Vous avez appliqué Sous‑total à une liste de plus de 5 000 lignes et vous voulez n’afficher que les lignes de sous‑total, sans TCD ni clics répétitifs ? La solution la plus rapide est un clic sur le niveau deux du plan ; ci‑dessous, le mode d’emploi complet et des astuces pro.
Objectif et contexte
Lorsqu’on utilise Données ▸ Plan ▸ Sous‑total, Excel regroupe automatiquement les lignes détaillées et intercale des lignes de sous‑total pour chaque changement de groupe (par exemple, par client, par produit ou par date). Le classeur peut alors dépasser les 5 000 lignes, ce qui rend la navigation lente et pénible si l’on replie chaque groupe manuellement en cliquant sur les symboles –.
L’objectif est simple : réduire l’affichage pour ne montrer que les lignes de sous‑total (pas les détails), en un minimum de clics, puis éventuellement copier, exporter ou imprimer uniquement ce résultat condensé.
La solution éclair : cliquer sur le niveau deux
Après l’insertion des sous‑totaux, Excel crée un plan avec des niveaux affichés dans la marge gauche de la feuille (les boutons carrés au‑dessus des numéros de ligne). Ces niveaux agissent comme un interrupteur global :
- Niveau un : total général uniquement (tout est replié au maximum).
- Niveau deux : sous‑totaux uniquement (ce que vous cherchez).
- Niveau trois : détails + sous‑totaux (tout est développé).
Action express : cliquez sur le bouton deux dans la marge gauche. En un seul clic, Excel masque toutes les lignes détaillées et ne laisse visibles que les lignes de sous‑total et, selon les options choisies, la ligne de total général.
À retenir : le bouton du niveau deux est l’outil le plus rapide pour « tout replier » au niveau des sous‑totaux, sans parcourir chaque groupe individuellement.
Préparer correctement les sous‑totaux
Pour que la bascule de niveau fonctionne parfaitement, vérifiez ces prérequis lors de l’insertion des sous‑totaux :
- Trier la liste selon la colonne de regroupement (client, produit, date, etc.). Sans tri cohérent, Excel ne pourra pas placer les sous‑totaux au bon endroit.
- Dans Données ▸ Plan ▸ Sous‑total…, choisir la bonne colonne dans À chaque changement de, puis l’opération (Somme, Compte, Moyenne, etc.) et la ou les colonnes à calculer.
- Cocher ou décocher Placer les sous‑totaux sous les données selon le rendu souhaité. La bascule par niveau fonctionnera dans les deux cas.
- Éviter les lignes totalement vides au milieu des blocs de données ; elles peuvent perturber la structure du plan.
Comprendre les niveaux du plan
Cette table récapitule l’effet de chaque niveau et les cas d’usage typiques.
| Affichage | Contenu visible | Cas d’usage |
|---|---|---|
| Niveau un | Total général (si présent) | Vue exécutive ultra‑compacte |
| Niveau deux | Lignes de sous‑total seulement (+ total général le cas échéant) | Export, comparaison entre groupes, impression synthétique |
| Niveau trois | Détails + sous‑totaux | Analyse détaillée, validation des calculs |
Si les boutons de plan n’apparaissent pas
Il arrive que les symboles de plan (les boutons dans la marge et les +/–) soient masqués. Voici les vérifications rapides :
- Afficher le plan : allez dans Données ▸ Plan et confirmez que les groupes et les symboles sont visibles. Si besoin, réappliquez Sous‑total….
- Effacer puis recréer : utilisez Données ▸ Plan ▸ Effacer le plan, puis relancez Sous‑total… en veillant à ce que la colonne de regroupement soit triée.
- Option d’affichage (Windows) : Fichier ▸ Options ▸ Options avancées ▸ Affichage : cochez « Afficher les symboles du plan si un plan est appliqué ».
- Feuille protégée : si la feuille est protégée, certains éléments du plan peuvent être bloqués. Désactivez temporairement la protection pour voir les boutons.
Copier ou exporter uniquement les lignes de sous‑total
Très souvent, on souhaite transférer la vue consolidée vers un autre onglet, un e‑mail ou un outil de reporting. Procédez ainsi :
- Passez au niveau deux du plan (un clic dans la marge).
- Sélectionnez la zone à copier (par exemple toute la table, en incluant les en‑têtes).
- Activez la commande Cellules visibles uniquement : Accueil ▸ Rechercher et sélectionner ▸ Atteindre spécial ▸ Cellules visibles uniquement.
- Copiez puis collez à l’emplacement voulu. Seules les lignes affichées (les sous‑totaux) sont transférées.
Astuce clavier (Windows) : Alt+; sélectionne immédiatement les cellules visibles uniquement après avoir effectué la sélection. C’est un gain de temps considérable sur de grands volumes.
Coller proprement
- Pour figer les résultats (sans formules), utilisez Collage spécial ▸ Valeurs.
- Si vous copiez vers un autre classeur, assurez‑vous que les formats numériques (monnaie, date, pourcentage) restent cohérents. Au besoin, appliquez un style ou un format personnalisé après collage.
Imprimer uniquement les sous‑totaux
Avant l’aperçu, passez au niveau deux ; Excel n’imprime que les lignes visibles. Vous obtenez un listing très compact des regroupements et de leurs totaux, idéal pour une revue de performance ou une réunion. Pour des rapports plus denses :
- Ajoutez un en‑tête avec le nom du regroupement (ex. « Synthèse par client »).
- Réduisez les marges (Mise en page ▸ Marges ▸ Étroit) pour caser davantage de groupes par page.
- Activez l’option Répéter les lignes en haut pour garder les en‑têtes sur chaque page imprimée.
Nettoyer après usage
Si vous n’avez plus besoin du plan, supprimez‑le proprement : Données ▸ Plan ▸ Effacer le plan. Cette action retire la structure de groupement sans toucher aux valeurs calculées ni aux données d’origine. Utile lorsque la feuille doit être envoyée à un destinataire qui n’a pas besoin du replis/déplis.
Bonnes pratiques et pièges à éviter
- Un seul champ de regroupement à la fois : l’assistant Sous‑total… ne crée qu’un niveau de regroupement par passage. Si vous avez besoin de plusieurs niveaux (ex. Région ▸ Client), appliquez les sous‑totaux successivement, en décochant « Remplacer les sous‑totaux actuels » au deuxième passage. Gardez toutefois à l’esprit que la lisibilité peut en pâtir.
- Toujours trier avant : le tri est indispensable. Sans lui, vous verrez des sous‑totaux « perdus » ou répétés.
- Colonnes calculées : vérifiez que les colonnes sur lesquelles vous appliquez la Somme ne contiennent pas de textes ou d’erreurs (#N/A, #DIV/0!) qui perturbent la consolidation.
- Éviter les lignes entièrement vides : elles peuvent cloisonner le plan et empêcher un regroupement correct.
- Style visuel : l’assistant peut mettre en gras les sous‑totaux. Si vous prévoyez un export « texte » (CSV), ces styles ne sont pas conservés ; privilégiez un collage « Valeurs » dans un nouvel onglet si vous devez transmettre un résultat figé.
Accélérer encore le flux de travail
Sur de grands fichiers, quelques réglages rendent l’expérience plus fluide :
- Calcul manuel temporaire : basculez en calcul manuel (Formules ▸ Options de calcul ▸ Manuel) le temps de créer le plan, puis revenez en automatique. Cela évite des recalculs coûteux lors des regroupements.
- Ajouter des commandes à la barre d’accès rapide : « Cellules visibles uniquement », « Atteindre spécial », « Grouper », « Dégrouper » et « Afficher le plan ». Vous les aurez sous la main sans parcourir les rubans.
- Utiliser les filtres après réduction : même au niveau deux, vous pouvez filtrer vos sous‑totaux (par exemple, ne garder que les clients dont le sous‑total dépasse un seuil). Filtrez sur la colonne contenant la valeur agrégée.
Quand préférer un tableau croisé dynamique
La technique du niveau deux est imbattable pour condensation rapide après un Sous‑total. Si, en revanche, vous devez analyser souvent des regroupements différents, comparer plusieurs métriques, ou offrir un repli/dépli par plusieurs champs, un tableau croisé dynamique devient plus adapté :
- Glisser‑déposer des champs pour changer les regroupements instantanément.
- Afficher des sous‑totaux par ligne et par colonne, avec un contrôle fin des formats.
- Actualiser les résultats si la source évolue, sans recréer le plan.
Cela dit, pour un besoin ponctuel et linéaire, les Sous‑totaux de la feuille et le niveau deux restent la solution la plus rapide.
Procédure complète, pas à pas
- Préparez les données : convertissez votre plage en Table si besoin (cela n’est pas indispensable), vérifiez les en‑têtes, supprimez les lignes vides inutiles.
- Triez selon le champ de regroupement (client, produit, date…), puis un tri secondaire facultatif (par exemple, montant décroissant).
- Créez les sous‑totaux : Données ▸ Plan ▸ Sous‑total… ; choisissez l’opération (Somme, Compte, etc.) et la ou les colonnes à résumer.
- Réduisez l’affichage : cliquez sur le bouton de niveau deux dans la marge.
- Exportez si nécessaire : sélectionnez, activez Cellules visibles uniquement (ou Alt+; sous Windows), copiez et collez le résultat.
- Nettoyez si l’opération est terminée : Données ▸ Plan ▸ Effacer le plan.
Exemples concrets
Synthèse par client
Vous avez un journal de ventes avec les colonnes Date, Client, Produit, Montant. Triez sur Client, appliquez un Sous‑total « Somme » sur Montant avec changement sur Client, puis cliquez sur le niveau deux. Vous obtenez la liste des clients avec leur chiffre d’affaires consolidé, prête à être copiée dans un courriel.
Contrôle de facturation mensuelle
Triez par Mois (ou par Date en regroupant par mois), appliquez un Sous‑total sur les montants facturés, basculez au niveau deux et imprimez. Vous obtenez un sommaire par mois tenant sur quelques pages, idéal pour une revue de fin de mois.
Questions fréquentes
Pourquoi certaines lignes restent visibles au niveau deux ?
Parce qu’elles sont élevées au même niveau que les lignes de sous‑total : par exemple, une ligne d’en‑tête insérée entre les groupes. Replacez‑la dans la zone détaillée ou supprimez la ligne vide qui la sépare du groupe.
Puis‑je réordonner les sous‑totaux après coup ?
Oui, mais gardez en tête que l’ordre dépend du tri. Si vous re‑triez, vous devrez souvent supprimer le plan (Effacer le plan) puis re‑appliquer Sous‑total… pour que l’affichage reste logique.
Est‑il possible de filtrer uniquement les sous‑totaux ?
Le plus simple est d’utiliser la technique Cellules visibles uniquement après passage au niveau deux, puis de coller le résultat dans un nouvel onglet où vous appliquerez vos filtres librement.
Comment supprimer uniquement les lignes détaillées et conserver les sous‑totaux ?
Passez au niveau deux, sélectionnez la zone, utilisez Cellules visibles uniquement, copiez‑collez les sous‑totaux dans un nouvel onglet. Vous obtenez une liste épurée, indépendante du plan.
Checklist rapide
- La colonne de regroupement est triée.
- Les sous‑totaux sont créés via Données ▸ Plan ▸ Sous‑total….
- Les symboles de plan sont visibles dans la marge.
- Un clic sur niveau deux réduit l’affichage aux sous‑totaux.
- Pour exporter, utilisez Cellules visibles uniquement avant de copier.
- Pour clore, Effacer le plan nettoie la structure sans altérer les valeurs.
Résumé opérationnel
Appliquez vos Sous‑totaux, puis cliquez sur le niveau deux du plan. C’est l’itinéraire le plus court pour n’afficher que les lignes de sous‑total, sans TCD ni manipulation ligne par ligne. En complément, la commande Cellules visibles uniquement permet d’exporter en un clin d’œil, et l’option Effacer le plan remet la feuille à plat lorsque vous avez terminé.
Avec cette approche, même une feuille massive reste maniable : vous basculez instantanément d’une vue globale à une synthèse par groupe, vous copiez/collez proprement les résultats, vous imprimez une version compacte, et vous reprenez vos analyses détaillées en revenant au niveau trois. Simple, fiable, et surtout, rapide.