Votre publipostage Word s’obstine à partir via le compte Microsoft au lieu de Gmail ? Comprenez la logique interne d’Outlook, appliquez les réglages cachés pour forcer Gmail, explorez les limites de New Outlook et découvrez des solutions de contournement sûres.
Mail Merge envoie avec le mauvais compte : pourquoi ?
Symptômes observés
Après avoir lancé un publipostage (commande Fusion & Publipostage » › « Envoyer des messages électroniques » dans Word), Outlook expédie systématiquement chaque courriel via l’adresse @outlook.com ou @hotmail.com, même lorsque :
- le compte Gmail est défini comme compte par défaut dans Outlook ;
- Gmail est également défini comme compte de messagerie par défaut dans le Panneau de configuration Windows › Courrier ;
- les nouveaux messages composés manuellement utilisent bien Gmail.
Pourquoi Outlook ignore‑t‑il le compte par défaut ?
Word ne dialogue pas directement avec les serveurs de votre compte ; il délègue l’envoi à Outlook via l’interface MAPI (Messaging Application Programming Interface). Lorsque Word appelle MAPI, Outlook :
- ouvre une session MAPI 32 invisible ;
- sélectionne le profil Outlook actif ;
- emploie le compte stocké comme par défaut pour MAPI, qui n’est pas toujours le même que celui utilisé pour un nouveau message interactif.
Si le paramètre « Toujours utiliser le compte par défaut lors de la composition de nouveaux messages » n’est pas coché, Outlook peut basculer sur le premier compte Exchange ou Microsoft 365 rencontré dans le profil – d’où l’anomalie.
Solutions immédiates dans Outlook classique (Win32)
Suivez les étapes ci‑dessous dans l’ordre ; la case à cocher de l’étape 2 est la clé qui manque souvent.
| Contexte | Action à entreprendre | Résultat attendu |
|---|---|---|
| Outlook « classique » (Win32) | Vérifier que Gmail est toujours défini comme compte par défaut : Fichier › Informations › Paramètres du compte › Paramètres du compte, sélectionner Gmail, cliquer Définir par défaut. Aller dans Fichier › Options › Courrier ; dans la section « Envoi des messages », cocher « Toujours utiliser le compte par défaut lors de la composition de nouveaux messages ». Redémarrer complètement Outlook (fermer via l’icône de la zone de notification incluse). | Les messages issus du publipostage partent via Gmail. |
| New Outlook (sortie 2023‑2024) | Mail Merge n’est pas pris en charge ; les options ci‑dessus n’existent pas. | Passer au client Outlook « classique » pour utiliser Mail Merge ou attendre une prise en charge future. |
Vérification avancée du profil MAPI
Dans Panneau de configuration › Courrier › Afficher les profils › Propriétés › Comptes de messagerie, un seul profil doit être actif et Gmail doit apparaître en gras. Si plusieurs profils existent, supprimez ceux qui ne servent plus ou cochez l’option « Toujours demander le profil » pour éviter qu’Outlook n’en choisisse un par erreur.
Contournements lorsque la modification du compte ne suffit pas
Fusionner vers « Brouillons » puis modifier le compte d’envoi
Dans Word, choisissez « Fusionner vers » › « Folder » (Dossier) au lieu de « Envoyer des messages électroniques ». Tous les mails se déposent dans le dossier Brouillons de votre profil ; vous pouvez alors :
- ouvrir chaque brouillon et, avant d’appuyer sur « Envoyer », sélectionner le compte Gmail dans la barre De ;
- ou exécuter un script VBA qui parcourt le dossier et applique la propriété
MailItem.SendUsingAccount = Application.Session.Accounts("Gmail")avant d’envoyer.
'---------- Module "SendDraftsViaGmail" ----------
Sub SendDraftsViaGmail()
Dim itm As Outlook.MailItem
Dim gmail As Outlook.Account
For Each gmail In Application.Session.Accounts
If gmail.DisplayName Like "*gmail*" Then Exit For
Next
If gmail Is Nothing Then
MsgBox "Compte Gmail introuvable !", vbCritical
Exit Sub
End If
For Each itm In Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderDrafts).Items
If itm.Class = olMail Then
itm.SendUsingAccount = gmail
itm.Send
End If
Next
MsgBox "Tous les brouillons ont été envoyés via Gmail.", vbInformation
End Sub
Utiliser un complément tiers compatible multi‑comptes
Des add‑ins d’emailing (par exemple « Mail Merge Toolkit », « MAPILab Send Personally », etc.) permettent de choisir le compte d’envoi indépendamment de celui que Word impose. Vérifiez cependant :
- la conformité RGPD si vos destinataires sont européens ;
- la limite journalière d’envoi de Gmail (500 emails/jour pour les comptes gratuits, 2 000 pour Google Workspace).
Publipostage sous New Outlook : état des lieux
Microsoft a réécrit Outlook en React & WebView2 pour unifier les clients Windows et macOS. Cette nouvelle mouture, activée par un commutateur « New Outlook », repose sur la même base que Outlook on the web (OWA). Conséquences :
- l’API MAPI n’est plus exposée aux applications locales ;
- Word ne sait plus créer de messages « en lot » via le profil Outlook ;
- le ruban Word affiche toujours « Fusion & Publipostage », mais l’envoi bloque avec l’erreur « Interface MAPI non disponible ».
À ce jour (septembre 2025), Microsoft n’a pas annoncé de roadmap publique pour la prise en charge du publipostage offline dans New Outlook. Les pistes :
- revenir au client Win32 (Fichier › Options › Général › Outlook Classic) pour toute campagne exigeant un publipostage natif ;
- ou basculer vers Power Automate + Excel pour générer des emails un par un via l’API Graph de Gmail ; solution plus technique mais compatible New Outlook.
Alternatives tierces si vous devez absolument envoyer depuis Gmail
Si votre organisation interdit Outlook Win32 ou si vous souhaitez une solution multiplateforme :
| Solution SaaS | Fonctionnalités clés | Limites gratuites | Niveau de personnalisation |
|---|---|---|---|
| G‑Workspace Mail Merge | Intégré à Google Sheets ; déclenchement en un clic, suivi d’ouverture. | 50 destinataires/jour | Variables personnalisées, pièce jointe par ligne. |
| YAMM (Yet Another Mail Merge) | Tableaux de bord temps réel, rappels automatiques. | 20 emails/jour | Modèles Gmail, suivi des clics avancé. |
| Mailmeteor | API de planification, support AMP for Email. | 75 emails/jour | Éditeur glisser‑déposer, bibliothèques d’images. |
Ces services s’identifient via OAuth 2.0 sur votre compte Gmail ; ils envoient réellement depuis votre boîte, évitant ainsi l’onglet Promotions si le contenu reste personnalisé.
Bonnes pratiques pour éviter la mise en quarantaine Gmail
- Respecter la limite de 2 000 e‑mails/24 h (Google Workspace) ou 500 (comptes gratuits).
- Échelonner l’envoi : délai aléatoire de 5‑15 s entre chaque message via un script VBA ou l’option « Scheduled Batch » des add‑ins.
- Insérer un en‑tête
List-Unsubscribe:pour permettre un désabonnement en un clic. - Éviter les pièces jointes volumineuses ; préférez un lien Google Drive accessible en lecture seule.
- Signez vos messages avec DKIM et appliquez une politique DMARC.
FAQ
Q : Je possède deux comptes Gmail dans Outlook. Lequel sera utilisé ?
R : Celui défini comme par défaut dans Fichier › Informations › Paramètres du compte. Outlook ne tient pas compte de l’ordre d’apparition dans le volet Courrier.
Q : Le paramètre « Toujours utiliser le compte par défaut » est déjà coché, mais Mail Merge envoie toujours via Microsoft 365 !
R : Dans certains profils créés avant 2016, la clé de Registre HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\Mail\ForceAccountSelection peut interférer. Supprimez‑la ou définissez‑la sur 0, puis redémarrez.
Q : Le script VBA lève l’erreur 287 « Application‑defined or object‑defined ».
R : Activez le modèle d’objet Outlook : Fichier › Options › Centre de gestion de la confidentialité › Paramètres des macros, puis cochez « Accès approuvé au modèle d’objet ».
Q : Comment tester sans réellement envoyer ?
R : Choisissez le service SMTP smtptest.mondomaine.local dans VMware ou utilisez Papercut, un serveur SMTP de capture ; Word et Outlook croient envoyer, mais les messages sont stockés localement.
Conclusion
Dans la plupart des cas, cocher la case manquante « Toujours utiliser le compte par défaut » et redémarrer Outlook suffit pour que vos publipostages passent enfin par Gmail. Si votre entreprise a déjà basculé vers New Outlook, le publipostage natif reste hors de portée ; optez alors pour le client classique ou pour un service SaaS intégré à Google Workspace. Enfin, quelle que soit la méthode, respectez les bonnes pratiques d’envoi pour préserver votre délivrabilité – vos destinataires (et votre réputation) vous en remercieront.