Vous lancez un appel depuis un chat de groupe Teams et “composez” un invité au pied levé ? Voici ce que cette personne voit (ou ne voit pas) du chat, comment couper l’accès après son passage et les méthodes sûres pour éviter d’exposer l’historique.
Historique de chat Teams lors d’un appel de groupe avec un invité ajouté ponctuellement
Vue d’ensemble de la question
Le cas d’usage est fréquent : un chat de groupe “cœur” sert de fil de discussion à l’équipe. En plein échange, vous démarrez un appel depuis ce chat et ajoutez un intervenant externe (invité ou contact fédéré) uniquement pour quelques minutes. Les questions qui reviennent :
- L’invité non membre, ajouté pendant l’appel, a‑t‑il accès à l’historique antérieur du chat ?
- Une fois retiré, conserve‑t‑il un accès continu au chat ou aux nouveaux messages ?
- Peut‑on éviter que l’ajout pendant l’appel l’inscrive automatiquement dans le chat de groupe ?
Réponse courte
- Non, l’invité ajouté à la volée ne voit pas l’historique antérieur du chat de groupe. Il voit seulement ce qui est publié pendant sa présence.
- Une fois retiré du chat, il ne voit plus les nouveaux messages. Ce qu’il a déjà vu pendant sa présence reste visible de son côté.
- Si l’appel est démarré depuis le chat et que vous ajoutez l’invité via son compte Teams, Teams peut l’ajouter au chat pour la durée de la session (et au‑delà tant qu’il n’est pas retiré).
- Si vous composez un numéro PSTN (téléphone), la personne participe à l’audio/vidéo, mais n’a jamais accès au chat.
Comprendre les espaces de conversation Teams
Teams distingue plusieurs contextes qui conditionnent la visibilité du chat :
- Chat de groupe : fil de discussion persistant, auquel vous pouvez adosser un “appel instantané”. Le chat et l’appel partagent alors la même conversation.
- Réunion du calendrier (Meet Now ou planifiée) : conversation de réunion séparée du chat de groupe. Vous pouvez inviter qui vous voulez sans exposer votre fil privé.
- Réunion de canal : conversation attachée au canal. Les non‑membres du canal peuvent rejoindre la réunion, sans accès à l’historique du canal.
- Participants PSTN : appelés par numéro, ils ne disposent pas d’interface de chat Teams pour cette session.
Ce que l’invité voit selon le scénario
Le tableau ci‑dessous résume les comportements les plus courants :
| Contexte | Mode d’ajout | Historique visible par l’invité | Accès après l’appel | Recommandation |
|---|---|---|---|---|
| Appel lancé depuis un chat de groupe | Ajout du compte Teams de l’invité | Aucun historique antérieur. Voit les messages postés pendant sa présence. | S’il est resté ajouté au chat, accès continu aux messages ultérieurs ; retirez‑le pour couper l’accès futur. | Limiter la durée de présence et retirer du chat ensuite. |
| Appel lancé depuis un chat de groupe | Numéro PSTN (téléphone) | Rien (pas de chat visible). | Sans objet. | Préférable pour des interventions ponctuelles et sensibles. |
| Réunion Calendrier (Meet Now ou planifiée) | Invitation par lien ou ajout depuis la réunion | Voit le chat de la réunion uniquement, pas votre chat de groupe. | Accès persistant au chat de la réunion selon vos réglages (voir plus bas). | Solution idéale pour ne pas exposer le fil privé. |
| Réunion de canal | Invitation par lien, ajout ou via le calendrier | Pas d’accès à l’historique du canal. Chat limité au contexte de la réunion. | Pas d’accès au canal après l’appel si non membre. | Convient si l’activité vit déjà dans un canal d’équipe. |
Règles pratiques à retenir
- Ajouter un non‑membre pendant un appel n’expose pas l’historique passé de votre chat de groupe.
- L’invité voit et peut participer aux messages pendant sa présence ; ce qu’il a vu reste dans sa vue.
- Retirez cet invité du chat pour empêcher tout accès futur (l’action n’efface pas ce qu’il a déjà vu).
- Ajouter via PSTN n’expose jamais le chat.
Éviter d’ajouter l’invité au chat de groupe
Utiliser une réunion séparée
- Ouvrez Calendrier dans Teams, cliquez Réunion instantanée (ou planifiez).
- Invitez les membres du groupe + l’invité externe.
- Le chat de la réunion est indépendant de votre chat de groupe : rien n’est exposé.
Recourir à une réunion de canal
- Démarrez la réunion dans le canal de l’équipe appropriée.
- Les non‑membres peuvent rejoindre la réunion, mais n’accèdent pas aux publications du canal.
Composer un numéro PSTN
- Depuis la réunion, utilisez Ajouter des participants > Composer un numéro.
- La personne rejoint en audio/vidéo mais ne voit pas la conversation.
Si l’appel a été lancé depuis le chat de groupe
- Retirez immédiatement l’invité du chat dès son intervention terminée.
- Dans les Options de la réunion, réglez Discussion de la réunion sur Uniquement pendant la réunion pour limiter l’intervalle de conversation exploitable.
Paramétrages clés à connaître
Deux niveaux de paramétrage influencent la visibilité et la persistance : les options de la réunion (par réunion) et les stratégies Teams (au niveau de l’organisation).
Options de la réunion
| Option | Valeurs fréquentes | Effet sur la conversation | Quand l’utiliser |
|---|---|---|---|
| Discussion de la réunion | Activée / Uniquement pendant la réunion / Désactivée | Uniquement pendant la réunion restreint l’envoi de messages à l’intervalle de la réunion. N’efface pas le passé, mais réduit les fuites hors créneau. | Interventions ponctuelles de tiers. |
| Qui peut présenter | Organisateur uniquement / Personnes spécifiques / Tout le monde | Limiter qui peut partager ou admettre d’autres personnes évite des ajouts non souhaités. | Réunions sensibles avec externes. |
| Passer la salle d’attente | Personnes de mon org / Invités et personnes de mon org / Tout le monde | Contrôle fin des entrées ; vous pouvez préparer le chat avant d’admettre l’invité. | Briefer l’équipe en amont sans exposer l’invité. |
Stratégies d’organisation (administration)
- Accès invité (B2B) : autorise des comptes invités membre de votre tenant. Un invité membre ajouté au chat voit ce que vous autorisez.
- Accès externe/fédéré : permet des conversations/réunions avec d’autres domaines sans compte invité. Leurs droits de chat sont souvent plus restreints.
- Stratégie de réunion : possibilité d’imposer Discussion de la réunion : uniquement pendant la réunion par défaut pour certains groupes.
Bon à savoir : ces stratégies varient selon les politiques de votre organisation ; rapprochez‑vous de l’administrateur si un comportement diffère de ce guide.
Procédures pas à pas
Retirer un invité du chat après l’appel
- Ouvrez le chat de groupe.
- Cliquez sur Afficher et ajouter des participants (icône “personnes”).
- Repérez l’invité, cliquez sur Plus d’options > Supprimer du chat.
- Confirmez. L’invité perd l’accès aux nouveaux messages.
Lancer une réunion sans exposer votre chat privé
- Depuis Calendrier, choisissez Réunion instantanée ou Nouvelle réunion.
- Ajoutez vos collègues et l’invité dans la liste des participants.
- Ouvrez Options de la réunion et, si besoin, passez Discussion à Uniquement pendant la réunion.
- Commencez ; utilisez ce chat de réunion, séparé de votre fil “cœur”.
Composer l’invité en PSTN
- Pendant la réunion, cliquez Participants > Inviter des personnes.
- Saisissez le numéro de téléphone et appelez.
- L’intervenant participe à l’audio/vidéo sans aucune fenêtre de chat.
Bonnes pratiques d’hygiène conversationnelle
- Annoncer l’arrivée d’un invité et mettre en pause les sujets sensibles le temps d’ajuster les réglages.
- Pour les échanges ponctuels, privilégier une réunion ad hoc dédiée plutôt qu’un appel depuis le chat “cœur”.
- Retirer systématiquement l’invité du chat après l’intervention.
- Utiliser des canaux pour les travaux d’équipe pérennes ; réserver les chats privés aux échanges confidentiels.
- Pour un public externe, privilégier un ordre du jour clair et un chat minimaliste (réservé aux actions/decisions), puis documenter dans un espace interne.
Modèles de messages à copier‑coller
Annonce d’invité :
« Nous ajoutons [Prénom Nom] à l’appel pour un point rapide. Merci d’éviter les sujets sensibles le temps de son intervention. »
Clôture d’intervention :
« Merci [Prénom]. Nous allons te retirer du chat afin de préserver nos discussions internes. Nous partageons le compte‑rendu par e‑mail. »
FAQ détaillée
L’invité voit‑il des messages antérieurs si on l’ajoute pendant l’appel ?
Non. L’ajout pendant l’appel ne dévoile pas l’historique passé du chat de groupe. Seuls les messages postés pendant sa présence sont visibles.
Et si j’ajoute l’invité directement au chat (hors appel) ?
Quand vous ajoutez quelqu’un à un chat existant, Teams peut proposer d’inclure l’historique (tout ou partiel). Choisissez Ne pas inclure pour éviter d’exposer le passé.
Que se passe‑t‑il si je l’oublie dans le chat ?
Il continuera de voir les futurs messages tant qu’il est membre du chat. Pensez à le retirer dès que possible.
Puis‑je empêcher l’invité de voir ce qui se dit après la fin de la réunion ?
Oui : retirez‑le du chat et réglez Discussion de la réunion sur Uniquement pendant la réunion quand c’est pertinent.
Les invités “anonymes” (lien de réunion) ont‑ils le chat ?
Selon la politique de votre organisation, ils peuvent disposer d’un chat pendant la réunion. Ils n’ont pas accès à vos chats privés ou aux canaux dont ils ne sont pas membres.
Que change un ajout par PSTN ?
Le participant PSTN n’obtient aucune interface de chat : zéro exposition des messages.
Un invité peut‑il transférer le chat à d’autres ?
Il peut copier des informations visibles pendant sa présence (captures, copier‑coller). D’où l’intérêt de limiter l’accès dans le temps et d’éviter d’afficher des données sensibles.
Si je supprime des messages a posteriori, disparaissent‑ils chez l’invité ?
La suppression depuis votre côté agit sur le fil, mais ne garantit pas la disparition de copies déjà vues/capturées. La prévention reste la meilleure sécurité.
Quelle différence entre invité et externe fédéré ?
Un invité est ajouté à votre tenant (B2B) et peut devenir membre d’un chat/canal. Un externe fédéré se connecte depuis son propre tenant ; ses droits sont généralement limités et régis par la fédération entre organisations.
Erreurs fréquentes et comment les éviter
- Démarrer l’appel depuis le chat “cœur” : préférez une réunion Calendrier pour cloisonner la conversation.
- Oublier de retirer l’invité : nommez un co‑animateur chargé de la modération (admissions, retraits, options).
- Partager des documents confidentiels pendant la présence externe : attendez son départ ou utilisez un canal privé interne.
- Négliger les options de réunion : verrouillez la discussion à Uniquement pendant la réunion quand c’est approprié.
Checklist opérationnelle
- Avant l’appel : décider Calendrier ou chat de groupe. Par défaut, choisir Calendrier.
- Si appel depuis chat : préparer un message d’annonce et prévoir le retrait juste après l’intervention.
- Pendant l’appel : si externe présent, suspendez les sujets sensibles non nécessaires.
- Après l’appel : retirez l’invité du chat, publiez un compte‑rendu épuré dans un espace interne.
Matrice de décision rapide
| Objectif | Contexte recommandé | Étapes | Risques |
|---|---|---|---|
| Intervention de 5 minutes d’un expert externe | Réunion Calendrier ou PSTN | Créer une réunion ad hoc ; appeler l’expert ou l’inviter par lien | Faible ; chat du groupe non exposé |
| Démonstration à plusieurs externes | Réunion Calendrier | Inviter par lien, définir Discussion : pendant la réunion | Modéré ; contrôler le partage d’écran |
| Point interne confidentiel avec consultation externe | Réunion Calendrier + retour interne en chat privé | Segmenter les temps ; documenter en interne | Faible si segmentation respectée |
Cas particuliers
- Appel de groupe démarré depuis mobile : mêmes principes. L’invité ajouté voit les messages diffusés pendant sa présence. Retirez‑le ensuite depuis la fiche participants.
- Invité devenu nécessaire “à demeure” : basculer sur un canal dédié ou créer un nouveau chat incluant explicitement l’invité, avec gouvernance adaptée.
- Documents : partager sous forme de liens avec permissions temporairement accordées, puis révoquées après l’intervention.
Points de gouvernance et conformité
- Moindre privilège : exposer le minimum nécessaire, le temps nécessaire.
- Traçabilité : consigner qui a été ajouté, quand, et qui l’a retiré.
- Conservation : même retiré, un invité a pu voir/capturer des données. Agir en prévention prime sur les suppressions a posteriori.
Résumé express
- Ajout en cours d’appel depuis un chat de groupe : pas d’historique avant, visibilité limitée aux messages pendant la présence.
- Après retrait du chat : plus d’accès aux futurs messages. Ce qui a été vu reste visible pour l’invité.
- Éviter l’ajout au chat : passer par une réunion Calendrier, une réunion de canal ou un appel PSTN.
- Si l’appel part d’un chat de groupe : retirer l’invité juste après, et envisager Discussion : uniquement pendant la réunion.