Tout ce qu’il faut savoir pour acheter, attribuer et prouver la conformité de vos CAL par utilisateur pour Windows Server 2022, avec méthodes de calcul, procédures pas‑à‑pas et modèles prêts à l’emploi.
Vue d’ensemble de la question
Vous exécutez Windows Server 2022 et souhaitez acquérir des licences d’accès client (Client Access Licenses, CAL) par utilisateur afin que chaque collaborateur puisse accéder légalement aux services du serveur (authentification Active Directory, partages de fichiers, impression, etc.). Les points à trancher :
- La quantité de CAL à prévoir aujourd’hui et demain ;
- Le type de CAL (User CAL versus Device CAL), et le cas échéant les RDS CAL ;
- Le canal d’achat adapté (revendeur/CSP, volume licensing, etc.) ;
- L’activation quand elle s’applique, et la gestion des preuves de licence.
Réponse & solution synthétisées
| Étape | Que faire ? | Points de vigilance |
|---|---|---|
| 1. Évaluer le besoin | Comptez le nombre d’utilisateurs uniques susceptibles d’accéder au serveur, puis ajoutez une marge pour les arrivées futures. | Comparez avec une stratégie Device CAL (par poste) : restez flexible selon votre ratio utilisateurs/terminaux. |
| 2. Choisir le type de CAL | User CAL : une licence couvre un utilisateur pouvant se connecter depuis n’importe quel périphérique. Device CAL : une licence couvre un périphérique partagé par plusieurs utilisateurs. | Pour le télétravail/nomadisme, les User CAL sont souvent plus économiques malgré un prix unitaire un peu plus élevé. |
| 3. Sélectionner un canal d’achat | – Revendeur ou partenaire CSP agréé (ex. intégrateurs IT). – Volume Licensing (VLSC / Open Value / EA) pour des achats groupés ou si vous disposez déjà d’un accord. | Vérifiez l’agrément Microsoft ; exigez un devis mentionnant « Windows Server 2022 User CAL » et la langue/zone. |
| 4. Commander et recevoir les licences | Vous recevez : – un contrat ou accord de licence ; – un document faisant foi du nombre de CAL acquises ; – le cas échéant, une clé de produit ou un ID d’autorisation (VLSC). | Conservez ces documents ; en cas d’audit, ils prouvent votre conformité. |
| 5. Déclarer/activer les CAL | Pour les CAL « standards » (AD, fichiers, impression), aucune activation technique : conformité contractuelle. Pour les services licenciés (p. ex. Remote Desktop Services), ouvrez le Gestionnaire de licences RDS et installez les clés. | Tenez un inventaire à jour utilisateurs ↔ CAL. Planifiez un rappel annuel pour réajuster le stock. |
Principes essentiels de la licence Windows Server 2022
- Deux couches de licence : (1) la licence du serveur lui‑même (par cœurs) et (2) les CAL nécessaires pour chaque utilisateur ou appareil accédant aux services Windows Server.
- CAL par utilisateur (User CAL) : idéale quand un même collaborateur utilise plusieurs terminaux (PC pro, portable, tablette, device perso en BYOD, VDI, etc.).
- CAL par périphérique (Device CAL) : idéale pour des postes partagés (atelier, caisse, salle de formation).
- Version : la CAL doit être de la même version ou plus récente que la version de Windows Server accédée. Les User CAL 2022 donnent en général des droits d’accès à 2022 et aux versions antérieures (droits de rétroversion). Les droits vers des versions futures nécessitent la Software Assurance (SA).
- Multiplexage : l’usage d’intermédiaires (serveur web, pool de connexions, middleware) ne réduit pas le nombre de CAL requises. Comptez les utilisateurs finaux.
- Utilisateurs externes : pour un accès massif de tiers (clients, partenaires), vous pouvez remplacer des CAL nominatives par une licence External Connector par serveur physique. Pour un petit volume de tiers identifiables, des User CAL nominatives restent pertinentes.
- RDS CAL ≠ Windows Server CAL : si vos utilisateurs ouvrent des sessions Bureau à distance (RDP), il faut en plus des RDS CAL (par utilisateur ou par périphérique) et un serveur de licences RDS activé. Sans cela, les connexions expireront après la période de grâce.
Combien de User CAL acheter ? Méthode simple + exemples
Adoptez une approche en trois temps :
- Base installée : listez tous les utilisateurs internes (CDI, CDD, alternants, stagiaires longue durée) qui se connectent ou peuvent se connecter aux services Windows Server 2022.
- Exclusions raisonnées : excluez les comptes purement techniques (comptes de service, comptes système) et les externes couverts par un contrat External Connector le cas échéant.
- Marge d’évolution : ajoutez un coussin de 5 % à 15 % selon votre turnover ou vos plans de recrutement.
Formule pratique :
CAL à commander = (Utilisateurs éligibles – Exclusions valides) × (1 + marge)
Exemples chiffrés
| Scénario | Données | Calcul | Résultat |
|---|---|---|---|
| PME multi‑devices (BYOD, télétravail) | 120 employés, 10 comptes de service, marge 10 % | (120 – 0) × 1,10 | 132 User CAL |
| Atelier avec postes partagés | 50 opérateurs sur 18 postes, 6 postes de bureau dédiés, marge 5 % | Stratégie mixte : 18 Device CAL pour l’atelier + 6 User CAL pour les postes dédiés × 1,05 | 18 Device CAL + 7 User CAL (arrondi) |
| Accès externe clients | 2 000 clients avec accès portail fichiers | Évaluer External Connector par serveur plutôt que 2 000 User CAL | External Connector recommandé |
Astuce : capturez la situation « as‑is » (annuaire RH + AD), puis rafraîchissez tous les trimestres. Un delta d’achat trimestriel lisse les pics sans sur‑licencier.
User CAL ou Device CAL ? Grille de décision
| Critère | User CAL | Device CAL |
|---|---|---|
| 1 utilisateur, plusieurs appareils (PC, laptop, mobile, VDI) | Avantageux | Défavorable |
| Plusieurs utilisateurs, un poste partagé (atelier, kiosque) | Défavorable | Avantageux |
| Télétravail / nomadisme / BYOD | Souvent optimal | Peu flexible |
| Rotation forte des effectifs | Gestion nominative à suivre | Plus simple si postes fixes |
| Contrainte budgétaire unitaire | Prix unitaire souvent plus élevé | Prix unitaire souvent plus bas |
Stratégie mixte : vous pouvez mixer User CAL et Device CAL au sein d’un même environnement Windows Server. Attribuez le type le plus rentable par périmètre (atelier, front office, nomades).
Procédure d’achat recommandée
- Choisir le canal
Cas courant : passer par un revendeur/partenaire CSP agréé qui vous délivrera un devis « Windows Server 2022 User CAL ».
Cas entreprise : utiliser votre accord de licences en volume (Open Value, MPSA, EA) et récupérer les attributions dans le centre de gestion (VLSC/Microsoft 365 Admin, selon contrat). - Vérifier le libellé
Assurez‑vous que figurent explicitement : Windows Server 2022 – User CAL, langue, zone géographique, quantité, éventuellement Software Assurance (SA) et durée. - Commander
Émettez votre bon de commande/requisição interne, validez le devis, et exigez un document faisant foi (confirmation d’attribution, facture, certificat). - Réceptionner et archiver
Conservez : facture signée, contrat/accord, License Statement ou équivalent, ID d’autorisation/contrat (si volume), et toute clé reçue pour des produits nécessitant une activation (RDS CAL). - Enregistrer dans votre référentiel
Mettez à jour l’inventaire (voir modèle ci‑dessous) et rattachez chaque ligne à la preuve d’achat.
Ordre de grandeur des tarifs (indicatif)
En 2025, sur le marché européen, une User CAL Windows Server 2022 se négocie typiquement entre 32 € et 38 € HT à l’unité, avec des remises par paliers de quantité. Ces valeurs varient selon le pays, le contrat et le partenaire. Intégrez la Software Assurance si vous anticipez une montée de version.
Activation, déclaration et conformité
Windows Server CAL (AD, fichiers, impression, etc.)
- Pas d’activation technique : aucune saisie de clé dans Windows Server. La conformité est documentaire (contrats, factures, inventaire).
- Traçabilité : alimentez un registre nominatif (qui possède quoi, depuis quand, selon quel justificatif).
- Rappels : programmez un contrôle semestriel/annuel de vos ratios et ajustez les volumes.
RDS CAL (sessions Bureau à distance)
- Installez le rôle Services Bureau à distance et le composant Gestionnaire de licences RDS.
- Dans le Gestionnaire de licences RDS, activez le serveur de licences.
- Installez vos RDS CAL : indiquez le programme d’achat (CSP/Volume), l’ID/numéro de contrat et la quantité. Choisissez le mode « Par utilisateur » ou « Par périphérique » selon vos licences.
- Affectez ce serveur de licences à vos hôtes de session RDS et vérifiez la remontée de conformité.
Rappel : les RDS CAL s’ajoutent aux Windows Server CAL. On a donc, pour un utilisateur RDS, deux licences distinctes à considérer.
Cas particuliers, pièges fréquents et bonnes pratiques
- Comptes de service / tâches planifiées : ils ne représentent pas des utilisateurs finaux. Ne les comptez pas en CAL nominatives, mais vérifiez qu’aucun humain n’utilise ces comptes.
- Robots, imprimantes, IoT : un périphérique non humain qui accède à un service Windows Server peut exiger une Device CAL si vous ne le couvrez pas par un autre mécanisme contractuel.
- Multiplexage : un portail ou un service intermédiaire ne « cache » pas des utilisateurs. Calculez toujours au niveau des utilisateurs finaux.
- Externes : pour beaucoup de tiers (distributeurs, clients), l’option External Connector par serveur peut être plus simple que des CAL nominatives dispersées.
- Éditions Standard vs Datacenter : le type de CAL Windows Server ne change pas entre éditions ; c’est la licence du serveur (par cœurs) qui diffère. La CAL reste requise pour accéder aux services, quelle que soit l’édition.
- Versioning : CAL 2022 → accès à Windows Server 2022 (et antérieurs). Pour accéder à une version ultérieure, prévoyez la SA ou mettez à niveau vos CAL.
- Environnements virtualisés/VDI : l’accès à un contrôleur de domaine, un serveur de fichiers ou un serveur d’impression depuis des VMs requiert également des CAL. Le fait d’être « dans la même VM hôte » ne dispense pas.
- BYOD : confirmez dans votre charte IT que l’usage de terminaux personnels est autorisé, et couvrez‑le par des User CAL.
- Fin de période de grâce RDS : en l’absence de RDS CAL, les connexions RDP cesseront de fonctionner après la période de grâce. Anticipez l’installation du serveur de licences.
- Preuves : centralisez facture, contrat et inventaire. En cas d’audit, la cohérence de ces trois éléments est déterminante.
Modèle d’inventaire de licences (exemple)
| Utilisateur | Type de licence | Version | Date d’attribution | Justificatif | Commentaire |
|---|---|---|---|---|---|
| Dupont, Alice | User CAL Windows Server | 2022 | 2025‑03‑15 | Facture #WS‑2025‑0031 | Nomade (BYOD) |
| Poste‑Atelier‑07 | Device CAL Windows Server | 2022 | 2025‑02‑01 | Contrat OpenValue #AV‑2219 | Partagé 3 équipes |
| Martin, Hugo | RDS CAL (par utilisateur) | 2022 | 2025‑05‑02 | Licence RDS Lot #RDS‑115 | Accès ERP en RDS |
Conseil : rattachez chaque ligne à une pièce jointe (scan facture/contrat) dans votre outil ITSM ou votre coffre‑fort documentaire.
Checklists prêtes à l’emploi
Avant l’achat
- Liste des utilisateurs internes qui accèdent (ou peuvent accéder) à Windows Server.
- Inventaire des postes partagés vs utilisateurs nomades.
- Décision User CAL / Device CAL par périmètre.
- Besoin RDS ? (sessions Bureau à distance) → prévoir RDS CAL.
- Projection 12 mois (arrivées, projets) → marge de sécurité.
- Choix du canal (CSP/Volume) et du partenaire.
Après l’achat
- Archivage des preuves (contrat, facture, license statement, ID d’autorisation).
- Mise à jour de l’inventaire nominatif.
- Activation du serveur de licences RDS (si applicable) et installation des RDS CAL.
- Communication interne (charte BYOD, process de demande de CAL).
- Planification des revues (trimestrielle/annuelle).
FAQ – Questions courantes
Peut‑on mixer User CAL et Device CAL ?
Oui. Vous pouvez mixer les deux types dans le même environnement. L’important est de garantir que chaque accès est couvert par au moins une CAL valide (utilisateur ou périphérique).
Dois‑je acheter des CAL pour les comptes de service ?
Non, les comptes techniques ne représentent pas des utilisateurs finaux. En revanche, soyez vigilant à ce qu’aucun humain n’utilise un compte de service pour se connecter.
Les CAL sont‑elles « transférables » ?
Vous pouvez réaffecter une User CAL lorsque l’utilisateur quitte l’entreprise, selon des conditions raisonnables (ex. attendre 90 jours entre deux réaffectations, selon politique contractuelle). Documentez chaque mouvement.
Les CAL expirent‑elles ?
Les CAL perpétuelles n’expirent pas, mais elles sont liées à une version. Sans SA, une montée de version du serveur nécessite de nouvelles CAL.
RDS CAL : « par utilisateur » ou « par périphérique » ?
La logique est la même que pour Windows Server CAL : privilégiez « par utilisateur » si un collaborateur utilise plusieurs appareils ; « par périphérique » si plusieurs personnes partagent un même poste.
Azure / cloud : ai‑je encore besoin de CAL ?
Si vous utilisez des machines Windows Server hébergées (IaaS) et que vos utilisateurs y accèdent, les obligations de CAL demeurent. Certaines offres par abonnement incluent des droits spécifiques ; vérifiez vos contrats.
Le multiplexage (proxy, portail) réduit‑il les CAL ?
Non. Même si un middleware « pool » les connexions, vous devez couvrir les utilisateurs finaux qui consomment le service.
Dois‑je acheter des RDS CAL si j’utilise seulement l’administration RDP ?
Non, l’administration à distance de Windows Server (jusqu’à deux sessions d’administration) est couverte par la licence serveur. En revanche, toute utilisation applicative / session de travail nécessite des RDS CAL.
Politique interne de gestion des CAL (exemple concis)
Objet : garantir la conformité des accès aux services Windows Server 2022.
Portée : tous les collaborateurs internes et dispositifs ayant accès aux contrôleurs de domaine, partages de fichiers, impressions et services applicatifs sous Windows Server.
Règles : (1) une User CAL par collaborateur nomade ; (2) une Device CAL par poste partagé ; (3) RDS CAL pour toute session RDP utilisateur ; (4) inventaire tenu dans l’outil ITSM ; (5) revue semestrielle.
Preuves : factures, contrats, license statements, export de l’inventaire. Conservation : 7 ans.
Étapes pratiques pas‑à‑pas (résumé opérationnel)
- Exportez la liste des utilisateurs AD et croisez‑la avec votre annuaire RH.
- Découpez vos périmètres (nomades → User CAL, postes partagés → Device CAL).
- Calculez la quantité, ajoutez 10 % de marge, validez avec la DSI et les achats.
- Choisissez le canal (CSP/Volume), exigez un devis clair (Windows Server 2022 User CAL).
- Commandez, archivez les preuves, mettez à jour l’inventaire.
- Si RDS : activez le serveur de licences et installez les RDS CAL.
- Diffusez la politique interne (charte BYOD, processus de demande) et planifiez la revue.
Conclusion
Pour Windows Server 2022, l’option User CAL est généralement la plus rentable dès que vos collaborateurs utilisent plusieurs terminaux ou travaillent à distance. Avec une méthode de dimensionnement simple, un canal d’achat maîtrisé et une tenue rigoureuse des preuves (inventaire + contrats + factures), vous sécurisez à la fois la conformité logicielle et votre agilité future (montées de version, nouveaux usages, RDS, etc.).
Récap rapide : comptez vos utilisateurs finaux, choisissez User ou Device selon les cas d’usage, n’oubliez pas les RDS CAL si vous avez des sessions Bureau à distance, et archivez tout.