Objectif : forcer l’utilisation d’Arial 13 pour tous les messages Outlook (Microsoft 365, Windows 11), y compris ceux créés via Quick Steps, sans recourir à des scripts PowerShell complexes.
Comment définir la police par défaut pour les messages créés via Quick Steps dans Outlook ?
Vue d’ensemble de la question
Vous avez défini Arial 13 comme police par défaut pour les nouveaux courriels « classiques » via Options > Courrier > Papier à lettres et polices, mais dès qu’un message est généré par un Quick Step, Outlook continue d’appliquer Calibri. La raison ? Quick Steps s’appuie sur le modèle NormalEmail.dotm (l’éditeur Outlook est Word), qui peut imposer une autre police que celle configurée dans les options. La solution consiste donc à mettre à jour le modèle NormalEmail.dotm (directement ou via l’interface de composition), puis à neutraliser toute signature ou action qui réintroduirait une police différente.
Réponses & solutions
| Méthode | Étapes principales | Points clés / précautions |
|---|---|---|
| 1. Modifier le modèle NormalEmail.dotm (solution initiale) | 1) Fermer Outlook. 2) Ouvrir %AppData%\Microsoft\Templates. 3) Ouvrir NormalEmail.dotm avec Word. 4) Dans Word, changer le style Normal (ou directement la police dans le document) à Arial 13. 5) Enregistrer et fermer Word. 6) Relancer Outlook. | • Quick Steps se base sur ce modèle ; le modifier affecte uniquement Outlook, pas les autres modèles Word. • Assurez‑vous d’avoir les droits d’écriture dans le dossier Templates ; sinon ouvrez Word « en tant qu’administrateur » ou copiez temporairement le fichier sur le Bureau, puis remplacez l’original. |
| 2. Utiliser l’interface “Format texte” d’un nouveau message (méthode alternative, sans accès direct au fichier) | 1) Créer un nouveau courriel dans Outlook. 2) Saisir un texte de test en Arial 13, puis le sélectionner. 3) Onglet Format texte > Styles → clic droit sur Normal → « Mettre à jour Normal pour correspondre à la sélection ». 4) Change Styles > Set as Default (Définir comme par défaut). 5) Fermer le message sans l’envoyer. | • Cette manœuvre met à jour NormalEmail.dotm en arrière‑plan, même si l’utilisateur n’a pas ouvert le fichier manuellement. • Recommandé si l’on ne parvient pas à enregistrer le .dotm directement. |
| 3. Vérifier les autres sources de style (complément) | • Dans chaque Quick Step → Modifier → Vérifier qu’aucune « signature » ou action « Texte formaté » ne force une autre police. • Supprimer les signatures codées en dur, sinon elles peuvent réintroduire Calibri. | • Les signatures se gèrent dans Options > Courrier > Signatures. Assurez‑vous qu’elles sont aussi en Arial 13. |
Procédure détaillée : mise à jour directe de NormalEmail.dotm
La voie la plus fiable consiste à modifier le modèle maître qu’Outlook utilise pour composer les messages HTML/RTF. Voici la procédure complète avec bonnes pratiques.
- Fermer Outlook et Word (tous les processus). Vérifiez dans le Gestionnaire des tâches qu’aucun
OUTLOOK.EXEouWINWORD.EXEne subsiste. - Dans l’Explorateur, collez le chemin :
%AppData%\Microsoft\Templates - Localisez
NormalEmail.dotm. Faites une sauvegarde (copiez enNormalEmail.dotm.bak). - Ouvrez
NormalEmail.dotmavec Word (clic droit > Ouvrir). - Dans Word, basculez sur l’onglet Accueil > groupe Styles. Cliquez droit sur le style Normal > Modifier….
Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Arial, 13 pt, cochez Ajouter au modèle si disponible, puis OK. - Enregistrez (Ctrl+S) et fermez Word.
- Relancez Outlook et créez un nouveau message depuis un Quick Step pour vérifier que la police est bien Arial 13.
Astuce : si Word refuse l’enregistrement (« fichier en lecture seule »), copiez le .dotm sur le Bureau, modifiez‑le, puis remplacez l’original dans %AppData%\Microsoft\Templates (Outlook et Word toujours fermés).
Procédure alternative : mise à jour via l’éditeur Outlook (sans toucher au fichier)
Si l’accès au fichier est restreint (poste verrouillé, droits limités), vous pouvez tout faire depuis une fenêtre de composition.
- Ouvrez Outlook, créez un nouveau message.
- Tapez quelques mots, sélectionnez‑les, choisissez Arial et 13 dans la barre d’outils.
- Allez dans l’onglet Format texte. Dans Styles, cliquez droit sur Normal > Mettre à jour Normal pour correspondre à la sélection.
- Ouvrez le menu Change Styles (ou Modifier les styles) > Set as Default (Définir comme par défaut).
- Fermez le message sans l’envoyer. Le modèle
NormalEmail.dotma été mis à jour.
Testez ensuite un Quick Step pour confirmer la prise en compte d’Arial 13.
Vérifier signatures et actions Quick Step
Deux éléments peuvent saboter votre réglage :
- Signatures (HTML) qui imposent leur propre
<font face>ou des styles enCalibri. - Actions Quick Step telles que « Nouveau message » + insertion d’un bloc « Texte formaté » avec une police spécifiée.
Correctifs :
- Dans Options > Courrier > Signatures, éditez la signature pour Arial 13 et supprimez tout formatage résiduel. Si nécessaire, ouvrez la signature depuis
%AppData%\Microsoft\Signatureset corrigez les fichiers.htm/.rtf. - Dans Accueil > Quick Steps, sélectionnez le Quick Step concerné > Modifier > supprimez toute action « Texte formaté » ou champs forçant la police.
Pourquoi ce comportement ?
Outlook utilise le moteur d’édition de Word. Quand vous cliquez sur « Nouveau message » (ou qu’un Quick Step déclenche la création d’un message), Word instancie un document basé sur NormalEmail.dotm. Les paramètres de Papier à lettres et polices servent d’habillage, mais si le modèle contient un style Normal différent, le modèle prévaut. C’est pourquoi un Quick Step peut « ignorer » vos préférences apparentes et revenir à Calibri si le .dotm le prescrit.
Quand le changement s’applique‑t‑il ?
- Immédiatement pour tout nouveau message créé après la modification.
- Non rétroactif pour les messages déjà ouverts, fenêtres en cours, brouillons existants, ou éléments générés avant le changement.
Déploiement en entreprise (M365, postes gérés)
Uniformiser Arial 13 sur l’ensemble du parc nécessite une approche reproductible et réversible.
Option A : copie contrôlée du modèle
- Préparez un
NormalEmail.dotm« doré » (master) avec Normal = Arial 13. - Distribuez‑le via un script de connexion (GPO, Intune, outil EDR) vers
%AppData%\Microsoft\Templatesde chaque profil utilisateur. - Avant la copie, renommez l’existant en
NormalEmail.dotm.bak(sauvegarde).
Option B : Group Policy Preferences (GPP)
Utilisez GPP « Fichiers » pour pousser le .dotm en Replace ou Update. Ciblez les utilisateurs, pas les ordinateurs (le chemin est dans le profil). Pensez aux appareils multi‑utilisateurs.
Option C : script d’amorçage (First‑Run)
Un script PowerShell simple (une ligne de copie) au logon suffit : pas besoin de cmdlets Exchange. L’essentiel est de remplacer le modèle local, car aucune commande cloud ne modifie NormalEmail.dotm sur les postes.
Points d’attention
- Si le dossier
Templatesest redirigé/roamé (FSLogix, profils itinérants, OneDrive), vérifiez la persistance. - Fermez Outlook/Word pendant la copie pour éviter les fichiers verrouillés.
- Documentez un plan de rollback : restaurer
.baken cas de régression.
Dépannage : l’enregistrement du .dotm échoue
- Fermez tous les processus Word/Outlook (Gestionnaire des tâches).
- Désactivez temporairement antivirus/agent de sauvegarde qui verrouille le fichier.
- Contrôlez les droits NTFS sur
%AppData%\Microsoft\Templates(écriture requise). - Si nécessaire, enregistrez sur le Bureau puis remplacez le fichier d’origine.
Check‑list de validation (QA rapide)
- Créez un message via Accueil > Nouveau courrier. Vérifiez Arial 13.
- Créez un message via Quick Step. Vérifiez Arial 13.
- Répondez et transférez un message. Vérifiez les polices configurées pour réponse/transfert.
- Insérez la signature. Vérifiez qu’elle ne repasse pas en Calibri.
- Basculer HTML ⇄ Texte brut ⇄ RTF pour valider le comportement attendu (voir ci‑dessous).
Cas particuliers & FAQ
HTML vs RTF vs Texte brut
HTML et RTF respectent le style Normal du modèle NormalEmail.dotm. En Texte brut, il n’y a pas de police enregistrée dans le message ; l’affichage dépend du client du destinataire. Conservez de préférence HTML pour imposer Arial 13 côté expéditeur.
« Papier à lettres et polices » vs modèle .dotm
Les réglages Options > Courrier > Papier à lettres et polices définissent les préférences utilisateur. Si le style Normal du modèle NormalEmail.dotm est différent, le modèle gagne. Harmoniser les deux élimine les incohérences.
Multiples signatures
Chaque signature possède ses propres styles (fichiers .htm et images associées). Assurez‑vous que toutes vos signatures utilisent Arial 13. Supprimez les balises <font face="Calibri"> résiduelles si vous éditez en HTML.
Profils Outlook multiples / boîtes partagées
Le modèle NormalEmail.dotm est stocké par utilisateur Windows. Plusieurs profils Outlook sur le même compte Windows partageront le même .dotm. Si plusieurs comptes Windows utilisent la machine, répétez l’opération pour chacun.
Rétablir les paramètres d’origine
Fermez Outlook, supprimez/renommez NormalEmail.dotm. Au prochain lancement/composition, Word en régénérera un nouveau avec les valeurs par défaut (souvent Calibri). Pour revenir à votre configuration, remettez la sauvegarde .bak.
Tableau de référence : qui contrôle quoi ?
| Composant | Rôle | Emplacement | Remarques |
|---|---|---|---|
NormalEmail.dotm | Modèle d’édition des e‑mails Outlook | %AppData%\Microsoft\Templates | Détermine le style Normal (police, taille). Prioritaire pour Quick Steps. |
| Options > Papier à lettres et polices | Préférences utilisateur (nouveau, réponse, texte brut) | Interface Outlook | Peut être contourné par un .dotm conflictuel ou par une signature. |
| Signatures | Bloc HTML/RTF inséré | %AppData%\Microsoft\Signatures | Peut réimposer Calibri si non nettoyée. À aligner sur Arial 13. |
| Quick Steps | Automatise la création d’un message | Interface Outlook | Éviter l’action « Texte formaté » qui force une police. |
Annexe : chemins utiles et gestes techniques
- Ouvrir le dossier des modèles :
%AppData%\Microsoft\Templates - Ouvrir le dossier des signatures :
%AppData%\Microsoft\Signatures - Créer une sauvegarde :
copy "%AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm" "%AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm.bak" - Supprimer le cache du modèle (si corrompu) :
del "%AppData%\Microsoft\Templates\NormalEmail.dotm"(Outlook/Word fermés)
Exemples de scénarios & résolutions
Scénario 1 : un Quick Step « Nouveau message > À: Équipe > Catégorie: Projet X » continue à produire du Calibri.
Résolution : mise à jour de NormalEmail.dotm en Arial 13 + suppression d’un bloc « Texte formaté » présent dans le Quick Step (qui forçait Calibri).
Scénario 2 : nouveaux messages OK en Arial 13, mais les réponses repartent en Calibri.
Résolution : dans Options > Courrier > Papier à lettres et polices, onglet Répondre ou transférer des messages, régler Arial 13. Vérifier que le message original ne contient pas de styles CSS agressifs qui reformatent les citations.
Scénario 3 : impossible d’enregistrer NormalEmail.dotm.
Résolution : fermer tous les processus, désactiver l’antivirus, corriger les ACL NTFS, enregistrer sur le Bureau puis remplacer l’original.
Bonnes pratiques pour des mails visuellement cohérents
- Utilisez HTML et limitez le nombre de styles personnalisés.
- Uniformisez Arial 13 dans NormalEmail.dotm, les Options d’Outlook et toutes les signatures.
- Évitez d’insérer des blocs de texte dont la police est forcée dans les Quick Steps.
- Testez sur un jeu de postes représentatif (images M365, mises à jour cumulatives, profils frais et profils migrés).
Résumé exécutif
Les Quick Steps d’Outlook se basent sur NormalEmail.dotm. Tant que ce modèle contient Calibri dans son style Normal, les messages générés par Quick Steps ignoreront votre réglage « Arial 13 ». Modifiez le modèle (directement ou via l’éditeur), puis alignez signatures et étapes automatisées. En entreprise, déployez un .dotm de référence via script ou GPP. Résultat : tous les nouveaux courriels — Quick Steps inclus — s’ouvrent désormais en Arial 13, conformément à la charte de l’organisation.
Informations complémentaires utiles
- Pourquoi le problème survient‑il ? Quick Steps crée un message à partir du modèle global
NormalEmail.dotm(et non des paramètres « Papier à lettres et polices »). S’il contient une mise en forme différente, il a priorité. - Quand le changement s’applique‑t‑il ? Uniquement aux nouveaux messages créés après la modification. Les courriels déjà ouverts ou sauvegardés en brouillon conservent l’ancien style.
- Propagation à d’autres postes : déployez la version corrigée de
NormalEmail.dotmvia script de connexion ou GPO/GPP, ou utilisez les stratégies Office pour verrouiller la configuration. - Échec d’enregistrement du
.dotm:- Fermer tous les processus Word/Outlook.
- Désactiver temporairement l’antivirus/outil de sauvegarde qui verrouille le fichier.
- Vérifier les droits NTFS du dossier
%AppData%\Microsoft\Templates.
- Scripts PowerShell : les commandes visant Outlook Web/Exchange Online ne modifient pas le modèle local d’Outlook. Inutile pour ce cas‑ci.
En appliquant l’une des deux méthodes principales et en neutralisant les sources de style concurrentes, vous garantissez qu’Arial 13 s’applique systématiquement à tous les messages, y compris ceux lancés par un Quick Step.