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Synchroniser automatiquement les tâches Loop avec Planner dans Teams

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Automatisez la visibilité des tâches créées pendant vos réunions : transformez en quelques minutes une simple Task List Loop en tableau de bord d’équipe unifié dans l’onglet Tâches par Planner et To Do de Teams.

Sommaire

Vue d’ensemble de la question

Dans les organisations qui exploitent Microsoft Loop pour prendre des notes collaboratives en temps réel, il est désormais courant d’insérer un composant Task List directement dans la page Loop qui sert de compte‑rendu de réunion Teams. Chaque ligne devient alors une tâche assignable, horodatée et co‑éditable. Problème : si ces tâches remontent automatiquement dans le To Do personnel des collaborateurs concernés — grâce à la synchronisation Loop → Microsoft To Do introduite fin 2024 — elles restent invisibles dans la vue collective Tâches par Planner et To Do du canal Teams. Dès qu’une équipe structure son suivi opérationnel sous forme de boards Planner (buckets, étiquettes, dates de début/fin, dépendances), cette dissociation engendre un manque de visibilité et de cohérence.

Pourquoi les tâches Loop se perdent‑elles en route ?

La réponse tient à l’architecture des services :

  • Loop stocke les composants (pages, listes, tableaux, tâches) dans un service Fluid Framework hébergé sur Azure. Chaque tâche est un item JSON avec un identifiant unique, un état et un champ « assignedTo ».
  • Microsoft To Do lit ces items via l’API Tasks de Microsoft Graph et crée un doublon dans la liste To Do « Tâches Loop » de chaque utilisateur concerné.
  • Planner repose sur un schéma différent (planId, bucketId, taskId) et, à l’heure actuelle (septembre 2025), aucune passerelle native n’envoie automatiquement l’item Loop vers un plan Planner collectif, sauf à utiliser … Power Automate ou la future option Loop tasks sync to Planner actuellement en preview privée (Roadmap ID 124889).

Trois façons de centraliser vos tâches

ApprocheFonctionnementAvantagesLimites
Copier‑coller le composant Loop dans le canal1) Ouvrir la page Loop  →  Copy component.
2) Dans le canal Teams : Ctrl + V puis Envoyer.
3) Le composant devient interactif et se met à jour en temps réel dans le fil.		Ultra‑rapide ; aucune configuration ; conserve le live‑sync Loop. Le composant reste noyé dans la conversation ; il n’apparaît pas dans l’onglet Tâches (Planner).
Associer un plan Planner existant1) Dans le canal → + → Tâches par Planner et To Do.
2) Choisir Utiliser un plan existant et sélectionner celui du canal d’origine.
3) Les tâches du plan deviennent visibles dans le nouvel onglet.		Centralise l’ensemble des tâches ; offre vues Board, Liste, Graphique, Calendrier.Ne récupère pas les tâches Loop tant qu’elles n’ont pas été ajoutées au plan ; nécessite un copier‑coller ou une recréation manuelle initiale.
Flux Power AutomateCréer un flux :
Quand une tâche Loop est créée ou mise à jour → Créer/mettre à jour une tâche Planner dans un plan ciblé (canal).		Véritable synchronisation automatisée bidirectionnelle possible (statut, dates, assignations).Nécessite licences Power Automate (par utilisateur ou par flux) ; configuration initiale plus longue (10‑15 min).

Détails pas‑à‑pas pour chaque stratégie

Copier‑coller du composant Loop

  1. Dans la page Loop de la réunion, placez le curseur sur la Task List et cliquez sur Copier le composant (icône de lien).
  2. Ouvrez Teams, sélectionnez le canal approprié, puis collez Ctrl + V dans la zone de rédaction d’un nouveau message.
  3. Validez ; la Task List apparaît sous forme de carte Loop. Chaque checkbox, assignation ou date modifiée se réplique instantanément dans la page d’origine.
  4. Conseil : épinglez le message pour qu’il reste en haut du canal ou transformez‑le en onglet Loop via Afficher en tant qu’onglet.

Intégrer un plan Planner existant ou dédié

  1. Dans le canal, cliquez sur le bouton + pour ajouter un onglet, puis choisissez Tâches par Planner et To Do.
  2. Sélectionnez Utiliser un plan existant si un board partagé existe déjà, sinon créez‑en un nouveau nommé « Suivi – Réunion hebdo Loop ».
  3. Organisez vos buckets : par sprint, par priorité ou par thématique (ex. « Roadmap produit », « Actions client », « Améliorations internes »).
  4. Importez les tâches Loop :
    • Manuellement : copiez chaque ligne Loop et cliquez sur Ajouter une tâche dans Planner.
    • Par lot : utilisez la vue Liste, puis Copier/Coller depuis Excel (CSV) pour injecter jusqu’à 100 tâches d’un coup.
  5. Avantage : vous bénéficiez aussitôt de la chronologie (Gantt), des dépendances et de la nouvelle fonctionnalité Statut avancé (en cours, bloqué, prêt pour revue).

Automatiser avec Power Automate

La méthode la plus pérenne consiste à bâtir un flux « sans code » reliant Loop à Planner. Voici un gabarit éprouvé :

  1. Déclencheur : When a Loop Task is created or updated (préversion privée). Si votre tenant ne l’active pas encore, contournez via When a HTTP request is received et l’API Graph /beta/me/loop/tasks.
  2. Étape : Condition : Si status = completed, poursuivre ; sinon, créer/mettre à jour.
  3. Action :
    • Create a task (Planner) pour les nouvelles tâches ; renseignez Title, DueDateTime, Assignments.
    • Update task details pour synchroniser les commentaires et labels.
  4. Boucle : Pour chaque ChecklistItem Loop, ajoutez un sous‑tâche Planner afin de garder la granularité.
  5. Déclencheur inverse (optionnel) : When a task is completed (Planner) → Update Loop task pour une vraie bidirectionnalité.
  6. Journalisation : stockez un objet de correspondance loopTaskId ↔ plannerTaskId dans une Table Dataverse ou une liste SharePoint.

Après publication, partagez l’URL du flux (« Run-only URL ») avec les propriétaires du canal afin qu’ils puissent relancer la synchronisation en cas de latence.

Quelle solution adopter ?

Cas réactifs / ad‑hoc : si l’équipe gère peu de tâches et valorise la co‑édition en direct, le simple copier‑coller du composant Loop dans le canal suffit. L’action est immédiate, aucune formation requise.

Cas projet structuré : pour un jalonnement multi‑buckets avec reporting, créez un plan Planner dédié. Les tâches existantes pourront être importées, et la gouvernance (priorité, dépendances, dates de début) sera cohérente avec le reste de l’entreprise.

Cas industrialisé / PMO : activez Power Automate pour éviter tout oubli et fiabiliser le transfert. Le coût licence (Power Automate Per User) est vite amorti dès qu’une dizaine de collaborateurs tirent parti du flux chaque semaine.

Bonnes pratiques de gouvernance

  • Nommer un responsable du board : un propriétaire de canal doit nettoyer les tâches orphelines et archiver les buckets clôturés chaque fin de sprint.
  • Normaliser les labels : couleurs et intitulés identiques entre Loop et Planner pour faciliter la lecture croisée.
  • Limiter la fragmentation : évitez de multiplier les plans ; un plan par équipe opérationnelle suffit dans 80 % des cas.
  • Sécurité & conformité : les droits Loop suivent ceux du dossier SharePoint associé au Team. Vérifiez vos étiquettes de confidentialité et vos politiques DLP avant d’ouvrir des boucles en externe.

FAQ rapide

Les tâches Loop dans Outlook se synchronisent‑elles avec Planner ?

Pas encore. Elles remontent dans le To Do personnel, mais Microsoft n’a pas annoncé de lien direct Outlook → Planner avant 2026.

Puis‑je transformer automatiquement une Check‑list Loop en sous‑tâches Planner ?

Oui, via Power Automate en parcourant le tableau checklistItems renvoyé par l’API Graph Loop.

Comment suivre l’historique si je dois supprimer le composant Loop ?

Archivez la page Loop (fichier .loop stocké dans votre OneDrive) ou migrez toutes les tâches vers Planner avant suppression. Ainsi, la continuité de l’audit n’est pas rompue.

Informations complémentaires utiles (septembre 2025)

  • La synchronisation native Loop → Planner & To Do est en test privé (Roadmap ID 124889). Vérifiez dans Paramètres Teams › Aperçu public si l’option « Synchroniser les tâches Loop avec Planner » apparaît dans votre tenant.
  • Les API Graph /beta/teams/{team-id}/loop/tasks devraient passer en v1.0 au troisième trimestre 2026, offrant des webhooks temps réel.
  • Le connecteur Planner for Viva Goals permet désormais d’aligner automatiquement les tâches Loop converties en Planner sur les OKR d’équipe.
  • Depuis juillet 2025, le composant Progress Tracker de Loop peut référencer une tâche Planner existante via son planId ; un moyen simple de lier un Work Item Azure DevOps ou un ticket Jira sans duplication.

Conclusion

Qu’il s’agisse de notes de réunion ponctuelles ou de projets transverses, la clé est de garantir une source unique de vérité pour les actions. Loop offre la fluidité de la co‑création, Planner apporte la rigueur de la gestion de tâches, et Power Automate sert de pont automatisé. En alignant ces trois briques, votre équipe bénéficiera à la fois de la rapidité de Loop et de la puissance de reporting de Planner, tout en conservant une expérience unifiée au sein de Teams.

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