Outlook : nombre maximum de catégories, limites réelles et bonnes pratiques

Bonne nouvelle : Outlook n’impose pas de plafond au nombre de catégories. Voici comment en tirer parti, éviter le fouillis et garder une lisibilité optimale, y compris dans Outlook sur le Web, Windows et Mac.

Sommaire

Vue d’ensemble de la question

Un utilisateur souhaitait utiliser les catégories Outlook pour organiser ses messages sans multiplier les dossiers, et se demandait s’il existait une limite « dure » au nombre de catégories qu’il est possible de créer, notamment dans la version Web.

Les catégories sont des étiquettes colorées que vous appliquez aux messages, réunions, tâches et contacts. Elles servent de métadonnées : elles permettent le filtrage, la recherche, les regroupements et des automatisations, sans déplacer l’élément dans un autre dossier. À la différence des dossiers, une catégorie peut être appliquée à plusieurs éléments simultanément et un élément peut recevoir plusieurs catégories, ce qui favorise une organisation transversale.

Dans Microsoft 365, la liste des catégories (souvent appelée Master Category List) est stockée dans la boîte aux lettres. Résultat : vos catégories « vivent » avec votre compte et se synchronisent entre Outlook sur le Web, Outlook pour Windows, Outlook pour Mac et les applications mobiles prises en charge.

Réponse et solution

Absence de plafond officiel

Outlook ne fixe aucun nombre maximal documenté de catégories. Vous pouvez en créer autant que nécessaire. Côté technique, les catégories sont enregistrées comme paramètres de configuration dans votre boîte aux lettres Exchange/Microsoft 365, ce qui supprime la contrainte d’un quota arbitraire côté client. En pratique, la seule limite que vous rencontrerez est votre propre capacité à garder une nomenclature claire et stable.

Seule contrainte : la palette de vingt‑cinq couleurs

L’interface Outlook propose une palette de vingt‑cinq teintes. Une fois ces couleurs épuisées, plusieurs catégories partagent la même couleur. Cela n’empêche pas de créer davantage de catégories, mais peut réduire la lisibilité visuelle. Dans la majorité des cas d’usage, une dizaine à quelques dizaines de catégories bien nommées suffisent et restent très confortables à l’usage.

Bonnes pratiques complémentaires

Nommer judicieusement : utilisez des préfixes, codes ou emojis sobres en tête du nom pour structurer la liste et contourner la limite visuelle des couleurs (ex. [PROJET] – Client A, [FACTURE], 📌 Suivi).
Sauvegarde et portabilité : conservez vos catégories lors d’une migration ou d’un archivage en exportant un PST ou via un script PowerShell utilisant l’automatisation Outlook.
Entretien d’Outlook pour Windows : si l’affichage des catégories devient incohérent, exécutez outlook.exe /cleanviews pour reconstruire les vues locales.

Pourquoi préférer les catégories à des dizaines de dossiers

Poly‑classement : un même message peut appartenir à plusieurs thèmes (Client, Projet, Urgent) sans duplication.
Recherche ciblée : les opérateurs (par ex. category:"[PROJET] – Client A") permettent un filtrage précis, y compris dans Outlook sur le Web.
Souplesse d’évolution : faire évoluer la taxonomie est plus simple : renommer une catégorie met immédiatement à jour vos regroupements sans déplacer de messages.
Automatisation : règles, Quick Steps et Power Automate peuvent appliquer des catégories automatiquement selon l’expéditeur, des mots‑clés, l’appartenance à un groupe, etc.

Concevoir une nomenclature pérenne

Sans plafond chiffré, le vrai défi est la gouvernance de la liste. Voici un cadre minimaliste pour rester clair même avec de nombreuses catégories.

Règles d’or

Commencer par des préfixes : [CLIENT], [PROJET], [ÉQUIPE], [PROCESS], [FINANCE], [RH], [JURIDIQUE].
Limiter la profondeur : pas de sous‑catégories natives ? Simulez‑les via des préfixes courts ([PROJET] – Alpha, [PROJET] – Beta).
Standardiser les noms : évitez les synonymes (Devis vs Offre) et imposez un lexique commun.
Marquer l’état avec des suffixes (– En cours, – Clos) plutôt que d’ajouter une nouvelle famille de catégories.
Assigner une couleur par famille : réservez une teinte à chaque préfixe pour un repérage rapide, quitte à réutiliser les mêmes couleurs entre familles secondaires.

Modèle de préfixes recommandés

Type de préfixe	Exemples	Quand l’utiliser
Thématique	`[VENTES]`, `[SUPPORT]`, `[COMPTA]`	Pour les flux récurrents par équipe ou service.
Client ou projet	`[CLIENT] – Acme`, `[PROJET] – Nova`	Pour isoler rapidement tout l’historique d’un compte ou d’un chantier.
Processus	`[FACTURE]`, `[APPRO]`, `[VALID]`	Pour suivre des étapes métier transverses.
Priorité / statut	`[URGENT]`, `[À LIRE]`, `[À DÉLÉGUER]`	Pour le tri de l’Inbox et la gestion quotidienne.
Conformité	`[CONFIDENTIEL]`, `[LÉGAL]`	Pour signaler des contenus sensibles (métadonnées uniquement).

Comparatif catégories, dossiers et indicateurs

Objectif	Catégories	Dossiers	Indicateurs de suivi
Classement par thèmes multiples	Idéal : multi‑étiquetage	Limité : un seul emplacement	Non pertinent
Archivage long terme	OK comme métadonnées	Très adapté	Non pertinent
Suivi des actions	Bon avec filtre + vues	Secondaire	Excellent (dates d’échéance, rappels)
Automatisation	Règles, Quick Steps, Power Automate	Règles de déplacement	Rappels automatisés

Exemples d’implémentation

Équipe support client

Familles : [CLIENT], [PRODUIT], [PRIORITÉ], [STATUT].
Règles : assigner [CLIENT] – Acme si le domaine expéditeur est @acme.com ; assigner [PRIORITÉ] – Haute s’il y a « bloquant », « incident » dans l’objet.
Vues : regrouper par catégorie [STATUT], trier par date descendante, afficher la colonne Catégories.

Gestion multi‑projets

Familles : [PROJET] par chantier, [LIVRABLE] (Spécification, Offre, PV), [ÉCHÉANCE] (Semaine, Mois).
Dossiers rares : un seul dossier Archive par année, tout le reste par catégories pour garder la transversalité.

Création et gestion dans les différents clients

Outlook sur le Web

Ouvrez les paramètres, puis Voir tous les paramètres d’Outlook > Général > Catégories.
Ajoutez, renommez ou supprimez des catégories et choisissez une couleur.
Dans la liste des messages, clic droit > Catégoriser pour appliquer une ou plusieurs catégories.
Utilisez la recherche : category:"[CLIENT] – Acme" pour filtrer instantanément.

Outlook pour Windows

Dans le ruban, ouvrez Catégoriser > Toutes les catégories.
Créez des catégories, attribuez une couleur et, si besoin, un raccourci clavier depuis la même fenêtre.
Regroupez la vue par Catégories pour un suivi visuel par thème.
En cas d’affichage dégradé, exécutez outlook.exe /cleanviews après avoir fermé Outlook.

Outlook pour Mac

Depuis la barre d’outils, sélectionnez Catégories > Éditer pour gérer noms et couleurs.
Appliquez une ou plusieurs catégories via le menu contextuel ou le ruban.
Utilisez les filtres Catégories dans la barre latérale pour afficher les éléments associés.

Automatiser l’attribution

Règles côté Outlook

Assignation par expéditeur : si From contient @fournisseur.com, alors Attribuer une catégorie [FOURNISSEUR].
Assignation par mots‑clés : si l’objet contient « contrat » ou « avenant », ajouter [JURIDIQUE].
Assignation par liste de distribution : si reçu via projets@votreentreprise.com, ajouter [PROJET].

Quick Steps

Créez des Quick Steps combinant Attribuer des catégories, Marquer comme lu, Déplacer vers, Affecter, etc. Un clic pour appliquer votre routine standard à un message entrant.

Power Automate

Pour les flux avancés, déclenchez sur « Lors de la réception d’un nouveau courrier » et ajoutez une action « Catégoriser l’e‑mail » selon des conditions (mots‑clés, pièces jointes, importance). Idéal pour homogénéiser l’assignation dans des boîtes partagées.

Gouvernance en équipe

Catalogue commun : publiez la liste officielle des catégories (CSV), leurs couleurs et leur objectif. Toute nouvelle catégorie passe par validation pour éviter la prolifération.
Onboarding : fournissez un lot d’initialisation aux nouveaux arrivants (import CSV ou modèle PST contenant quelques messages échantillons déjà catégorisés).
Nettoyage périodique : trimestriellement, archivez les catégories obsolètes (renommez en ajoutant – Archive puis supprimez après validation).

Sauvegarde et portabilité

Via un export PST

Exporter une sélection de dossiers dans un fichier .pst emporte avec elle les catégories rencontrées. Lors de l’import dans un nouveau profil, Outlook proposera d’ajouter les catégories absentes à la liste maîtresse.

Via PowerShell et l’automatisation Outlook

Exemple minimaliste pour exporter vos catégories vers un CSV depuis un poste Windows équipé d’Outlook :

# Exécuter dans PowerShell avec Outlook fermé
$ol = New-Object -ComObject Outlook.Application
$ns = $ol.GetNamespace(&quot;MAPI&quot;)
$cats = $ns.Categories
$rows = foreach ($c in $cats) {
  [pscustomobject]@{
    Name = $c.Name
    Color = [int]$c.Color
    ShortcutKey = [int]$c.ShortcutKey
  }
}
$path = &quot;$env:USERPROFILE\Documents\categories_outlook.csv&quot;
$rows | Export-Csv -NoTypeInformation -Path $path
Write-Output &quot;Export effectu&eacute;: $path&quot;

Et un exemple pour importer des catégories à partir de ce CSV (ajoute uniquement les manquantes) :

# Importer des catégories depuis le CSV exporté
$ol = New-Object -ComObject Outlook.Application
$ns = $ol.GetNamespace("MAPI")
$cats = $ns.Categories
$csv = Import-Csv "$env:USERPROFILE\Documents\categories_outlook.csv"

foreach (\$row in \$csv) {
\$name = \$row\.Name
\$exists = \$false
foreach (\$c in \$cats) { if (\$c.Name -eq \$name) { \$exists = \$true; break } }
if (-not \$exists) {
\# La valeur Color attend un entier (Enum OlCategoryColor). Utilise 0..25 selon la palette Outlook.
\$null = \$cats.Add(\$name, \[int]\$row\.Color)
}
}
Write-Output "Import terminé."

Astuce : pour les équipes, placez ce CSV dans un espace partagé et uniformisez la liste de tous.

Dépannage

Vues corrompues : fermez Outlook, lancez outlook.exe /cleanviews. Les vues sont recalculées, ce qui corrige souvent l’affichage des colonnes et des regroupements par catégories.
Catégories grisées dans une boîte partagée : lorsque vous voyez une catégorie « non reconnue », ajoutez‑la à votre propre liste maîtresse via le menu Catégoriser afin que la couleur s’applique correctement.
Duplication de catégories : renommez les doublons pour les regrouper, puis supprimez la version obsolète. Une recherche category:"AncienNom" permet de tout vérifier avant suppression.
Performance : un grand nombre de catégories ne ralentit pas Outlook en soi. Le plus grand risque est humain : perdre en clarté. D’où l’intérêt d’une nomenclature stable et d’un nettoyage périodique.

Questions fréquentes

Combien de catégories puis‑je réellement gérer sans douleur ?
Autant que votre gouvernance le permet. Beaucoup d’équipes fonctionnent confortablement avec une vingtaine à une quarantaine actives et d’autres en réserve ou archivées. L’outil n’impose pas de limite dure.

Les catégories influencent‑elles l’archivage ou la rétention ?
Non. Ce sont des métadonnées. Elles n’entraînent ni déplacement, ni suppression. Pour archiver, utilisez les dossiers et/ou les stratégies de rétention. Les catégories restent utiles pour retrouver ensuite.

Puis‑je créer des sous‑catégories ?
Pas nativement. Simulez‑les avec des préfixes ([PROJET] – Alpha, [PROJET] – Beta) et une couleur commune.

Mes catégories s’affichent‑elles partout ?
Oui sur les clients modernes qui les prennent en charge. Dans certains contextes partagés, un collègue devra « ajouter à sa liste » une catégorie inconnue pour bénéficier de la couleur.

Comment rechercher par catégorie ?
Utilisez l’opérateur : category:"Nom de la catégorie", combinable avec d’autres critères (from:, hasattachment:yes, etc.).

Checklist rapide

Définissez quatre à sept familles de catégories et réservez une couleur à chaque famille.
Créez des préfixes standard et documentez la nomenclature dans un mini guide d’équipe.
Activez deux à trois règles d’assignation automatique pour vos flux majeurs.
Installez un ou deux Quick Steps pour vos routines quotidiennes.
Exposez la colonne Catégories dans vos vues et testez un regroupement par thème sur le dossier Boîte de réception.
Exportez un CSV de vos catégories une fois par trimestre pour sauvegarde.
Nettoyez la liste : renommez, fusionnez, archivez les catégories peu utilisées.

Résumé

Outlook ne bride pas le nombre de catégories : vous pouvez en créer autant que nécessaire. La seule limite fonctionnelle visible est la palette de vingt‑cinq couleurs, contournable par une nomenclature rigoureuse et des préfixes lisibles. En combinant règles, Quick Steps, recherche par opérateurs et bonnes pratiques de gouvernance, les catégories deviennent un levier puissant pour organiser des volumes importants de mails sans recourir à des arborescences de dossiers complexes. Gardez une liste claire, sauvegardez‑la, et utilisez les outils de maintenance comme outlook.exe /cleanviews en cas d’anomalie d’affichage. Vous disposerez ainsi d’un système simple, robuste et durable, que vous soyez sur Outlook Web, Windows ou Mac.