Depuis le 30 juin 2024, l’option d’inscription aux réunions Teams “standard” a disparu ; seule la nouvelle expérience Webinaire permet désormais de recueillir des participants. Cet article explique en détail ce changement, son calendrier, ses impacts et les meilleures pratiques pour réussir votre transition.
Problématique : fin de l’inscription classique
Jusqu’à mi‑2024, les organisateurs pouvaient ajouter un formulaire d’inscription à n’importe quelle réunion Teams via la case « Ajouter une inscription à la réunion ». Ce flux, apprécié pour la formation, le marketing ou la gestion d’événements, a été supprimé par Microsoft à la date butoir du 30 juin 2024 :
- Toute tentative de planification d’une réunion classique avec inscription au‑delà de cette date déclenche le message : “Registration isn’t supported after Sunday, 30 June”.
- Le paramètre PowerShell
-AllowMeetingRegistrationn’est plus applicable aux nouveaux comptes ; il est même ignoré pour les comptes existants si le paramètre est modifié.
En parallèle, Microsoft a investi dans le mode Webinaire, offrant une expérience d’inscription plus riche, mais aussi plus exigeante en matière de licences et de configuration.
Nouveau paradigme : le Webinaire comme voie unique
Fonctions clés offertes par le Webinaire
Le passage forcé vers le type « Webinaire » n’est pas qu’un changement de nom ; c’est une refonte complète de la gestion d’événements dans Teams, avec un positionnement hybride réunion/événement virtuel. Parmi les capacités notables :
- Formulaire d’inscription personnalisable (titre, description, image de bannière, questions personnalisées).
- Branding visuel avancé (logos, couleurs) pour renforcer l’identité de l’organisateur.
- Limitation de capacité, liste d’attente automatique et approbation manuelle des demandes.
- E‑mails automatiques (confirmation, mise à jour, rappel) avec personnalisation du contenu.
- Salle verte (“Green Room”) pour permettre aux présentateurs de préparer la session hors ligne.
- Politiques de rôle (organisateur, co‑organisateur, présentateur, participant) et ouverture contrôlée du chat/Q&A.
Certaines fonctionnalités (liste d’attente, e‑mails avancés, branding complet) nécessitent l’option Teams Premium ou Microsoft 365‐E5, point crucial lors de la planification budgétaire.
Création d’un Webinaire pas à pas
- Ouvrez Calendrier ▸ Nouvelle réunion ▸ Webinaire.
- Renseignez la date, l’heure, les présentateurs, puis cliquez sur Personnaliser la page d’inscription.
- Importez le visuel de bannière (PNG/JPG 1920×1080 idéalement) et ajoutez vos questions.
- Définissez la capacité maximale et la politique d’approbation (automatique ou manuelle).
- Validez ; un lien d’inscription unique est généré. Partagez‑le ou insérez‑le sur votre site.
Impact sur les réunions déjà programmées
| Périmètre | Comportement | Action recommandée |
|---|---|---|
| Réunions créées avant le 30/06/2024 avec inscription | Fonctionnent jusqu’au 31 décembre 2024. Les participants peuvent toujours s’inscrire tant que la réunion n’est pas modifiée. | Planifier une migration Webinaire dès que possible ; exporter le CSV d’inscription pour conserver l’historique. |
| Réunions créées après le 30/06/2024 | Le formulaire d’inscription n’est plus disponible. | Utiliser immédiatement le modèle Webinaire. |
API Graph /meetingRegistration | Dépréciée ; renvoie encore des données jusqu’au 31 juillet 2024. | Basculer vers les endpoints /virtualEvents ou solutions tierces. |
Solutions et bonnes pratiques
Assurer la continuité des vieux événements
- Geler le calendrier : évitez toute modification de date ou d’heure sur les réunions classiques existantes, sous peine de perte définitive du formulaire.
- Exporter l’historique : via Participant ▸ Exporter l’état d’inscription, conservez votre liste pour analyse marketing ou audit RGPD.
- Informer les intervenants : communiquez la date de migration ; prévoyez une session test avec la salle verte.
Piloter un nouvel événement Webinaire
| Besoin | Fonctionnalité / Astuce |
|---|---|
| Ouverture anticipée pour les présentateurs | Salle verte : activez‑la, définissez une plage de 30 min à 1 h avant l’événement. |
| Contrôler la participation | Appliquer une limite de places et la liste d’attente (Teams Premium). |
| Refus ou annulation individuelle | Dans Inscription ▸ Gérer les inscrits, cliquez sur Supprimer. Cette fonction est exclusivement disponible pour les Webinaires, et le refus préventif nécessite Teams Premium. |
| Suivi marketing | Activez Dynamics 365 Marketing ou Power Automate pour traiter le CSV d’inscription en temps réel. |
| Accessibilité | Proposez la traduction des légendes en temps réel et rappelez les raccourcis clavier dans le courriel de confirmation. |
Sécurité et gouvernance
- Rôles granulaires : créez un groupe M365 “Organisateurs Webinaire” associé à une politique Teams restreignant la création de Webinaires aux seuls utilisateurs formés.
- Données personnelles : conservez la finalité des données collectées (accountability RGPD) et purgez les listes après exploitation.
- Audit & conformité : activez les journaux d’audit Microsoft Purview pour capturer la création, la modification et la suppression de Webinaires.
Points encore limitatifs et demandes communautaires
- Horaires différenciés présentateur/participant : la fonctionnalité “Programme de diffusion” a disparu. Le workaround est de communiquer deux créneaux distincts par e‑mail : l’heure “backstage” et l’heure “live”.
- Suppression d’un inscrit sans Teams Premium : l’option « Refuser » reste verrouillée derrière la licence. Les administrateurs réclament, via le Feedback Portal, une ouverture “freemium”.
- Intégration API Graph : la nouvelle
/virtualEventsest encore en preview ; elle n’expose pas toutes les métadonnées (branding, questions personnalisées). Surveillez la feuille de route.
Feuille de route de migration (modèle 90 jours)
Pour les organisations possédant un portefeuille de plusieurs dizaines d’événements récurrents, la stratégie suivante permet de limiter l’impact utilisateur :
- Jour 0 – Audit : extract des réunions classiques avec inscription via PowerShell
Get‑CsOnlineSchedule. Prioriser par date d’échéance. - Jour 15 – Ateliers : sessions de 30 min avec les équipes communication/formation pour présenter le Webinaire, la salle verte et les limitations.
- Jour 30 – Pilote : conversion de trois événements phares vers le format Webinaire ; collecte de feedback.
- Jour 60 – Bascules massives : script PowerShell pour recréer les événements restants et envoyer automatiquement le nouveau lien d’inscription aux participants existants.
- Jour 90 – Fin de projet : décommission des réunions classiques, retrait des droits « Ancien formulaire » des organisateurs, documentation finale.
FAQ rapide
Dois‑je recréer mes réunions Face‑à‑face internes ?
Non. Les réunions purement internes qui n’avaient pas d’inscription ne sont pas concernées.
Que se passe‑t‑il si je dépasse la capacité définie ?
Les nouveaux inscrits sont placés en liste d’attente si cette option est active ; sinon, ils reçoivent un message de refus.
Puis‑je encore utiliser l’ancienne API jusqu’à fin juillet 2024 ?
Oui, uniquement en lecture. Tout write‑back est bloqué ; prévoyez un plan de transition vers /virtualEvents.
Conclusion
La fin des inscriptions classiques dans Teams peut sembler abrupte, mais elle s’inscrit dans la volonté de Microsoft d’unifier les scénarios événementiel + collaboration. En adoptant dès maintenant le Webinaire, vous gagnez :
- Une expérience professionnelle (branding, e‑mails, liste d’attente).
- Un socle sécurisé avec des rôles mieux séparés.
- Une extensibilité future via les API
/virtualEventset Dynamics 365 Marketing.
Ne reportez pas la migration de vos grands événements : au 31 décembre 2024, toute réunion classique avec inscription deviendra inerte. Anticipez, formez vos équipes, et exploitez tout le potentiel du Webinaire pour offrir à vos participants un parcours d’inscription moderne et fiable.