Un « logbook » bien pensé fluidifie le suivi individuel tout en protégeant la confidentialité : chaque salarié remplit un formulaire ergonomique, le manager visualise l’ensemble, l’équipe IT adapte le modèle à volonté sans migration ni perte de données.
Vue d’ensemble du besoin
Vous souhaitez proposer à plusieurs collaborateurs un journal de bord :
- Immédiatement opérationnel ;
- Évolutif : ajout, retrait ou renommage de champs à chaud ;
- Sécurisé : l’auteur ne voit que ses propres saisies tandis que son supérieur possède une vue globale ;
- Confortable : formulaire clair, organisé par onglets et accessible depuis un navigateur ou un smartphone.
L’écosystème Microsoft 365 offre déjà tous les composants : SharePoint Online / Microsoft Lists pour la base de données, Power Apps pour l’interface, Item‑level Permissions pour la sécurité, complétés par Power Automate et Power BI pour automatiser et analyser.
Étapes de mise en place
| Étape | Description détaillée | Points clés & Bonnes pratiques |
|---|---|---|
| 1. Créer une liste SharePoint | Dans le site d’équipe, sélectionnez Nouveau ▸ Liste (ou utilisez Microsoft Lists). Ajoutez une colonne pour chaque champ : texte, Choix, Date/Heure, Nombre, Personne, Hyperlien, etc. Activez la Gestion des versions afin de tracer toutes les modifications. | La liste constitue votre base de données centrale ; elle peut évoluer sans affecter les enregistrements existants. |
| 2. Sécuriser avec Item‑level Permissions | Menu Paramètres de la liste ▸ Paramètres avancés. Cochez : – Lire uniquement les éléments créés par l’utilisateur ; – Modifier uniquement les éléments créés par l’utilisateur. | Chaque collaborateur voit uniquement ses lignes ; les propriétaires ou administrateurs voient tout. |
| 3. Concevoir l’UI dans Power Apps | Dans la barre de commandes de la liste, cliquez Intégrer ▸ Power Apps ▸ Créer une application. Power Apps génère automatiquement un formulaire connecté. Réorganisez les contrôles en onglets (Objectifs, Actions, Réflexion, Feedback…). Cochez l’option Scale to fit et Lock aspect ratio pour une mise en page responsive. | Lorsqu’une nouvelle colonne est ajoutée à la liste, un simple clic sur Refresh reflète le changement sans casser l’application. |
| 4. Faire évoluer le modèle | Ajouter un champ : créez une nouvelle colonne ; les anciennes lignes auront la valeur vide par défaut. Renommer : effectuez‑le dans les paramètres de la liste ; l’internal name reste, évitant les formules cassées. Retirer : commencez par masquer la colonne (option « Afficher/Masquer ») afin de vérifier qu’elle n’est plus utilisée ; exportez au besoin les données puis supprimez. | Évitez les suppressions directes : préférez le masquage puis la purge planifiée pour conserver l’historique. |
| 5. Consolider & analyser | Deux approches complémentaires : Vue “Manager” dans SharePoint : filtrez par équipe ou responsable, puis enregistrez la vue. Power BI : utilisez le connecteur SharePoint Online, programmez un rafraîchissement quotidien, croisez avec l’Annuaire Azure AD pour enrichir les rapports. | Visualisez les KPIs : nombre d’actions clôturées, évolution de compétences, temps moyen avant feedback… |
| 6. Notifications & workflows facultatifs | Exemples de scénarios Power Automate : Quand un élément est créé ou modifié → envoyer une carte Adaptive Card dans Teams au manager direct. Révision annuelle : générer un PDF récapitulatif du logbook et l’archiver dans OneDrive Entreprise. | Paramétrez un seuil anti‑spam : n’envoyez la notification qu’une fois par jour et par employé. |
Pourquoi SharePoint + Power Apps plutôt qu’Excel ou un outil tiers ?
Sur le papier, un tableau Excel partagé semble plus rapide, mais il présente trois limites :
- Concurrence : l’édition simultanée augmente le risque de conflits, voire de corruption.
- Sécurité : masquer des lignes ne suffit pas ; un utilisateur avancé peut toujours y accéder.
- Évolutivité : insérer une colonne dans un fichier lourd peut casser des macros ou des liaisons Power Query.
Avec l’option SharePoint + Power Apps :
- Base centralisée : haute disponibilité, historique natif et gestion des accès par Azure AD.
- Formulaire nocode : personnalisation rapide, publication instantanée sur mobile.
- Intégration : connecteurs natifs vers Teams, Power BI, Planner, Outlook.
Architecture technique détaillée
Le schéma logique se décompose en quatre couches :
| Couche | Composant principal | Rôle | Administration |
|---|---|---|---|
| Stockage | SharePoint Online List | Colonne = champ du logbook, versionning, recycle bin | Administrateurs SharePoint Owners de la liste |
| Business Logic | Item‑level Permission Power Automate | CRUD sécurisé, notifications, escalades | Admins M365 / Makers |
| UI | Power Apps Canvas | Formulaire responsive, onglets, validations client | Citizen developers |
| Reporting | Power BI | Indicateurs, dashboards, partage contrôlé | Data analystes |
Gouvernance & sécurité approfondies
Modèle de permissions par équipe
Si plusieurs managers doivent consulter uniquement leur périmètre, combinez les colonnes Créateur et Manager :
// Schéma logique Power Automate
Si (Création d’élément)
Définir droits (Auteur : Contribuer, Manager : Lecture)
FinSi
Avantage : aucune délégation manuelle ; l’administrateur garde un contrôle complet via le journal d’audit Unified Audit Log.
Conformité RGPD
Le logbook contient parfois des données sensibles (objectifs individuels, retour de formation). Activez les stratégies DLP centrées sur SharePoint et Power Apps :
- Empêcher l’export brut vers des sites hors tenant.
- Activer la Labelisation Sensible (Microsoft Purview) pour chiffrer automatiquement les rapports exportés.
- Configurer la rétention : par exemple, conserver 5 ans puis supprimer définitivement.
Bonnes pratiques UX dans Power Apps
- Affichage progressif : chargez d’abord les champs obligatoires, puis laissez l’utilisateur déplier des sections facultatives.
- Contraste & accessibilité : vérifiez la taille du texte (>12 pt), ajoutez des étiquettes et des rôles ARIA pour les lecteurs d’écran.
- Validation immédiate : exprimez les règles métier en formule (
If,IsMatch, etc.) afin d’éviter les données incohérentes. - Recherche prédictive : pour une colonne Compétence, proposez les suggestions déjà existantes dans la liste pour éviter les doublons orthographiques.
Stratégies d’évolution & maintenance
Un logbook est un « produit » : il change au fil des cycles RH. Voici les points de contrôle trimestriels à prévoir :
- Revue des colonnes : renommer celles dont le titre métier a changé ; archiver celles qui ne servent plus.
- Revue des performances : une liste dépasse 30 000 éléments ? Scindez‑la par année ou par service pour conserver un index performant.
- Revue des licences : confirmez que les utilisateurs Power Apps restent couverts par la licence M365 standard (pas de connecteurs premium involontaires).
Déploiement et adoption
Le succès repose moins sur la technique que sur l’accompagnement :
- Pilote : testez avec un groupe restreint (ex. 10 utilisateurs) pendant un sprint de deux semaines.
- Bouchées rapides : chaque utilisateur doit pouvoir remplir une entrée en moins de 3 minutes.
- Formation micro‑learning : vidéo de 90 s intégrée directement dans Power Apps via un composant Stream.
- Feedback loop : activez l’option Send feedback dans Power Apps pour recueillir des idées d’amélioration.
Foire aux questions
Faut‑il un site SharePoint dédié ?
Non ; une liste hébergée dans le site d’équipe existant suffit. Créez néanmoins un sous‑site si vous souhaitez isoler les permissions ou la navigation.
Peut‑on court‑circuiter Power Apps et saisir directement dans la liste ?
Oui, mais l’expérience est moins guidée ; conservez la vue liste comme plan B en cas de panne de l’application.
La limite Item‑level Permissions est‑elle de 5 000 éléments ?
Pas exactement : la liste supporte largement plus de 5 000 lignes, à condition d’indexer les colonnes filtrées et de rester sous le seuil de requêtes simultanées.
Prochaine étape
Clônez votre site de test sur l’environnement de production, documentez les paramètres (Index, Seuil d’affichage, Notifications) et planifiez le Go‑Live le lundi matin ; les utilisateurs verront l’application Power Apps apparaître automatiquement dans Teams sans rien installer.
En combinant SharePoint Lists pour le stockage, Item‑level Permissions pour la confidentialité et Power Apps pour l’expérience utilisateur, vous obtenez un journal de bord :
- Flexible : structure ajustable sans migration.
- Sécurisé : visibilité limitée à l’auteur, audit complet côté manager.
- Ergonomique : interface multi‑onglets, responsive, intégrée à Teams.
- Évolutif : prêt pour l’automatisation (Power Automate) et le reporting (Power BI).