Les « tâches suggérées » de Viva Insights ont disparu de Teams et d’Outlook depuis mars 2024. Voici un guide clair pour comprendre l’impact, choisir des alternatives (Outlook/To Do, Copilot, solutions tierces) et mettre en place un plan de transition sans perte de productivité.
Vue d’ensemble du changement
Entre le début et la fin mars 2024, Microsoft a retiré la section Suggested tasks / « tâches suggérées » des cartes de profil dans Teams et Outlook ainsi que de l’onglet Productivité de l’application Viva Insights. La décision a été communiquée via le centre de messages (réf. MC714517). En parallèle, l’envoi des courriels « Digest » bi‑mensuels a été mis en pause ; l’insight reste consultable dans l’application Viva Insights.
Depuis ce retrait, Microsoft oriente les utilisateurs vers Microsoft 365 Copilot / Chat (licence payante) pour retrouver des rappels contextuels pilotés par l’IA. À ce jour (septembre 2025), aucune annonce publique ne mentionne la réintroduction des « tâches suggérées » dans Viva Insights classique.
Ce qui change, l’impact et ce que vous pouvez faire
| Ce qui change | Conséquence pour l’utilisateur | Actions possibles |
|---|---|---|
| Retrait définitif des « tâches suggérées » | Plus de rappels automatiques basés sur le contenu des e‑mails (promesses d’action, demandes reçues, etc.). | Mise à jour des guides internes et des formations. Adoption de mécanismes de suivi alternatifs (Outlook / To Do, Copilot, add‑ins tiers). |
| Arrêt temporaire des courriels « Digest » | Perte de l’alerte par e‑mail ; les statistiques restent consultables dans Viva Insights (Teams/Web). | Inviter les utilisateurs à consulter directement l’application Viva Insights. |
| Redirection vers Microsoft 365 Copilot / Chat | Seule option native M365 pour des rappels intelligents similaires. | Évaluer l’achat de licences Copilot et former à la formulation d’invites efficaces. |
Pourquoi Microsoft a‑t‑il retiré cette fonctionnalité ?
Sans entrer dans des détails internes, plusieurs tendances expliquent ce type de décision :
- Convergence des expériences : simplification des points d’entrée (Outlook, Teams) au profit d’un copilote transversal.
- Économie de fonctionnalités : éviter les doublons entre « tâches suggérées » et les capacités de Microsoft 365 Copilot/Chat.
- Évolution des modèles IA : privilégier des modèles conversationnels donnant des résultats plus riches et contrôlables par l’utilisateur.
Quelles alternatives concrètes pour remplacer les « tâches suggérées » ?
Selon vos licences, votre appétence pour l’automatisation et vos contraintes de conformité, plusieurs scénarios s’offrent à vous. Voici un panorama opérationnel, classé du plus « natif et gratuit » au plus « intelligent et payant ».
Option Outlook / Microsoft To Do (sans licence payante additionnelle)
Cette combinaison couvre 80 % des besoins courants si elle est correctement configurée.
- Marquer au fil de l’eau : dans Outlook, utilisez le flag (Suivi) sur tout e‑mail nécessitant une action. Ajoutez un échéancier et des rappels directement depuis le menu du drapeau.
- Voir la file d’attente : affichez la Liste des éléments suivis dans Outlook, et synchronisez avec Microsoft To Do (liste « Courrier suivi »). Les éléments suivis apparaissent automatiquement comme tâches.
- Règles intelligentes : créez des règles Outlook (ou des dossiers de recherche) pour regrouper automatiquement les messages nécessitant une action : expéditeurs clés, mots‑clés (« je m’en occupe », « peux‑tu », « d’ici »), mentions directes, etc.
- Conversion manuelle en tâche : pour les e‑mails demandant un suivi long, convertissez‑les en tâche dédiée dans To Do (ou dans Planner/Plans To Do) afin d’y ajouter des étapes, des pièces jointes et une date de fin structurée.
- Rituels d’exécution :
- Routine « Boîte Zéro » : tri rapide, drapeau sur les actions, suppression/archivage du reste.
- Routine « Tâches du jour » : dans To Do, basculer 3‑5 éléments vers « Ma journée » seulement.
- Routine « Revue hebdo » : dépiler les éléments suivis sans échéance, ré‑dater, ou clôturer.
Tableau de paramétrage recommandé (Outlook / To Do)
| Besoins | Réglage | Astuce |
|---|---|---|
| Repérer les engagements que vous avez pris | Règle Outlook qui ajoute un drapeau aux messages envoyés contenant « je te reviens », « comme convenu », « je m’engage à » | Limiter à 2‑3 déclencheurs pour éviter le bruit. |
| Prioriser les demandes de votre hiérarchie | Catégorie « Priorité manager » + drapeau automatique sur les mails De : vos N+1 | Créer un dossier de recherche « Manager + Suivi ». |
| Préparer les réunions | Catégorie « Prépa » + tâche To Do avec date la veille | Liste « Préparation hebdo » partagée avec l’équipe. |
| Ne pas oublier les pièces jointes à traiter | Règle sur « hasattachments:yes » + drapeau | Créer un filtre « PJ + Suivi » pour les sessions de traitement. |
Option Microsoft 365 Copilot / Chat (si disponible)
Copilot offre une approche conversationnelle qui remplace l’ancienne logique de détection automatique. Il est particulièrement utile pour auditer la boîte et produire des listes d’actions contextualisées sans configuration lourde.
Exemples d’invites prêtes à l’emploi :
- « Montre‑moi les e‑mails non traités où j’ai promis une action, triés par urgence, avec la date de promesse et le lien vers chaque fil. »
- « À partir de mes e‑mails de la semaine, dresse la liste des demandes explicites qui me sont adressées et propose la prochaine action concrète. »
- « Résume mes engagements pris cette semaine et génère un plan d’action en 5 points pour lundi matin. »
- « Crée une vue des demandes répétées de [client/projet] et suggère des modèles de réponse. »
Conseils d’usage :
— Soyez spécifique (période, acteur, livrable attendu).
— Demandez une sortie actionnable (liste de tâches, échéances suggérées, champs : objet / lien / priorité).
— Réutilisez vos meilleures invites sous forme de prompts récurrents pour les revues quotidiennes et hebdomadaires.
Option écosystème tiers
Des start‑ups proposent des assistants de suivi d’engagements dans le mail (ex. Actor DO). Avant déploiement :
- Conformité : vérifier la localisation des données, la souveraineté, la gestion des clés et le chiffrement au repos/en transit.
- Modèle de données : comprendre quelles métadonnées sont indexées (expéditeurs, pièces jointes, extraits) et la durée de rétention.
- Réversibilité : export des tâches et audit trail en cas de sortie de solution.
- Gouvernance IA : qui peut entraîner les modèles ? y a‑t‑il un cloisonnement par locataire ?
Ce qui reste inchangé dans Viva Insights
Les autres composantes de Viva Insights destinées aux particuliers (hors rapports managers/dirigeants) restent accessibles avec les licences Microsoft 365 de base : rappel de préparation de réunion, planification de temps de concentration (Focus time), recommandations d’habitudes de travail, etc. Elles ne remplacent pas la logique des « tâches suggérées », mais continuent de soutenir l’hygiène de travail.
Plan de transition recommandé (30 jours)
- Informer (Jour 1‑3) : communiqué interne expliquant le retrait, l’impact et les options. Capture d’écran des nouveaux rituels (Outlook/To Do, Copilot).
- Configurer (Jour 4‑10) :
- Déployer un pack de règles Outlook (export .rwz ou tutoriel pas‑à‑pas).
- Activer la synchronisation Courrier suivi → To Do, créer les listes partagées essentielles.
- Publier un canevas d’invites Copilot pour les revues quotidiennes/hebdo.
- Former (Jour 11‑20) : sessions de 30 min orientées pratique (tri, drapeaux, Ma journée, revue hebdo, prompts Copilot).
- Mesurer (Jour 21‑27) : tableau de bord d’adoption (cf. KPI ci‑dessous), sondage d’équipe « a‑t‑on manqué des engagements ? ».
- Ajuster (Jour 28‑30) : supprimer les règles trop bavardes, consolider les invites Copilot performantes, documenter les bonnes pratiques.
KPI pour piloter l’adoption
| KPI | Définition | Cible réaliste (4 sem.) |
|---|---|---|
| Taux d’e‑mails « suivis » | % d’e‑mails entrants marqués du drapeau parmi ceux nécessitant une action | ≥ 70 % |
| Tâches clôturées dans To Do | Nombre de tâches/sem. par utilisateur | ≥ 25 |
| Prompts Copilot récurrents | Nb d’utilisateurs avec au moins 2 invites enregistrées | ≥ 60 % |
| Engagements manqués | Incidents déclarés où un suivi a été oublié | 0 critique / sem., tendance en baisse |
Automatiser ce que faisaient les « tâches suggérées »
Règles Outlook (exemples utiles)
- Balisage des promesses : si « je reviens vers vous », « comme convenu », « je m’en occupe » dans l’e‑mail envoyé, ajouter un drapeau + catégorie « Engagement ».
- Demandes explicites : si l’objet contient « Action requise », « Merci de », « Délai », appliquer un drapeau et placer dans un dossier « À faire ».
- Expéditeurs prioritaires : drapeau + catégorie pour N+1, clients clés, juridiques, etc.
- Pièces jointes : drapeau sur hasattachments afin de traiter par lots.
Power Automate (sans code) : idées de flux
- Quand un e‑mail est marqué Suivi, créer une tâche To Do avec l’objet comme titre, la date d’échéance et le lien direct vers le message.
- Chaque matin à 8 h, générer un résumé des mails suivis non terminés, triés par date d’échéance, et l’envoyer dans Teams (message de canal ou chat personnel).
- Si un e‑mail trié « PJ + Suivi » reste non lu 48 h, rappeler dans To Do en priorité haute.
Copilot : bonnes pratiques d’invite (prompting)
| Problème | Invite efficace | Sortie attendue |
|---|---|---|
| Repérer mes promesses | « Liste mes engagements pris par e‑mail depuis lundi, avec : expéditeur, promesse, date, et suggère une prochaine action. » | Table ordonnée avec colonnes et actions suivantes. |
| Préparer la semaine | « À partir de mes 50 derniers e‑mails, propose un plan d’action pour la semaine (5 priorités max + échéances). » | Backlog concis, prêt à être copié dans To Do. |
| Suivre un projet | « Synthétise les demandes liés au projet X sur les 14 jours et indique les blocages. » | Liste des tâches par statut : À faire / En cours / Bloqué. |
Impacts par profil et réponses adaptées
| Profil | Douleur principale | Contre‑mesure |
|---|---|---|
| Assistants et fonctions support | Grand volume d’e‑mails avec promesses à la volée | Règles Outlook « Promesses » + routine « Ma journée » dans To Do |
| Chefs de projet | Multiplicité des fils, demandes croisées | Copilot pour audit hebdo + tâches Planner liées aux réunions |
| Commerciaux | Relances non systématiques | Règles « Devis / Relance » + Flux Power Automate de rappel J+3/J+7 |
| Managers | Visibilité sur les engagements critiques | Tableau de tâches partagées To Do + résumé Copilot du lundi |
Gouvernance, sécurité et conformité
- Politique de classification : veillez à ce que les règles et flux d’automatisation ne déplacent pas des messages étiquetés « Confidentiel » vers des listes partagées par erreur.
- Moindre privilège : limiter les connecteurs Power Automate aux seuls nécessaires. Documenter les approbations DPO/SSI pour les solutions tierces.
- Rétention : aligner la durée de vie des tâches To Do/Planner avec les politiques de conservation e‑mail.
- Audit : journaliser la création automatique de tâches et les modifications clés (champ échéance, statut, suppression).
FAQ
« Où est passée la liste “tâches suggérées” dans Teams/Outlook ? »
Elle a été retirée en mars 2024 et n’est plus disponible.
« Les e‑mails “Digest” vont‑ils revenir ? »
Ils ont été mis en pause ; les informations de productivité restent accessibles dans l’application Viva Insights.
« Dois‑je acheter Copilot pour retrouver ces rappels ? »
Pas nécessairement : la combinaison Outlook + To Do, bien paramétrée, couvre l’essentiel. Copilot apporte un gain de temps substantiel pour la revue et la priorisation si votre organisation en dispose.
« Planner ou To Do ? »
To Do excelle pour la gestion personnelle (avec « Courrier suivi »). Planner s’impose pour les tâches d’équipe structurées, jalons, et la collaboration.
« Les autres fonctions Viva Insights sont‑elles touchées ? »
Non : les rappels de préparation de réunion, le temps de concentration et d’autres suggestions d’habitudes demeurent.
Modèle de communication interne (prêt à copier‑coller)
Objet : Fin des « tâches suggérées » – nouvelles pratiques de suivi
Bonjour,
Microsoft a retiré la fonctionnalité « tâches suggérées » de Viva Insights (Teams/Outlook). Pour maintenir notre niveau d’exécution, merci d’appliquer dès cette semaine :
— Drapeau Suivi pour tout e‑mail demandant une action ;
— Revue quotidienne « Ma journée » dans Microsoft To Do ;
— (Si applicable) utilisation de Microsoft 365 Copilot avec les invites partagées par l’équipe.
Vous trouverez dans le guide interne le détail des règles Outlook et des flux d’automatisation conseillés.
Merci,
Checklist opérationnelle
- Installer/ouvrir Microsoft To Do et vérifier la liste « Courrier suivi ».
- Créer 3 règles Outlook maximum pour éviter le bruit, puis affiner.
- Planifier une revue hebdo : 30 min, même créneau, même lieu (discipline > outils).
- Documenter 3 invites Copilot réutilisables ; partager au sein de l’équipe.
- Suivre les KPI d’adoption pendant 4 semaines et ajuster.
En résumé
Constat : la fonctionnalité « tâches suggérées » de Viva Insights a été retirée en mars 2024.
Impact : moins d’assistance automatique pour repérer promesses et demandes en e‑mail.
Solutions : Outlook / To Do (drapeaux, listes, rituels) ; Copilot (revue intelligente) ; tiers (après validation conformité).
Action : mettre à jour vos guides, déployer 2‑3 règles ciblées, instaurer des routines et mesurer l’adoption.
Annexes utiles
Matrice de choix rapide
| Critère | Outlook / To Do | Copilot | Solution tierce |
|---|---|---|---|
| Coût | Inclus licences M365 de base | Licence additionnelle | Abonnement éditeur |
| Mise en place | Faible (règles, rituels) | Moyenne (formation aux prompts) | Variable (intégrations, DPO) |
| Précision « type tâches suggérées » | Bonne si règles bien ciblées | Excellente avec invites précises | Dépend du moteur IA |
| Conformité & souveraineté | Contrôle interne Microsoft 365 | Idem (locataire M365) | À auditer finement |
| Collaboration | To Do/Planner, listes partagées | Partage de résumés et plans d’action | Outils variables (kanban, e‑mail) |
Exemple de « pack règles Outlook » (à adapter)
- « Promesse détectée » → Drapeau + Catégorie « Engagement ».
- « Action requise » dans l’objet → Drapeau + Dossier « À faire ».
- Expéditeurs VIP → Drapeau + Catégorie « Priorité ».
Important : commencez simple, mesurez le bruit, durcissez les conditions si la file d’attente explose.
Rituels mini‑malins (15 min/jour, 30 min/sem.)
- Quotidien : trier la boîte, marquer, alimenter « Ma journée », traiter 1 lot de « PJ + Suivi ».
- Hebdomadaire : revue des tâches sans échéance, re‑dater, clôturer, préparer les réunions clés.
Carte mentale des flux (texte)
Mail reçu → Règle → Drapeau + Catégorie → Liste « Courrier suivi » dans To Do → Ma journée → Clôture → Revue hebdo (Copilot en option pour synthèse).
Résumé express : la fonctionnalité a été définitivement retirée en mars 2024. Pour un équivalent, choisissez entre : Microsoft 365 Copilot (payant), Outlook + To Do (drapeaux, rituels, règles), ou des add‑ins tiers validés RGPD. Les autres volets de Viva Insights (focus, réunions, habitudes) restent disponibles.