Lors d’une passation de compte, comment empêcher le remplaçant de voir d’anciens échanges privés Teams tout en conservant les emails et les groupes ? Voici les options natives, leurs limites et une méthode sûre pour repartir proprement.
Vue d’ensemble de la question
Un nouveau collaborateur reprend un compte Microsoft 365 déjà existant (adresse, boîte aux lettres, accès aux groupes et aux fichiers). L’enjeu : ne pas exposer l’historique des conversations 1:1 (DM) ni les discussions de groupe antérieures, tout en conservant le reste du patrimoine numérique (emails, équipes, canaux, documents).
La confusion vient du fait que les chats Teams ne se gèrent pas comme les emails : l’utilisateur peut retirer des fils de sa vue, mais l’autre personne garde son propre historique, et les politiques de conformité peuvent conserver un exemplaire juridiquement opposable. Il n’existe pas non plus de bouton « tout supprimer » pour purger tous les chats d’un coup.
Réponse & solutions
Supprimer un fil de chat (1:1, groupe, réunion)
Objectif : retirer définitivement le fil de chat de la liste du compte repris afin qu’il n’apparaisse plus ni dans la liste « Chat », ni via la recherche pour cet utilisateur.
Sur l’application de bureau ou le web
- Ouvrez Teams (bureau ou navigateur).
- Allez dans Chat.
- Pointez le fil à retirer, cliquez sur … (Plus d’options).
- Sélectionnez Supprimer, puis confirmez Supprimer.
Sur mobile (iOS/Android)
- Ouvrez Teams.
- Allez dans Chat.
- Effectuez un appui long sur la conversation.
- Touchez Supprimer, puis confirmez.
Résultat : le fil est retiré définitivement de la liste du compte et n’est plus trouvable via la recherche pour cet utilisateur.
Portée de la suppression
- La suppression n’affecte que le compte qui supprime. L’autre participant conserve sa copie. Pour qu’il disparaisse aussi chez l’autre personne, elle doit effectuer la même opération.
- La suppression est synchro multi‑appareils : le fil disparaît de la liste sur tous les appareils où ce compte se connecte.
Pas de « tout supprimer »
Il faut répéter l’opération pour chaque fil. Il n’existe pas de commande native pour effacer l’ensemble des chats en un seul clic (ni dans l’interface, ni dans un assistant intégré). Les scripts ou API ne contournent pas cette contrainte pour les 1:1 de manière supportée ; l’approche reste manuelle, éventuellement guidée par une check‑list.
Points d’attention utiles
« Supprimer » ≠ « Masquer » (et ≠ « Quitter » un groupe)
Ces actions proches ont des effets très différents. Utilisez le tableau ci‑dessous pour choisir la bonne option :
| Action | Effet principal | Visible chez l’autre participant | Réapparition si nouveau message | Réversibilité |
|---|---|---|---|---|
| Masquer un chat | Retire le fil de la liste | Sans impact | Oui (le fil réapparaît) | Oui (recherche ou nouveau message) |
| Supprimer un chat | Retire le fil de la liste et de la recherche | Sans impact | Un nouveau message crée/relance un fil, l’historique supprimé ne revient pas | Non (vous recréez un fil neuf) |
| Quitter un chat de groupe ou de réunion | Vous n’êtes plus membre, vous ne recevez plus de messages | Sans impact | Non (vous n’êtes plus dans le groupe) | Réinvitations possibles par les membres |
| Supprimer son propre message | Retire uniquement le message envoyé par vous | Oui (le message disparaît chez tous) | Sans objet | Partiellement (si la stratégie l’autorise) |
Fichiers partagés dans les chats
Supprimer un chat ne supprime pas les fichiers qui y ont été partagés. Les fichiers envoyés par l’utilisateur restent dans OneDrive → « Microsoft Teams Chat Files », et les liens de partage demeurent actifs tant qu’ils ne sont pas retirés.
À faire côté OneDrive
- Ouvrez votre OneDrive avec le compte hérité.
- Accédez au dossier Microsoft Teams Chat Files.
- Triez par Partagé / Accès pour identifier les éléments exposés.
- Pour chaque fichier sensible :
- Arrêtez le partage (révoquez les liens) ou
- Limitez l’accès aux seules personnes autorisées, ou
- Déplacez/Supprimez le fichier si celui‑ci n’a plus lieu d’être.
Astuce : vérifiez aussi les fichiers partagés par d’autres avec ce compte ; ils ne se trouvent pas dans ce dossier, mais restent accessibles via « Partagés avec moi ». Supprimer un chat n’annule pas ces accès ; il faut retirer les liens côté propriétaire si nécessaire.
Politiques de rétention & conformité
- Des stratégies Microsoft 365 (rétention, eDiscovery, litige) peuvent bloquer l’option de suppression pour l’utilisateur ou conserver une copie à des fins légales. Même si le fil disparaît de l’interface, son contenu peut rester accessible aux administrateurs conformité.
- Si la conservation est obligatoire (ex. secteur réglementé), privilégiez l’option « nouveau compte » et limitez l’exposition du passé via des contrôles d’accès, plutôt qu’une purge aggressive côté utilisateur.
Si l’option « Supprimer » n’apparaît pas
- Elle peut être désactivée par la stratégie de messagerie Teams appliquée à l’utilisateur.
- Faites vérifier par l’administrateur les paramètres de messaging policies pour autoriser la suppression de chats / messages selon la politique de l’entreprise.
- Des règles de rétention ou un litigation hold peuvent également masquer l’option.
Chats de groupe et de réunion
En plus de la suppression, vous pouvez Quitter un chat de groupe ou de réunion pour ne plus recevoir de nouveaux messages. Cela n’efface pas l’historique pour les autres membres, mais stoppe la réception côté compte repris et évite de recréer une trace nouvelle.
Procédure recommandée lors d’une passation de compte
Option conseillée : créer un nouveau compte pour le remplaçant
C’est la solution la plus sûre, simple à auditer et la plus conforme aux bonnes pratiques.
- Créez un nouveau compte utilisateur pour la personne entrante.
- Convertissez la boîte aux lettres de l’ancien en boîte aux lettres partagée si l’historique email doit être encore consultable par une équipe.
- Déléguez les accès nécessaires (email, groupes/équipes, dossiers) sans réutiliser l’identité précédente.
- Conservez le compte sortant sous contrôle IT pour archivage et conformité.
Avantages : séparation claire des responsabilités, moindre exposition des historiques privés, alignement conformité/RGPD, réversibilité aisée.
Option de dernier recours : réattribuer le même compte
Si la réattribution du compte est inévitable, appliquez la check‑list suivante :
- Sécurité de l’identité
- Réinitialiser le mot de passe.
- Révoquer les sessions actives et l’authentification persistante (déconnexion forcée).
- Remettre à zéro les méthodes MFA (enregistrer les nouveaux facteurs).
- Passer en revue les appareils approuvés et les révoquer si nécessaire.
- Nettoyage Teams
- Dans Chat : supprimer un à un les fils 1:1 à ne pas transmettre.
- Pour les groupes/réunions inutiles : Quitter puis supprimer le fil.
- Vérifier et détacher les conversations épinglées (supprimer l’épingle).
- Fichiers & partages
- Dans OneDrive → Microsoft Teams Chat Files : retirer les partages non désirés, déplacer/supprimer les éléments sensibles.
- Dans Partagés avec moi : identifier les accès hérités et demander aux propriétaires de retirer le partage si besoin.
- Vérifications finales
- Confirmer l’absence de politiques bloquantes (rétention/hold) si la suppression était attendue.
- Vérifier que la liste Chat et la recherche ne surfacent plus les fils supprimés pour ce compte.
Scénarios et décisions rapides
| Besoin | Recommandation | Pourquoi |
|---|---|---|
| Empêcher le remplaçant de voir tout l’historique 1:1 | Créer un nouveau compte pour le remplaçant | Isolation totale de l’historique et conformité simplifiée |
| Réattribuer à tout prix le même compte | Supprimer manuellement chaque fil + nettoyage OneDrive | Pas d’option native de purge globale ; les fichiers restent à part |
| Empêcher tout nouveau message privé après passation | Appliquer une politique désactivant le chat si besoin | Évite de recréer des traces côté remplaçant |
| Conservation légale requise | Éviter la purge, journaliser et utiliser un nouveau compte | Respect des obligations de rétention et d’audit |
Bonnes pratiques et tips opérationnels
- Documentez la passation : qui a supprimé quoi, quand, et selon quelle politique interne.
- Prévenez les interlocuteurs clés : « un remplaçant arrive, merci d’éviter ce canal privé et d’utiliser l’équipe X ».
- Centralisez les échanges métiers dans des équipes/canaux, pas dans des DM, pour faciliter la transmission et l’archivage.
- Évitez les partages « Tout le monde avec le lien » depuis les chats ; préférez des accès nominatifs à durée limitée.
- Rappelez que vider un cache local ou réinstaller l’app n’efface rien côté service : la suppression doit se faire dans Teams/OneDrive.
FAQ
Supprimer un chat supprime‑t‑il aussi les messages chez l’autre personne ?
Non. La suppression est locale au compte qui supprime. L’interlocuteur doit supprimer de son côté s’il souhaite le même résultat dans sa liste.
Puis‑je effacer tous les chats d’un coup ?
Non. Il n’existe pas de commande native pour purger l’ensemble des chats en une fois. La démarche reste fil par fil.
Un nouveau message fera‑t‑il réapparaître l’historique ?
Non. Un nouveau message relance un fil, mais l’historique précédemment supprimé de votre côté ne revient pas. Chez l’autre, rien n’a changé.
Que devient un fichier partagé dans un chat supprimé ?
Le fichier reste dans votre OneDrive (dossier « Microsoft Teams Chat Files ») et les liens de partage restent actifs jusqu’à révocation. Gérez la confidentialité dans OneDrive.
Pourquoi je ne vois pas « Supprimer » ?
Votre organisation peut interdire cette action via la stratégie de messagerie Teams, ou une politique de rétention/hold peut l’empêcher. Adressez‑vous à l’administrateur.
La suppression est‑elle conforme RGPD ?
La suppression dans l’interface est un contrôle d’exposition, pas forcément un effacement complet au sens légal. En présence d’obligations de conservation, un exemplaire peut être maintenu à des fins de conformité. Validez votre cadre juridique interne.
Checklist express de passation (réattribution du même compte)
- Réinitialiser mot de passe, révoquer les sessions, réenrôler la MFA.
- Supprimer chaque chat 1:1 et quitter les chats de groupe/réunion inutiles.
- Nettoyer OneDrive → Microsoft Teams Chat Files : retirer/ajuster les partages.
- Dé‑épingler les conversations « favorites » et vérifier la recherche.
- Contrôler les politiques (messagerie, rétention) avec l’administrateur.
Erreurs fréquentes à éviter
- Confondre « Masquer » et « Supprimer » : masquer n’empêche ni la recherche, ni la réapparition à la prochaine réponse.
- Oublier OneDrive : les documents restent partagés même si le fil a disparu.
- Compter sur la réinstallation de Teams : elle ne supprime rien côté service.
- Négliger la conformité : la politique peut imposer conservation/hold. Alignez la passation avec les règles internes.
Modèle d’annonce interne (copier/coller)
« Dans le cadre de la passation, l’historique des conversations privées Teams a été retiré de la vue du compte réattribué. Les échanges futurs doivent se tenir dans l’équipe Nom‑Équipe (canal Général) ou par email. Pour accéder à d’anciens fichiers, merci d’utiliser l’espace documentaire partagé. »
Résumé
Lors d’une reprise de compte, oui, il est possible de retirer l’historique des chats 1:1 de la vue du compte repris en supprimant chaque fil. Cette action est locale (l’autre participant conserve son historique) et n’existe pas en masse. Les fichiers partagés via les chats restent dans OneDrive et doivent être gérés séparément. Pour une passation propre, la meilleure pratique demeure de créer un nouveau compte pour le remplaçant et de déléguer les accès utiles, tout en respectant les politiques de rétention et exigences de conformité.
Annexe : guide pas‑à‑pas détaillé
Nettoyage des chats 1:1
- Ouvrez Chat et balayez visuellement la liste du plus ancien au plus récent.
- Pour chaque fil sensible : … → Supprimer → Supprimer.
- Recherchez des noms clés (dirigeants, RH, juridiques) et répétez l’opération.
- Dans Réunions → Chat, supprimez les fils de réunions non pertinents.
- Dans Contacts, supprimez les favoris éphémères pour éviter les relances involontaires.
Contrôle des fichiers issus des chats
- Ouvrez OneDrive, entrez dans Microsoft Teams Chat Files.
- Filtrez par Partagé : ciblez les éléments « Liens accessibles à l’organisation » et « Liens publics ».
- Pour chaque élément : Gérer l’accès → Supprimer le lien ou limiter aux personnes autorisées.
- Supprimez ou archivez hors OneDrive si l’élément ne doit plus être exposé du tout.
Validation finale
- Testez la recherche dans Teams (par nom de contact, mot‑clé) : les fils supprimés ne doivent plus ressortir côté compte repris.
- Depuis un autre compte de l’organisation, envoyez un message au compte repris : vérifiez que cela crée un fil neuf sans ramener l’historique.
- Consignez la passation (journal interne) : date/heure, périmètre traité, exceptions liées à la conformité.
En résumé opérationnel : Supprimer fil par fil, quitter les groupes inutiles, nettoyer OneDrive, auditer la recherche et verrouiller l’identité. Pour les environnements encadrés par des politiques de conservation, privilégiez la création d’un nouveau compte et la délégation contrôlée des accès.