Le nouveau client Outlook transforme radicalement la gestion des courriers. Finis les fichiers PST encombrants : tout est synchronisé dans le cloud Exchange Online/Outlook.com. Cet article détaille où sont réellement stockés vos messages, comment gérer plusieurs adresses dans Exchange Online Plan 1, pourquoi les fichiers PST se corrompent dans Outlook classique et, surtout, comment protéger vos données au quotidien.
Où sont stockés les messages dans Outlook – nouvelle version
Une architecture 100 % cloud pensée pour Microsoft 365
Depuis 2023, « Outlook (nouvelle version) » repose entièrement sur les services Exchange Online (pour les abonnés Microsoft 365) ou Outlook.com (pour les comptes grand public). Toutes les boîtes aux lettres, l’historique des dossiers et même les brouillons sont conservés sur les serveurs de Microsoft, répliqués sur plusieurs centres de données à travers le monde. Autrement dit :
- Aucun fichier .pst n’est créé – la messagerie reste accessible via n’importe quel appareil après authentification.
- Le .ost « classique » disparaît : il n’existe qu’un cache minimal, chiffré, destiné à accélérer l’affichage hors ligne.
- Les règles de rétention et la protection contre la perte de données (DLP) s’appliquent côté serveur, garantissant une conformité continue.
Le nouveau cache local : pourquoi il est impossible (et inutile) de le sauvegarder
Le cache réside désormais sous %LOCALAPPDATA%\Packages\Microsoft.OutlookForWindows\* et utilise la technologie Edge WebView 2. Sa taille n’excède que quelques centaines de mégaoctets ; dès qu’Outlook détecte une incohérence ou un changement de machine, il recrée automatiquement ce tampon. Vous pouvez donc :
- Réinstaller Windows ou changer de PC sans vous soucier d’un export manuel.
- Éviter les utilitaires tiers de sauvegarde : ils n’accèdent pas au cache protégé.
- Compter sur la reprise d’activité dès la première connexion à votre compte Microsoft 365.
Gestion hors connexion : que se passe‑t‑il en avion ?
La nouvelle application prévoit un « Mode Hors connexion ». Elle conserve les 30 derniers jours de messages et tous ceux marqués Disponible hors ligne. Il suffit de sélectionner un dossier, puis Garder hors connexion pour conserver son contenu localement. N’oubliez pas que la recherche reste limitée ; pour fouiller toute l’historique, vous devrez retrouver la connexion Internet.
Gérer plusieurs adresses avec Exchange Online Plan 1
Pourquoi les alias remplacent avantageusement les boîtes secondaires
Avec une licence Exchange Online Plan 1 (incluse dans majorité des abonnements Microsoft 365 Business Standard et Apps for Business), vous bénéficiez d’un maximum de 400 alias gratuits par utilisateur. Chaque alias :
- Partage le même quota : pas besoin de surveiller des boîtes dispersées.
- Passe outre les frais de licence supplémentaires ; une simple adresse suffit.
- Se crée en quelques secondes depuis le Centre d’administration Microsoft 365 (Utilisateurs actifs ► Adresse e‑mail ► Gérer l’alias).
| Besoin courant | Solution avec Plan 1 |
|---|---|
| Recevoir sur plusieurs adresses | Déclarez jusqu’à 400 alias ; tous les e‑mails arrivent dans la même boîte. |
| Envoyer depuis un alias | Activez la fonctionnalité Send from Alias :Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $Truepuis sélectionnez l’alias dans le champ De. |
| Envoyer depuis deux domaines distincts | Créez un alias @autredomaine.fr. Si vous avez besoin de quotas ou signatures dédiés, créez une boîte partagée gratuite ou attribuez une deuxième licence utilisateur. |
Limitations à connaître avant d’ajouter le 401e alias !
- Chaque alias doit pointer vers un domaine vérifié dans votre tenant Azure AD.
- Les alias ne disposent pas d’une signature Outlook différente par défaut ; utilisez une règle de transport ou un plug‑in de signature centralisée.
- Le journal d’audit (EAC ► Audit) enregistre l’adresse réelle utilisée lors de l’envoi, utile pour la traçabilité RGPD.
Comprendre et réparer les corruptions récurrentes de fichiers PST dans Outlook classique
Pourquoi les fichiers PST se corrompent‑ils ?
Le format PST, conçu il y a plus de 20 ans, limite un même conteneur à 50 Go. Au‑delà de 20 Go, on observe déjà :
- Une fragmentation interne : chaque suppression laisse des « trous ». Outlook doit sans cesse ré‑indexer l’ensemble.
- Des conflits de verrouillage : si OneDrive/Dropbox tente de synchroniser le fichier ouvert, des blocs inachevés provoquent des erreurs CRC.
- Des erreurs d’E/S : une tension d’alimentation ou un secteur défectueux sur le disque suffit à déstabiliser la structure b‑tree du PST.
Procédure de réparation pas à pas : l’outil SCANPST.EXE
- Fermez toutes les instances d’Outlook et de Teams.
- Lancez
SCANPST.EXE; il se trouve dans le même dossier que OUTLOOK.EXE (C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16). - Cliquez sur Parcourir, sélectionnez le *.pst* concerné, puis Analyser.
- Lorsque le diagnostic signale des erreurs, choisissez Réparer. L’outil crée une sauvegarde .bak avant de corriger.
- Redémarrez Outlook ; laissez‑le re‑cartographier l’index de recherche.
Si vous obtenez systématiquement le message « Cannot start Microsoft Outlook » après réparation, créez un nouveau profil : Panneau de configuration ► Courrier ► Afficher les profils ► Ajouter. Importez ensuite votre PST sain.
Prévenir les corruptions futures
- Scindez tout PST de plus de 20 Go : archivez par année (Fichier ► Informations ► Outils de nettoyage ► Archiver).
- Désactivez la synchronisation OneDrive/Dropbox sur les dossiers contenant des PST.
- Surveillez la santé du disque (CrystalDiskInfo, S.M.A.R.T.).
- Supprimez les compléments COM inutiles dans Fichier ► Options ► Compléments.
- Migrez vers Exchange Online : les messages restent côté serveur, éliminant quasi totalement les risques locaux.
Conseils pratiques pour un usage serein d’Outlook en 2025
Exporter ponctuellement vos données
Bien que les PST ne soient plus nécessaires, certains services juridiques exigent une archive hors ligne. Vous pouvez toujours effectuer :
- Fichier ► Ouvrir & exporter ► Exporter ► Exporter vers un fichier ► Fichier de données Outlook (.pst).
- Stockez ensuite la sauvegarde sur un NAS ou disque dur externe chiffré (BitLocker).
Basculer entre Outlook classique et nouvelle version
L’interrupteur Revenir à Outlook (en haut à droite) reste disponible en septembre 2025. Profitez‑en pour :
- Revenir temporairement au client classique si un complément métier n’est pas encore compatible ;
- Utiliser SCANPST directement depuis la même interface ;
- Tester la nouvelle interface puis revenir sans impacter vos données : le changement n’affecte que l’UI, pas la boîte serveur.
Accessibilité et ergonomie
La largeur du volet de navigation latéral (Mail / Calendrier / Contacts) n’est pas encore réglable pixel par pixel. Microsoft annonce une mise à jour majeure d’accessibilité d’ici fin 2025 pour répondre aux exigences WCAG 2.2. En attendant, utilisez Ctrl + Molette pour ajuster l’affichage.
Contacter efficacement le support Microsoft 365
Le canal de support dépend de l’adresse connectée. Pour éviter le message « Vous utilisez un compte gratuit », assurez‑vous de :
- Vous connecter avec l’adresse principale de votre abonnement Business Premium.
- Disposer du rôle Support Request Contributors dans Azure AD pour créer un ticket.
- Joindre les journaux de diagnostic :
%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook\Diagnostics.
FAQ express
Le nouveau cache local est‑il chiffré ?
Oui : il utilise Windows DPAPI + chiffrement TLS 1.3 pendant la synchronisation. Même si quelqu’un copie le dossier, il reste illisible hors du profil Windows original.
Puis‑je augmenter la fenêtre hors connexion à plus de 30 jours ?
Pas encore. Microsoft teste une option côté serveur pour autoriser 90 jours, disponible d’abord dans le canal Beta.
Combien coûte Exchange Online Plan 1 ?
4,20 € HT par utilisateur et par mois (prix public septembre 2025). Inclus : 50 Go de boîte aux lettres, alias illimités, Connecteurs SMTP, MAPI/Graph, EWS, POP, IMAP (désactivables).
En résumé
- Outlook nouvelle version conserve toutes vos données dans le cloud ; plus aucun fichier PST ou OST à sauvegarder.
- Exchange Online Plan 1 suffit pour recevoir et envoyer depuis plusieurs adresses ; activez Send from Alias pour expédier des e‑mails depuis vos alias.
- Outlook classique reste pertinent pour réparer un PST via SCANPST, mais la migration vers Exchange Online élimine la plupart des corruptions.
- Bonne pratique : exportez ponctuellement un PST d’archive pour répondre aux obligations légales.