Dans Teams, il arrive que les icônes de formes (triangle, cercle, flèche…) restent grisées dans Whiteboard. Ce guide explique clairement pourquoi cela survient et comment rétablir l’insertion de formes avec des méthodes fiables, en réunion comme hors réunion.
Vue d’ensemble du problème
Dans la fenêtre Whiteboard intégrée à une réunion Microsoft Teams, un utilisateur souhaite remplacer un carré existant par une autre forme (triangle, cercle, flèche…). Pourtant, les icônes de formes restent inactives ou ne proposent que des options limitées. La source la plus fréquente : vous n’êtes pas dans le Whiteboard complet mais dans le petit panneau d’annotations, qui n’offre qu’un sous-ensemble d’outils. Autres causes possibles : une ancienne version de Teams, une politique d’administration qui limite Whiteboard, ou la confusion entre « notes » rectangulaires et véritables formes.
Solutions et pistes de contournement
| Étape / action | Détails | Pourquoi ça peut résoudre le problème |
|---|---|---|
| Ouvrir le menu : Créer › Formes | Dans la barre d’outils verticale (souvent à gauche), cliquez sur Créer puis Formes et choisissez l’une des huit formes ou quatre styles de ligne proposés. | Les formes proposées sont indépendantes des « Notes » rectangulaires ; c’est l’interface prévue pour insérer des formes prédéfinies. |
| Vérifier le mode Whiteboard | Si vous utilisez le petit panneau « Annotations » depuis un partage d’écran, les formes sont limitées. Ouvrez plutôt le Whiteboard complet (bouton « Collaborer dans Teams » ou via l’application ou la version web autonome). | Le tableau complet donne accès à toutes les formes et aux outils d’alignement. |
| Activer « Améliorer automatiquement les formes manuscrites » | Paramètres › Fonctionnalités expérimentales › Enhance inked shapes automatically. Les formes tracées à main levée (cercle, triangle…) sont converties en objets géométriques précis. | Permet d’obtenir rapidement d’autres formes même si les icônes restent inaccessibles. |
| Ajouter une nouvelle forme plutôt que d’en “transformer” une | Dans Whiteboard, on ne « convertit » pas la forme d’un objet après insertion ; supprimez le carré et insérez directement la forme souhaitée. | Évite de chercher une option inexistante de « conversion ». |
| Mettre Teams et Whiteboard à jour | Vérifiez que vous utilisez la dernière version de Teams (bureau ou web) et que l’option New Whiteboard n’est pas bloquée par votre administrateur M365. | Les anciennes versions ou certains locataires (ex. gouvernementaux) peuvent masquer des fonctionnalités. |
| Raccourcis utiles | Alt+W : ouvre l’outil ; Alt+Shift+A : « Beautify » pour lisser les tracés ; Alt+X, Alt+A : flèches. | Accélère l’usage si la souris répond mal. |
Procédure guidée (mode express)
- Dans Teams, ouvrez la réunion puis le Whiteboard. Si vous voyez une petite palette superposée à votre partage d’écran, passez au Whiteboard complet via « Collaborer dans Teams ».
- Dans la barre d’outils du Whiteboard, choisissez Créer › Formes. Sélectionnez votre forme (triangle, cercle, flèche, losange, ligne, etc.).
- Si les boutons restent gris, ouvrez Paramètres (icône d’engrenage) et, dans Fonctionnalités expérimentales, activez Enhance inked shapes automatically. Dessinez la forme à main levée pour la convertir automatiquement.
- Si vous aviez inséré une note (post-it rectangulaire), supprimez-la et insérez une forme à la place : ce sont deux objets différents.
- Redémarrez Teams si besoin, surtout si vous basculez entre l’interface classique et la « nouvelle » version de Teams.
- Si les formes restent indisponibles, vérifiez auprès de l’administrateur que Whiteboard est activé pour votre organisation.
Comprendre : Annotations vs Whiteboard complet
Beaucoup d’équipes confondent l’outil d’annotations superposé lors d’un partage d’écran avec le tableau blanc complet. Or, leurs capacités diffèrent fortement :
| Aspect | Annotations (panneau compact) | Whiteboard complet (appli/onglet) |
|---|---|---|
| Palette de formes | Très limitée ; boutons parfois gris | Palette riche : formes, lignes, flèches, connecteurs |
| Alignement et disposition | Quasi inexistant | Guides d’alignement, distribution, verrouillage |
| Objets disponibles | Stylo, surligneur, quelques autocollants/notes | Notes, listes, modèles, images, formes, réactions et plus |
| Performance en réunion | Léger, rapide, mais bridé | Expérience complète, synchronisation en temps réel |
| Quand l’utiliser ? | Griffonner pendant un partage d’écran | Brainstorming, schémas, cartographies, rétrospectives |
Checklist avant la réunion
- Mode de dessin : prévoyez d’ouvrir le Whiteboard complet si vous avez besoin de formes.
- Permissions : l’organisateur autorise-t-il l’édition du Whiteboard par les participants ?
- Version de Teams : utilisez la nouvelle version de Teams si elle est disponible.
- Réseau : un réseau instable peut empêcher le chargement de la palette complète.
- Appareils mobiles : sur iOS/Android, certaines options d’édition de formes sont réduites.
Paramètres pratiques à connaître
Amélioration automatique des formes manuscrites
Activez Enhance inked shapes automatically (Paramètres › Fonctionnalités expérimentales). Tracez un cercle, un triangle ou un carré : Whiteboard convertit le trait en une forme géométrique nette. C’est idéal quand la palette de formes est indisponible ou quand vous utilisez un stylet.
Beautify pour lisser les tracés
Le raccourci Alt+Shift+A (Beautify) applique un lissage aux tracés. Ce n’est pas une conversion de type, mais cela rend vos schémas plus lisibles si vous travaillez au stylet ou avec la souris.
Administration et versions : points d’attention
- Whiteboard désactivé : si l’option Enable Whiteboard est désactivée par votre administrateur, vous verrez surtout des notes autocollantes, et les formes peuvent ne pas être disponibles.
- Limitations en réunion : dans certaines réunions utilisant encore l’ancienne pile de rendu, des boutons de formes sont grisés. Ouvrir le Whiteboard autonome ou complet contourne généralement le problème.
- Locataires spécifiques : certains environnements (ex. gouvernementaux) ne disposent pas des mêmes fonctionnalités ou délais de déploiement.
- Mises à jour : gardez Teams à jour (client de bureau ou web). Un simple redémarrage permet souvent de réactiver les palettes.
Raccourcis utiles (mémo rapide)
| Action | Raccourci | Utilité |
|---|---|---|
| Ouvrir l’outil Whiteboard | Alt+W | Accès direct sans souris |
| Beautify (lisser les tracés) | Alt+Shift+A | Rend les dessins plus nets |
| Flèche | Alt+X, Alt+A | Insérer des flèches rapidement |
| Dupliquer l’objet | Ctrl+D | Gagner du temps pour répéter une forme |
| Annuler / Rétablir | Ctrl+Z / Ctrl+Y | Navigation rapide dans l’historique |
Scénarios fréquents et correctifs
« Je veux transformer un carré en cercle »
Whiteboard ne propose pas de conversion d’un type de forme vers un autre après insertion. Supprimez le carré (Suppr) et insérez un cercle via Créer › Formes. Si la palette refuse de s’activer, utilisez l’amélioration automatique : dessinez un cercle à main levée pour qu’il soit converti.
« Je ne vois que des notes, pas de forme »
Vous avez probablement inséré une note (post-it) et non une forme. Les notes sont des rectangles textuels. Pour des diagrammes, ouvrez le menu Créer › Formes et insérez des formes géométriques, ou activez la conversion des tracés.
« Les icônes restent grisées pendant la réunion »
Il s’agit souvent du mode Annotations. Cliquez sur le bouton pour ouvrir le Whiteboard complet dans la réunion, ou utilisez l’application/onglet Whiteboard. Vous récupérerez la palette complète.
« Je suis sur mobile »
Sur iOS/Android, l’interface est simplifiée : toutes les formes ne sont pas accessibles. Préparez les schémas sur poste de travail (appli Windows ou version web), puis partagez le même canevas en réunion : la synchronisation est immédiate.
Diagnostic pas à pas (arbre de décision)
- Êtes-vous dans le Whiteboard complet ? Si non, ouvrez-le depuis la réunion (bouton « Collaborer dans Teams ») ou via l’application/onglet.
- La palette Créer › Formes est-elle visible ? Si non, redémarrez Teams et réessayez. Essayez aussi en dehors d’une réunion.
- Les formes sont-elles encore grisées ? Activez Enhance inked shapes automatically, puis dessinez la forme à main levée.
- Toujours rien ? Vérifiez avec l’administrateur que Whiteboard est activé et que vous utilisez la « nouvelle » expérience Whiteboard.
- Cas isolé d’un fichier : dupliquez le canevas dans un nouveau Whiteboard, ou copiez/collez les objets vers un nouveau tableau pour éliminer un bug spécifique.
Différences par plateforme (à garder en tête)
| Plateforme | Disponibilité des formes | Astuce |
|---|---|---|
| Windows / macOS (client Teams + Whiteboard) | Complète dans le Whiteboard complet | Utilisez l’app Whiteboard en parallèle pour préparer |
| Web (navigateur) | Très bonne, selon la version | Actualisez l’onglet si la palette ne charge pas |
| iOS / Android | Réduite | Privilégiez le desktop pour créer, mobile pour annoter |
Bonnes pratiques pour les schémas et diagrammes
- Préparer hors réunion : créez les formes de base dans l’app Whiteboard, puis ouvrez le tableau pendant la réunion.
- Utiliser des modèles : cartes mentales, flux, rétro… Cela évite de partir de zéro et garantit des formes cohérentes.
- Grouper et aligner : alignez les formes, utilisez les guides, dupliquez (
Ctrl+D) pour répliquer rapidement. - Nommer clairement : légendez les formes (processus, décisions, entrées/sorties) pour un suivi post-réunion.
- Verrouiller les éléments fixes : évitez que les participants déplacent accidentellement la charte graphique du tableau.
Informations complémentaires utiles
- Limitation connue : dans la vue Whiteboard « réunion contextuelle », certains boutons de formes sont gris si la réunion utilise l’ancienne pile de rendu. Passer par le Whiteboard autonome contourne cela.
- Administration : si Enable Whiteboard est désactivé dans le Centre d’administration Teams, seules les notes autocollantes sont disponibles.
- Bonne pratique : pour des diagrammes complexes, utilisez l’application Windows ou la version web, puis partagez le même canevas dans Teams ; la synchronisation est immédiate pour tous les participants.
FAQ
Pourquoi les icônes de formes sont-elles grisées ?
Vous êtes probablement dans « Annotations » (palette restreinte) ou votre client n’a pas chargé la palette complète. Ouvrez le Whiteboard complet, actualisez Teams, et vérifiez la configuration de votre tenant si besoin.
Puis-je convertir une forme existante en une autre ?
Non. Supprimez la forme et insérez celle que vous souhaitez via Créer › Formes. Pour aller plus vite, utilisez la conversion de tracés à main levée.
Les participants peuvent-ils insérer des formes ?
Oui, si l’organisateur l’autorise et si le Whiteboard est activé au niveau de l’organisation. Dans certains scénarios, seuls les présentateurs peuvent modifier le tableau pendant la réunion.
Le problème peut-il venir de la version de Teams ?
Oui. Une version obsolète ou la coexistence de l’ancienne et de la nouvelle interface de Teams peut faire apparaître des palettes incomplètes. Mettez à jour, puis redémarrez l’application.
Existe-t-il une alternative si les formes ne s’activent pas ?
Utilisez l’option d’amélioration automatique : dessinez la forme à main levée pour obtenir un objet propre. Vous pouvez aussi préparer votre schéma dans l’application Whiteboard et le réutiliser en réunion.
Résumé actionnable
- Ouvrez le Whiteboard complet (pas le panneau d’annotations).
- Insérez les formes via Créer › Formes et non via les notes.
- Activez Enhance inked shapes automatically pour convertir vos tracés en formes nettes.
- Mettez à jour Teams et vérifiez les paramètres d’administration si la palette reste grisée.
En bref : la solution la plus fiable consiste à ouvrir le Whiteboard complet (ou la version web/autonome), puis à insérer directement la forme désirée via Créer › Formes. Si vous dessinez à main levée, activez l’amélioration automatique pour convertir vos tracés en formes nettes.