Depuis mars 2024, Microsoft Bookings ajoute parfois un lien Teams « Join your appointment » aux e‑mails, même si l’option Teams est désactivée. Voici les causes concrètes et des solutions éprouvées pour rétablir des invitations strictement téléphoniques, pas à pas.
Problématique
Des organisations constatent l’apparition intempestive d’un bouton Join your appointment (ou d’un lien Microsoft Teams) dans les e‑mails de confirmation et de rappel émis par Bookings. Le message laisse croire à une visioconférence alors qu’un appel téléphonique était prévu. Résultat : candidats et clients se connectent à Teams, les recruteurs attendent un appel, et chacun perd du temps.
- Le lien se manifeste parfois malgré le commutateur Ajouter un lien Teams positionné sur Désactivé au niveau du service.
- Un fichier ICS joint peut aussi contenir « Microsoft Teams » comme emplacement par défaut, ce qui entretient la confusion.
- Le phénomène est observé sur des réservations partagées (Shared Bookings) comme sur des réservations personnelles (Personal Booking Pages).
Causes identifiées
- Paramètre « Envoyer une invitation de réunion au client » dans un service partagé Dans Services ▸ Modifier le service ▸ Notifications, si l’option Envoyer une invitation de réunion au client en plus de l’e‑mail de confirmation est activée, Bookings génère un rendez‑vous Outlook. Or, sur de nombreux tenants, Microsoft Teams est l’emplacement par défaut d’Outlook : l’invitation ICS inclut donc un lien de réunion Teams, même si le service Bookings n’a pas explicitement demandé de lien Teams.
- Champ « Location » conservé sur « Teams meeting » dans une réservation personnelle Sur une Personal Booking Page, le champ Location peut rester positionné sur Teams meeting. Même avec le commutateur Teams désactivé, ce paramètre suffit à injecter un lien dans l’e‑mail et l’ICS.
- Évolution côté Microsoft autour de mars 2024 Plusieurs administrateurs rapportent un changement de la logique Bookings (libellés « Change Location / Join Meeting », réactivation d’options, etc.). Aucune note publique ne l’a systématiquement documenté. Le comportement ressemble à un déploiement progressif ou à un correctif en cours qui a modifié la manière dont l’ICS est produit.
Ce qu’il faut comprendre de la mécanique interne
La clé est de distinguer l’e‑mail Bookings de l’invitation Outlook générée en parallèle :
- E‑mail Bookings : message HTML contrôlé par le service (modèle personnalisable). Il peut ne pas contenir de bouton Teams.
- Invitation Outlook (ICS) : si elle est créée, son « Location » et sa logique de réunion proviennent d’Outlook/Teams. L’ICS est alors le principal vecteur qui réintroduit un lien vidéo.
Autrement dit, même si Ajouter un lien Teams est désactivé dans Bookings, l’existence d’une invitation Outlook (via l’option « Envoyer une invitation de réunion ») ou un Location pré‑renseigné sur « Teams meeting » suffit à faire réapparaître un lien.
Solutions et bonnes pratiques
| Cas | Étapes proposées | Remarque |
|---|---|---|
| Réservation personnelle | Ouvrir la Personal Booking Page. Basculer le champ Location sur « None » ou saisir le numéro de téléphone. Vérifier que Ajouter un lien Teams est bien Désactivé. | Le lien disparaît des e‑mails et des ICS. |
| Réservation partagée (Shared Bookings) | Dans la page du service concerné, cliquer Services ▸ Modifier ▸ Notifications. Décocher Envoyer une invitation de réunion au client…. Enregistrer puis republier la page si nécessaire. | Empêche l’envoi de l’ICS Outlook/Teams au client. |
| Tous types | Vider le cache du navigateur et repubier la page. Effectuer un test de réservation fictif avec une adresse externe fraîche. Si le lien persiste, ouvrir un ticket Microsoft 365 en citant la référence MC715674 – Bookings Teams link. | Les changements peuvent prendre quelques minutes. Un rafraîchissement forcé s’impose. |
Procédures détaillées
Réservation personnelle : sécuriser le champ « Location »
- Ouvrez votre Personal Booking Page dans Bookings.
- Dans les paramètres du créneau ou du service personnel, repérez Location.
- Choisissez None (aucun lieu) ou saisissez explicitement le numéro à appeler (par exemple : « Entretien téléphonique – +33 X XX XX XX XX »).
- Assurez‑vous que l’option Ajouter un lien Teams est Désactivée.
- Enregistrez, republiez, puis faites un test de réservation avec une adresse externe (Gmail/Outlook.com) pour valider l’e‑mail et l’ICS.
Réservation partagée : éviter la génération d’ICS Teams
- Ouvrez Services puis sélectionnez le service concerné.
- Cliquez Modifier ▸ Notifications.
- Décochez Envoyer une invitation de réunion au client en plus de l’e‑mail de confirmation.
- Enregistrez, publiez, et validez par un test de réservation.
Personnaliser les e‑mails pour lever toute ambiguïté
Dans Services ▸ Notifications ▸ Rédiger un e‑mail personnalisé, remplacez toute mention de visioconférence par un texte explicite :
Objet : Confirmation de votre entretien – appel téléphonique
Bonjour,
Votre entretien se déroulera par téléphone à la date et l’heure indiquées.
Merci de ne pas rejoindre de lien Teams.
Nous vous appellerons au numéro fourni : +33 X XX XX XX XX.
Cordialement,
Service Recrutement Contrôle au niveau du tenant
Les administrateurs M365 peuvent désactiver la création automatique de réunions Teams pour Bookings à l’échelle de l’organisation :
Set-OrganizationConfig -BookingsTeamsMeetingEnabled $false
- Nécessite le rôle Exchange Online Organization Management.
- Après modification, prévoir un délai de propagation. Valider via des tests réels.
Check‑list de diagnostic rapide
- Le bouton Join your appointment apparaît‑il uniquement dans l’e‑mail, dans l’ICS, ou dans les deux ?
- Le service est‑il partagé ou personnel ?
- Dans les services partagés, l’option Envoyer une invitation de réunion… est‑elle cochée ?
- Dans les pages personnelles, le Location est‑il réglé sur None ou sur « Teams meeting » ?
- Le modèle d’e‑mail a‑t‑il été actualisé pour préciser « appel téléphonique » et supprimer toute mention de lien vidéo ?
- Un test externe récent (nouvelle adresse, cache vidé) confirme‑t‑il la correction ?
Tableau de correspondance des paramètres et du résultat
| Contexte | Paramètre/valeur | Effet observé | Action corrective |
|---|---|---|---|
| Service partagé | Envoyer une invitation de réunion : Activé | Création d’un ICS Outlook avec Location : Microsoft Teams | Désactiver l’option ou remplacer Location par « None » |
| Personal Booking Page | Location : Teams meeting | Insertion d’un lien Teams dans l’e‑mail/ICS | Basculer sur None ou numéro de téléphone |
| Tenant | -BookingsTeamsMeetingEnabled $true | Réunions Teams activées par défaut pour Bookings | Forcer à $false au besoin |
| Modèle d’e‑mail | Mentions de « rejoindre la réunion » | Confusion côté client/candidat | Clarifier – « appel téléphonique, pas de lien à rejoindre » |
Dépannage avancé
Quand le lien persiste malgré les corrections
- Tester avec un nouvel utilisateur et une nouvelle adresse externe : certains caches côté client peuvent montrer d’anciens ICS.
- Vérifier un éventuel modèle d’équipe (si plusieurs agents sont affectés) : un paramètre Location hérité peut réécrire la valeur lors de la génération de l’ICS.
- Examiner le contenu de l’ICS : le champ LOCATION doit être vide ou explicite (« Appel téléphonique »). Si « Microsoft Teams Meeting » réapparaît, la source est Outlook.
- Contrôler les boîtes ressources : si le service réserve une salle virtuelle ou un compte de réunion, un add‑in Teams peut réinjecter un lien.
Scripts d’audit rapides
Vérifier le paramètre d’organisation :
Get-OrganizationConfig | Select-Object BookingsTeamsMeetingEnabled
Confirmer la publication du service Bookings (selon vos pratiques internes) et répéter un test de bout en bout après chaque modification.
Communication et expérience candidat
- Prévenez explicitement que l’échange est par téléphone, sans lien à rejoindre.
- Placez le numéro d’appel en évidence dans l’e‑mail et, si vous envoyez un ICS, dans le champ Location.
- Évitez les formulations ambigües (« rejoindre », « connecter »). Préférez « nous vous appellerons ».
Exemples de messages prêts à l’emploi
Confirmation
Bonjour,
Votre entretien aura lieu par téléphone à la date et l’heure indiquées.
Merci de ne pas cliquer sur un lien de réunion.
Nous vous appellerons au : +33 X XX XX XX XX.
Cordialement,
L’équipe Recrutement Rappel
Rappel de votre rendez-vous (appel téléphonique) :
Date/heure : …
Numéro utilisé : +33 X XX XX XX XX
Aucune action requise de votre part, restez joignable à l’heure convenue.
Surveillance de l’état du service
En cas d’anomalie persistante (réapparition du lien après correctifs), surveillez le Service Health dans le Centre d’administration Microsoft 365. Microsoft publie souvent des communications (identifiants d’incident de type EX/BO) avant la résolution globale. Lors de l’ouverture d’un ticket, mentionnez la référence MC715674 – Bookings Teams link observée dans des cas similaires.
Plan d’action express
- Neutraliser l’ICS côté service partagé : décocher « Envoyer une invitation de réunion au client ».
- Assainir « Location » côté pages personnelles : « None » ou numéro d’appel.
- Clarifier l’e‑mail : supprimer toute mention de visioconférence, ajouter la mention « appel téléphonique ».
- Vider le cache, republier, et tester avec une adresse externe.
- Escalader au tenant si besoin :
Set-OrganizationConfig -BookingsTeamsMeetingEnabled $falsepuis valider.
FAQ
Pourquoi un lien Teams s’ajoute alors que j’ai désactivé “Ajouter un lien Teams” ?
Parce que l’invitation Outlook générée en parallèle (via « Envoyer une invitation de réunion ») peut définir Microsoft Teams comme emplacement par défaut. C’est l’ICS, davantage que l’e‑mail Bookings, qui réintroduit le lien.
Mes e‑mails sont corrects mais le candidat reçoit encore un lien ; pourquoi ?
L’e‑mail Bookings est correct, mais l’ICS joint contient un lien Teams. Désactivez l’ICS côté service ou basculez le Location à « None ».
Changer l’option au niveau du tenant impacte‑t‑il tous les services ?
Oui, le paramètre d’organisation agit comme un garde‑fou. Conservez néanmoins les bonnes pratiques au niveau de chaque service pour éviter les régressions.
Les rendez‑vous déjà planifiés seront‑ils modifiés ?
Non, en général les invitations existantes ne sont pas réécrites. Replanifiez ou renvoyez des confirmations corrigées si l’erreur persiste sur des événements à venir.
Erreurs courantes à éviter
- Penser qu’un commutateur Teams désactivé suffit partout : vérifiez aussi l’ICS et le Location.
- Modifier sans publier ou sans tester avec une nouvelle adresse externe.
- Laisser un modèle d’e‑mail flou qui entretient l’ambiguïté.
- Omettre d’indiquer le numéro d’appel dans l’e‑mail/Location.
Conclusion
Le lien Teams « Join your appointment » dans Bookings provient le plus souvent d’une invitation Outlook (ICS) activée ou d’un Location fixé à « Teams meeting ». En désactivant l’ICS côté service, en corrigeant le Location et en clarifiant vos modèles d’e‑mails, vous restaurez des invitations téléphoniques sans ambiguïté. Si l’anomalie persiste, un contrôle au niveau du tenant et la surveillance du Service Health permettent d’isoler les cas liés à un déploiement Microsoft.