Vous avez supprimé vos signatures dans Outlook, mais elles continuent d’apparaître ? Suivez ce guide exhaustif pour comprendre pourquoi ces entrées fantômes persistent et comment les éradiquer définitivement, que vous utilisiez Outlook classique, le Nouvel Outlook ou Outlook pour Mac.
Vue d’ensemble du problème
Outlook stocke les signatures dans plusieurs emplacements : un dossier local sur le poste, un cache temporaire et, depuis 2022, un service « Signatures roaming » hébergé dans le cloud Microsoft 365. Lorsque vous choisissez Fichier ▸ Options ▸ Mail ▸ Signatures et que vous supprimez un modèle, Outlook ne fait souvent que retirer l’entrée de la base locale sans toucher :
- la copie physique des fichiers
.htm,.rtfet.txtdans%appdata%\Microsoft\Signatures; - les données mises en cache dans
%localappdata%\Microsoft\Outlook; - l’objet cloud associé au compte si la synchronisation des signatures est activée.
Résultat : au prochain lancement, Outlook réindexe ces sources et réinsère les signatures prétendument « supprimées » dans le sélecteur.
Tableau récapitulatif des solutions
| Niveau | Procédure | Détails essentiels |
|---|---|---|
| 1. Vérification rapide dans Outlook | 1. Fichier ▸ Options ▸ Mail ▸ Signatures. 2. Dans le sélecteur « Compte de messagerie », choisir Signatures sur cet appareil (ou équivalent). 3. Supprimer manuellement chaque signature résiduelle, puis valider par OK. | Ces signatures sont locales ; il peut exister deux entrées : « sur ce périphérique » et « dans le cloud ». |
| 2. Suppression manuelle dans Windows | 1. Fermer Outlook. 2. Win + R → %appdata%\Microsoft\Signatures.3. Supprimer les trois fichiers ( .htm, .rtf, .txt) et le dossier correspondant au nom de la signature indésirable.4. Rouvrir Outlook. | Le cache local n’est vidé qu’en supprimant physiquement ces fichiers. |
| 3. Étapes complémentaires si le problème persiste | • Vider la corbeille et redémarrer Windows pour libérer les poignées de fichiers. • Déconnecter / reconnecter le compte Outlook si la signature est synchronisée via Microsoft 365. • Mettre Outlook à jour ou lancer une réparation rapide via Applications installées ▸ Microsoft 365 ▸ Modifier. | Des signatures stockées dans le cloud peuvent réapparaître ; désactivez Stocker les signatures dans le cloud si nécessaire. |
Comprendre les trois sources de signatures
1. Dossier utilisateur Windows
Chaque signature est enregistrée sous quatre formes :
- un fichier HTML pour la mise en forme riche ;
- un fichier RTF pour les clients qui ne gèrent pas le HTML ;
- un fichier TXT pour le texte brut ;
- un sous‑dossier contenant les éventuelles images embarquées.
2. Cache MAPI local
Le fichier OST d’Outlook conserve une copie du modèle par commodité. Quand vous lancez Outlook hors ligne, c’est cette version qui apparaît.
3. Service « Signatures roaming »
Activé par défaut sur Microsoft 365 depuis la version 2209, ce service pousse les signatures vers tous les terminaux connectés. Une suppression locale n’est donc pas suffisante ; il faut également effacer l’objet cloud.
Méthodes avancées pour les administrateurs
Désactivation de la synchronisation cloud par stratégie
Windows Registry Editor Version 5.00
\[HKEY\_CURRENT\_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup]
"DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle"=dword:00000001 Déployer cette clé via GPO ou Intune empêche Outlook de restaurer les signatures stockées dans le cloud.
Script PowerShell de nettoyage automatisé
$sigPath = "$env:APPDATA\Microsoft\Signatures"
Get-ChildItem -Path $sigPath -Recurse |
Remove-Item -Force -Recurse
Write-Host "Signatures supprimées sur $env:COMPUTERNAME"Ajoutez le script à un objet de stratégie de connexion pour garantir la propreté des postes.
Scénarios détaillés selon la version d’Outlook
Outlook 2016/2019/LTSC
Ces versions ne prennent pas en charge le roaming. La suppression locale suffit, à condition de fermer Outlook avant d’effacer les fichiers.
Outlook Microsoft 365 (canal actuel)
• Version < 2209 : même logique que 2019.
* Version ≥ 2209 : vérifiez Fichier ▸ Options ▸ Mail ▸ Stocker les signatures dans le cloud. Désactivez, puis répétez la suppression manuelle.
Nouvel Outlook (Windows 11)
Le client léger n’utilise plus le dossier %appdata%. Toutes les signatures résident côté serveur ; allez dans Paramètres ▸ Mail ▸ Composer et répondre depuis Outlook sur le web (OWA), supprimez‑les, puis déconnectez / reconnectez l’application.
Outlook pour Mac
Les modèles se trouvent dans ~/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/Outlook/Outlook 15 Profiles/<Profil>/Data/Signatures. Fermez Outlook, effacez les fichiers, videz la corbeille et relancez.
Automatisation en environnement d’entreprise
Pour éviter le retour de signatures obsolètes sur des centaines de machines :
- GPO : déployer la clé registre ci‑dessus pour désactiver le roaming.
- Intune : utiliser un script PowerShell attribué aux groupes Azure AD.
- SCCM : créer un package « Nettoyage signatures Outlook » qui s’exécute à la fermeture de session.
Pensez à journaliser le nom du poste, l’utilisateur et la date pour prouver la conformité.
Bonnes pratiques pour éviter les doublons
- Utilisez des noms uniques (ex. Société‑Marketing‑FR‑2025) pour chaque signature.
- Évitez d’importer des images lourdes ; préférez les liens HTTPS vers un CDN.
- Limitez le nombre de variantes (ex. réponse interne, externe) pour réduire la maintenance.
- Documentez le processus de mise à jour dans votre base de connaissances IT.
Questions fréquentes (FAQ)
La signature réapparaît après une mise à jour Office ; que faire ?
Microsoft 365 réactive parfois Stocker les signatures dans le cloud après une mise à jour majeure. Vérifiez ce paramètre et répétez la suppression.
Puis‑je stocker mes signatures sur OneDrive ?
Oui, mais Outlook n’y fera pas référence automatiquement ; il faut copier les fichiers dans %appdata%\Microsoft\Signatures à chaque ouverture de session, par exemple via un script.
Comment migrer 500 signatures vers un nouveau logo ?
Utilisez PowerShell pour parcourir les fichiers HTML et remplacer la balise <img src="ancien_logo.png"> par la nouvelle URL. Testez sur un poste pilote avant déploiement.
Pourquoi la signature n’apparaît‑elle pas dans un nouveau courriel ?
Outlook n’injecte une signature par défaut que si elle est sélectionnée dans Nouveaux messages ou Réponses/Transferts. Ouvrez Options ▸ Mail ▸ Signatures pour vérifier l’association.
Les signatures affectent‑elles la performance d’Outlook ?
Une signature trop lourde (images > 200 Ko, nombreux liens) peut ralentir le rendu HTML, surtout sur des PC anciens. Optimisez vos images (format WebP ou PNG compressé).
Conclusion
Les signatures fantômes sont la conséquence d’une coexistence entre stockage local et synchronisation cloud. En suivant les étapes détaillées—suppression physique des fichiers, désactivation du roaming et nettoyage du cache—vous restaurerez un environnement propre et éviterez les doublons à l’avenir. Pour les administrateurs, l’automatisation via GPO ou Intune permet de maintenir durablement la conformité sur l’ensemble du parc.