau Outlook : si vous utilisiez les signatures itinérantes, le contenu peut être encore présent côté service. Ouvrez les paramètres de signature du client et copiez le texte/HTML dans une nouvelle signature locale si besoin.

Comportement du nouveau Outlook

Le nouveau client Outlook pour Windows s’aligne sur Outlook sur le web pour la gestion des signatures : vous les créez/modifiez dans les paramètres du client et elles suivent votre compte. Dans ce modèle, il n’y a pas de dossier local unique à sauvegarder. Si vous quittez ce client pour revenir à Outlook « classique », pensez à exporter/copier le contenu des signatures depuis l’éditeur avant le changement de client.

Tableau récapitulatif des solutions

Étape	Détails
Vérifier le dossier local des signatures	Ouvrir l’Explorateur et se rendre dans `C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures`. Si le sous‑dossier portant le nom de chaque signature (contenant les fichiers .htm, .rtf et .txt) est présent, copiez‑le vers un emplacement sûr (clé USB, OneDrive, etc.).
Réimporter dans Outlook	Outlook › Fichier › Options › Courrier › Signatures puis Importer/Exporter › Importer des signatures (fonction disponible sur les versions récentes d’Outlook « classique »). Sélectionnez le dossier sauvegardé.
Cas où les signatures sont utilisables mais non éditables	Symptôme fréquent après mise à jour : Outlook charge encore les fichiers, mais la source de la fenêtre d’édition est corrompue/migrée. Solution : copier les signatures ailleurs ; renommer le dossier ; redémarrer Outlook ; réimporter.
Absence de sauvegarde : signatures irrécupérables	Si le dossier a été supprimé avant la réinstallation et qu’aucun backup n’existe, recréez les signatures manuellement (voir modèles et astuces ci‑dessous).
Prévention pour l’avenir	1) Sauvegarder régulièrement le dossier Signatures (script ou outil). 2) Avec Microsoft 365, activer Signatures itinérantes pour un stockage dans le cloud Exchange. 3) Avant d’essayer le nouveau Outlook, exportez ou vérifiez l’activation des signatures itinérantes ; les premiers clients ne migraient pas toujours les signatures locales.

Procédure pas à pas sous Windows

Accéder rapidement au dossier des signatures

Appuyez sur Win+R.
Collez %APPDATA%\Microsoft\Signatures et validez.
Activez l’affichage des éléments cachés si nécessaire (Affichage › Éléments masqués).

Importer ou copier des signatures existantes

Copiez les sous‑dossiers de vos signatures vers %APPDATA%\Microsoft\Signatures.
Ouvrez Outlook › Fichier › Options › Courrier › Signatures.
Attribuez la signature par défaut à chaque compte (Nouveaux messages et Réponses/transferts).

Astuce : si vous ne voyez pas vos signatures dans l’éditeur, fermez Outlook, renommez le dossier Signatures en Signatures.old, relancez Outlook pour régénérer la structure, puis recoller vos dossiers de signature.

Recréer rapidement une signature à partir d’un ancien fichier

Double‑cliquez sur Ma signature.htm pour l’ouvrir dans votre navigateur.
Sélectionnez tout (Ctrl+A) puis copiez (Ctrl+C).
Dans Outlook, créez une nouvelle signature et collez le contenu.
Si votre signature comporte des images, assurez‑vous que le dossier Ma signature_files a bien été copié avec les images. Sinon, réinsérez les images depuis des fichiers locaux.

Automatiser la sauvegarde des signatures

Script PowerShell de sauvegarde quotidienne

Ce script compresse votre dossier Signatures vers Documents avec un horodatage et garde les 30 dernières archives.

$ErrorActionPreference = 'Stop'

$src  = Join-Path $env:APPDATA 'Microsoft\Signatures'
$destFolder = Join-Path $env:USERPROFILE 'Documents\Backups\Signatures'
New-Item -ItemType Directory -Path $destFolder -Force | Out-Null

if (Test-Path $src) {
$stamp = Get-Date -Format 'yyyyMMdd-HHmmss'
$zip = Join-Path $destFolder "Signatures-$stamp.zip"
Compress-Archive -Path (Join-Path $src '*') -DestinationPath $zip -Force
# Conserver 30 sauvegardes
Get-ChildItem $destFolder -Filter 'Signatures-*.zip' |
    Sort-Object LastWriteTime -Descending |
    Select-Object -Skip 30 |
    Remove-Item -Force

} else {
Write-Host "Le dossier de signatures n'existe pas : $src"
}

Restauration depuis une archive

Fermez Outlook.
Décompressez l’archive la plus récente dans %APPDATA%\Microsoft\Signatures (en remplaçant les fichiers existants).
Rouvrez Outlook et vérifiez l’attribution par défaut sur chaque compte.

Recherche de signatures perdues sur un ancien profil

Si vous disposez d’un dossier Windows.old, ce script parcourt les profils utilisateurs pour localiser des dossiers Signatures et les copier vers un emplacement choisi.

$sourceRoot = 'C:\Windows.old\Users'
$target = Join-Path $env:USERPROFILE 'Documents\RecupSignatures'
New-Item -ItemType Directory -Path $target -Force | Out-Null

Get-ChildItem -Path $sourceRoot -Directory -ErrorAction SilentlyContinue | ForEach-Object {
$sigPath = Join-Path $*.FullName 'AppData\Roaming\Microsoft\Signatures'
if (Test-Path $sigPath) {
$dest = Join-Path $target $*.Name
Copy-Item -Path $sigPath -Destination $dest -Recurse -Force
Write-Host "Copié : $sigPath → $dest"
}
}

Prévenir définitivement la perte de signatures

Activez les signatures itinérantes si votre abonnement Microsoft 365 y donne accès. Vos signatures sont stockées côté serveur et suivent votre boîte aux lettres sur vos PC Windows compatibles.
Conservez une sauvegarde du dossier Signatures (script ci‑dessus ou outil de sauvegarde, OneDrive, etc.).
Avant d’essayer le nouveau Outlook, exportez vos signatures ou vérifiez qu’elles sont bien synchronisées dans les paramètres du client. En phase de transition, évitez d’alterner quotidiennement entre les deux clients sans sauvegarde.
Évitez les images liées vers un chemin réseau. Préférez des images intégrées (copiées dans le dossier _files) pour garantir l’affichage chez vos destinataires.
Standardisez les signatures d’équipe : conservez un modèle HTML maître (dans un dépôt partagé) à partir duquel chaque utilisateur génère sa signature.

Particularités macOS

Sur Mac, les signatures résident dans ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook Signatures. Pour les sauvegarder/restaurer :

Fermez Outlook.
Dans le Finder, Aller › Aller au dossier… et collez le chemin ci‑dessus.
Copiez le dossier Outlook Signatures vers un emplacement sûr ou compressez‑le (clic droit › Compresser).
Pour restaurer, remplacez le dossier par votre copie et rouvrez Outlook.

Notez que les signatures sur Mac sont indépendantes de celles du client Windows « classique ». Si vous utilisez le nouveau Outlook (qui s’aligne sur Outlook sur le web), le contenu suit davantage le compte que l’ordinateur.

Astuces de dépannage

La signature ne s’applique pas aux nouveaux messages : dans Fichier › Options › Courrier › Signatures, vérifiez les listes déroulantes Nouveaux messages et Réponses/transferts pour chaque compte, notamment si vous avez plusieurs boîtes.
Le HTML s’affiche mal : éditez la signature en HTML propre (évitez le contenu collé depuis Word). Préférez un gabarit simple et réintégrez les images via le bouton « Image » de l’éditeur.
Images manquantes côté destinataire : assurez‑vous que le dossier _files a été copié à l’identique. Les chemins absolus vers un lecteur réseau cassent l’insertion.
Rien n’apparaît dans la fenêtre Signatures : recréez le dossier Signatures (procédure de renommage), ou testez avec un nouveau profil Outlook.
Éditeur grisé : fermez aussi Word. L’éditeur d’e‑mail s’appuie sur Word ; un processus bloqué peut empêcher l’ouverture de la fenêtre d’édition des signatures.

Modèles et bonnes pratiques

Un gabarit de signature bien pensé est léger, accessible et compatible avec les clients de messagerie. Exemple minimal :

&lt;table role="presentation" cellpadding="0" cellspacing="0" style="font:14px/1.4 Arial, Helvetica, sans-serif; color:#222"&gt;
  &lt;tr&gt;
    &lt;td style="padding:0 10px 0 0; vertical-align:top"&gt;
      &lt;img src="logo.png" alt="Logo" width="96" height="96" style="display:block; border:0"&gt;
    &lt;/td&gt;
    &lt;td style="vertical-align:top"&gt;
      &lt;strong&gt;Prénom Nom&lt;/strong&gt;&lt;br&gt;
      Poste – Société&lt;br&gt;
      Tél.&nbsp;: +33&nbsp;X&nbsp;XX&nbsp;XX&nbsp;XX&nbsp;XX&lt;br&gt;
      &lt;a href="mailto:prenom.nom@exemple.com"&gt;prenom.nom@exemple.com&lt;/a&gt;&lt;br&gt;
      &lt;span style="color:#6b7280"&gt;Adresse postale&lt;/span&gt;
    &lt;/td&gt;
  &lt;/tr&gt;
&lt;/table&gt;

Préférez les tables HTML pour la mise en page (rendu plus homogène qu’avec flex ou grid).
Évitez les CSS externes ; placez les styles inline.
Restez sobre : polices standards, images optimisées (PNG/JPG sous 100 Ko), contraste suffisant.

Check‑list de fin de restauration

Le dossier %APPDATA%\Microsoft\Signatures contient bien .htm, .rtf, .txt et les dossiers _files.
Chaque compte Outlook possède une signature par défaut pour les nouveaux messages et les réponses/transferts.
Un envoi test affiche correctement le logo et les styles chez un destinataire externe.
Une tâche de sauvegarde automatique du dossier Signatures est en place.
Si vous migrez vers le nouveau Outlook, vérifiez que vos signatures sont bien présentes dans ses paramètres.

FAQ

Qu’est‑ce que les « Signatures itinérantes » ?

Fonctionnalité Microsoft 365 qui stocke les signatures côté Exchange pour qu’elles suivent votre compte entre PC Windows compatibles. Elle réduit la dépendance au dossier local Signatures. Le bouton « Importer/Exporter » n’apparaît pas chez moi. Que faire ?

Cette boîte de dialogue peut ne pas exister dans certaines éditions perpétuelles (2016/2019). Copiez alors vos fichiers de signature à la main dans %APPDATA%\Microsoft\Signatures, puis réassignez les signatures par défaut. Mes signatures existent, mais je ne peux plus les modifier.

Renommez le dossier Signatures, relancez Outlook pour qu’il le régénère, puis réimportez votre sauvegarde. Si besoin, testez dans un nouveau profil Outlook. Je change souvent d’ordinateur, comment ne plus rien perdre ?

Activez les signatures itinérantes (si disponibles) et conservez un ZIP de secours dans OneDrive. Vous pourrez restaurer en deux clics depuis n’importe quel PC. Les images n’apparaissent pas chez mes destinataires.

Vérifiez que les images sont intégrées (dossier _files) et non pointées vers un chemin réseau. Évitez les fichiers très lourds et assurez‑vous que les clients bloquant les images distantes puissent les télécharger.

Conclusion

La plupart des pertes de signatures après une réinstallation d’Outlook se résolvent en restaurant le dossier local ou en réinitialisant l’éditeur. Pour l’avenir, la combinaison sauvegarde automatique + signatures itinérantes offre une robustesse quasi totale, que vous utilisiez Outlook « classique » ou le nouveau Outlook.